企業(yè)行政管理 (2)PPT課件

1、企業(yè)行政管理企業(yè)行政管理2021-11-27 第五部分：工作交流、個人效率、團隊精神 目目 錄錄序言第一部分：辦公室工作第二部分：設備、材料、服務和供應第三部分：工作環(huán)境的創(chuàng)建和管理第四部分：信息的管理2021-11-27 序序 言言 企業(yè)行政管理，主要講解有效的行政管理組織，工作實踐以及商務交流和辦公設備操作知識。 其中包括；辦公室管理工作技巧；設備、材料、服務、供應工作；工作環(huán)境創(chuàng)建和管理；程序、信息與交流；工作交流、個人效率和團隊精神。2021-11-27 第一部分第一部分 辦公室工作辦公室工作 行政管理人員的重要職責和素質(zhì)； 辦公室如何支持業(yè)務運作，能提供什么職能服務； 高效的行政管理

2、在促進良好形象中的重要性； 辦公室綜合業(yè)務職能，特別是充當信息交流中心的角色。2021-11-27 中心思想：中心思想： 辦公室工作是企業(yè)管理運作的中心； 辦公室是企業(yè)對外的形象； 辦公室成員要有較好的素質(zhì)，能承擔起相應的職責。2021-11-27 主要內(nèi)容：主要內(nèi)容：一一、企業(yè)行政管理人員的職責和素質(zhì)、企業(yè)行政管理人員的職責和素質(zhì)二、行政辦公室及行政工作對單位的重二、行政辦公室及行政工作對單位的重 要影響要影響三、行政辦公室怎樣支持和服務于企業(yè)三、行政辦公室怎樣支持和服務于企業(yè) 整體整體四、辦公室的綜合職能四、辦公室的綜合職能2021-11-27 一、企業(yè)行政管理人員的職責和素質(zhì)一、企業(yè)行政

3、管理人員的職責和素質(zhì)職責與素質(zhì)企業(yè)行政管理人員的職責企業(yè)行政管理人員的素質(zhì)2021-11-27企業(yè)行政管理人員的職責企業(yè)行政管理人員的職責1、企業(yè)行政管理人員的職責 （1）收發(fā)信函 （2）接打電話 （3）存檔、檢索 （4）接待來訪者 （5）復印 （6）使用計算機制作多種文件 （7）安排約會 （8）安排會談和會議 （9）物資的購買與管理 （10）辦公室財務管理 （11）安全和保密2021-11-27企業(yè)行政管理人員的素質(zhì) （1）什么是素質(zhì) （2）素質(zhì)的一般特征： 有上流貴族的修養(yǎng)、風度 在某一方面（或某些方面）有過人的智慧 有敏銳、細致的洞察力 有極強的領導能力和組織能力 注重理性，做事有條理

4、有耐心。 支持新事物，重視高科技 對人生有著獨特而精辟的思想 有堅定的信念、毅力和不達目的決不放棄的韌性 有天生的經(jīng)濟頭腦。 2021-11-27企業(yè)行政管理人員的基本素質(zhì)是：企業(yè)行政管理人員的基本素質(zhì)是：（1）工作能力工作能力：a、良好的交流技能。b、機智。c、有能力識別自己能處理的問題和那些應該求助于他人的問題。d、良好的記憶力（2）工作態(tài)度：a、準時。b、得體的外表。c、對單位的忠誠。d、準確性。e、熱心幫助他人。f、自覺處理加班。（3 3）心理素質(zhì)：）心理素質(zhì)：a、熱情友善的性格。b、互相理解。c、謹慎。d d、 冷靜。2021-11-27 二、行政辦公室及行政工作對單位的重二、行政辦

5、公室及行政工作對單位的重要影響要影響辦公室重要性影響性利潤發(fā)展形象接待來訪接打電話書面信函2021-11-27 1 行政辦公室在企業(yè)運作中的重要性行政辦公室在企業(yè)運作中的重要性 影響企業(yè)的利潤； 影響企業(yè)的綜合發(fā)展； 影響企業(yè)的敬業(yè)形象； 2 行政工作對單位形象的影響行政工作對單位形象的影響 接待來訪、 接打電話、 書面信函2021-11-27 （1）以接打電話為例，說明行政工作）以接打電話為例，說明行政工作對樹立單位形象的影響對樹立單位形象的影響 接打電話是每個單位最常用的對外交流方法，常給對方留下深刻的第一印象，也直接樹立單位良好的對外形象。2021-11-27 接打電話要注意： 以友善的

