大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案服務模式的創(chuàng)新研究

1、    大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案服務模式的創(chuàng)新研究    劉金龍摘 要：大數(shù)據(jù)時代的到來為人類帶來了便利的同時帶來了許多挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案服務模式需要進行創(chuàng)新以適應時代的發(fā)展，采取全新的方式方法將高科技技術為人民所用。本文探討一下大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案服務模式的創(chuàng)新。關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;事業(yè)單位檔案;創(chuàng)新服務模式對于事業(yè)單位而言，檔案的作用是不言而喻的。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，科技的迅猛發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代對事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的影響空前絕后。合理地利用高新技術，創(chuàng)新服務模式，讓事業(yè)單位檔案服務模式適應于時代發(fā)展。1 大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案的概念2

2、1世紀是信息的世紀，隨著互聯(lián)網(wǎng)工業(yè)的發(fā)展，人們已經(jīng)進入信息化時代，而數(shù)據(jù)在信息化時代是一項非常重要的資源。在人類活動的過程中，無時無刻都會生產(chǎn)出大量的數(shù)據(jù)，對這些數(shù)據(jù)進行收集和整理，從這些龐大的數(shù)據(jù)中挖掘出有效資源，尋找到數(shù)據(jù)中所蘊含的巨大價值，這是大數(shù)據(jù)時代數(shù)據(jù)的意義所在。目前，對于大數(shù)據(jù)的關注越來越緊密，而大數(shù)據(jù)的概念不少人難以理解，大數(shù)據(jù)可以簡單理解為在大量的不同類別的數(shù)據(jù)中，采取一些正當?shù)氖侄芜M行信息的提取，利用網(wǎng)絡技術獲得到自身需要的信息。大數(shù)據(jù)給人民帶來了享受方便、快捷的信息服務的機會，這才是數(shù)據(jù)資源對于人類社會真正的作用。人事檔案管理是在事業(yè)單位中用來記錄人員基本信息的檔案1。管

3、理人員通過人事檔案管理了解員工的詳細資料，了解員工的工作變動情況，了解員工的生活情況，從而可以對員工的實際情況有一定了解，可以做到合理優(yōu)化資源配置。檔案為調(diào)動分配、人事決策等工作給了數(shù)據(jù)支撐，成為相關管理人員的決策依據(jù)。2 大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作的影響大數(shù)據(jù)時代提供了技術支持，方便了檔案管理工作的開展。計算機技術的普及應用，促進人事檔案管理工作的創(chuàng)新。利用信息技術對信息資源實行管理，對于事業(yè)單位的檔案工作的內(nèi)容和管理進行了優(yōu)化。有了計算機技術的技術支持，在大數(shù)據(jù)背景下進行檔案創(chuàng)新管理，帶給了事業(yè)單位的工作人員的一體化式的全新服務體驗。而大數(shù)據(jù)時代對行業(yè)的技術要求也隨之提高，讓檔案管理更加的科

4、學化。大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理對于數(shù)據(jù)的處理更加的現(xiàn)代化，符合提高事業(yè)單位社會服務質量的必然要求，符合時代發(fā)展的根本趨勢。對于檔案管理而言，其技術要求顯著提高包括影響人力資源管理環(huán)節(jié)的人事檔案創(chuàng)新管理工作。對檔案管理全新的全程式、一體化的要求使事業(yè)單位需要建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫管理體系來進行檔案管理。同時，事業(yè)單位要，規(guī)范制度要求事業(yè)單位的人事檔案管理時，工作人員做到權限分明、機密程度高、流程符合檔案管理制度的工作原則，讓工作內(nèi)容得到最優(yōu)化。事業(yè)單位的人事檔案管理的全新管理要求檔案管理工作是實時、動態(tài)的，對于頻繁地檔案變動具有一定意識和反應。在信息技術日益創(chuàng)新的大環(huán)境下，檔案管理不能落后于時代，必須進

5、行科學操作的，從而讓事業(yè)單位人事檔案管理人員的素質和工作水平得到顯著提高。3 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理發(fā)展新趨勢3.1 由網(wǎng)絡化轉為數(shù)字化檔案網(wǎng)格化是指檔案管理主要局限于檔案所屬部門、行業(yè)的范圍限制，采取定人、定崗、定責的檔案管理工作機制2。這導致檔案管理的集成度不高而且工作效率低下、運行成本偏高，造成一定程度上的資源浪費。而大數(shù)據(jù)時代帶來的大數(shù)據(jù)技術的應用改變了檔案管理的現(xiàn)狀，讓檔案管理呈現(xiàn)出數(shù)字化特點。而檔案信息資源也可以實現(xiàn)在各個公司，各個部門進行流動，可以采取移動式的收集方式進行信息的收集，從而讓檔案管理實體生成、信息管理、數(shù)字利用一體化，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。3.2 靜態(tài)向動態(tài)傳統(tǒng)檔

