文件與資料管理控制程序

1、文件與資料管理 控制程序文件編號(hào)版次作成口期1.0目的確保質(zhì)量管理體系所用文件處理迅速、有效應(yīng)用及管理.2.0適用范圍本公司所有質(zhì)量管理體系所使用的文件資料，包含外來(lái)文件的管理和控制均適用.3.0職責(zé)3.1總經(jīng)理：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件的承認(rèn).3.2管理者代表：質(zhì)量手冊(cè)的檢認(rèn)，作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、檢驗(yàn)基準(zhǔn)書(shū)等文件的承認(rèn)、質(zhì)量記錄格式審核.3.3品管部擔(dān)當(dāng)：質(zhì)量手冊(cè)的作成、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的檢認(rèn).3.4各部門(mén)：程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、檢驗(yàn)基準(zhǔn)書(shū)等文件作成及各種質(zhì)量記錄格式的制定.3.5文控：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書(shū)、質(zhì)量記錄等文件排版及原件保存.4.0定義4.1 一階文件：質(zhì)量手冊(cè)一-綱

2、領(lǐng)性文件.4.2二階文件：程序文件一-管理性文件.4.3三階文件：作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、各崗位職責(zé)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書(shū)、工廠管理制度及外來(lái)文件等操作性 文件.4.4四階文件：質(zhì)量記錄證據(jù)性文件.4.5外來(lái)文件：客戶(hù)提供的仕樣書(shū)資料或圖紙、參考的國(guó)家/國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、適用的法律法規(guī)等.5.0程序內(nèi)容5文件與資料管理控制程序流程圖（見(jiàn)附件一）.5.1.1文件頁(yè)面統(tǒng)一用a4紙張，質(zhì)量手冊(cè)和程序文件首頁(yè)為批準(zhǔn)頁(yè)，頁(yè)眉有工廠標(biāo)志、文件 名稱(chēng)和編號(hào)、版次號(hào)、作成日期、受控狀態(tài)等內(nèi)容；程序文件內(nèi)容規(guī)定為八大方面： 1目的2適用范圍3職責(zé)4定義5程序內(nèi)容6相關(guān)文件7相關(guān)記錄&附錄.5.2文件的作成、修訂與作廢5.2.1文件的

3、作成：由相關(guān)部門(mén)指定專(zhuān)人完成編制后，責(zé)任部門(mén)按本程序各類(lèi)文件作成、檢認(rèn)、 承認(rèn)權(quán)責(zé)辦理.5.2.2文件的修訂：質(zhì)量體系文件在實(shí)際使用過(guò)程中，有不符合現(xiàn)狀必須修改或討論的，由發(fā) 現(xiàn)部門(mén)或作成部門(mén)填寫(xiě)文件修訂/作廢中請(qǐng)表，提出修訂原因交原作成部門(mén)修改，修 訂完成后文件的檢認(rèn)、承認(rèn)、頒布發(fā)行等作業(yè)程序同521項(xiàng)條文.文件與資料管理 控制程序文件編號(hào)版次作成日期5.2.3文件的作廢：文件作廢的申請(qǐng)，承認(rèn)等作業(yè)同5.2.2項(xiàng)條文（文件的修訂）但文件作廢后,原文件編號(hào)的版木/版次號(hào)不可重復(fù)使用，須重新編號(hào)管理.5.2.4修訂內(nèi)容記錄于文件修訂/作廢中請(qǐng)表，并于被修改文件頁(yè)面右上角版次欄內(nèi)注明最新版次；工作

