接待工作管理制度

1、接待工作管理制度1目的標準管理公司對外接待工作，樹立公司的良好形象，本著“熱情 禮貌、效勞周到、厲行節(jié)約、對口接待，嚴格標準，統(tǒng)一管理”的原 那么，制定本制度。2適用范圍適用于公司各種接待工作。3職責(zé)運營保障部：負責(zé)平安、正確的指引客人。接待進行時，須密切 注視接待動態(tài)，做好控制指揮工作，保證標準進行。行政部：負責(zé)來訪客人的茶葉、水果、飲料、禮品等物品的準備, 客人就餐地點、住宿、用車的安排。財務(wù)部：負責(zé)接待費用的預(yù)算、統(tǒng)計和監(jiān)督控制工作。接待接口人：行政部行政文秘,統(tǒng)一受理來訪需求，制定接待計 劃、進行接待準備工作，填寫客人來訪記錄，確定接待負責(zé)人，接待 結(jié)束后負責(zé)接待信息歸檔、傳遞。接待負

2、責(zé)人：營運總監(jiān)，總經(jīng)理助理，負責(zé)陪同客人洽談、參觀、 招待等工作，對此次接待效果負責(zé)。4接待方式4. 1對市縣的領(lǐng)導(dǎo)，兄弟單位、協(xié)力單位、業(yè)務(wù)單位的副總以上領(lǐng)導(dǎo) 的接待，由公司領(lǐng)導(dǎo)參加：市縣相關(guān)職能部門的主要負責(zé)人，兄弟單位、協(xié)力單位、業(yè)務(wù)單 位部門負責(zé)人由公司領(lǐng)導(dǎo)指派專人接待，或?qū)诮哟?接待行為準那么接待人員必須使用文明、標準的語言，以友好的態(tài)度對待來訪人 員。5. 2接待人員須了解公司文化、熟悉公司開展狀況、公司產(chǎn)品概況等。接待人員儀表整潔、著裝職業(yè)。引導(dǎo)過程中如有來客提出辦理限制事宜（如公司的文件室，技術(shù) 室等），須婉言解釋，不得私自安排接待方案外的有關(guān)公司機密的參 觀交流。6參觀規(guī)

3、定6. 1參觀須靖示總經(jīng)理批準。參觀介紹以不涉及公司經(jīng)營機密主導(dǎo)思想。6. 3非經(jīng)總經(jīng)理批準不準入室參觀和拍照重要文件及場所。參觀進行時，原那么上拜訪人員和介紹者在先、陪同人員在后。6. 5參觀所到之處，作業(yè)人員須集中精力做事，不得東張西望，更不 許與參觀人員交談。如有必要可禮貌示意。7管理細那么7. 1處理接待信息一般有兩個來源：客人直接向總經(jīng)理提出：通過行政部提出。對 行政部提出的需求，根據(jù)客戶背景情況、客戶要求，要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批 準，并對其要求參觀交流的內(nèi)容進行審查控制。確定接待負責(zé)人根據(jù)來訪內(nèi)容協(xié)調(diào)確定接待負責(zé)人，并向接待負責(zé)人提供申請方 的根本信息及聯(lián)系方式。7. 3進行接待安排7.

4、3. 1.確定來訪的議題及來訪時間、地點。7. 3. 2.明確雙方與會人數(shù)、人員姓名、職位、車牌號碼。7. 3. 3.作好接待日程安排及議程安排。7. 3. 4.請接待負責(zé)人確認此接待方案。資料、禮品準備7.4.1.預(yù)訂會議室。7. 4. 2.會議準備：7.4. 通用備品：與會議議題相關(guān)的資料、便攜電腦、投影儀、歡 迎語、白板筆：煙及配套用品、水及水具、雜志、便箋及鉛筆等。7. 4. 2. 2特殊備品：速溶咖啡、夏季冷飲、茶品及專用茶具、水果等;7. 4. 2. 3環(huán)境標準：物品擺放整齊，且外表無灰塵；地面干凈無臟物, 空氣流通清新：室溫適度，燈光適宜。7.4.3. 根據(jù)實際情況，準備相應(yīng)的饋

5、贈禮品、資料。7.4.4. 如客人提出希望了解或索取非常規(guī)交流資料，接待人須婉言 拒絕。7. 4. 5.來訪客人的相關(guān)資料：公司根本情況、與我司的合作等。7. 5實施接待主持接待，按接待議程陪同客人參觀，為客人講解、演示，與客 人交流。接待工作記錄/意見反應(yīng)7. 6. 1.填寫接待記錄，記錄會談的內(nèi)容、來訪人員的信息資料等。7. 6. 2.請品質(zhì)部相關(guān)人員對本次接待給出意見，在接待記錄上填 寫本人對此次接待的意見及建議。7. 7歸檔保存接待記錄接待接口人歸檔接待記錄，建立客戶接待信息庫，對其中有價值 的信息知會相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。資料維護交流資料（包括講解或贈送）的維護。每半年檢查更新一次，催促各 資料編寫人更新內(nèi)容。要符合公司宣傳策略，把好信息