6、幫助對方的態(tài)度； 盡快接聽，顯示單位的高效率； 用令人愉快的、禮貌的語言講話； 迅速、正確回答內(nèi)部電話號碼和姓名； 如果需要對方等待，不要讓對方等太久； 電話機旁備好筆、便箋或留言卡。留言要仔細，重復重要細節(jié)。2021-11-27 （2）以接待為例，說明說明哪些行為）以接待為例，說明說明哪些行為有損單位的對外形象有損單位的對外形象 外界對單位的第一接觸常常通過接待來體現(xiàn)，在處理時稍有疏忽，就會有損單位的對外形象。2021-11-27 接待訪客時要注意： 本人形象欠佳或接待區(qū)亂七八糟； 對待來訪者態(tài)度不熱情友善，讓來訪者感到門難進，臉難看； 對來訪者講話粗魯，不禮貌； 不能迅速與被訪人聯(lián)絡，延誤

7、來訪者時間； 在接待中不使來訪者感到舒適，如沒有提供座椅和飲料； 不愿或不能為來訪者解答問題； 在處理來訪者問題時沒有耐心，甚至與其爭吵； 接待中，違反單位接待訪客的規(guī)定。2021-11-27 （3）以）以收發(fā)的函件收發(fā)的函件為例，說明哪些行為為例，說明哪些行為有損單位的對外形象有損單位的對外形象 收發(fā)的函件時要注意： 收到的函件不迅速、準確地傳遞和處理，拖拖拉拉或傳錯延誤； 外發(fā)的函件不按照單位統(tǒng)一規(guī)定的格式、用紙，過于隨意； 外發(fā)的函件不做審查，內(nèi)容出現(xiàn)錯誤，甚至違背原意； 外發(fā)的函件文字或地址有錯誤甚至延誤收到時間；2021-11-27 接打電話時不注意或一些壞毛病，常會使對方對單接打電

8、話時不注意或一些壞毛病，常會使對方對單位產(chǎn)生不良影響，所以接打電話時要禁忌：位產(chǎn)生不良影響，所以接打電話時要禁忌： （1）電話鈴響，不迅速接聽，顯示工作 （2）態(tài)度不友善，語氣不友好 （3）不用禮貌語講話，如使用“喂”等不規(guī)范語回答 （4）沒有蓋住話筒就在房間中大聲呼叫人 （5）接聽電話不耐煩，讓對方感到講話著急，不愿溝通 （6）語言生硬或粗魯，甚至在電話中發(fā) （7）在回答要找的人不在之前先問對方的姓名 （8）在電話中讓對方舉著話筒等待過 （9）不將對方的來電轉(zhuǎn)達給相關人。2021-11-27 案例分析；用現(xiàn)實生活中存在的正反兩個方面的案例來說明辦公室工作的重要性。 現(xiàn)場模擬；讓學生扮演接待來

9、訪者的辦公室工作人員，演示一次接待工作的過程，其他學生現(xiàn)場評判。2021-11-27 三、行政辦公室怎樣支持和服務于企業(yè)三、行政辦公室怎樣支持和服務于企業(yè)整體整體支支持持和和服服務務運用互聯(lián)網(wǎng)進行企業(yè)行政管理大、小型單位行政管理職能的區(qū)別辦公室集中化管理的優(yōu)缺點辦公室集中化管理中打印室的任務辦公室集中化管理中儲藏室的任務辦公室集中化管理中檔案室的任務辦公室集中化管理中接待區(qū)的任務2021-11-27 1運用互聯(lián)網(wǎng)進行企業(yè)行政管理 這是企業(yè)行政管理工作的發(fā)展方向 繪制虛擬辦公室動畫圖 繪制電子商務圖 學會oa、erp等辦公系統(tǒng)2021-11-27 2、大、小型單位行政管理職能的區(qū)別 （1）小型單

10、位辦公室的行政管理工作職責：）小型單位辦公室的行政管理工作職責： 小型企業(yè)辦公室的特點是綜合性和復雜性，決定了小型企業(yè)辦公室的職責：（1）負責辦公文件的復印，包括復印、縮放、裝訂和整理。（2）負責信件的收發(fā)，包括分類、發(fā)送（3）回答電話查詢和接通外線（4）負責對內(nèi)、對外聯(lián)系和處理緊急事（5）負責接待來訪者，帶領客人參觀。（6）與新聞媒體打交道，代表企業(yè)接待來訪的記者。（7）負責信件、資料的歸類存檔。（8 8）用計算機文字處理、數(shù)據(jù)庫、電子表格和桌面出版軟件來制作文件。2021-11-27 （2）大型單位辦公室的行政管理工作職責）大型單位辦公室的行政管理工作職責大型企業(yè)行政管理辦公室是按事項劃分