4、文件內(nèi)容的修訂在“文件改版履歷”上進(jìn)行更新和登錄.5.3文件編號(hào)原則：各類(lèi)文件的作成、修訂均由文控按文件編碼原則編號(hào)管理.5. 3. 1文件編碼系統(tǒng)識(shí)別代碼+工廠代碼+文件類(lèi)別代號(hào)+流水號(hào)備注：質(zhì)量手冊(cè)文件為一個(gè)文件編碼：識(shí)別代碼（n） +工廠代碼（1ma1） +文件代碼（q.m）a：質(zhì)量體系文件代碼識(shí)別代碼（n）質(zhì)量手冊(cè)：qm程序文件：qp作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、檢驗(yàn)基準(zhǔn)書(shū)、崗位職責(zé)：wt質(zhì)量記錄：fm外來(lái)文件：wab：流水號(hào)：均用阿拉伯?dāng)?shù)字從001-999.c：文件分發(fā)號(hào)：品管部用表示、制造部掛鍍課用“2”表示、滾鍍課用“3”表示、生管部用“4”表示、總務(wù)部用“5”表示、制造部化學(xué) 分析用“6”表示.

5、d：文件中有管理號(hào)碼標(biāo)識(shí)的按管理要求進(jìn)行編號(hào),并按文件進(jìn)行分發(fā)和回收.5. 3.2文控對(duì)體系的文件，以文件管理總覽表列表管理，不得有重復(fù)或誤用的情形發(fā)生.5.4文件的版次號(hào)及內(nèi)容的更新第一次制定的原版以a/0表示，a版第一次修訂以a/1表示，依此類(lèi)推；為避免版次修訂次數(shù)太多，影響文件的真實(shí)內(nèi)容，凡某版本中20個(gè)文件均有5次修改的或年度復(fù)審質(zhì)量體系文 件變動(dòng)較大時(shí)，由品管部責(zé)任人統(tǒng)籌更換新版木，發(fā)行第b版、第c版等；工作文件的版次 或內(nèi)容的更新登記于“文件改版履歷”上,文件的分發(fā)與回收由文控按本程序5.5條款執(zhí)行, 并在文件管理總覽表上更新記錄.5.5文件的分發(fā)與回收5. 5.1經(jīng)承認(rèn)的質(zhì)量體系

6、文件原稿在文件反面蓋“正本”章后由文控保存于品管部，文件原稿內(nèi)頁(yè)不再加蓋“受控文件”章，僅將其存檔，以便文件的更改或補(bǔ)發(fā)；以文件管理 總覽表列表管理，并復(fù)印適當(dāng)份數(shù)于封面及各內(nèi)頁(yè)右上角處蓋紅色“受控文件”章,記錄于文件分發(fā)/回收記錄表請(qǐng)受領(lǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽收；未加蓋紅色“受控文件”印文件與資料管理文件編號(hào)版次控希y程序i作成日期|章或“僅供參考”印章的文件均為非受控文件，對(duì)非受控文件則蓋“非受控文件”章.5.5.2文件修訂及作廢時(shí)，文控按原分發(fā)部門(mén)記錄回收所有舊版文件并在上面蓋“作廢”章標(biāo)識(shí)，回收時(shí)須注意數(shù)量及內(nèi)容的完整性，并記錄于文件分發(fā)/回收記錄表上.5.5.3外來(lái)文件的管理和控制1）客戶(hù)提供

7、的各類(lèi)技術(shù)質(zhì)量文件、外來(lái)管理類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范.2）各類(lèi)供應(yīng)商提供的原材料的msds安全數(shù)據(jù)資料.3）客戶(hù)提供的加工圖樣或仕樣書(shū)原稿加蓋“外來(lái)文件”章編號(hào)后保存于品管部.4）相關(guān)的國(guó)家、國(guó)際的質(zhì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或適用的法律法規(guī)性文件資料.5）所有的外來(lái)文件受領(lǐng)后加蓋“外來(lái)文件”章編號(hào)保存于品管部，并作成“外來(lái)文件 管理一覽表”列表管理；對(duì)于有保密要求的外來(lái)文件按公司制訂的“保密管理制度” 的相關(guān)條款執(zhí)行；若相關(guān)部門(mén)需使用外來(lái)文件，由文控以文件分發(fā)/回收記錄表 分發(fā)至各部門(mén)負(fù)責(zé)人簽收，該部門(mén)使用完后必須立即歸還文控，并做好外來(lái)文件的 回收記錄.5.6文件保存、銷(xiāo)毀作業(yè)5.6.1文件保存1）各類(lèi)別文件原稿的保