6、案管理中，業(yè)務部門使用紙質、音頻、視頻或實物資料至檔案管理部門，再由檔案管理部門將其錄入各個專題數(shù)據(jù)庫。這大大的影響了檔案部門工作的效率。而由于檔案信息資源主要為其生成機構內(nèi)部服務，導致信息資源無法進行整合、共享，檔案信息資源處于靜止狀態(tài)，不利用檔案服務工作的開展。而大數(shù)據(jù)技術的應用，突破了時空限制，從而讓檔案數(shù)據(jù)信息交換、整合和分析，變得自由化。檔案信息得到有效集合、可以實現(xiàn)優(yōu)化信息結構，提高工作效率，從而讓不同數(shù)據(jù)庫、不同機構間的檔案信息由靜態(tài)向動態(tài)轉變。4 大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的實行措施4.1 健全和完善檔案管理信息系統(tǒng)大數(shù)據(jù)時代，高新科技的應用為人事檔案創(chuàng)新管理提供了技術，提供了全新

7、的體驗。在此背景下，健全和完善檔案管理信息系統(tǒng)是檔案管理工作進行的重點。利用信息技術進行針對檔案管理的管理創(chuàng)新機制可以采取如下措施。4.2.1 無紙化操作管理傳統(tǒng)的檔案管理使用紙張記錄檔案信息，而大數(shù)據(jù)背景下的創(chuàng)新管理則更換掉紙張，利用電子掃描技術，實現(xiàn)無紙化管理。將所有人事檔案利用掃描錄用到數(shù)字信息數(shù)據(jù)庫。實現(xiàn)了檔案無紙化。4.2.2 信息網(wǎng)絡化和自動化大數(shù)據(jù)技術支持使事人事檔案被錄用到數(shù)據(jù)庫之中，傳統(tǒng)的檔案借閱和檢索等功能通過網(wǎng)絡實現(xiàn)，同時優(yōu)化功能，加強智能化和自動化，提高工作實效性。4.2 加強基礎設施建設基礎設施推動人事檔案的創(chuàng)新管理。事業(yè)單位必須緊跟時事，把握時代脈搏，針對應用需求加

8、大經(jīng)費投入，加強相應的基礎設施的建設。保證計算機以及網(wǎng)絡系統(tǒng)的更新?lián)Q代，讓人事檔案管理工作與大數(shù)據(jù)技術的結合有完備的設備可以有序開展。與此同時，也應該做好配套設施的建設工作，如滅火設施或者通風換氣設備等，讓信息化的設備如計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)等可以平穩(wěn)運行。除此之外，人事檔案管理部門對防火、防潮以及防盜工作加以重視，保護事檔案以及基礎設施的安全。4.3 健全管理機制大數(shù)據(jù)技術的應用需求需要以健全的管理機制為前提。首先，推動人事檔案的電子化，建立檔案數(shù)據(jù)庫，為人事檔案管理工作的開展奠定基礎。其次，事業(yè)單位必須結實事求是地建立和完善人事檔案管理機制。為檔案管理創(chuàng)新提供可靠的制度保障，讓人事檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展少出現(xiàn)錯誤，可以沿著正確道路一路前進。在工作時，管理人員對于管理制度的條例應嚴格對待。在進行檔案管理工作時，管控檔案資料的收集、整理、歸檔以及調(diào)檔等各個環(huán)節(jié)的工作，確保萬無一失，避免出現(xiàn)人事檔案問題。避免出現(xiàn)檔案不全、丟失或者泄露的情況。讓人事檔案的完整性、準確性以及真實性得到有效保證。值得大家注意的是，管理人員利用大數(shù)據(jù)技術對檔案資料進行整合，分類，再進行管理，讓人事檔案的利用效率可以得到顯著提高。5 總結人事檔案管理是事業(yè)單位進行人力資源管理的重要參考依據(jù)，是進行人力資源配置管理的重要環(huán)節(jié)。利用大數(shù)據(jù)時代的特點和技術，讓人力資源管理做到