11、的，如檔案室、接待室、合同辦公室等，分門別類，分工負責，相互協(xié)作，彼此溝通。以某公司合同辦公室為例，其主要職責包括：（1）發(fā)送材料和正確填寫申請表格給復印中心，以進行復制、整理和裝訂。（2）處理本部門收到的信件，并分發(fā)給相應的人員。信件先送到單位收發(fā)室，在那里把信件按部門分類再分發(fā)。（3）收集本部門要發(fā)出的信件，并送到單位收發(fā)室。（4）回答單位內(nèi)外部的電話，負責請總機接通外線。（5）接待從單位前臺轉(zhuǎn)來的，并已發(fā)放了來賓卡的來訪者。（6）將手寫或磁盤上的信息整理到“發(fā)送文檔”中，準備發(fā)出。（7）歸類保存在本辦公室的材料，并發(fā)送其余的給中心歸檔室職員歸檔。2021-11-27 3、辦公室集中化管理

12、的優(yōu)缺點、辦公室集中化管理的優(yōu)缺點 辦公室服務集中化的優(yōu)點有：辦公室服務集中化的優(yōu)點有： （1）人員專業(yè)化 （2）容易地監(jiān)督工作流程和控制成本 （3）易于標準化、規(guī)范化 （4）有利于集中購買設備 （5）使用空間小 （6）信息共享2021-11-27 辦公室服務集中化的缺點有辦公室服務集中化的缺點有： （1）集中化程序管理難以滿足所有部門需要。 （2）員工工作職責過于狹窄，工作單一。 （3）工作過于程序化，員工創(chuàng)新能力得不到提高。 （4）工作程序繁鎖，降低效率。2021-11-27 4、辦公室集中化管理中，打印室的任務、辦公室集中化管理中，打印室的任務 辦公室集中化管理中，打印室的任務有： （1

13、）打印與復印，要注意各部門所要求的復印數(shù)量，尺寸，顏色，是否需要放大，縮小等。 （2）裝訂，將復印好的散頁按頁碼順序整理，裝訂或打孔成冊，為各部門備好待用。 （3）印刷與制作，如業(yè)務部門需要，打印室也可制作一般性黑白或彩色的業(yè)務傳單和小冊子發(fā)送給客戶。如果需要高質(zhì)量的打印，打印室人員有責任與外部專業(yè)單位聯(lián)系。2021-11-27 5、辦公室集中化管理中，辦公用品儲藏、辦公室集中化管理中，辦公用品儲藏室的任務室的任務 （1 1）貨物訂購方面：）貨物訂購方面：a.從外部供應商進貨，并按照交貨單據(jù)核對物品，任何短缺應該記錄，并提交會計部門；b.為每種辦公用品準備存貨記錄卡，記錄卡必須注意定期更新；c

14、.辦公用品數(shù)量達到最低標準時，必須聯(lián)系訂購 （2 2）貨物存放管理方面）貨物存放管理方面：a貨物應按正確的方式存放，重的、體積大的放在架子底部；b危險品按照包裝指明的方式存放 （3 3）辦公用品發(fā)放管理方面：）辦公用品發(fā)放管理方面：a.從申請人處接到辦公用品申請單時，應審核以確保申請單已由適當人員簽署b.物品發(fā)放時間和發(fā)放給哪些部門應依據(jù)單位規(guī)定行事；c.發(fā)放時必須進行物品核對；d.剩余的、過期的和損害的物品必須安按照單位程序處理。2021-11-27 6、辦公室集中化管理中，檔案室的任務、辦公室集中化管理中，檔案室的任務 （1 1）文件的歸檔：）文件的歸檔：a.歸檔時去除紙頁上所有回形針、大

15、頭針和庫存標簽，需要時用釘書針代替，確保釘書針不破壞任何文字和圖片；b.給文檔打孔，并排列文件中的紙頁，保證打孔不損害文字和圖片；c.按需要設立新文件夾；d.編制附錄索引；e修復文件，如果文件損害嚴重應用新文件代替。 （2 2）文件的借閱管理：）文件的借閱管理：a查找所需的文件；b保留發(fā)出文檔和借閱人員記錄；c填寫借出文件跟蹤卡，表明何人何時借出；d在文件歸還時，應放回到正確位置；e跟蹤過期未還的文件。2021-11-27 （3 3）文件保密工作：）文件保密工作：a如果保密文件存在中心，應執(zhí)行相關處理程序；b非被授權人想借保密文件，應進一步請示；c 要遵循單位的安全規(guī)定。 （4 4）文檔的處理

