展會管理規(guī)定8頁

1、展會管理規(guī)定一、總則明確公司參展標準和操作流程，掌握國內(nèi)外的大型專業(yè)展會的行情，持續(xù)改進和完善公司展會的組織、開展和管理工作。二、適用范圍本制度適用于展會的組織、信息收集和參展的程序管理。綜合辦行政管理員為展會統(tǒng)一負責人，原展會負責人趙業(yè)水與劉建開應(yīng)與綜合辦行政管理員進行工作交接，并負責給綜合辦行政管理員提供之前參加過的展會相關(guān)資料。三、展會操作規(guī)程（一）國內(nèi)展會參展操作規(guī)程第一步：收集資料。收集與本公司業(yè)務(wù)相關(guān)的專業(yè)展會信息，并與展會組委會取得聯(lián)系，向其索要參展指南以及參展注意事項；第二步：確展。經(jīng)公司研究后確認參展及參展人員，籌備參展計劃及人員分工；第三步：簽訂合同。與展會組委會聯(lián)系、洽談

2、合同簽訂事宜，合同簽訂后，催促對方盡快確認展位；第四步：簽訂廣告合同。與展會組委會聯(lián)系，確定本次會議的廣告代理商，如需廣告宣傳，經(jīng)公司領(lǐng)導批準同意后，與其聯(lián)系并簽訂合同，辦理相關(guān)事宜；第五步：辦理參展商證、參觀證。攤位確認后，向組委會詢問參展商證和參觀證辦理的有關(guān)事項，確定參觀人數(shù)后，酌情辦理參觀人員的證件；第六步：預訂房間。展位確認后，盡快預訂房間，房間盡量訂在展區(qū)附近或交通便利、價格適中的酒店，做到既節(jié)省費用又方便與客戶洽談；第七步：展會籌備。在展前的籌備時間內(nèi)，參展人員按展會方案分工實施完成；第八步：展前動員。展前要求召開參展會議，以確保參展過程中萬無一失；第九步：參展總結(jié)。將各人匯報附

3、在材料后歸檔，并將所有帶回的客戶名單輸入公司客戶名單，所有影像資料，在電腦中存檔；第十步：存檔。將所有展會的資料匯總裝訂成冊，經(jīng)董事長審批后存檔，要求在電腦和檔案櫥中各保存一份；第十一步：落實政策補貼。根據(jù)國家、省、市相關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，積極申報各項扶持政策。（二）國外展會參展操作規(guī)程第一步：收集資料。通過因特網(wǎng)和各類信息刊物收集與本公司相關(guān)的專業(yè)展覽會，特別是國際專業(yè)展覽會；與展會的組委會或中國承辦方聯(lián)系，向其索要參展指南及注意事項；第二步：確展。經(jīng)公司研究后確認參展及參展人員，籌備參展計劃及人員分工；第三步：簽訂合同。與展會主辦單位或組展方聯(lián)系洽談簽訂合同事宜，合同簽訂后，催促主辦單位或

4、組展方盡快確認展位；第四步：簽訂廣告合同。與展會組委會聯(lián)系，確定本次會議的廣告代理商，如需廣告宣傳，經(jīng)公司領(lǐng)導批準同意后，與其聯(lián)系并簽訂合同，辦理相關(guān)事宜；第五步：展會籌備。在展前的籌備時間內(nèi)，各人按展會方案的分工實施完成；特別注意如參展形式為特裝展的，應(yīng)做好展臺的設(shè)計、搭建工作；第六步：簽證辦理。攤位確認后，向主辦機構(gòu)詢問簽證的有關(guān)事項，督促參展人員辦理護照，要求對方寄發(fā)邀請函，隨后安排辦理簽證；該項事宜由組展方統(tǒng)一辦理的，應(yīng)積極配合提供相關(guān)證件；第八步：預訂房間及往返機票。展位確認后，應(yīng)盡快預訂往返機票及房間，房間應(yīng)盡量訂在展區(qū)附近或交通便利、價格適中的酒店，做到既節(jié)省費用又方便與客戶洽談

5、；第九步：展前動員。展前召開參展要求會議，以確保參展過程中萬無一失；第十步：參展總結(jié)。將各人匯報附在材料后歸檔，并將所有帶回的客戶名單輸入公司客戶名單，所有影像資料，在電腦中存檔；第十一步：存檔。將所有展會的資料匯總裝訂成冊，經(jīng)董事長審批后存檔，要求在電腦和檔案櫥中各保存一份；第十二步：落實政策補貼。根據(jù)國家、省、市相關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，積極申報各項扶持政策。四、展會管理實施細則（一）參展目的企業(yè)形象和品牌推廣、產(chǎn)品展示、市場宣傳和信息收集。（二）參展原則1）參加展會應(yīng)本著嚴謹、經(jīng)濟、實效、符合市場戰(zhàn)略的原則，避免盲目、沖動及鋪張浪費的參展行為；2）參展前應(yīng)認真了解展會信息，仔細閱讀參展商手冊

