電子時(shí)代背景下圖書館文書資料管理分析

1、    電子時(shí)代背景下圖書館文書資料管理分析    陳沛光摘 要：電子時(shí)代背景下，圖書館的文書資料管理也需要做出相應(yīng)的改變，而且圖書館中的相關(guān)文書資料數(shù)量不斷增加，類型更加多樣，也為圖書館的管理工作增加了難度，原有的對文書資料管理存在很多弊端，容易出現(xiàn)信息資料的丟失或損壞等問題。電子時(shí)代背景下圖書館需要更多的借助先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，去提高自身的管理水平。本文主要對電子時(shí)代背景下圖書館文書資料管理進(jìn)行了分析，希望能實(shí)現(xiàn)管理的先進(jìn)性的發(fā)展。關(guān)鍵詞：電子時(shí)代；圖書館；文書資料管理當(dāng)代社會(huì)中，各種網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展速度非?？?，進(jìn)入了電子時(shí)代之后人們的生活、學(xué)習(xí)、工

2、作都發(fā)生了很大的改變，計(jì)算機(jī)技術(shù)在大多數(shù)的行業(yè)領(lǐng)域都得到了廣泛的應(yīng)用，在圖書館的經(jīng)營發(fā)展中，也需要結(jié)合電子時(shí)代的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn) 自身管理的不斷進(jìn)步與革新，讓圖書館的文書資料管理制度更加的完善，也更加符合電子時(shí)代讀者的需求。一、電子時(shí)代背景下圖書館文書資料管理現(xiàn)狀我國歷史文明底蘊(yùn)深厚，留存下來的資料記錄也都非常的豐富，通過圖書館讀者既可以查閱或借閱到現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)相關(guān)資料，而且對那些歷史珍藏及文書資料也能進(jìn)行借閱1。圖書館在其自身的運(yùn)作中需要對這些文書資料進(jìn)行妥善的保管，通常會(huì)耗費(fèi)很大的人力物力。圖書館中的文書資料與一般的圖書資料有著很多方面的差別，通常圖書館在管理中會(huì)按照資料的形態(tài)、內(nèi)容以及年代等

3、方面的不同去進(jìn)行分類存放，分類方法比較多樣化。在以前的圖書館管理中，對于相關(guān)的公文等文書資料的保存比較重視，采取的分類方法也都比較特別。但是原有的管理模式為圖書館的文書資料的閱覽帶來了一些難點(diǎn)，使得很多的文書資料沒有實(shí)現(xiàn)價(jià)值的充分發(fā)揮?，F(xiàn)代社會(huì)，信息技術(shù)快速發(fā)展，并且得到了廣泛的應(yīng)用，圖書館中的文書資料管理也逐漸形成了信息化與電子化，文書資料的閱覽方式也已經(jīng)改變，從原有的借閱室閱覽形式轉(zhuǎn)變?yōu)榱死脀eb等電子媒體進(jìn)行閱覽的形式，很大程度上提升了文書資料的利用度。并且，在圖書館運(yùn)作中，傳統(tǒng)的文書資料的管理也大部分都達(dá)到了公開的電子化管理。這種公開化的信息管理模式使得當(dāng)?shù)氐臍v史文化信息及發(fā)展特色可

4、以更加廣泛的被外界了解，增強(qiáng)了信息的推廣與共享，這種電子化的管理方式對歷史方面的文書資料的管理的完整性的提高也是非常有利的。二、電子時(shí)代背景下圖書館文書資料電子化的過程分析電子時(shí)代背景下，圖書館中的文書資料實(shí)現(xiàn)電子化管理是歷史發(fā)展的必然，也應(yīng)是圖書館建設(shè)發(fā)展的趨勢，在科學(xué)技術(shù)水平日益發(fā)達(dá)的今天，圖書館中的文書資料等進(jìn)行電子化管理的方式也是多種多樣的，不同類型的文書資料需要按照其具備的特點(diǎn)去選擇與之相適應(yīng)的管理方法2。比如圖書館中一般的文書資料，可以使用模擬資料的方法進(jìn)行管理，如對收縮膠卷的管理就是這種方法；而對于圖書管中的原始資料與實(shí)物資料，主要使用羅馬數(shù)字的方式進(jìn)行記錄管理；對于其中電子化的