16、：）文檔的處理：根據(jù)單位的有關規(guī)定，做好檔案整理工作。如除去無用的文件，或?qū)⑽募D(zhuǎn)移到縮微膠片上存放等。處理文件應符合單位的程序。 2021-11-27 7、辦公室集中化管理中，接待區(qū)的工作任務、辦公室集中化管理中，接待區(qū)的工作任務（1）保證接待區(qū)整潔，注意給植物澆水（2）迎候來訪者（3）問明來訪理由（4）聯(lián)系人員接待：按預約和未預約處理（5）等待期間，禮貌接待和交談（6）準確做好來賓記錄，發(fā)放和收回來賓卡（7）引導或聯(lián)系安全人員陪伴來訪者到目的地（8）協(xié)助來訪者留言（9）預定出租車（10）遵守單位安全程序和規(guī)定，留心角落包裹，搬物離開單位需 有證明（11）接打國內(nèi)、國際電話（12）保證接待信

17、息不斷更新（13）歸檔訪客名片。2021-11-27 四、辦公室的綜合職能四、辦公室的綜合職能綜綜合合職職能能接受和處理口頭和書面信息信息的傳遞交流和引導準確回答內(nèi)、外電話查詢歸檔保存好記錄、資料有效地安排各種約會支持、強化企業(yè)的整體管理2021-11-27 辦公室有6方面的綜合職能，突出體現(xiàn)在對內(nèi)、對外的信息交流 1、綜合職能之一是接受和處理來自各綜合職能之一是接受和處理來自各方的口頭和書面信息方的口頭和書面信息2021-11-27 （1）辦公室會收到的信息）辦公室會收到的信息 辦公室一般會收到如下信息： （1）口頭收到的信息。 （2）用信件收到的書面信息。 （3）用傳真收到的書面信息。 （

18、4）用電子郵件傳送的書面信息。2021-11-27 （2）、辦公室如何處理接收到的信息）、辦公室如何處理接收到的信息 （1）辦公室人員應保存一個文件夾，把常用的信息歸類其中。包括工作人員的聯(lián)系電話、通訊地址和傳真號碼等。 （2）辦公室分發(fā)郵件的主要形式是，把收到的傳真?zhèn)鬟f給適當?shù)墓ぷ魅藛T。把由中心計算機收到的電子郵件，下載并打印分發(fā)。 （3）把供應商送來的小冊子、產(chǎn)品目錄和函件轉(zhuǎn)發(fā)給有關人員。 （4）負責把辦公室收到的其它信息轉(zhuǎn)發(fā)給有關人員。2021-11-27 2、綜合職能之二是將各類信息及工作及時傳遞、交流、引導到位 （1）辦公室應保證信息及時、安全、準確的傳遞 辦公室通常接收和處理的信息

19、主要有以下6類，即郵件、傳真、電傳、電子郵件、電話及來訪者的有關信息。作為企業(yè)的通訊交流中心，辦公室應確保及時、安全、準確地傳遞這些信息，以提高企業(yè)工作效率。2021-11-27（ 1）郵件：應及時將收到的郵件分發(fā)給相應的部門或工作人員；對要發(fā)出的郵件，要及時將郵件從各部門收集起來或由各部門送到收發(fā)室，然后由收發(fā)室人員統(tǒng)一送到郵局或由郵局人員收取。（ 2）傳真：收到的傳真住處要及時發(fā)送給相應的工作人員。發(fā)出傳真，要注意保留傳真發(fā)出記錄。（ 3）電傳：有電傳設備的辦公室，行政管理人員要負責收發(fā)電傳消息。（ 4）電子郵件：對收到的電子郵件，要及時轉(zhuǎn)發(fā)或通知有關工作人員，對重要郵件應打印出來，保留書

20、面記錄。（ 5）電話：辦公室一般會有總機，總機工作人員要把來電轉(zhuǎn)給相應人員，也要為打外線的人員及時接通。如果工作人員不在，要注意留言。（ 6）來訪者：接待人員要熱情接待來訪者，保證將他們領到被訪問的部門。如被訪者不在，要幫助留下來訪者的信息或便條，以便于進行聯(lián)系。2021-11-27 （2 2）、制作一份電話留言記錄表。）、制作一份電話留言記錄表。 留言記錄表留言記錄表 緊急非緊急 接收人姓名：接收人部門： 來電人姓名：來電人性別： 來電人單位：來電人電話號碼： 來電時間：是否要求回電： 留言： 記錄人：記錄時間：2021-11-27 3、綜合職能之三是準確、友好地回答內(nèi)、外電話查詢 （1 1

