淺析高職院校系（部）教務(wù)秘書的作用和素質(zhì)能力

1、    淺析高職院校系（部）教務(wù)秘書的作用和素質(zhì)能力    晁陽趙曉宇摘要：高職院校系(部)教務(wù)秘書隊伍是高校教學管理團隊的生力軍，是學院管理工作的基層人員，在日常教學工作中發(fā)揮著獨特的重要作用，重視高職院校系(部)教務(wù)管理秘書隊伍對提高工作效率、穩(wěn)定教學秩序、提升教學管理水平具有十分重要的意義。本文從高職院校系(部)教務(wù)秘書的角色定位出發(fā)，闡述了教務(wù)秘書的工作職責和作用，分析了教務(wù)秘書需要具備的素質(zhì)要求和能力結(jié)構(gòu)。關(guān)鍵詞：高校教務(wù)秘書教學管理0引言高職院校系(部)教務(wù)秘書處在高職院校教務(wù)管理工作的第一線，是學院教務(wù)管理中的基層管理人員。從其工作性質(zhì)來看

2、，教務(wù)秘書是一個中介者，是聯(lián)系學院教學管理部門與教學單位之間、教學科與各科室之間、系(部)與教學班級之間、教師與學生之間的橋梁和紐帶；是上級決定的堅決執(zhí)行者，又是本系教務(wù)工作的基層組織者。所以，教務(wù)秘書在高職院校日常教學工作中起著獨特而重要的作用。1教務(wù)秘書的角色定位目前，在很多學校，人們對教務(wù)秘書的工作缺乏正確的認識，甚至包括少數(shù)院校領(lǐng)導都將其評價為一項瑣碎、繁雜、不足掛齒的簡單勞動，教務(wù)秘書就是“勤雜工”。這樣的錯誤認識導致部分師生對教務(wù)秘書工作不夠尊重，甚至某些部門的某些領(lǐng)導也對教務(wù)秘書工作不予理解和支持。這種局面大大挫傷了教務(wù)秘書的熱情和積極性，制約了教務(wù)秘書在教學管理上的作用，使得教

3、務(wù)教學管理工作蒼白無力、秩序混亂，從而影響了教育教學管理質(zhì)量的提高。然而，教務(wù)秘書的工作性質(zhì)是由其充當?shù)慕巧鶝Q定的，高職院校的教務(wù)秘書隊伍是保證各教學單位正常運轉(zhuǎn)和教務(wù)管理得以完善的一支重要力量。首先，教務(wù)秘書是系部教學工作的基層管理者，他們協(xié)助系部領(lǐng)導管理教學方面的常規(guī)事務(wù)，保障教學工作的正常運轉(zhuǎn)。其次，教務(wù)秘書是輔助者，將教師的教學工作和學生的成績統(tǒng)計等教學信息歸納后向系部領(lǐng)導匯報，為領(lǐng)導決策提供信息。第三，教務(wù)秘書是協(xié)調(diào)員和聯(lián)絡(luò)員，為學校職能部門、系部領(lǐng)導、教師和學生之間溝通和傳遞信息，承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息、改善關(guān)系。第四，教務(wù)秘書是服務(wù)者，為教學運行進行安排，為教師授課和學生

4、學習提供支持和幫助。所以，從一定意義上講，教學秘書應(yīng)該是系部教學系統(tǒng)的“樞紐”，受系部領(lǐng)導和學院教學部門雙重領(lǐng)導，直接參與教學活動的組織，管理本系部教學行政事務(wù)，保證系部教學活動的順利開展，圍繞教學活動為教師和學生做好管理、協(xié)調(diào)和服務(wù)工作，為領(lǐng)導提供準確詳實的信息來源，輔助領(lǐng)導做好全局工作，在角色上具有管理性、服務(wù)性、協(xié)調(diào)性和從屬性的特點。2教務(wù)秘書在教學管理中的工作職責和作用2.1協(xié)助系部領(lǐng)導做好日常教學的管理教務(wù)秘書要根據(jù)上級精神，結(jié)合本系部實際情況，積極協(xié)助系部領(lǐng)導處理好日常教學管理工作。具體包括(1)制定各專業(yè)的教學工作安排，檢查、落實教師教學情況，保證教學計劃的正常執(zhí)行；(2)制定課

5、程安排，組織各教研室征訂每學期教材，確定任課教師；(3)落實日常教學運行工作、實習實訓安排工作、教師調(diào)課工作、教學考核工作；(4)協(xié)助院系領(lǐng)導檢查、落實、總結(jié)學期教學情況，組織各教研室進行期中教學檢查，組織各專業(yè)班級召開學生座談會，收集整理學生對教學情況的反應(yīng)；(5)制定各教師聽課及教學觀摩的時間、次數(shù)、地點等；(6)完成年初、學期初工作計劃報告和期中、期末教學工作總結(jié)報告的撰寫工作，示范性建設(shè)計劃及總結(jié)報告的撰寫工作；(7)掌握畢業(yè)生頂崗實習的落實情況和畢業(yè)論文答辯的進展情況；(8)協(xié)助系部領(lǐng)導做好教師工作量核算工作和教師津貼發(fā)放工作；(9)落實學生課堂考勤工作、期末考試安排工作、試卷及各種

