促進事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設的幾點建議

1、    促進事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設的幾點建議    劉緒亮摘要 伴隨著計算機技術、通信技術及互聯(lián)網技術的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理原有的模式已經不能適應新形勢下發(fā)展的需要。把原來的紙質檔案進行重新分組與加工，用現(xiàn)在的新技術重新整合并實行數(shù)字化存檔是大勢所趨，在很大程度上將會給實行新型檔案管理模式的單位節(jié)約很多的人力、物力。那么如何做好紙質檔案向數(shù)字檔案的合理轉換、更替，將是重中之重。該文分析了影響事業(yè)單位數(shù)字檔案管理的12點問題，并提出為加強檔案化管理的相關措施。關鍵詞 事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化；標準化；整合；建議 r19 a 1672-5654（

2、2018）10（b）-0176-03abstract with the rapid development of computer technology， communication and internet technology， the primary model of file management in the institutions has not adapted to the demand of the development under the new situation.which can save many human resources and material reso

3、urces to the largest extent. how to do well in the rational change and replacement of paper files to the digital files is the most important issue. doing well in this job is of great importance to maintaining the social stability and harmonious development.key words institution； file management； dig

4、ital； standardized； integration； suggestion伴隨著社會科學技術的快速發(fā)展，社會各業(yè)都已經步入了“互聯(lián)網+”的時代，如何充分利用數(shù)字網絡新技術來提升、改造原來傳統(tǒng)的事業(yè)機構檔案管理模式，是擺在各事業(yè)單位面前的重要課題。信息化、數(shù)字化能夠快速、準確處理事業(yè)機構各單位檔案管理工作，是完善各事業(yè)單位檔案管理工作的有效辦法1。如果能夠及時把信息化、數(shù)字化等先進技術合理地引入到事業(yè)單位機構檔案的管理任務當中，并把此項工作合理結合員工職業(yè)素養(yǎng)提升、系統(tǒng)基礎工作等工作環(huán)節(jié)，那么，便能夠在快速創(chuàng)建信息化、數(shù)字化的同時，促進事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新、改進和提升2。由此可

5、以明確看出加快檔案信息化、數(shù)字化建設，完善事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)和人員信息管理系統(tǒng)，將是今后很長一段時間內事業(yè)單位檔案管理的一個重要手段和發(fā)展目標。1 檔案管理數(shù)字化替代傳統(tǒng)檔案管理的必然性檔案數(shù)字化管理能使資料及時歸檔，并能保證快速、準確的提供利用，是對干部人事檔案管理工作傳統(tǒng)管理辦法的一次創(chuàng)新，能夠快速實現(xiàn)檔案和檔案材料收集、整理、鑒別、保管、轉遞、統(tǒng)計、查閱等日?；ぷ?，并可利用單位系統(tǒng)專網來對工作人員檔案實行網上瀏覽和遠程查借閱3。以組織部門為例，干部的提拔、任用都需要準確詳細的檔案存儲信息。而采用檔案數(shù)字化管理后，便可以及時獲取詳細、準確的信息數(shù)據(jù)，幫助領導層迅速制定相應的決策。在如今

6、，伴隨著科技的迅猛發(fā)展，數(shù)字、網絡技術將會逐漸普及于檔案資料管理之中。數(shù)字、網絡技術的使用，便于較好地實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，不會因為各種原因而影響對檔案資料的管理和應用。還可以提升檔案的實時調用率，得益于數(shù)字化檔案的科學排序與分組，使用者能夠在較短的時段內找出目標檔案4。同時，檔案數(shù)字化管理使事業(yè)單位相關科室查詢檔案資料變得非常容易，能夠實現(xiàn)足不出戶便可知曉相關信息。在信息的超時空流動年代，讓單位與單位，部門與部門，人與人之間的交流與管理變得簡單、快捷。在過去，各事業(yè)單位一直使用粗放型檔案管理模式。這就需要增加大量辦公人員和費用來解決這一難題，這就大大提高了單位管理成本。數(shù)字化檔案管理，則大量節(jié)

7、約了人力成本，占地空間和紙張消耗，減少了單位成本投入。查閱相關資料更是變得方便迅捷，避免了各種浪費現(xiàn)象的發(fā)生。另外，檔案數(shù)字化管理更能有效防止檔案資料丟失，毀壞，還能有效防止紙質外表的數(shù)據(jù)信息模糊或消失。而數(shù)字檔案則不會出現(xiàn)這一問題。但是，我們也應該要認識到，檔案數(shù)字化管理并非是一蹴而就、一帆風順的，而是在發(fā)展中逐漸完善起來的。鑒于以上所述，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理將很快全面展開5。傳統(tǒng)管理方式將很快被淘汰、更新。2 影響事業(yè)單位數(shù)字檔案管理的幾點問題檔案管理屬于當前各事業(yè)機構一項基本的管理任務，事業(yè)機構多方面的數(shù)據(jù)、資料存檔以及對相關信息的合理加工，歸納與保存都起著至關重要的作用。當前，事業(yè)單