6、，并做好真實性調(diào)查等風險防范工作；3）參加展會應(yīng)做詳細周密的策劃，包括展位的選擇、展臺的布置方案、廣告的發(fā)布、目標客戶的邀請等；4）除布展工作外，應(yīng)強調(diào)參展人員的作用，做好明確的職責分工和展前培訓，展示公司團結(jié)、專業(yè)的良好形象，把握商機；5）展會應(yīng)與市場拓展緊密集合，國外展會是我公司拓展市場區(qū)域接觸客戶的主要途徑之一，展會后應(yīng)及時、積極跟進，做好后續(xù)宣傳和客戶開發(fā)工作；6）展會結(jié)束后應(yīng)做效果分析并提交總結(jié)報告，積累參展活動經(jīng)驗。（三）年度展會計劃組織展會負責人應(yīng)在每年12月份對下一年度展會的信息進行收集，并整理為展會信息報告，發(fā)給國際項目部，國外展會具體市場調(diào)研由國際項目部負責，國際項目部對收

7、集后的展會信息應(yīng)做初步的評價，對其相關(guān)性、影響力、往期信譽和效果進行分析，選定目標展會；綜合辦行政管理員負責在每年1月份根據(jù)各項目部意見，整理、確定本年度展會信息及參展提案報公司領(lǐng)導研究確定，企劃法務(wù)室趙業(yè)水與采購履約部劉建開負責協(xié)助綜合辦整理展會信息機參提案。1）信息調(diào)研綜合辦行政管理員應(yīng)對目標展會做詳盡的信息調(diào)查，包括：主辦方、承辦單位、舉辦時間、展館位置、承租信息、展位信息、展會影響力、往期影響和反饋、參展單位、參觀者范圍等。國際項目部經(jīng)理應(yīng)配合外聯(lián)員做好該項工作，通過咨詢展會所在國代理商考究展會的真實情況；如赴國外參展，還應(yīng)了解當?shù)卣Z言、政治環(huán)境、文化風俗、交通和食宿信息等。（企劃法務(wù)

8、室與采購履約部劉建開負責協(xié)助綜合辦處理相關(guān)事宜）2）價格及優(yōu)惠政策落實綜合辦行政管理員在參展前應(yīng)與主辦方或組展單位咨詢價格，爭取國家、省、市方面的各項優(yōu)惠政策。對我公司擬長期參展的展會，應(yīng)與主辦方或組展單位建立良好關(guān)系，以獲得優(yōu)惠的參展價格，好的展位和相關(guān)待遇。3）參展財務(wù)預算在提交參展計劃提案時應(yīng)做好財務(wù)預算，包括：參展費用、特裝展示布置費用、展品運輸保管費用、廣告費用、宣傳贈品費用、人員差旅費用等其他可預見費用；參展的投資規(guī)模應(yīng)參考展會對市場戰(zhàn)略的支持作用、對區(qū)域市場銷售的現(xiàn)實作用、品牌宣傳和企業(yè)宣傳的影響力。（四）參展籌備工作1）定立合同決定參展后應(yīng)與主辦方或組展單位訂立合同；如有條件，

9、事先核實后，請法律顧問出具意見和確認。2）展會策劃綜合辦行政管理員針對每一展會制定詳細的參展方案并負責落實。展位選擇展位應(yīng)選擇有利位置，主要考慮：出口、入口、中廳、休息區(qū)、餐飲區(qū)、洗手間附近等人流密集地段。避免選擇死角、長排中段、有墻柱障礙等展位；展位的大小可根據(jù)具體需要選用標準展位、雙展位、特裝展位以適合品牌形象策略；選擇展位前，應(yīng)了解附近展位的廠商信息和展示方式，并作出必要的設(shè)計調(diào)整。展臺布置和展品陳列展臺布置的基本原則：遠觀效果醒目、有沖擊力，近觀效果舒適、明快，整體效果協(xié)調(diào)；展位結(jié)構(gòu)和圖片序列應(yīng)考慮人流密度和流向；無論標準展位還是特裝展示，都必須增加照明燈光；展品和圖片的展示高度應(yīng)符合