21、）接打電話時應做到：）接打電話時應做到：（1）以友善的幫助對方的態(tài)度（2）盡快接聽，顯示單位的高效率（3）用令人愉快的、禮貌的語言講話（4）迅速、正確回答內(nèi)部電話號碼和姓名（5）如果需要對方等待，不要讓對方等太久（6）電話機旁備好筆、便箋或留言卡（7）留言要仔細，重復重要細節(jié)（8）按照單位的規(guī)定機智和謹慎地處理電話2021-11-27 （2 2）、）、接打電話時要禁忌：接打電話時要禁忌：（1）電話鈴響，不迅速接聽，顯示工作疲勞（2）態(tài)度不友善，語氣不友好（3）不用禮貌語講話，如使用“喂”等不規(guī)范語回答（4）沒有蓋住話筒就在房間中大聲呼叫人（5）接聽電話不耐煩，讓對方感到講話著急，不愿溝通（6）

22、語言生硬或粗魯，甚至在電話中發(fā)脾氣（7）在回答要找的人不在之前先問對方的姓名（8）在電話中讓對方舉著話筒等待過久（9）不將對方的來電轉(zhuǎn)達給相關人2021-11-27 4、綜合職能之四是歸檔保存好有用的記錄、資料 舉例說明哪些信息應在辦公室保存。舉例說明哪些信息應在辦公室保存。 下列信息應在辦公室保存： （1）有共性的信息。比如職工生病，彈性工作安排和請假的資料，職員的家庭電話號碼，家庭地址等。2021-11-27（2）專用信息。如：在人事部門工作，你必須保存全部工作人員的記錄，包括他們的家庭地址，電話，傳真號碼，未使用的休假記錄，應確保信息在需要時能容易查到，以便迅速回答工作人員或經(jīng)理的查詢。

23、2021-11-27 5、綜合職能之五是有效地安排各種約會 有效安排約會時，應注意： （1）當有來訪電話時，要記下來電的時間，來電人姓名，單位，電話，以及要拜訪何人 （2）確認約會并通知雙方 （3）將以上情況填入約會記錄：2021-11-27約定見面的時間要見的人來訪人單位、地址、電話來訪人時間來電時間2021-11-27 6、綜合職能之六是每項工作都支持、強化企業(yè)的整體管理（1）迅速有效地處理電話和接待來訪者，使客戶和打電話的人對單位有一個良好的印象（2）迅速分發(fā)或回復收到的郵件。安排送快件的人迅速和安全地投遞緊急或非常重要的文檔（3）通過安排會議、會見和旅行來協(xié)助管理（4）準備小冊子和廣告

24、材料，并用powerpoint軟件為經(jīng)理準備演示文稿。（5）使用多媒體技術，組織好演講展示活動。（6）準備報告、制作精美的文檔并分發(fā)給用戶、同事和客戶。（7）使用專門的軟件準備年終財務報告來配合管理者強化部門管理2021-11-27 案例：案例：列出大型單位與小型單位中行政列出大型單位與小型單位中行政管理職責的差別。管理職責的差別。 答：c公司是一家中國大型國有企業(yè)，該公司的行政部（實際上就是公司的辦公室）是公司的行政管理中心。c公司行政部共設4個分部，其分部名稱和職責分別如下： （1）秘書分部：主要職責是：秘書分部：主要職責是：a公司的會議服務工作，包括會議安排、會議記錄、會議議定事項的督辦

25、工作；b公司領導來訪客人的預約、安排，公司領導等；c公司領導日常事務的服務工作；d公司及公司領導重要文件的起草工作；e公司文件傳遞工作；f公司郵件收發(fā)工作及內(nèi)外文件交換工作。2021-11-27（2）管理分部：主要職責是：管理分部：主要職責是：（負責公司辦公用品的訂貨、采購及驗收； 負責公司辦公用品的庫房管理； 負責辦公用品的發(fā)放； 負責公司辦公設備如傳真機、復印機、電話機、飲水機、油印一體機等的訂購、使用管理及維修； 負責公司通訊包括電話、傳真等費用的結算管理。2021-11-27（3）公關分部：主要職責是公關分部：主要職責是： 負責公司的對外接待工作，如聯(lián)系、訂火車飛機票、訂飯店及食宿安排

