淺析人民法院紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理安全性的要求

1、    淺析人民法院紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理安全性的要求    陳蓉蓉 羅正勇近年來，隨著各級人民法院對檔案信息化建設(shè)的有序推進和開展，各級人民法院也都將對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理作為人民法院推進檔案信息化建設(shè)過程中的重要環(huán)節(jié)加以推進。但因為人民法院對檔案的管理具有其特殊性，因此在對檔案數(shù)字化的過程中需特別注意檔案安全性的要求，從實際的開展工作情況分析來看，我們認為應(yīng)從以下幾個重要性的方面對我們加以重視和考慮：一、確保檔案原件的安全。在對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工過程中不可避免地需要對紙質(zhì)檔案原件進行一次性的折卷、掃描、裝訂以及其他必要的電子數(shù)據(jù)處理。但在紙質(zhì)檔案數(shù)字化

2、加工處過程中必須最大限度地利用和保護紙質(zhì)檔案的原件，盡量避免自然或人為因素直接造成的紙質(zhì)檔案原件的損壞。否則，一旦紙質(zhì)檔案數(shù)字化后的電子檔案數(shù)據(jù)原始圖像損壞，便再也有可能無法完全恢復(fù)紙質(zhì)檔案的原貌。對于如何保護具有珍貴文物或重要史料收藏價值的紙質(zhì)檔案，遵守這一點顯得極其重要。因此，為將檔案數(shù)字化的工作對紙質(zhì)檔案原件的直接損害和影響降至最低，必須仔細研究、設(shè)計紙質(zhì)檔案數(shù)字化的相關(guān)工作管理流程，制定并切實嚴格執(zhí)行數(shù)字化操作規(guī)程，確保檔案數(shù)字化的工作安全有序地順利開展。二、維護檔案信息資源的保密性根據(jù)國家檔案局紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范的要求，"紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有

3、關(guān)規(guī)定"，"對所要進行數(shù)字化的對象要按照一定的原則和方法進行確認。雖然數(shù)字化的檔案大多數(shù)是開放文件，不具有保密性，但為了保護檔案原件或為備份擬移交文件而進行的數(shù)字化，則可能涉及保密檔案"。檔案的數(shù)字化管理工程常常需要有專門的外來人員進行參與或直接交由專門的紙質(zhì)檔案數(shù)字化服務(wù)公司進行承擔。人民法院因其對檔案的特殊性從而對其設(shè)立數(shù)字化檔案服務(wù)公司的選擇就更為重要。我們認為一定要選擇一家具有合格的檔案秘密電子載體印制數(shù)字化資質(zhì)（即將檔案秘密載體數(shù)字化）的檔案信息化服務(wù)公司，同時對數(shù)字化服務(wù)公司及其工作人員進行嚴格的安全管理和保密教育，要簽訂安全保密的協(xié)議，限定其進行保密

4、操作的權(quán)限和追究其保密的責任。對于檔案內(nèi)容十分敏感或者有非常嚴格的數(shù)字化使用和保護范圍的電子檔案文件，應(yīng)當可以考慮由人民法院內(nèi)部安排專門的人員或者采用專門的數(shù)字化設(shè)施和設(shè)備進行其數(shù)字化。在非市場條件允許的特殊情況下，人民法院可以考慮提供筆記本電腦、移動硬盤等數(shù)字化存儲設(shè)備供檔案秘密數(shù)字化服務(wù)公司及其人員使用，這樣我們就可最大程度的提高和確保數(shù)字化電子檔案文件數(shù)據(jù)的保密和安全性。三、強化檔案數(shù)字化工作場所的安全性管理檔案數(shù)字化必須在人民法院指定場所進行，場所內(nèi)應(yīng)配備門禁、視頻監(jiān)控、消防等安全設(shè)施設(shè)備。接受委托的單位的主管部門應(yīng)當及時安排相關(guān)專人及時地檢查消防和視頻監(jiān)控的記錄，發(fā)現(xiàn)存在問題及時地反

5、饋或者通報給相關(guān)的數(shù)字化檔案服務(wù)公司，并按照規(guī)定限期進行整改。對于涉嫌違反國家檔案服務(wù)數(shù)字化保密服務(wù)管理要求的檔案服務(wù)公司或者其工作人員，要求對其設(shè)立檔案黑名單管理制度，在一定的時期內(nèi)依法限制其開展或承接檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)。四、做好檔案數(shù)字化工作人員的管理當前，各級人民法院的檔案數(shù)字化大都委托第三方服務(wù)公司來負責，人員的流動性大、人員的質(zhì)量參差不齊，因此對具體實施數(shù)字化工作人員的資格管理就越來越顯得尤為重要。首先，不可能允許實體數(shù)字化檔案服務(wù)公司招聘外籍的人員入場開展工作;其次，對于入場的人員，服務(wù)公司應(yīng)將入場人員的信息及時提交材料給人民法院（或其委托的單位）有關(guān)部門進行入場人員資格的審查，確保入場人員安全可信;此外，數(shù)字化電子檔案服