新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革新策略

1、    新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革新策略    李愛美+劉玉章（山東省青州市陽河管理局）摘 要：本文就當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理中常見的幾個問題進(jìn)行了分析，針對新形勢下事業(yè)單位檔案管理改革工作的要求提出了創(chuàng)新與改革措施，希望通過本文的闡述與探討，能夠為相關(guān)的人員工作提供一定的幫助，促進(jìn)我國事業(yè)單位檔案管理水平的提升。關(guān)鍵詞：新形勢；事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新；服務(wù)模式；改革可以說，事業(yè)單位的發(fā)展與檔案工作有著密不可分的關(guān)系，檔案是事業(yè)單位工作的核心所在，也是開展各項業(yè)務(wù)的參考依據(jù)。因此，事業(yè)單位要重視對檔案的管理。而我國目前的事業(yè)單位檔案管

2、理中，存在著較多的問題，尤其是在新形勢下，我國事業(yè)單位檔案管理中的問題逐漸暴露出來，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的發(fā)展。因此，需要采取有效的措施，來對事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，并對檔案管理的服務(wù)模式進(jìn)行有效的改革，從而更好的推動事業(yè)單位檔案管理工作的開展，這樣就可以實現(xiàn)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展。1 新形勢下事業(yè)單位檔案管理存在的問題1.1 檔案管理工作體制方面存在的問題檔案工作是一項長期被動的工作模式，在檔案工作中無論是檔案信息的收集還是整理，都是被動的開展，這也造成了檔案管理工作人員對于檔案管理的重要性認(rèn)識不足，沒有建立相應(yīng)的檔案管理監(jiān)督機制，無法對檔案管理實施有效的監(jiān)控，這樣就會使得檔案管理工作在開

3、展中出現(xiàn)一定的問題，如檔案收集率低，檔案存儲混亂等。1.2 檔案管理技術(shù)方面存在問題很多事業(yè)單位的檔案管理模式都在沿用傳統(tǒng)的管理模式，相關(guān)的管理技術(shù)也沒有進(jìn)行更新。在新形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)今社會和事業(yè)單位發(fā)展的需求，傳統(tǒng)管理技術(shù)中存在的弊端逐漸暴露出來，如檔案的利用率逐漸降低，檔案的存儲變得混亂，檔案的查詢變得復(fù)雜等。這些問題的出現(xiàn)主要是因為傳統(tǒng)的檔案管理模式無法適應(yīng)新形勢的發(fā)展需求，事業(yè)單位的檔案管理人員無法有效的掌握運用新形勢下所產(chǎn)生的各種新型檔案管理技術(shù)，而且事業(yè)單位也沒有定期對相關(guān)的檔案管理工作人員進(jìn)行新技術(shù)培訓(xùn)，這就使得很多的檔案管理人員無法掌握必要的管理技能，在

4、管理上缺少經(jīng)驗，從而使得檔案管理工作的開展受到影響。就這點來看，我國的事業(yè)單位檔案管理工作的整體水平還比較低，還有待進(jìn)一步的提升和發(fā)展。1.3 檔案管理工作人員方面存在的問題大多數(shù)的事業(yè)單位沒有配備專業(yè)的檔案管理人才隊伍，負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員大部分屬于兼職人員，這些兼職人員往往會受本職工作的限制，無法將精力全部的投入到檔案管理工作中，這樣就使得事業(yè)單位檔案管理工作的開展并不順利，檔案管理的效果大打折扣。另外，由于檔案管理工作人員屬于是兼職人員，并不是專業(yè)的檔案管理人員，所以在管理技能上相對較弱，無法有效的保障檔案管理工作的開展質(zhì)量，這樣就阻礙了我國事業(yè)單位檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。2 新形勢下

5、事業(yè)單位檔案管理改革的內(nèi)容2.1 建設(shè)數(shù)字化的檔案管理模式當(dāng)前，檔案管理中較為典型的數(shù)字化技術(shù)包含數(shù)字加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等，檔案信息資料經(jīng)由數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案信息，可以有效的實現(xiàn)信息資料的更新、整合及補充。作為事業(yè)單位的一個重要無形資產(chǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)可以有效的為單位社會效益的實現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。2.2 建設(shè)自動化檔案管理模式檔案管理工作的自動化實現(xiàn)是事業(yè)單位檔案管理信息化改革的一項重要組成。以自動化技術(shù)為基礎(chǔ)，檔案管理自動化包含信息數(shù)據(jù)的自動收集以及關(guān)鍵詞的自動提取等。自動化檔案管理模式可有效的實現(xiàn)檔案信息資料的批量處理與自動處理功能。2.3 建設(shè)體系化檔案管理模式事業(yè)單位檔案管理