26、，及外賓參觀、購物的陪同工作； 負責公司的對外廣告、與媒休聯(lián)系進行宣傳工作； 負責公司禮品、紀念品的訂購、管理及發(fā)放工作，發(fā)放需要申請人有適當?shù)娜藛T簽署意見批準。2021-11-27（4）文檔分部：主要職責是文檔分部：主要職責是： 根據(jù)規(guī)格要求，負責公司文件的打印、裝訂工作； 負責公司文件、資料的歸檔、管理工作； 負責公司文檔的借閱、查詢工作； 負責公司文件保密管理工作。2021-11-27 企業(yè)辦公室職責及內(nèi)部機構設置大多是大同小異，但具體并不會完全相同，應根據(jù)各企業(yè)實際及習慣性做法，及企業(yè)辦公室的一般職責，合理確定辦公室職責及內(nèi)設機構。 a公司是典型的小型單位，其行政管理的主要公司是典型的

27、小型單位，其行政管理的主要職責有職責有： （1 1）人事部）人事部負責人員招聘、解聘；負責管理各類外聘專家、培訓師的工作；參與組織員工各類培訓；負責員工的考勤記錄；參與考核工作；負責員工工資保險業(yè)務的處理；負責人事檔案的管理。2021-11-27 （2 2）行政部行政部負責檔案合同公章管理；負責公司各類文件資料的接收、歸檔管理和發(fā)放；負責辦公用品的購買、保管和領發(fā)；負責辦公設備購買、配備、維護；負責公司環(huán)境安全和保衛(wèi)；文秘、接待；負責公司資料發(fā)行前的三審；負責公司資料印刷前的排版、校對；負責聯(lián)系資料印刷、裝訂；負責公司各類文件、資料的接收和發(fā)放。2021-11-27 思考題及答案：思考題及答案

28、： 1、企業(yè)行政管理人員的主要職責是什么？企業(yè)行政管理人員的主要職責是什么？ 2、企業(yè)行政管理人員的基本素質(zhì)是什么？企業(yè)行政管理人員的基本素質(zhì)是什么？ 3、小型單位辦公室的行政管理工作職責是小型單位辦公室的行政管理工作職責是什么？什么？ 4、簡述大型單位某個辦公室的行政管理工簡述大型單位某個辦公室的行政管理工作職責是什么？作職責是什么？ 5 5、大型單位辦公室集中化管理的優(yōu)缺點是、大型單位辦公室集中化管理的優(yōu)缺點是什么？什么？ 6 6、辦公室集中化管理中，打印室的任務是、辦公室集中化管理中，打印室的任務是什么？什么？2021-11-27 7 7、辦公室集中化管理中，辦公用品儲藏室的、辦公室集中

29、化管理中，辦公用品儲藏室的任務是什么？任務是什么？ 8 8、辦公室集中化管理中，檔案室的任務是什、辦公室集中化管理中，檔案室的任務是什么？么？ 9 9、辦公室集中化管理中，接待區(qū)的工作任務、辦公室集中化管理中，接待區(qū)的工作任務是什么？是什么？ 1010、以電話、接待、信函為例，行政工作應怎、以電話、接待、信函為例，行政工作應怎樣樹立單位的對外形象？樣樹立單位的對外形象？ 1111、以電話、接待、信函為例，哪些行為有損、以電話、接待、信函為例，哪些行為有損單位的對外形象？單位的對外形象？ 1212、辦公室會收到哪些信息？、辦公室會收到哪些信息？2021-11-27 1313、辦公室如何處理接收到

30、的信息？、辦公室如何處理接收到的信息？ 1414、辦公室如何保證信息及時、安全、辦公室如何保證信息及時、安全、準確的傳遞？準確的傳遞？ 1515、請制作一份電話留言記錄表。、請制作一份電話留言記錄表。 1616、接打電話時應做到哪些？、接打電話時應做到哪些？ 1717、接打電話時應注意什么？、接打電話時應注意什么？ 1818、舉例說明哪些信息應在辦公室保存。、舉例說明哪些信息應在辦公室保存。 1919、如何有效安排約會？、如何有效安排約會？ 2020、辦公室如何支持、強化企業(yè)的整體、辦公室如何支持、強化企業(yè)的整體管理管理2021-11-27 根據(jù)交流目標選擇不同的交流方式； 會議以及遠程會議的

