財務(wù)檔案管理規(guī)定辦法

1、財務(wù)檔案管理規(guī)定辦法 財務(wù)檔案管理規(guī)定 第一條為了加強和規(guī)范財務(wù)檔案的管理,確保各種財務(wù)檔案的完整、安全、最大限度發(fā)揮其價值,依據(jù)中華人民共和國會計法和中華人民共和國檔案法的規(guī)定,結(jié)合中心的實際狀況,制定本制度。 第二條財務(wù)檔案是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),因此財務(wù)部門應(yīng)設(shè)專人管理檔案。財務(wù)檔案包括會計憑證、會計帳簿、會計報表、各類票據(jù)以及其他財務(wù)資料等。 第三條財務(wù)檔案的歸檔范圍 會計憑證:包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。會計帳簿:包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)明細賬、輔助賬、其他會計賬。 財務(wù)報告類:包括月度、年度財務(wù)報告、其他財務(wù)報告,報告中要有會計報表、附表

2、、附注及必要的文字說明。 票據(jù)類:中央單位行政事業(yè)性收費統(tǒng)一收據(jù)、資金往來收據(jù)、國稅、地稅機打發(fā)票、經(jīng)稅務(wù)部門批準的自印票據(jù)、已作廢的各種票據(jù)、已使完的各種票據(jù)存根等。 其他類:包括銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)整表、納稅申報表及稅務(wù)相關(guān)資料、會計電子檔案、審計報告、內(nèi)部審計報告、會計核算工作中直接形成具有保存價值的會計核算資料。 第四條財務(wù)檔案的整理 1.會計憑證:每月的原始憑證、記賬憑證應(yīng)在每月賬務(wù)完成納稅申報后,由會計人員整理、裝訂,并入庫管理。依據(jù)憑證的多少,分散裝訂,做到整齊、牢固、美觀。裝訂封面的全部內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。 2.會計帳

3、簿:各種會計帳簿在辦理完年終結(jié)賬后應(yīng)裝訂成冊,裝訂封面的全部內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、賬簿冊數(shù)、賬簿頁數(shù)、單位負責(zé)人、財務(wù)負責(zé)人。裝訂后的會計帳簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、掉頁現(xiàn)象。賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章。 3.會計報表:會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應(yīng)按年度裝訂成 冊,裝訂封面的全部內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、財務(wù)負責(zé)人、制表人簽章等。年度終了統(tǒng)一歸檔保管。 4.票據(jù)類及其他類,中心實行票據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),集中管理的原則。 財務(wù)處對票據(jù)實行專人管理,負責(zé)票據(jù)的領(lǐng)購、發(fā)放、核銷、管理和監(jiān)督檢查。建立票據(jù)領(lǐng)用登記簿,對領(lǐng)購、發(fā)放、核銷進行登記。財務(wù)處要定時檢

4、查各種發(fā)票和收據(jù)的使用狀況,對發(fā)覺的問題要準時糾正。財務(wù)處對已核銷的票據(jù)應(yīng)妥當保管。不得私自印刷和購買收款收據(jù)。對使用收據(jù)的部門,收取的現(xiàn)金應(yīng)隨時上交財務(wù)部門,不得私設(shè)“小金庫”,更不能挪用或以個人名義存入銀行。各單位必需嚴格執(zhí)行票據(jù)使用管理方法。 對于其他會計核算資料,應(yīng)當在年終結(jié)賬完畢之后,分門別類的裝訂入庫。5.會計年度終了后,于下一會計年度開始后的兩個月內(nèi)會計人員應(yīng)把手中的會計檔案整理裝訂成冊,開列清冊,填寫交接清單,交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽字。 第五條財務(wù)檔案的歸檔及保管 1.財務(wù)處應(yīng)當指定專人負責(zé)財務(wù)檔案管理工作。財務(wù)檔案管理工作人員應(yīng)負責(zé)全部會計檔案的整理、立

5、卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。財務(wù)檔案管理人員應(yīng)建立財務(wù)檔案登記簿,在立卷歸檔時,做到分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一。并分門別類按各卷順序編號并登記管理。 2.會計電子檔案中,由計算機打印輸出的憑證、賬簿、報表,其保存期限與手工方式完全全都。儲存于此盤介質(zhì)上的會計材料在未打印成書面材料前要妥當保管。同時,會計部門應(yīng)明確復(fù)制備份數(shù)據(jù)的時間間隔,以及清除數(shù)據(jù)的時間間隔。兩者依據(jù)會計單位業(yè)務(wù)量大小和計算機儲存能力而定。會計數(shù)據(jù)的備份應(yīng)分別存于兩個以上不同的建筑物內(nèi)。 3.保存財務(wù)檔案資料應(yīng)做到防盜、防火、防潮、防蟲,磁性介質(zhì)還要防塵、防熱、防凍,要有相應(yīng)的安全措施。 4.機構(gòu)變動或檔案

6、管理人調(diào)動時,應(yīng)辦理交接手續(xù),由原管理人編制檔案交接清冊,將全部案卷逐一點交,接管人逐一接收。 第六條財務(wù)檔案的借閱 1.財務(wù)檔案為本單位供應(yīng)利用,原則上不得借出,有特別需要時,中心內(nèi)部 人員需經(jīng)財務(wù)到處長及上級主管領(lǐng)導(dǎo)批準后,方可借出。外單位借閱財務(wù)檔案時,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)財務(wù)到處長或中心主管批準后,方可辦理借閱手續(xù)。 2.借閱財務(wù)檔案人員應(yīng)專心填寫檔案借閱登記本。要將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸檔等狀況登記清晰。 3.借閱財務(wù)檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊、不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)印原件。 4.借出的財務(wù)檔案,財務(wù)檔案管理人員要按期如數(shù)收回,并辦理注銷借閱手續(xù)。 5.財務(wù)處需要查閱、查詢財務(wù)檔案的需經(jīng)處長批準,由檔案管理人員負責(zé)查詢。 第七條財務(wù)檔案的銷毀 1.財務(wù)檔案保管期滿,需要銷毀時,由中心主管主任和財務(wù)到處長提出銷毀意見,經(jīng)中心主任辦公會集體爭論打算會同財務(wù)部門共同鑒定。嚴格審查,編制財務(wù)檔案銷毀清冊。以書面形式報經(jīng)主管部門批準后銷毀,對其中未了的債權(quán)債務(wù)的原始憑證,應(yīng)單獨抽出,另行立卷,有財務(wù)處保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。 2.中心按規(guī)定銷毀財務(wù)檔案時,應(yīng)由辦公室和財務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人員在銷毀財務(wù)檔案之前,應(yīng)當按科技大銷毀清冊所咧項目逐一清查核對;銷毀后,要在“銷毀清冊”上蓋章,并將監(jiān)銷狀況以書