某公司行政文員崗位素質(zhì)模型建立示范

1、表 1 某公司行政文員崗位任務(wù)與績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)分析表任務(wù)績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)接待來(lái)訪(fǎng)客人（1）熱情接待來(lái)客；（2）主動(dòng)詢(xún)問(wèn)客戶(hù)需求；（3）引至休息區(qū)并為其倒水、立即通知相關(guān)部門(mén)。接聽(tīng)、轉(zhuǎn)接(1)前臺(tái)任意一臺(tái)機(jī)在鈴聲響起三聲之內(nèi)接起，即使是你正在接聽(tīng)一個(gè)。(2)接聽(tīng)時(shí)，聲音要清晰、態(tài)度和藹、恰當(dāng)使用禮貌用語(yǔ)。(3)熟記分機(jī)號(hào)，快速做好相應(yīng)地轉(zhuǎn)接工作。(4)對(duì)未能聯(lián)絡(luò)上的記錄在案并及時(shí)轉(zhuǎn)告。(5)有人需要轉(zhuǎn)接到經(jīng)理級(jí)辦公室，必須詢(xún)問(wèn)對(duì)方來(lái)意，識(shí)別事情輕重，再判斷是否轉(zhuǎn)接。(6)對(duì)緊急沒(méi)法接通，未通者立即報(bào)行政部經(jīng)理處理。(7)有技巧性地拒絕騷擾。(如營(yíng)銷(xiāo)) 信件、郵件的收、轉(zhuǎn)妥善保管信件、包裹并及時(shí)轉(zhuǎn)交資料的收、轉(zhuǎn)

2、、發(fā)(1)妥善保管資料并及時(shí)轉(zhuǎn)交(2)防止資料泄露整理報(bào)刊雜志將報(bào)紙攤開(kāi)、夾好、放入指定區(qū)域制作考勤統(tǒng)計(jì)報(bào)表（1）及時(shí)整理假條、補(bǔ)簽卡；（2）對(duì)照考勤機(jī)，準(zhǔn)確無(wú)誤地制作考勤表； （3）及時(shí)給財(cái)務(wù)部留底做賬。車(chē)間考勤登記缺勤員工，查明原因，并向上級(jí)反映。復(fù)印、打印文件(1)通用辦公設(shè)備的使用與簡(jiǎn)單維護(hù)(2)控制復(fù)?。ㄌ貏e是公司機(jī)密文件）登記辦公用品領(lǐng)用情況(1)控制辦公用品消耗 (2)統(tǒng)計(jì)部門(mén)領(lǐng)用情況，并詢(xún)問(wèn)原因，控制成本負(fù)責(zé)各類(lèi)辦公用品倉(cāng)庫(kù)保管、每月清點(diǎn)、年終盤(pán)存統(tǒng)計(jì)入庫(kù)有驗(yàn)收、出庫(kù)有手續(xù)、保證帳實(shí)相符。按標(biāo)準(zhǔn)定額， 做好添購(gòu)辦公用品的計(jì)劃編制和申購(gòu)手續(xù)做到既不脫檔又不長(zhǎng)期積存辦理新進(jìn)員工入廠(chǎng)

3、手續(xù)一天之類(lèi)可以完成3 個(gè)員工相應(yīng)的入場(chǎng)手續(xù)，保證員工準(zhǔn)時(shí)上班。建立人事檔案（電腦化）(1)新員工在入職時(shí)一定要將入職書(shū)、個(gè)人擔(dān)保書(shū)及擔(dān)保人的身份證復(fù)印件一起存檔放入檔案庫(kù)中(2)新員工在入職后要將新員工的員工檔案輸入電腦中的電子檔案之中。(3)所有員工離職均要辦理好員工的離職手續(xù)并及時(shí)發(fā)放離職員工通知告之公司所有部門(mén)同事(4)員工離職后均有一份離職書(shū)保存在公司檔案資料。負(fù)責(zé)下班時(shí)對(duì)整個(gè)辦公室的巡視，查看門(mén)窗、水保證門(mén)窗、水機(jī)電源等都安全關(guān)閉。機(jī)電源等、關(guān)閉情況并做好記錄打字、制作表格(1)打字速度不少于 80 字/分（2）打字準(zhǔn)確性、表格美觀性臨時(shí)性工作(1)服從上級(jí)安排，聽(tīng)從其他部門(mén)上級(jí)指

4、揮，協(xié)作其他部門(mén)完成分配任務(wù)。(2)清楚業(yè)務(wù)目標(biāo)的輕重緩急來(lái)安排工作的優(yōu)先順序。表 2 某公司行政文員勝任素質(zhì)分析一覽表序號(hào)勝任特征序號(hào)勝任特征序號(hào)勝任特征1 舉止儀表6 成本意識(shí)11 保密意識(shí)2 外向性7 電腦操作能力12 責(zé)任心3 應(yīng)變與自我情緒能力8 以服務(wù)為導(dǎo)向13 事務(wù)執(zhí)行能力4 速記能力9 人際交往意識(shí)與技巧5 學(xué)習(xí)能力10 團(tuán)隊(duì)協(xié)作為了確定勝任素質(zhì)的權(quán)重，有必要再次對(duì)該公司的在職行政文員及其上級(jí)，還有與在職行政文員接觸的客戶(hù)進(jìn)行訪(fǎng)談。同時(shí)，設(shè)計(jì)“行政文員勝任素質(zhì)重要性評(píng)分表”（如下表所示）讓相關(guān)人員對(duì)其獨(dú)立打分。表 3 行政文員勝任素質(zhì)重要性程度評(píng)分表不重要（1-2 分）一般（3

5、-4 分）較重要（5-6 分）重要（7-8 分）非常重要(9-10 分) 1、舉止儀表2、外向性3、 應(yīng)變與自我情緒能力4、速記能力5、學(xué)習(xí)能力6、成本意識(shí)7、電腦操作能力重要程度勝任素質(zhì)8、以服務(wù)為導(dǎo)向9、 人際交往意識(shí)與技巧10、團(tuán)隊(duì)協(xié)作11、保密意識(shí)12、責(zé)任心13、事務(wù)執(zhí)行能力通過(guò)回收評(píng)分表，統(tǒng)計(jì)他們對(duì)每個(gè)素質(zhì)所評(píng)的分?jǐn)?shù)，并匯總至一張表中以便計(jì)算每個(gè)素質(zhì)的平均得分。最后，根據(jù)匯總表中的平均得分計(jì)算這些要素的權(quán)重。表 4 某公司行政文員勝任素質(zhì)重要性程度分析表行政文員（匯總 4 份）直接上級(jí)（1 份）客戶(hù)（匯總 15 份）平均得分權(quán)重=/ 1、舉止儀表37 10 118 2、外向性9 4 55 3、應(yīng)變與自我情緒能力30 10 123 4、速記能力24 7 37 5、學(xué)習(xí)能力21 5 58 6、成本意識(shí)21 5 55 評(píng)分勝任素質(zhì)7、電腦操作能力30 10 112 8、以服務(wù)為導(dǎo)向32 9 142 915 9