面向知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展_1

1、    面向知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展    姚一民摘要：檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，是促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要保障，企業(yè)檔案作為基礎(chǔ)信息資源，記錄著生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)、人力資源等多方內(nèi)容，體現(xiàn)著每個(gè)發(fā)展階段的具體情況。本文主要闡述面向知識(shí)管理的發(fā)展趨勢(shì)，企業(yè)應(yīng)如何創(chuàng)新檔案管理，希望能夠?yàn)槠髽I(yè)提高管理水平提供切實(shí)可行性建議。關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；企業(yè)檔案管理；創(chuàng)新發(fā)展前言：隨著經(jīng)濟(jì)一體化和文化全球化發(fā)展，我國(guó)各方企業(yè)對(duì)檔案管理的重視程度越來(lái)越高。知識(shí)管理是指企業(yè)在充分肯定知識(shí)價(jià)值的基礎(chǔ)上，利用信息技術(shù)為員工創(chuàng)造能夠獲取、共享內(nèi)外部知識(shí)信息環(huán)境的管理

2、方式，將其應(yīng)用于企業(yè)檔案管理能夠有效提高企業(yè)的創(chuàng)新能力和信息管理水平，從而推動(dòng)檔案管理工作發(fā)展。一、知識(shí)管理的內(nèi)涵知識(shí)管理的內(nèi)涵為：企業(yè)以當(dāng)代先進(jìn)技術(shù)為支持，對(duì)企業(yè)的內(nèi)外知識(shí)進(jìn)行程序化挖掘、儲(chǔ)存、共享和使用，從而提升自身整體競(jìng)爭(zhēng)力和生存發(fā)展能力的管理方式1。知識(shí)管理目標(biāo)通常與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)目標(biāo)保持一致，由于知識(shí)處于不斷更新?tīng)顟B(tài)，所以知識(shí)管理具有動(dòng)態(tài)性。二、創(chuàng)新檔案管理的途徑（一）創(chuàng)新檔案管理模式1.構(gòu)建管理目標(biāo)隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度加快以及文化傳播程度加深，我國(guó)信息化發(fā)展趨勢(shì)越來(lái)越強(qiáng)大，對(duì)國(guó)內(nèi)企業(yè)的管理模式和思想觀念帶來(lái)巨大影響，利用知識(shí)管理實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源化、信息化和現(xiàn)代化，是我國(guó)當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)

3、進(jìn)行檔案管理建設(shè)的主要目標(biāo)。企業(yè)根據(jù)知識(shí)管理理論，建立知識(shí)型文檔，采用不同方式對(duì)不同檔案信息進(jìn)行分類和保存，不僅為提高搜索、查詢檔案信息工作效率奠定了基礎(chǔ)，還為設(shè)計(jì)、構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)提供了理論支持，有利于為企業(yè)決策提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，保證決策的科學(xué)性和合理性。2.創(chuàng)新管理方式企業(yè)想要在知識(shí)管理背景下，創(chuàng)新檔案管理模式和方式，就應(yīng)當(dāng)將知識(shí)管理與檔案管理相結(jié)合，制定科學(xué)的知識(shí)資源檔案信息管理方案，堅(jiān)持知識(shí)管理是檔案管理工作的核心內(nèi)容，建立知識(shí)資源管理隊(duì)伍。對(duì)企業(yè)的技術(shù)知識(shí)、管理制度、硬件設(shè)施、人力資源等信息進(jìn)行調(diào)查，并對(duì)其進(jìn)行分類處理，鼓勵(lì)管理隊(duì)伍發(fā)揮自身作用，令檔案信息管理方案的實(shí)施目標(biāo)、實(shí)施要

4、素與企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀保持一致，從而保障檔案管理系統(tǒng)具有高效性。（二）完善檔案分類管理體系我國(guó)大多數(shù)企業(yè)目前仍采用傳統(tǒng)的檔案管理分類方式，根據(jù)信息來(lái)源、以卷或件為單位進(jìn)行分類儲(chǔ)存，盡管能夠保證檔案之間的聯(lián)系，但因?yàn)楹鲆暀n案內(nèi)容而降低后期搜索、查詢檔案的效率。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)完善檔案分類管理體系，提高檔案檢索效率。工作人員在查詢檔案時(shí)，通常根據(jù)檔案的主題和內(nèi)容進(jìn)行檢索，比較重視信息內(nèi)容的查找，面對(duì)傳統(tǒng)的檔案分類方式，極大程度上會(huì)延長(zhǎng)搜索時(shí)間，既影響自身工作質(zhì)量，又限制其他部門員工的工作效率。所以，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將知識(shí)單元作為檔案分類基礎(chǔ)，先對(duì)檔案信息進(jìn)行分類，隨后對(duì)每一類中的檔案進(jìn)行主題標(biāo)號(hào)，令其滿足檔案

