公司文書管理制度

1、.中敖畜牧集團(tuán)文件管理制度 文件編號(hào)： 編寫單位： 人力資源部 版 本： 第 版生效日期： 2005 年 月 日機(jī)密等級(jí)： 秘密 普通合計(jì)頁數(shù)： 共 7 頁制定審核核準(zhǔn)目錄第一章 總 則第二章 文件的處理第三章 文件的制作第四章 請(qǐng)示文件的審批第五章 文件的送發(fā)第六章 文件的整理與保存第一章 總則第一條 為加強(qiáng)集團(tuán)管理標(biāo)準(zhǔn)，使集團(tuán)公文處理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化，提高工作效率，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本制度。第二條 集團(tuán)下屬各子公司（含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部門，下統(tǒng)一簡稱“各單位”）應(yīng)參照本規(guī)定制定本單位的相關(guān)規(guī)定，或參照集團(tuán)制度執(zhí)行。第三條 本規(guī)定所稱文件管理，是指集團(tuán)和各單位與政府、相關(guān)聯(lián)

2、的企、事業(yè)單位來往的文件及企業(yè)內(nèi)部間來往的各種文件：包含公文（命令、指令、決議、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要）、電報(bào)、傳真、合同 、證照、各種帳簿、圖表、簽呈等，自收（發(fā)）文至歸檔全部過程之辦理與控制。第四條 文件管理還包含全部電子文本文件及上述資料電子版本的管理。第五條 文件按下列要點(diǎn)處置或辦理：（一） 凡重要事件的指示、請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)告、答復(fù)等，一律以“文件”的形式進(jìn)行。所有文件的處置都必須以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原則，必須明確責(zé)任。（二） 須請(qǐng)示審批的事項(xiàng)，即使在緊急狀況下已口頭或電話形式處置的，事后也必須以文件形式記錄下來。第六條 全部文件歸集團(tuán)所有并收藏，任何個(gè)人不

3、得私自占有。第七條 文件管理工作的歸口管理部門為集團(tuán)行政辦公室。第八條 本規(guī)定由集團(tuán)行政辦公室制定，解釋和修改權(quán)歸集團(tuán)行政辦公室。第九條 本規(guī)定自集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)之日開始實(shí)行。第二章 文件的處理第一條 公司與外部往來的文件由行政辦公室統(tǒng)一登記、接收，按下列要點(diǎn)處置。（一） 署名為集團(tuán)或各單位接受的文件予以啟封，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門處理。（二） 指定部門或?qū)Ｈ私邮艿奈募槐亻_啟，直送收信部門或收信人。（三） 集團(tuán)對(duì)外公開的辦公郵箱收到相關(guān)文件時(shí)，行政辦公室可直接將電子文件轉(zhuǎn)發(fā)到相關(guān)部門或各單位，亦可將打印出的文件交相關(guān)人員。第二條 集團(tuán)內(nèi)部下發(fā)的各類文件由各部門、各單位指定專人負(fù)責(zé)收發(fā)、立卷

4、、存檔并登記處理。第三條 內(nèi)部制發(fā)的文件中以集團(tuán)名義撰寫，需內(nèi)部公布的文件由各權(quán)責(zé)部門組織擬稿、審批，由集團(tuán)行政辦公室登記發(fā)文。其他內(nèi)部制發(fā)的文件流轉(zhuǎn)時(shí)，由權(quán)責(zé)部門擬稿、審批、登記發(fā)文，直接送收文部門登記簽收。第四條 各部門、各單位上報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的文件（電子版本）直接送達(dá)集團(tuán)行政辦公室，并自行存檔、登記。第五條 集團(tuán)各部門、各單位內(nèi)部制發(fā)的文件流轉(zhuǎn)由各部門、各單位自行收發(fā)、立卷、存檔登記處理。第六條 對(duì)需多部門或多人會(huì)簽處理的文件處理：（一） 各部門收到需參與會(huì)簽的文件時(shí)，應(yīng)依本部門職責(zé)及時(shí)、認(rèn)真處理并簽署意見；（二） 文件處理完畢后依收文處理單指定的會(huì)簽順序，轉(zhuǎn)送其他會(huì)簽部門或領(lǐng)導(dǎo)（三） 文件

5、最后一個(gè)會(huì)簽的部門或領(lǐng)導(dǎo)，在處理后將文件轉(zhuǎn)送集團(tuán)行政辦公室。第七條 節(jié)假日等規(guī)定工作時(shí)間外到達(dá)的文件，由值班人員接收后轉(zhuǎn)交辦公室。第八條 文件按機(jī)密程度可分為以下幾類。（一） 普通文件。指日常工作需要，非保密類的常規(guī)文件。（二） 保密文件。指須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，注意涉及范圍的文件。具體可分為：1、 機(jī)密。指極為重要，不得向公司內(nèi)外任何無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文件。2、 秘密。指次重要，不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露所涉及內(nèi)容的文件。3、 內(nèi)部文件。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文件。第九條 普通文件的處理原則如下。（一） 由收文部門、單位的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)文件進(jìn)行審閱、回答以及進(jìn)行必要的處理；或者指定專人對(duì)