8、存a：經(jīng)承認(rèn)發(fā)行的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)及檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書(shū)文件及各質(zhì)量記 錄原稿，均由文控列表保管.b：有關(guān)外來(lái)的資料原稿由品管部保管.2）分發(fā)及作廢文件的保存a：各類(lèi)質(zhì)量體系文件（一、二、三階文件）的保存由各部門(mén)負(fù)責(zé)人管理，發(fā)放至班組 的工作文件由各線(xiàn)班長(zhǎng)負(fù)責(zé).質(zhì)量記錄按質(zhì)量記錄管理控制程序規(guī)定保存.b：作廢文件回收時(shí)，文控須記錄回收情形，于文件分發(fā)/回收記錄表回收欄 上記錄；任何部門(mén)或個(gè)人均不得保存有蓋“受控文件”章舊版正式文件，但文 控則對(duì)歷次版本制定及修訂的原稿蓋“作廢”章后予以保存，并與有效文件 分開(kāi)保存，以便查閱參考.c：如文件有參考價(jià)值須保留時(shí)，由文控蓋“僅供參考”章保存.d：

9、各部門(mén)必須在月底把本部門(mén)當(dāng)月所有的質(zhì)量記錄分類(lèi)裝訂并加裝封而保存立侔&絡(luò)魁皆理1）從各部門(mén)冋收的i口版及作廢文件，由文控負(fù)責(zé)統(tǒng)一銷(xiāo)毀.2）超過(guò)規(guī)定保存期限的記錄或文件資料，由各類(lèi)記錄或資料的保管部門(mén)自行銷(xiāo)毀.5.7文件的檔案管理5.7本公司質(zhì)量管理體系文件均以復(fù)印發(fā)行的書(shū)面資料作管理和控制，除文控按規(guī)定復(fù)印適 當(dāng)份數(shù)發(fā)行外，使用部門(mén)不準(zhǔn)復(fù)印任何正式文件.5.7.2文件如發(fā)現(xiàn)有遺失、缺頁(yè)、破損、字跡模糊或分發(fā)份數(shù)不夠等情況，使用部門(mén)負(fù)責(zé)人 可向文控申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)，不得借其它部門(mén)文件以影印方式自行處理，而文控對(duì)于破損、字跡 模糊等情況的頁(yè)次，應(yīng)于補(bǔ)發(fā)的同時(shí)進(jìn)行冋收（按5.5項(xiàng)各條文規(guī)定辦理）并銷(xiāo)

10、毀.5.7.3各部門(mén)收到新文件時(shí)，文控必須每季度發(fā)行其保管文件的文件管理總覽表，供各使 用部門(mén)核對(duì)其所使用文件是否為最新版本/版次.5.7.4現(xiàn)場(chǎng)使用的工作性文件須放置于作業(yè)場(chǎng)所由現(xiàn)場(chǎng)班長(zhǎng)管理，確保作業(yè)員能夠隨時(shí)取閱， 非現(xiàn)場(chǎng)使用文件則由各部門(mén)負(fù)責(zé)人或指派專(zhuān)人集屮管理，任何人均不得于正式文件上加 注標(biāo)記或書(shū)寫(xiě)任何文字、符號(hào)等，以確保文件的正確性.5.7.5木公司發(fā)行的所有文件原稿由文控專(zhuān)業(yè)管理，且其文件的管理必須納入內(nèi)部質(zhì)量審核項(xiàng) 目中，以確保文件與資料的正確使用和控制.5.8質(zhì)量記錄的保存質(zhì)量記錄由文控統(tǒng)籌建檔發(fā)行，質(zhì)量記錄的管理按質(zhì)量記錄管理控制程序的要求執(zhí)行.6.0相關(guān)文件6質(zhì)量記錄管理控制程序qp-0027.0相關(guān)記錄7文件管理總覽表0237.2文件