6、相關(guān)紙質(zhì)檔案的檢查、整理、存檔工作；做好學生學籍、成績檔案、畢業(yè)證、技能鑒定證等的整理和管理工作，期末考試成績上傳教務(wù)管理系統(tǒng)工作；組織各種等級考試的報名、校對及準考證和證書的發(fā)放工作：及時保存有價值的材料，按內(nèi)容和時間分門別類的整理和保存；完成教務(wù)處、系部領(lǐng)導布置的其他各項工作。2.2溝通協(xié)調(diào)的橋梁作用教務(wù)秘書由于本身的工作性質(zhì)的原因，是上下、平級之間溝通和教學情況反饋的主要樞紐，必須做好上情下達、下情上報的溝通協(xié)調(diào)作用。作為教務(wù)秘書，要向師生宣傳學校和系部的各種規(guī)章制度，把教學管理文件傳達給師生，要主動與學校教務(wù)處、人事處、學生處等學校職能部門聯(lián)系，完成上級布置的各項工作任務(wù)；作為教務(wù)秘書

7、，要主動和其他系部聯(lián)系，相互學習，相互了解，相互合作；作為教務(wù)秘書，要主動征求和虛心聽取師生對學校、系部的教學管理工作的意見和建議，并及時反饋給系部領(lǐng)導和學校主管部門。2.3解決問題和矛盾的作用教學工作中常出現(xiàn)一些矛盾，如學生反映某些老師的教學方法、教學態(tài)度有問題，有些教師反映學生上課不遵守紀律、缺勤曠課嚴重的問題。作為教務(wù)秘書，要善于分析、善于發(fā)現(xiàn)，及時向領(lǐng)導反映并協(xié)助領(lǐng)導解決好這些問題，做好多方協(xié)調(diào)工作，為改進教學努力。3教務(wù)秘書需要具備的素質(zhì)要求和能力結(jié)構(gòu)3.1素質(zhì)要求3.1.1思想素質(zhì)教務(wù)秘書要具備較高的政治素養(yǎng)。黨的教育方針如何落實，教學思想和教學計劃能否執(zhí)行到位，很大程度上取決于教

8、務(wù)秘書的個人素質(zhì)和工作水平，所以要求教務(wù)秘書必須具備堅定的信仰和較高的政治理論水平。首先，要有堅定的政治素質(zhì)。能正確理解黨的路線、方針、政策，正確認識教務(wù)秘書崗位的工作意義：第二，要具有高尚的職業(yè)道德。教務(wù)秘書從事的多是一些日常的、具體的、繁瑣的事務(wù)，但這些事務(wù)必須具有強烈的責任感和敬業(yè)精神。所謂“教務(wù)無小事”，工作中的任何微小疏忽都可能帶來嚴重后果，成為學生的“滅頂之災(zāi)”，這些都要求教務(wù)秘書增強工作的主動性和預(yù)見性，恪盡職守、盡職盡責。第三，要具有樂于奉獻的職業(yè)素養(yǎng)。繁雜而瑣碎的工作難免碰到這樣那樣的困難和麻煩，工作的辛苦也難免不被理解，有時還要加班加點并且犧牲休息時間，甚至出力不討好，所有

9、這些都需要教務(wù)秘書有一種強烈的敬業(yè)心、責任感和奉獻精神，用一種平常心態(tài)去面對，不怕苦、不怕累、不計得失、樂于奉獻，樹立“替學生著想，為教學服務(wù)”的堅定信念和高尚情操。3.1.2專業(yè)素質(zhì)教務(wù)秘書要做好管理工作，首先要熟悉系部各專業(yè)的情況。任何一個系部都有其獨特的學科和專業(yè)特色，教務(wù)秘書對本系部所開設(shè)的各專業(yè)的知識結(jié)構(gòu)應(yīng)該有一個從宏觀到微觀的把握和了解，這樣才能在進行教學管理工作時心中有數(shù)。只有熟悉各專業(yè)的課程體系、結(jié)構(gòu)特點、課程設(shè)置和各教學環(huán)節(jié)的安排，才能嚴格執(zhí)行教學計劃，落實人才培養(yǎng)方案，保證人才培養(yǎng)質(zhì)量。其次，教務(wù)秘書應(yīng)不斷學習有關(guān)管理的科學理論知識，具備現(xiàn)代化的管理概念，不但要了解、熟悉和掌握高等教育和高等教育管理的基本知識，還要掌握一些公共關(guān)系學、心理學和秘書學等方面的知識，并以此指導自己的工作實踐。3.2能力結(jié)構(gòu)3.2.1組織能