6、文件進(jìn)行具體處理。（二） 如屬重要事項(xiàng)或超越個(gè)人責(zé)權(quán)范圍的事項(xiàng)，須及時(shí)向上一級(jí)主管匯報(bào)，按上級(jí)指示辦理。（三） 如涉及與其他部門、單位有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)，須向涉及部門、單位的統(tǒng)一上主管匯報(bào)或經(jīng)會(huì)簽方能予以處理完畢。第十條 保密文件的處理原則如下。（一） 機(jī)密文件原則上必須由直接責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。（二） 機(jī)密文件的寄發(fā)或傳遞，必須注明發(fā)文者姓名、收件者姓名，發(fā)文者應(yīng)封緘。（三） 到達(dá)的指名或親啟文件，原則上由所指名者開啟，其他人不得擅自啟封。 第十一條 文件的閱覽原則如下。（一） 文件前頁必須附收文處理單，依續(xù)簽閱。（二） 需要簽批的文件被簽批后，簽批者必須簽字，并簽署簽批意見，確認(rèn)簽批結(jié)果。（

7、三） 簽署領(lǐng)導(dǎo)簽批意見后的文件原則上應(yīng)直接交還行政辦公室，或經(jīng)簽批領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后可直接交還呈報(bào)部門（人）。（四） 需傳閱的文件，所有傳閱部門或人員都須簽字確認(rèn)傳閱完畢，部門由部門負(fù)責(zé)人或指定人員簽字。（五） 傳閱文件可按傳閱順序直接轉(zhuǎn)移或由行政辦公室轉(zhuǎn)移，最后一名傳閱人負(fù)責(zé)將文件交還行政辦公室。第十二條 需各部門、單位會(huì)簽的文件，在處理意見上如果存在分歧，則由文件的起草部門或直接上級(jí)部門出面進(jìn)行協(xié)商；如果不能協(xié)商一致，上報(bào)所有涉及部門、單位上級(jí)裁決。第十三條 文件審批領(lǐng)導(dǎo)或傳閱部門、單位應(yīng)本著“高效、務(wù)實(shí)”的作風(fēng)處理文件，嚴(yán)禁拖拉；文件的起草部門（人）或責(zé)成行政辦公室負(fù)責(zé)文件的組織會(huì)簽、傳閱、催辦

8、和處理。第三章 文件的制作第一條 文件要求嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)化制作，力求規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，要領(lǐng)如下：（一） 文件起草必須簡明扼要，一事一議。語言措詞準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)，符合規(guī)范。（二） 文件內(nèi)容要求敘事清楚，簡明扼要，應(yīng)注明事項(xiàng)起因、原由、過程、利害，解決建議，預(yù)期結(jié)果，費(fèi)用情況等，必要時(shí)應(yīng)附上相關(guān)資料或文件。（三） 文件的格式應(yīng)包括呈送部門（或領(lǐng)導(dǎo)）、抄送部門（或領(lǐng)導(dǎo)）、呈報(bào)人、呈報(bào)部門或單位、呈報(bào)時(shí)間、文件編號(hào)、頁數(shù)、文件主題、正文和附錄。（四） 文件必須注明事項(xiàng)的直接責(zé)任人，所屬部門或單位應(yīng)簽名蓋章。第二條 文件的起草必須征得本部門（單位）負(fù)責(zé)人同意，并且在負(fù)責(zé)人有了明確的決定之后進(jìn)行 ，文件的草案必須予以保

9、存。第三條 重要文件（如經(jīng)濟(jì)合同），應(yīng)經(jīng)過律師咨詢或公證，在正式文件形成之前，必須掌握準(zhǔn)確的相關(guān)證據(jù)或證明文件。第四條 文件的簽名按下列規(guī)定進(jìn)行：（一） 公司內(nèi)文件，一般往來文件，只需部門（單位）負(fù)責(zé)人簽名即可；重要文件，部門（單位）負(fù)責(zé)人簽名外應(yīng)加蓋公章。（二） 對(duì)外文件，如經(jīng)濟(jì)合同、政府許可申請(qǐng)書、公告等重要文件，一律署法人代表職務(wù)與姓名并加蓋印鑒。如果法人代表委托事項(xiàng)，可由指定責(zé)任者署名。第五條 文件的簽章按下列要點(diǎn)進(jìn)行：（一） 對(duì)外往來文件按文件要求級(jí)別相應(yīng)加蓋集團(tuán)或部門（單位）印鑒和簽章。（二） 集團(tuán)內(nèi)部公布的文件根據(jù)內(nèi)容級(jí)別和權(quán)責(zé)加蓋集團(tuán)或部門（單位）公章。（三） 內(nèi)部往來文件可以