10、人體身高和視角；展區(qū)微觀細節(jié)構(gòu)造應(yīng)考慮：展臺、展架、展示墻、標牌、標識、洽談區(qū)，圖片設(shè)計、說明性文字、動態(tài)屏幕演示系統(tǒng)、布展使用材料材質(zhì)（一次性/重復性）。廣告信息的發(fā)布根據(jù)需要可考慮在會刊發(fā)布廣告，可以封面和頁內(nèi)文章形式發(fā)表?？筛鶕?jù)需要選擇條幅、彩球等展會外設(shè)廣告；在參加展會前三個月，可以考慮在有影響力的網(wǎng)站、刊物上發(fā)布報道，以擴大知曉度。目標客戶的邀請參展前應(yīng)邀請潛在客戶、原有客戶、目標客戶前來參加。展品及模型的運輸和保管各種資料及展品及模型應(yīng)在展前3個月列出明細清單并制定運輸方案，綜合辦專人負責，展后應(yīng)對展品進行核對，對損壞、丟失等情況進行匯報。（五）參展人員根據(jù)展會的規(guī)模，應(yīng)配備相應(yīng)的

11、參展人員，并做明確的職責分配和展前培訓。人員主要包括：展會項目經(jīng)理、項目助理、專業(yè)技術(shù)人員，參展前2個月由國際項目部提報并報公司領(lǐng)導批準。1）參展人員的職責展會項目經(jīng)理：了解市場和廣告需求；監(jiān)督展位的制作和設(shè)計方案；保證布展時模型和文件的及時到場；保證展期提供充足的材料和宣傳品，確保公司形象反映在展會上；負責資料和宣傳品的分發(fā)管理并解答提問；負責展品的清點和匯總；負責信息的收集、匯總和整理；負責參展人員的管理；撰寫展會總結(jié)報告。專業(yè)技術(shù)人員：必須是經(jīng)驗豐富的技術(shù)人員，對產(chǎn)品和技術(shù)細節(jié)非常了解，在參觀客戶的要求下進行產(chǎn)品演示，或預先安排演示；對客戶提出的技術(shù)問題進行回答；撰寫信息收集和產(chǎn)品反饋報

12、告。項目助理：主動問訊駐足的參觀者，并對公司和產(chǎn)品的概況進行介紹；將參觀者引導給項目經(jīng)理或?qū)I(yè)技術(shù)人員；分發(fā)宣傳品和紀念品；指導客人填寫信息和聯(lián)絡(luò)表格；恭送問詢者離開，負責展會客商來訪登記表的填寫、整理及展會客戶信息匯總表的匯總；會后負責撰寫展會總結(jié)。2）人員規(guī)范和培訓全體參展人員要求統(tǒng)一著裝；佩戴名卡；態(tài)度親切主動，舉止合乎禮儀；談吐規(guī)范，富有熱情；對參展的必要事項、信息和規(guī)范應(yīng)該做事前培訓，由負責展會所在國的市場部負責。3）參展人員培訓內(nèi)容參展意義、目的和理念，展覽必要常識（當?shù)仫L俗禮節(jié)、展會性質(zhì)、目標客戶鎖定等）；行為、規(guī)范和禮儀；職責分配和合作溝通；活動時間表；產(chǎn)品知識及常規(guī)問題的統(tǒng)一

13、回答；信息的收集。（六）展會的總結(jié)展會結(jié)束后應(yīng)該對參展的效果進行總結(jié)和評價。必須指出，展覽的效果，尤其是潛在影響力不易測定，因此，對展覽的實效分析不宜作不切實際的要求。1）效果分析包括參觀流量、有效客戶數(shù)量、展覽對銷售的促進效果、客戶對該次展覽的印象等等。2）信息收集信息收集應(yīng)作為展會活動的一項重要內(nèi)容。信息內(nèi)容包括：行業(yè)信息、產(chǎn)品發(fā)展動態(tài)、新技術(shù)、競爭對手信息、客戶信息、客戶質(zhì)詢和建議、展示設(shè)計趨勢和改進等等；可考慮安排專門的信息收集人員，不參與展臺展示活動以起到身份隱蔽作用，主要負責收集其他競爭對手信息。3）總結(jié)報告展會總結(jié)報告應(yīng)在參展后10個工作日內(nèi)由展會項目經(jīng)理提交綜合辦主任，內(nèi)容涵蓋信息收集概要、效果分析、展會評價、改進建議等；展會結(jié)束10個工作日內(nèi)，展會項目經(jīng)理負責按財務(wù)規(guī)定報銷完