5、目錄數(shù)據(jù)或者資料，則應(yīng)該使用英文字母進(jìn)行展示與管理。在當(dāng)前電子照相技術(shù)的快速發(fā)展中，相機(jī)的像素也逐漸提高，照相功能愈加強(qiáng)大，文書資料也普遍實(shí)現(xiàn)了電子化的展示和存放，增強(qiáng)了管理工作的有效性。圖書館文書資料的保存，可以通過傳統(tǒng)的物理性資料及現(xiàn)代電子信息相結(jié)合的方式進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)文書資料的數(shù)字信息化管理。對于那些實(shí)物文書資料則可以在做好目錄數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，對具體的數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，并做好相關(guān)資源和數(shù)據(jù)的信息連接工作，這種方式之下，電子化與實(shí)物化的文書資料既可以實(shí)現(xiàn)有效的結(jié)合了，為文書資料的管理提供了很大的便利?，F(xiàn)階段，為了適應(yīng)持續(xù)變化的環(huán)境，使文書資料的管理、保存工作的開展更加完善，通常都會(huì)采用當(dāng)前比較實(shí)

6、用的文書資料數(shù)據(jù)格式born digitalcontents，它主要包含有記錄相關(guān)公共設(shè)施及學(xué)校等的廣告的信息資料或者web網(wǎng)頁，這是圖書館未來管理發(fā)展的一種趨勢。三、電子時(shí)代背景下圖書館文書資料管理的完善對策電子時(shí)代背景下如何做好圖書館的文書資料的管理工作是人們關(guān)注的內(nèi)容，也是需要迫切的解決的一個(gè)問題3。在管理方法的完善上需要首先進(jìn)行文書資料相關(guān)數(shù)據(jù)的設(shè)計(jì)，再采取電子化的手段去對數(shù)據(jù)進(jìn)行保存與使用。電子時(shí)代背景下，圖書館文書資料的管理不僅要將文書資料的要素進(jìn)行保存，還應(yīng)該對各種膠卷進(jìn)行模擬復(fù)制，重視與其他圖書館間的文書資料的交換與共享，使得圖書館管理可以適應(yīng)不同類型的數(shù)據(jù)目錄模式。在當(dāng)前階段

7、圖書館的文書資料的管理達(dá)到了一定程度的數(shù)字化，但要想與時(shí)代發(fā)展要求更加一致，在文書資料管理中就應(yīng)該盡量的做到電子化管理的規(guī)范化、模型化的發(fā)展?？梢酝ㄟ^建立oais模型化的信息數(shù)據(jù)的管理，將圖書館文書資料分為保存記述、內(nèi)容信息、組合信息等相應(yīng)的數(shù)據(jù)模型。在各種不同的模型之下，既可以做到文書資料的分類管理，還可以將不同要素進(jìn)行互換，實(shí)現(xiàn)不同文書資料要素之間的靈活轉(zhuǎn)換，使得文書資料的保存與使用都更加的方便。四、結(jié)束語電子時(shí)代背景下圖書館的文書資料的管理方式得到了很大的改善，對傳統(tǒng)的圖書館文書資料的管理工作中存在的一些弊端進(jìn)行了完善，使得文書資料得到了更加充分的利用，發(fā)揮了其應(yīng)有的價(jià)值，在今后的發(fā)展中，圖書館文書資料管理需要結(jié)合自身特點(diǎn)及需求，借助電子時(shí)代的優(yōu)勢提高文書資料的利用效率，為廣大的讀者提供更加優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)。參考文獻(xiàn)：1白蘇紅.電子化時(shí)代圖書館的文書資料管理探究j.知