10、由呈報(bào)人簽字，重要文件由部門（單位）領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章。第六條 法人印章與公司印章的使用必須遵循法人印章由董事長簽字批準(zhǔn)使用，集團(tuán)公章由總經(jīng)理批準(zhǔn)使用。第四章 請(qǐng)示文件的審批第一條 請(qǐng)示、審批是集團(tuán)經(jīng)營的一項(xiàng)重要程序，凡涉及集團(tuán)重要經(jīng)營事項(xiàng)、超過本崗責(zé)權(quán)范圍的事項(xiàng)、超越相關(guān)制度規(guī)定的行為或其他應(yīng)請(qǐng)示上級(jí)的事項(xiàng)等都必須請(qǐng)示、審批，獲得相關(guān)權(quán)責(zé)部門或領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)之后方可實(shí)施。第二條 須請(qǐng)示審批的事項(xiàng)包含但不限于以下情況：（一） 集團(tuán)各級(jí)行政職務(wù)及重要人事安排。（二） 集團(tuán)現(xiàn)行各種明文制度、規(guī)定的變更。（三） 重要合同的簽定、解除與變更。（四） 訴訟行為。（五） 與政府或各級(jí)管理機(jī)構(gòu)有關(guān)的、各種重要的請(qǐng)示

11、、回執(zhí)、申請(qǐng)等。（六） 土地、建筑物或其他涉及集團(tuán)所有權(quán)益的購買與轉(zhuǎn)讓。（七） 大額饋贈(zèng)、謝禮，宣傳廣告費(fèi)用的開支。（八） 分支機(jī)構(gòu)的增變與升格。（九） 預(yù)算與決算事宜。（十） 借款與貸款，以及借貸銀行的開設(shè)與變更。（十一） 重要或高額物品的采購，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓與廉價(jià)出售。（十二） 費(fèi)用開支的計(jì)劃、使用及修訂。（十三） 有關(guān)公司經(jīng)營的重要計(jì)劃與企劃。（十四） 其他上述未涉及的重要事項(xiàng)。第三條 請(qǐng)示審批的事項(xiàng)，必須以“請(qǐng)示” 的格式形成文件，經(jīng)部門或單位領(lǐng)導(dǎo)簽署意見呈送上級(jí)主管部門或主管領(lǐng)導(dǎo)。如果事情緊急，允許直接以非文件形式請(qǐng)示，但事后必須盡快撰寫請(qǐng)示文件上報(bào)。第四條 請(qǐng)示文件要求一

12、事一議、一式一份，按管理程序逐級(jí)報(bào)送。第五條 請(qǐng)示文件必須編號(hào)，按本單位（或部門）的文件管理程序進(jìn)行登記。第六條 涉及集團(tuán)總體協(xié)調(diào)或應(yīng)由集團(tuán)總經(jīng)理審批的文件，由集團(tuán)行政辦公室負(fù)責(zé)簽辦，呈總經(jīng)理或交其被授權(quán)者做最終的審核、批示。第七條 請(qǐng)示經(jīng)上級(jí)批復(fù)、核決或作出其他決定，應(yīng)以回復(fù)或批示返回請(qǐng)示呈報(bào)部門（人），按相關(guān)批示貫徹、執(zhí)行。第八條 由集團(tuán)總經(jīng)理或有關(guān)人員批復(fù)的請(qǐng)示，正本留集團(tuán)行政辦公室歸檔存查；集團(tuán)行政辦公室將文件復(fù)印件送呈報(bào)部門或單位處理并督促執(zhí)行。第五章 文件的送發(fā)第一條 文件傳遞一般指定專人直接傳遞到相關(guān)部門（單位）；不明確主送部門（單位）的或需要送多個(gè)部門（單位）的交集團(tuán)行政辦公室

13、分送。無法直接傳遞的可用掛號(hào)郵寄或指定專人轉(zhuǎn)交。第二條 文件傳遞時(shí)，收發(fā)雙方均應(yīng)做好記錄，并在收發(fā)（文）登記簿上登記。第三條 文件封面必須明確寫清發(fā)送和接收部門（單位）名稱、地址，收件人姓名；并應(yīng)注明“面呈”或“轉(zhuǎn)交”。第四條 公司內(nèi)部普通文件原則上不作封緘。第六章 文件的整理與保存第一條 文件按內(nèi)容進(jìn)行整理、歸類，區(qū)分兩類文件分別保管，一類是尚未完結(jié)的文件，另一類是可以歸檔的文件。第二條 全部完結(jié)的文件，分別按所屬部門（單位）、科室、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并做好文件歸卷目錄登記，歸檔保存。第三條 制度規(guī)定、不動(dòng)產(chǎn)證明文件、經(jīng)濟(jì)合同、往來公文與特許專利文件等特別重要的文件，由集團(tuán)行政辦公室填寫重要文件目錄后，予以保存。第四條 各單位或部門的文件，分為兩類，一類特別重要文件，直接轉(zhuǎn)集團(tuán)行政辦公室保存；另一類普通文件，留存各單位或部門妥善保管。第五條 文件的保存年限如下：（一） 永久保存文件，主要包括公司章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的合同、協(xié)議書、登記注冊(cè)文件、股票關(guān)系書類；重要的訴訟關(guān)系文件；重要的許可證書；有關(guān)公司歷史的文件；決算書和其他重要的文件。（二） 保存5年文件，指不屬于機(jī)密級(jí)的保密級(jí)文件及其他需要中期保存的重要文件。（三） 保存1年文件，指普通的或臨時(shí)性