探究信息化條件下的檔案管理

1、    探究信息化條件下的檔案管理    趙明赫摘 要：社會(huì)不斷發(fā)展，科技不斷進(jìn)度，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代檔案信息資源應(yīng)用的多元化需求，需要及時(shí)的對(duì)檔案管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。要應(yīng)用先進(jìn)的信息化技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行改革，有效提升檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。信息化技術(shù)應(yīng)用對(duì)檔案管理工作開(kāi)展注入了新的生命力，可以更深層次的挖掘檔案信息資源的價(jià)值，使得檔案信息可以更為良好的為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展而服務(wù)。本文就是對(duì)信息化條件下的檔案管理進(jìn)行探究，希望對(duì)相關(guān)人員有所啟示。關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；科技信息技術(shù)產(chǎn)生對(duì)眾多領(lǐng)域發(fā)展也起到了積極的促進(jìn)作用，對(duì)于我國(guó)的檔案管理領(lǐng)

2、域也是如此。應(yīng)用信息化技術(shù)對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化和改良，是檔案管理領(lǐng)域現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢(shì)。各級(jí)檔案管理部門必須要明確信息技術(shù)與檔案管理領(lǐng)域融合優(yōu)勢(shì)所在。立足于檔案管理的實(shí)際情況，切實(shí)提升檔案管理的質(zhì)量和檔案管理效率，保證檔案管理服務(wù)可以獲得社會(huì)的認(rèn)可，使得檔案管理領(lǐng)域向更高的層次發(fā)展。對(duì)信息化條件下的檔案管理進(jìn)行探究是具有重要意義的，下面就對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)闡述。1 檔案信息化的特點(diǎn)對(duì)以往檔案管理模式進(jìn)行分析，傳統(tǒng)檔案管理模式主要是采用了紙質(zhì)媒介，工作人員在對(duì)檔案信息資源進(jìn)行找尋的過(guò)程中，只能通過(guò)手動(dòng)翻閱的方式找尋相關(guān)資料，此過(guò)程中會(huì)消耗大量的時(shí)間，嚴(yán)重降低了檔案信息管理工作效率。檔案信息化

3、管理可以進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)建設(shè)，通過(guò)檢索工具快速找尋需求的檔案信息數(shù)據(jù)，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)檔案信息自動(dòng)化的存取，消除了資質(zhì)媒介檔案信息儲(chǔ)存不安全這一情況。在信息化背景的影響下，一定要應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化和改良，檔案管理工作人員的工作壓力和工作負(fù)擔(dān)會(huì)較大程度的降低，不在需要花費(fèi)更多的時(shí)間放在那些瑣碎的小事上，使得檔案管理工作人員可以將更多的精力投放在檔案信息資源開(kāi)發(fā)中去。在先進(jìn)信息技術(shù)的支持下，檔案信息資源開(kāi)發(fā)也可以向更高層次發(fā)展，促使檔案信息開(kāi)發(fā)可以呈現(xiàn)出智能化、先進(jìn)化的特點(diǎn)，滿足客戶對(duì)檔案信息的多元化需求。檔案信息資源要具備良好的共享性，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展使得檔案信息資源的獲取與共

4、享更為便捷。檔案信息資源需求用戶可以不受時(shí)間與空間的限制，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)快速找尋自己所需求的檔案信息資源。在該背景的影響下，數(shù)據(jù)化檔案庫(kù)、檔案信息管理系統(tǒng)也逐漸產(chǎn)生，進(jìn)一步強(qiáng)化了檔案信息資源的共享性。檔案管理工作開(kāi)展的主要目的就是對(duì)有價(jià)值的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和儲(chǔ)存，為客戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源服務(wù)。所以，相關(guān)工作人員一定要不斷加強(qiáng)研究力度，在較短的時(shí)間內(nèi)完成檔案信息共享平臺(tái)建設(shè)，對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行健全和完善，保證檔案信息資源應(yīng)用的社會(huì)化。2 實(shí)現(xiàn)信息化條件下檔案管理的有效策略2.1 改革傳統(tǒng)檔案的管理模式想要使得信息技術(shù)與檔案管理模式進(jìn)行融合，促使檔案管理模式向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，相關(guān)工作人員必須

5、要從以下幾方面?。第一方面，要盡可能的將以往紙質(zhì)媒介的檔案信息資源轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化信息資源。主要是因?yàn)榧堎|(zhì)媒介的檔案信息資源在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中很有可能出現(xiàn)丟失和破損情況，對(duì)檔案信息資源價(jià)值守護(hù)以及檔案信息資源的再利用會(huì)造成非常不良影響。除了紙質(zhì)媒介的檔案信息資源外，以往檔案信息資源收集和整理都是由檔案管理工作人員人工操作的，檔案管理工作人員工作壓力和工作負(fù)擔(dān)都比較沉重，很多崗位工作開(kāi)展也過(guò)于繁瑣復(fù)雜，所以對(duì)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)有著較高要求。特別是如果需要管理的檔案信息資源數(shù)量較多，檔案管理工作人員需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間才能完成工作，而且工作質(zhì)量和工作效率也不能得到良好保障。將傳統(tǒng)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)