5、搜索者的實(shí)際需求，保證搜索者能夠在最短的時(shí)間內(nèi)確定檔案條目，從而降低檢索時(shí)間，提高工作效率2。另外，在完善檔案分類管理體系之前，企業(yè)應(yīng)當(dāng)先對(duì)檔案室、用檔需求等信息進(jìn)行調(diào)查研究，先利用知識(shí)管理理論建立檔案模塊，整合企業(yè)檔案信息，然后再以檔案內(nèi)容為對(duì)象建立虛擬分類體系，并將其作為實(shí)體檔案分類體系的補(bǔ)充，從而大幅度提高企業(yè)檔案管理效率。（三）提高檔案管理人員素質(zhì)企業(yè)想要快速實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，提升自身競(jìng)爭(zhēng)力和生存能力，就必須提高檔案管理人員的職業(yè)能力和綜合素質(zhì)，管理人員只有具備較高的接受能力和學(xué)習(xí)能力，才能利用知識(shí)管理相關(guān)理論對(duì)檔案管理進(jìn)行革新。對(duì)此，企業(yè)首先要改變檔案管理人員“輕利用、重保管”

6、的傳統(tǒng)思想觀念，定期對(duì)其進(jìn)行知識(shí)管理相關(guān)教育，提升其職業(yè)素質(zhì)和工作能力，保證新型檔案管理模式能夠?yàn)槠髽I(yè)提供高效知識(shí)服務(wù)。其次，檔案管理人員自身也應(yīng)革新工作觀，對(duì)自己進(jìn)行重新定位，努力向“知識(shí)提供者”轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)對(duì)檔案室內(nèi)所有檔案信息的了解，熟悉檔案信息內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)專題性信息開(kāi)發(fā)。再者，企業(yè)要堅(jiān)持檔案知識(shí)服務(wù)是科學(xué)開(kāi)展檔案管理工作的指導(dǎo)，根據(jù)實(shí)際工作需求對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、分析、整理、儲(chǔ)存，從而實(shí)現(xiàn)提高檔案管理效率的目的。最后，檔案管理人員要與其他部門員工開(kāi)展合作，擴(kuò)大知識(shí)服務(wù)開(kāi)發(fā)渠道，降低檔案管理人員的工作壓力，增加檔案知識(shí)的影響強(qiáng)度，通過(guò)整合多方人員的思想建議來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。（四）提高

7、檔案管理服務(wù)水平企業(yè)在開(kāi)展檔案服務(wù)工作時(shí)，一般情況下是以借閱為主，但是隨著信息技術(shù)的普及發(fā)展，傳統(tǒng)的借閱形式已經(jīng)無(wú)法滿足企業(yè)員工的需要，因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)提高自身檔案管理服務(wù)水平，對(duì)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。首先，企業(yè)要將知識(shí)管理服務(wù)理念與檔案管理工作有機(jī)融合，將傳統(tǒng)檔案管理被動(dòng)式服務(wù)轉(zhuǎn)變成自動(dòng)化服務(wù)，加強(qiáng)檔案管理人員與企業(yè)各部門之間的交流溝通，令其明確企業(yè)經(jīng)營(yíng)重點(diǎn)，及時(shí)向企業(yè)提供信息準(zhǔn)確的檔案，保證企業(yè)決策的科學(xué)性。其次，企業(yè)應(yīng)以“知識(shí)服務(wù)”方式開(kāi)展檔案管理，對(duì)開(kāi)展對(duì)象進(jìn)行重新定義，將傳統(tǒng)檔案管理中的原始記錄更改為檔案內(nèi)容和條目，以此提高搜索檔案信息的效率3。除此之外，企業(yè)可以結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)、智能技術(shù)等信息技術(shù)開(kāi)發(fā)自動(dòng)式檔案管理服務(wù)，通過(guò)整合檔案信息建立知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)，針對(duì)不同部門設(shè)置不同權(quán)限，員工完全可以自行搜索查閱所需信息，有利于提高檔案管理和其他部門的工作效率。結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，知識(shí)管理是當(dāng)今社會(huì)持續(xù)發(fā)展的必然趨勢(shì)，為了提升企業(yè)檔案管理能力和水平，企業(yè)必須結(jié)合知識(shí)管理理論對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式和方式進(jìn)行革新。通過(guò)建立知識(shí)體系，將內(nèi)部知識(shí)與外部知識(shí)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的科學(xué)規(guī)劃，保證檔案管理具有合理性、高效性和準(zhǔn)確性，從而促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。參考文獻(xiàn)：1金利希.知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究j.人力資源管理，20