8、位檔案管理的過程中出現(xiàn)了很多問題，給檔案管理工作帶來了一定的影響和損失6。比如經常碰到的問題有以下幾個方面。部分事業(yè)單位檔案工作目標尚不明確，檔案管理具體工作無法達到標準化、制度化以及合理化。不少事業(yè)機構檔案管理相應的職能作用弱化了。檔案工作人員的能力和素質與檔案數(shù)字化管理要求還存在很大的差距。在這種情況下就會導致事業(yè)單位檔案管理工作長時間處于低層次發(fā)展階段。相關事業(yè)單位檔案工作管理難以提供有效的物質、技術以及管理系統(tǒng)支持，無法有效獲得互聯(lián)網、信息技術等方面的有效支撐，使檔案數(shù)字化管理難以發(fā)揮最大的職能效用.如今網絡應用已經變得非常普遍，互聯(lián)網共享、開放、和自由的特性，在給廣大檔案管理用戶帶來

9、便捷服務的同時也帶來不少安全隱患。檔案管理工作的數(shù)字化在實際應用中存在著一定的薄弱環(huán)節(jié)，電子政務檔案在經由互聯(lián)網大量的傳遞、發(fā)布、瀏覽過程中，會被很多人看到和掌握，這樣難免就會出現(xiàn)人為破壞、修改、刪除等問題，如果處理不當，將會給事業(yè)單位數(shù)字檔案管理工作帶來麻煩7。3 加強事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的相關措施如上所述，檔案管理數(shù)字化在逐漸普及的過程中，雖然能給使用單位帶來很大的便利，但要實現(xiàn)平穩(wěn)過渡，有很多問題還需要積極面對和解決。為了更好地處理好這些存在的矛盾，還需要做好以下幾點。3.1 事業(yè)單位檔案管理要明確目標和方向隨著社會的發(fā)展和形勢的需要，事業(yè)機構檔案管理工作， 需要做到規(guī)范化與現(xiàn)代化，要

10、跟上互聯(lián)網發(fā)展的步伐。這就需要把數(shù)字化作為發(fā)展出路。隨著高新科技，網絡技術的快速發(fā)展，把數(shù)字化管理技術應用到當前檔案管理工作中，已經成為當前事業(yè)機構檔案工作的目標與任務8。采用數(shù)字化管理后，事業(yè)單位檔案管理工作便會變得更加準確、便捷，才能實現(xiàn)快速為事業(yè)機構、群眾及社會多角度服務的需要.3.2 事業(yè)機構數(shù)字化管理的理念急需轉變事業(yè)單位在自身發(fā)展過程中，隨著計算機信息技術的應用普及，單位中從事檔案工作的相關人員需要培養(yǎng)，要快速建立檔案數(shù)字化觀念，要學會善于利用數(shù)字網絡提供的采集系統(tǒng)機動快速完成對原有檔案材料的數(shù)字化批量采集處理、整理。要提高對單位原有干部檔案及材料的收集、整理、統(tǒng)計、查閱等相關業(yè)務

11、能力9。利用實際工作，學習新的數(shù)字管理理念，研究制定出有效的改善措施，從而在改革過程中充分發(fā)揮出數(shù)字化檔案的最大功效。3.3 事業(yè)機構檔案從業(yè)人員整體素質與技能還要提高廣大事業(yè)機構檔案工作的發(fā)展是否順利除了具體單位及上級領導的重視，更依賴于從事單位具體檔案管理工作的人員整體素質與技能是否良好。這就要求當前具體事業(yè)機構檔案管理工作單位，要積極鼓勵從事檔案工作管理的人員深入學習數(shù)字檔案管理技能，并開展相應的培訓或外出學習來提高本單位從事機構檔案管理人員的整體素養(yǎng)和專業(yè)技能10。只有這樣才能快速適應新形勢下社會發(fā)展對檔案工作的要求。使事業(yè)機構的檔案管理工作能夠為社會帶來更為快捷、準確、方便的服務。從