6、字化的轉(zhuǎn)變，可以有效降低檔案管理工作人員的工作壓力和工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)還可以較大程度的提升檔案管理工作質(zhì)量和工作效率。同時(shí)，電子檔案更加容易儲(chǔ)存和保管，可以良好保障檔案信息資源的安全性。客戶對(duì)檔案信息資源有所需求時(shí)，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)客戶端進(jìn)入檔案信息管理系統(tǒng)利用權(quán)限對(duì)需求的檔案信息資源進(jìn)行下載，然后應(yīng)用移動(dòng)儲(chǔ)存裝置對(duì)信息資源進(jìn)行儲(chǔ)存。傳統(tǒng)形式的檔案信息資源管理需要花費(fèi)較多的人力、物力資源，同時(shí)還需要較大的場(chǎng)地支持。檔案信息資源數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，工作人員的工作效率得到了提升，檔案信息資源也得到了最佳優(yōu)化配置，從而可以更深層次的開(kāi)發(fā)檔案信息資源的價(jià)值。2.2 監(jiān)理現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)想要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源

7、的現(xiàn)代化管理，必須要積極建設(shè)檔案管理部門自身的信息平臺(tái)，從而對(duì)檔案信息管理水平提升奠定良好基礎(chǔ)。為此，需要檔案管理部門在建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)時(shí)，注意以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：第一，建立科學(xué)的管理程序。計(jì)算機(jī)管理程序的設(shè)定，對(duì)于未來(lái)檔案管理工作的開(kāi)展具有重要意義，因此相關(guān)管理設(shè)計(jì)人員在進(jìn)行該模塊工作時(shí)，需要結(jié)合檔案管理工作的特點(diǎn)，以及檔案館的實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)計(jì)，保證檔案管理人員能夠迅速掌握，推動(dòng)工作的順利開(kāi)展。第二，根據(jù)檔案管理的工作內(nèi)容，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的各項(xiàng)功能進(jìn)行設(shè)定。在設(shè)計(jì)時(shí)主要以工作的高效開(kāi)展為主要目標(biāo)，進(jìn)而為提升其工作效率和工作質(zhì)量做出貢獻(xiàn)。第三，建立健全的安全防護(hù)系統(tǒng)。由于檔案工作具有較強(qiáng)的機(jī)密

8、性，內(nèi)容一旦被泄，后果不堪設(shè)想，因此需要相關(guān)設(shè)計(jì)人員一定要加強(qiáng)對(duì)該信息平臺(tái)的安全維護(hù)，保證檔案信息的安全。2.3 完善檔案管理體制隨著當(dāng)前檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，管理內(nèi)容的變化，原有的檔案管理體制已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理，需要對(duì)其進(jìn)行完善。為此，相關(guān)部門需要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)，從而實(shí)推動(dòng)信息化條件下的檔案信息的現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。首先，相關(guān)部門要根據(jù)當(dāng)前發(fā)展的現(xiàn)狀以及檔案管理的實(shí)際情況，將現(xiàn)代化信息技術(shù)體現(xiàn)在當(dāng)前的檔案管理原則以及條例之中，進(jìn)而使檔案管理人員在開(kāi)展工作時(shí)具有可遵循的依據(jù)，從而保證工作的有序開(kāi)展，保證檔案管理工作的水平和質(zhì)量；其次，加強(qiáng)各檔案館對(duì)數(shù)字化、現(xiàn)代化管理的重視。當(dāng)前一些檔案管理部門雖然引進(jìn)了相關(guān)的技術(shù)設(shè)備，但卻仍將人工操作作為主要的管理方式，從而導(dǎo)致資源的浪費(fèi)。因此需要相關(guān)部門加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作現(xiàn)代化的重視，積極將現(xiàn)代化的管理模式應(yīng)用到檔案管理之中，從而避免造成資源的浪費(fèi)，提升其檔案管理的水平。3 結(jié)語(yǔ)信息化條件下檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，需要通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理體制與檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)和完善，然后通過(guò)建立現(xiàn)代化的管理體系，增強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)等措施，推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化、現(xiàn)代化，進(jìn)而使其符合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，提高檔案管理的效率。參考文獻(xiàn)1郭金瑞，欒天浩，翟季，等.吉林省農(nóng)業(yè)科技檔案現(xiàn)狀