31、基本要求； 工作日志管理以及安排事務性約會； 撰寫簡單的書面交流信函； 設計和填寫簡單的表格； 運用流程圖行動圖等輔助手段幫助溝通； 按照指定日期完成工作準確無誤的達到預定要求的重要性。2021-11-27第五部分第五部分 : 工作交流、個人效率、工作交流、個人效率、 團隊精神團隊精神 中心思想： 辦公室是個工作團體，每位成員要具有團隊工作精神； 掌握必要的工作交流方法和技能； 提高工作效率，以實現(xiàn)個人和團隊目標。2021-11-27 主要內(nèi)容：主要內(nèi)容： 一、一、選擇正確的交流方法選擇正確的交流方法 二、各種會議的組織二、各種會議的組織 三、使用日志管理工作時間三、使用日志管理工作時間 四、

32、用書面形式進行交流四、用書面形式進行交流 五、辦公室中進行溝通的輔助工具五、辦公室中進行溝通的輔助工具 六、努力實現(xiàn)團隊目標六、努力實現(xiàn)團隊目標 七、遵守單位規(guī)定及評估業(yè)績七、遵守單位規(guī)定及評估業(yè)績2021-11-27交流效率和團隊精神交流效率和團隊精神交交流流方方法法會會議議組組織織日日志志管管理理書書面面交交流流溝溝通通工工具具團團隊隊目目標標規(guī)規(guī)定定評評估估2021-11-27 一、一、選擇正確的交流方法選擇正確的交流方法交交流流方方法法發(fā)送信息的方法及取決因素 .利用電子郵件及其他電信工具 利用會議開展交流 利用郵政服務開展交流 2021-11-27 一、一、選擇正確的交流方法選擇正確

33、的交流方法 1 1、發(fā)送信息的方法及取決因素 大多數(shù)人發(fā)送信息的方法有大多數(shù)人發(fā)送信息的方法有： （1）傳統(tǒng)的郵寄系統(tǒng) （2）使用電信系統(tǒng)2021-11-27 通常采用何種信息發(fā)送方法取決于如下通常采用何種信息發(fā)送方法取決于如下因素：因素： （1）信息的緊急程度。如果是緊急信息，則應考慮使用電子郵件、傳真或電話。 （2）文件的大小及表現(xiàn)形式，如果一份文件由許多頁組成，則應考慮使用傳統(tǒng)的郵寄方法或使用快遞服務。 （3）收件人是否需要原件或書面文本。如果需要，則應使用傳統(tǒng)的郵寄方法。2021-11-27 （4）信息的保密程度或是否內(nèi)附各種票據(jù)。如果收件人的設備有附加的安全功能，信息可以用電子郵件或

34、傳真發(fā)送，如果沒有，郵寄服務或快遞服務比較合適，如果內(nèi)附發(fā)票、支票等票據(jù)，最好使用掛號郵寄或快遞服務。 （5）信息的內(nèi)容是否需要商討，如果是，則電話是最適合的。 （6）有多少人接收信息。如果是要發(fā)送給很多人，可以用傳真或電子郵件。 （7）費用比較，在兩種方法都可以發(fā)送信息時，則選擇費用較低的發(fā)送方式。2021-11-27 2、利用電子郵件及其他電信工具 利用電子郵件進行交流的優(yōu)缺點： 電子郵件是在計算機終端上編寫信息，并通過電信系統(tǒng)發(fā)送給其它計算機終端。信息可以錄入或掃描錄入，并通過郵箱系統(tǒng)發(fā)送，郵件被閱讀前一直儲存在收件人的郵箱內(nèi)，用戶可以存儲、刪除、打印信息，同時可以回信、轉(zhuǎn)發(fā)和檢查發(fā)送的

35、信息是否已被收件人收到。 2021-11-27 電子郵件的優(yōu)點在于：電子郵件的優(yōu)點在于： （1）信息發(fā)送的速度快 （2）費用低廉，內(nèi)部局域網(wǎng)使用電子郵件是免費的，外部網(wǎng)絡發(fā)送信息的費用不高于本地電話費用，同時減少紙的使用量和發(fā)送紙面信息的郵費，節(jié)約企業(yè)運營成本。 （3）信息能同時轉(zhuǎn)發(fā)給其他終端，使多個接收人同時接受到信息，方便快捷。 （4）使用密碼等功能能保證信息安全。 （5）能發(fā)送多種類型的信息，例如文字信息、掃描錄入的圖表及照片等。 （6）正在旅行的工作人員可通過筆記本電腦隨時接收和發(fā)送信息，達到過程辦公的目的。2021-11-27 電子郵件的缺點有：電子郵件的缺點有： （1）收件人必須有