12、事事業(yè)機構檔案管理的具體工作者要緊緊把握這次高新科技創(chuàng)新帶來的機會，在個人的具體崗位上充分發(fā)揮自身獨到的優(yōu)勢，并嚴格按照科學的理論與操作方式來全面提升自己的管理，操作技能，為全面推進檔案數(shù)字化工作的順利開展貢獻個人最大的力量。3.4 進一步完善事業(yè)機構數(shù)字管理機制體系數(shù)字檔案在高速發(fā)展的同時，為使用單位提供了便捷的服務。滿足了事業(yè)機構相關單位在日常工作中的需要。但另一方面也同時發(fā)現(xiàn)了一些問題。比如，由于具體操作失誤、泄密等原因，就會發(fā)生單位數(shù)字檔案會被別人隨意訪問、破壞也有可能發(fā)生病毒感染或者資料丟失等意外情況，使電子檔案的科學化、規(guī)范化管理收到了嚴重制約。如何做好以上問題的防范與解決需要做好

13、以下幾個方面。做好數(shù)字檔案管理體系標準化建設。隨著電子檔案使用的逐漸增多，檔案管理部門在電子檔案開發(fā)使用過程中要充分考慮到電子檔案可能會出現(xiàn)的以上問題。要制定電子檔案管理體系、管理流程，并建立、健全、統(tǒng)一、規(guī)范的數(shù)字檔案管理標準，要做到電子檔案管理流程細化，嚴格要求工作人員遵守工作職責，嚴格執(zhí)行操作方法，嚴明工作紀律，要充分明確并掌握數(shù)字檔案管理中的技術難點，保證事業(yè)機構電子檔案的規(guī)范化、標準化與科學化建設落到實處11。加強數(shù)字檔案技術管理手段。提前做好數(shù)字檔案的接收、存儲、鑒定、應用等環(huán)節(jié)的防范工作.有效避免人為破壞、病毒攻擊、意外丟失等意外發(fā)生。為了在意外發(fā)生時有補救辦法，要提前做好數(shù)字檔

14、案備份工作?？梢宰龅健眱蓷l線”并存，即紙質檔案與電子檔案可以同時做好儲存，來降低檔案存儲的風險。要建立健全相應的數(shù)字檔案管理法規(guī)。用完善的法律法規(guī)來約束不法破壞行為，可以對現(xiàn)行檔案法中數(shù)字檔案管理的有關條款進行一定的修改并在此基礎上進行相應的完善，為數(shù)字檔案管理創(chuàng)造一個安全和諧的外圍環(huán)境。減少檔案管理者的壓力，促進數(shù)字檔案健康快速的成長與發(fā)展。針對各事業(yè)機構數(shù)字檔案存儲過程中已經或可能出現(xiàn)的問題，相關部門或單位要提前做好防范工作。要隨時邀請計算機公司或者從事數(shù)字檔案管理這一領域的工程技術人員定期或不定期地對本單位檔案管理人員進行理論培訓，并結合實際需要進行業(yè)務指導，快速提高本單位數(shù)字檔案從業(yè)人

15、員的工作水平12。此外，要保證電子系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性，同時要設置相關的防范病毒侵入系統(tǒng)，保證單位數(shù)字系統(tǒng)的日常運行安全。具體機構或者單位負責人要加強對硬件設施的維護與投資力度，要根據(jù)專家要求選用合適的硬盤來確保數(shù)字檔案存儲的安全。有力地推動單位數(shù)字檔案的安全運行，促進各事業(yè)機構單位的安全，快速發(fā)展。4 結語數(shù)字檔案管理水平對于如實反映社會信息、銘刻歷史發(fā)展具有十分重要的意義。它能夠保證國家文獻系統(tǒng)的保存完整。對于整個人類社會、單位以及個人的真實存在與發(fā)展都有著非常重要的現(xiàn)實意義。尤其是在當前“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”，社會日新月異，快速發(fā)展的社會，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設必將為促進人類社會的和諧發(fā)

16、展發(fā)揮越來越大的作用。參考文獻1 楊大鵬，丁靜.論電子文件迅速發(fā)展帶來的檔案管理模式變革j.山東檔案，2015（4）：13-15.2 張紅艷.數(shù)字化檔案管理的應用現(xiàn)狀及未來發(fā)展解析j.辦公室業(yè)務，2015（3）：43.3 李艷.淺談檔案管理現(xiàn)代化與信息化j.中國管理信息化，2016（14）：178.4 張松令.新時期檔案的數(shù)字化管理j.2016年第一屆財富論壇論文集，今日財富論壇，2016.5 孫文興.淺析事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理j.檔案管理，2014， 23（2）：216-218.6 王麗勇.探討高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題j.赤峰學院學報：自然科學版，2014（2）：164-165.7 季軒.高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化探索j.產業(yè)與科技論壇，2016（15）：209-210.8