提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略研究

1、    提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略研究    摘 要 辦公室是每個辦事單位的標(biāo)配，在單位辦公發(fā)揮著巨大作用，辦公室文秘又是上級的下屬，輔助上司打理公司的有關(guān)業(yè)務(wù)，主要是給上級進(jìn)行文件整理、打印復(fù)制材料、接打電話、傳達(dá)指示等一系列的工作，可以說業(yè)務(wù)非常繁忙。所以，文秘的工作效率對公司的運行有著非常重要的作用。由此我們要提高辦公室文秘的工作質(zhì)量和工作效率，提升公司的運作效率。關(guān)鍵詞 辦公室文秘 工作質(zhì)量 有效策略 研究辦公室是每個辦事單位必不可少的，因為在平常的工作中，辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的直接下屬，要為公司日常的運作進(jìn)行工作，為領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)指令，又要把下

2、面員工的工作情況給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報，還要對工作進(jìn)行有序的整理，同時還要完成領(lǐng)導(dǎo)安排的各項任務(wù)。辦公室工作的主要人員有文秘，文秘對企業(yè)工作的效率有著直接的聯(lián)系。所以，企業(yè)要想提高企業(yè)的運行效率和工作質(zhì)量，就要從對文秘進(jìn)行培養(yǎng)，提升他們的能力入手。一、應(yīng)該加強對文秘的工作的培訓(xùn)學(xué)習(xí)從公司的發(fā)展來講，一個文秘人員的工作好壞，影響到一個企業(yè)運行工作的效率，文秘自身修養(yǎng)的高低和企業(yè)工作質(zhì)量的高低有著重要的關(guān)系。所以，要對辦公室文秘進(jìn)行培訓(xùn)，在培訓(xùn)的過程中不管是對文秘人員的工作質(zhì)量還是工作效率都會有一定的提升，促進(jìn)企業(yè)的良好運行。因此，在文秘工作的培訓(xùn)學(xué)習(xí)上，企業(yè)不要吝嗇在其方面的花費，要加大對文秘的培訓(xùn)學(xué)習(xí)

3、工作，最大限度地給文秘營造積極的學(xué)習(xí)氛圍，增強文秘的工作能力。企業(yè)在對文秘進(jìn)行培訓(xùn)的時候，可以打破傳統(tǒng)學(xué)習(xí)教育模式，融入高科技成分，如加強文秘對計算機應(yīng)用的培訓(xùn)，提高文秘對計算機的應(yīng)用能力。計算機可以提高文秘的工作效率，使得文秘工作更加輕松便捷。在培訓(xùn)的過程中，主要對文秘的工作能力和素養(yǎng)進(jìn)行培訓(xùn)，同時注重文秘自身素質(zhì)的提高，明白自身的職業(yè)道德，以達(dá)到培訓(xùn)的目的。二、完善辦公室的管理機制辦公室文秘在工作的時候，應(yīng)該提高文秘人員的工作質(zhì)量，在培訓(xùn)文秘的時候應(yīng)該注意加強學(xué)習(xí)的效果，構(gòu)建有效的管理機制，還應(yīng)該設(shè)置一定的考核模式。在培訓(xùn)以后，為了清楚培訓(xùn)的結(jié)果，應(yīng)該對文秘的工作進(jìn)行考核，根據(jù)成績的優(yōu)異程

4、度設(shè)定適合總體的解決方式，完善考核制度，對文秘的工作提出嚴(yán)格的要求和規(guī)定。三、加強文秘的工作創(chuàng)新意識在辦公室文秘工作中，要跟著時代的腳步進(jìn)行工作創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)的工作模式，提高工作效率。如果文秘在工作中一直按照傳統(tǒng)模式進(jìn)行工作，思想老舊、一成不變，勢必會影響企業(yè)的工作，影響企業(yè)的發(fā)展。在文秘工作的過程中，要不斷地進(jìn)行工作總結(jié)，吸取工作中的教訓(xùn)，積累工作經(jīng)驗，提高自己的工作效率和辦事能力，形成自己的工作方式。另外，還應(yīng)該不斷地總結(jié)經(jīng)驗，創(chuàng)新工作方式，借鑒別人的工作模式，取其精華去其糟粕，更好地為公司發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。四、加強思想政治文化素養(yǎng)一個人的思想政治文化素養(yǎng)決定了這個人的發(fā)展方向，所以對于

5、辦公室文秘的思想文化素質(zhì)的加強是一個辦公室整體素質(zhì)的體現(xiàn)。思想文化素質(zhì)的提高有利于他們自我創(chuàng)新意識的增強和開拓精神的發(fā)展。文秘想要自己工作突出，必須強化自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力和服務(wù)意識，處理好自己各方面的工作，尤其是工作和生活之間的關(guān)系。對自己要求嚴(yán)格一點，才能讓自己取得好成績，才能使人信服，讓上級領(lǐng)導(dǎo)滿意。主動適應(yīng)工作環(huán)境，才能在真正的工作中游刃有余。辦公室文秘人員要有較為獨立的處理問題和溝通問題的能力，因為辦公室文秘需要接觸和處理一些比較復(fù)雜煩瑣的事情，想要面對問題能夠胸有成竹，就要經(jīng)常和領(lǐng)導(dǎo)還有其他同事多交流、溝通，這樣才能夠有條不紊地開展日常工作。如果沒有良好的心理素質(zhì)，就不能正確地對待別

6、人的批評和建議，容易迷失自己。所以，面對煩瑣的人和事要有一個好的心理素質(zhì)，這樣才能穩(wěn)定地開展日常工作。五、設(shè)置員工的獎懲制度設(shè)置獎懲制度在辦公室文秘中具有重要作用，可以調(diào)動文秘工作的積極性。在企業(yè)的運行中，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的員工進(jìn)行獎勵，可以使得員工的工作更加高效。公司制訂獎懲機制可以使得文秘提高自身標(biāo)準(zhǔn)，向著公司的目標(biāo)發(fā)展，讓辦公室整體共同奮斗，提高協(xié)同工作的能力，還能防止員工在傳統(tǒng)的工作模式中迷失前進(jìn)的方向和動力。六、注意辦公室的人文文化在辦公室的工作中應(yīng)該注意員工的心理變化，不能只關(guān)注公司的業(yè)績，不照顧員工的心理。要多關(guān)注員工的心理，減少影響員工工作情緒的環(huán)節(jié)，一些不合理的企業(yè)工作環(huán)節(jié)應(yīng)該去除，防止影響員工的工作積極性，降低工作效率和工作質(zhì)量。所以，公司應(yīng)該注重人文氛圍，為員工著想，讓員工感到公司的溫暖，讓員工有歸屬感，提高員工的幸福感。七、營造良好的企業(yè)氛圍在企業(yè)的工作氛圍中應(yīng)該加強企業(yè)文化建設(shè)，加強對企業(yè)文化的教育互動，為文秘提供和諧愉快的環(huán)境，強化權(quán)責(zé)意識，增強為企業(yè)奉獻(xiàn)的精神和意識。要配合領(lǐng)導(dǎo)完成日常工作，遵守工作要求，不以權(quán)謀私，努力工作，盡忠職守。八、結(jié)語文秘工作是輔助領(lǐng)導(dǎo)完成工作指導(dǎo)，幫助企業(yè)正常運行的工作人員，在企業(yè)的