36、兼容的設備 （2）因發(fā)送容易而產(chǎn)生很多垃圾郵件，浪費收件人的時間。 （3）人們需經(jīng)過一定的學習或培訓，才能成功熟練地使用電子郵件。2021-11-27 使用電信工具進行書面交流使用電信工具進行書面交流 除了電子郵件外，傳真、電傳等電信系統(tǒng)也可以進行書面信息的交流，電傳機曾是信息交流的重要手段，但隨著信息技術的發(fā)展，很多新的設備已基本代替了電傳機的使用，現(xiàn)代企業(yè)很少再使用電傳機來交流信息。傳真機是現(xiàn)代企業(yè)常用的信息交流工具， 2021-11-27 其優(yōu)點在于： （1）快速，信息能立即收到。 （2）作為一種書面文件，能作為事實和數(shù)字的證明，同時能進行歸檔以備查詢， （3）相對于郵寄而言，費用較低。

37、 （4）功能較全的傳真機也可通過計算機發(fā)送信息。 使用傳真發(fā)送信息時其缺點在于： （1）傳真信息只能發(fā)送給有傳真機的單位。 （2）不易保證信息的保密和安全。 （3）想互相商討信息比較因難。 通常在發(fā)送完信息后，還需打電話進行跟蹤確認 2021-11-27 3、利用會議開展交流利用會議開展交流 會議做為信息交流的重要手段之一，其主要功能在于： （1）參會人員互相交流各自的意見和思想 （2）參會人員就某一主題互相商討信息 （3）就某些重大問題和工作程序進行決策 （4）信息發(fā)布2021-11-27 會議交流的優(yōu)點在于會議交流的優(yōu)點在于： （1）面對面的交流，彼此能更好地理解對方的意圖 （2）會議是管

38、理人員與員工相互交流以推行新規(guī)程的重要手段，同時也給大家提供一個提出問題并對問題進行探討，最后達成共識的機會。 （3）現(xiàn)代會議能通過投影儀等設備更形象地進行信息交流。 （4）會議之后能形成會議紀要或書面決定。 （5）參加會議的人也可通過會議紀要更深入地理解會議內(nèi)容。2021-11-27 會議交流的缺點在于會議交流的缺點在于： （1）浪費時間。會議進行中可能會因為某些人的直言不諱影響會議進程，也會因有些人說話羅嗦或談論不相關的問題而浪費時間的情況。 （2）浪費金錢。有些大型的會議可能會花費大量的錢的交通費用和住宿費用上。 2021-11-27 4、郵件和快遞服務在交流中的優(yōu)缺點、郵件和快遞服務在

39、交流中的優(yōu)缺點是什么？是什么？ 答：盡管現(xiàn)在有很多發(fā)送信息的電子方法，但郵寄和快遞服務仍是發(fā)送信息的重要手段，郵件和快遞服務的優(yōu)點在于： （1）收到的紙面信息能歸檔以備查詢。 （2）保密信息能通過掛號郵寄或快遞服務直接交付到收件人手中，因而比電子方法更安全 （3）能獲得發(fā)送和接收憑證。2021-11-27 （4）能收到文檔的原件 （5）當大批量地郵寄信息時，郵費可申請?zhí)厥鈨?yōu)惠 郵件和快遞服務的缺點： （1）因程序復雜而浪費時間，需要材料裝袋、信封封口、到郵局郵寄等 （2）費用較高，需要紙、信封、郵費等支出，如果是航空郵寄大宗文件，則價格更加昂貴 （3）相比電子系統(tǒng)而言，發(fā)送速度較慢 （4）郵件

40、可能會丟失或錯投2021-11-27 二、各種會議的組織二、各種會議的組織 1、 會議的類型有哪些？會議的類型有哪些？ 答：會議的類型主要有以下幾種：答：會議的類型主要有以下幾種： （1）正式會議，如董事會、股東大會等）正式會議，如董事會、股東大會等 （2）非正式會議，如部門工作會議等）非正式會議，如部門工作會議等 （3）社團會議，如俱樂部會議）社團會議，如俱樂部會議 （4）定期會議，如年度大會、月總結會）定期會議，如年度大會、月總結會 （5）非定期會議，如緊急會議、臨時會議）非定期會議，如緊急會議、臨時會議2021-11-27 2、 會議議程及主持人的議程是什么？會議議程及主持人的議程是什么？ 答：會議議程是會議上所要討論內(nèi)容及其順序一覽表，通常要在會議開始前發(fā)到參會人員手中，會議議程上的項