6、信息化建設(shè)是一個體系化過程，較傳統(tǒng)檔案管理模式不同，其包含了檔案文檔一體化、部門銜接一體化等內(nèi)容。以數(shù)據(jù)集成技術(shù)、數(shù)據(jù)融合技術(shù)等為基礎(chǔ)，有效的增強了信息數(shù)據(jù)的通用性和兼容性。3 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革措施3.1 重組檔案管理業(yè)務(wù)流程重組業(yè)務(wù)流程是指以信息化為切入點，客觀分析每個管理業(yè)務(wù)流程，找到工作中存在的問題，利用信息技術(shù)對其進(jìn)行重新規(guī)劃，優(yōu)化整合，完成升級3。又因為信息化可以從根本上改變檔案管理，讓流程符合信息化的要求。事業(yè)單位可以從以下兩方面實現(xiàn)重組：首先，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化。事業(yè)單位的管理者要根據(jù)已定的管理流程，確定檔案管理部門與其他部門的協(xié)作關(guān)系，要求檔案對工作內(nèi)容實時

7、跟蹤，及時錄入，對其進(jìn)行編制、更新，并定期對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)，同時，還要根據(jù)需求者查閱資料的內(nèi)容，給出具有針對性與目的性的流程，滿足其他部門的多種需求。其次，讓業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化。制定標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程，可以讓檔案管理工作按照規(guī)定的程序進(jìn)行，并以此判斷流程具有的使用價值與可行性，確定職責(zé)權(quán)限，重組結(jié)構(gòu)，樹立長遠(yuǎn)的發(fā)展觀念。3.2 提高對檔案管理的重視度事業(yè)單位必須實現(xiàn)檔案管理方式的改革，以促進(jìn)單位持續(xù)發(fā)展，提高工作效率。因此，事業(yè)單位的管理者要對檔案管理工作做客觀的分析，認(rèn)識到：檔案會記錄單位內(nèi)進(jìn)行的各項工作與事務(wù)，記錄員工的工作內(nèi)容，通過閱讀檔案，可以看到工作中的各個流程，對人員進(jìn)行監(jiān)督，并且，可以把檔

8、案作為參考，根據(jù)確定的評價機制對工作業(yè)績進(jìn)行測評，制定單位發(fā)展的重要決策和改革措施。所以，事業(yè)單位要定期組織培訓(xùn)，同時還有參考其他單位成功的管理方法，進(jìn)行對比，發(fā)現(xiàn)自身管理上優(yōu)勢與不足，及時改正。還要要求檔案管理人員總結(jié)社會不同發(fā)展階段的檔案管理方式，逐步完善管理機制，實現(xiàn)科學(xué)規(guī)范化管理。3.3 加快專業(yè)管理人才的培養(yǎng)事業(yè)單位加強對檔案管理人員專業(yè)知識與素質(zhì)的培養(yǎng)，有助于改變他們的工作觀念，強化責(zé)任意識，提高管理質(zhì)量與效率，用科學(xué)化的管理方法實現(xiàn)有效管理。因此，事業(yè)單位的管理者要改變自己的態(tài)度，根據(jù)單位檔案管理的特點，適當(dāng)調(diào)整制度，建立培訓(xùn)機制，定期組織相關(guān)人員對工作人員進(jìn)行培養(yǎng)，讓其在實際管理中熟練運用專業(yè)知識與技術(shù)，培養(yǎng)專業(yè)人才。同時，還可以建立獎懲機制，提高管理人員工作的積極性。而檔案管理人員要從自身的角度出發(fā)，不斷汲取成功的管理經(jīng)驗，熟悉國家制定檔案管理規(guī)章制度，提高專業(yè)素質(zhì)，探索新的檔案管理模式，事業(yè)單位的工作有序進(jìn)行。結(jié)束語總而言之，作為事業(yè)單位管理工作的一項重要組成，事業(yè)單位檔案管理工作的有效開展關(guān)系到事業(yè)單位能否健康、穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。針對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及新形勢下數(shù)字化信息化社會發(fā)展需求，加強事業(yè)單位檔案管理信息化改革勢在必行。參考文獻(xiàn)1張鑫.試論新形勢下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新j.群文天地，2011（12）：204.2尤麗.淺