荊dhcs-01(文件控制程序)

1、文件控制程序1目的通過對公司qhse管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保公司qhse管理體系運行的所有場所都持有文件有效版本。2范!本程序控制范是公司qhse管理體系有關(guān)的所有文件，包括qhse管理體系文件、法律、法規(guī)技術(shù)文件（監(jiān)理報告）、監(jiān)理活動中 采用/引用資料，外來文件（如法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和業(yè)主提供的 設(shè)計文件）、計算機(jī)應(yīng)用軟件等。3職責(zé) 3.1質(zhì)量控制部職責(zé) a在總經(jīng)理授權(quán)下編制、修改和管理qhse管理體系文件;b負(fù)責(zé)法律、法規(guī)規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)管理； 3.2辦公室職責(zé)歸口管理計算機(jī)軟件;b負(fù)責(zé)監(jiān)理技術(shù)文件歸檔及管理。33公司qhse管理體系涉及的各受控部門和項目的職責(zé)：a執(zhí)行公司qh

2、se管理體系文件，并編制相應(yīng)的作業(yè)文件;b對監(jiān)理技術(shù)文件及時歸檔和清理； c檢查本部門或項目人員使用文件情況，避免使用失效/作廢的 文件。4措施和方法4.1 qhse管理體系文件4.1.1管理手冊4.1.1.1.1手冊由總經(jīng)理授權(quán)質(zhì)量控制部組織編制。編制過程中應(yīng)廣泛征詢各受控部門和項目意見。4.1.1.1.2 手冊的編寫執(zhí)行 gb/t19001-2008> gb/t24001-2004、gb/t28001-2011 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。4.1.1.2手冊的審批手冊經(jīng)管理者代表審核后，送總經(jīng)理審定，總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。4.1.1.3手冊的標(biāo)識4.1.1.3.1手冊由質(zhì)量控制部統(tǒng)一編號。手冊的編號采用荊

3、門四方 監(jiān)理有限責(zé)任公司標(biāo)準(zhǔn)（簡稱公司標(biāo)準(zhǔn)、下同）和編號（即標(biāo)準(zhǔn)號）。公 司標(biāo)準(zhǔn)的編號是標(biāo)準(zhǔn)的代號、標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布順序號和標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布年份的組 合。41132手冊審核人、批準(zhǔn)人簽署齊全。4.1.1.33手冊的扉頁或首頁加蓋受控印章標(biāo)識。未加蓋受 控印章的為非受控本。手冊的受控本是指該手冊文本的有效性，由質(zhì)量控制部負(fù)責(zé)跟蹤 管理，以保證該文本在任何時候都是現(xiàn)行、有效的。手冊的執(zhí)行者均 應(yīng)持有受控版本。手冊的非受控本是指該手冊文件在發(fā)放時有效，公司不負(fù)責(zé)跟蹤 管理，對發(fā)布后的修改不承擔(dān)任何責(zé)任。4.1.1.4手冊的發(fā)放4.1.1.4.1手冊由質(zhì)量控制部發(fā)放，必須保證在需要的場所按要求 提供現(xiàn)行有效版本。手冊

4、的發(fā)放范圍：a公司領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)理產(chǎn)品相關(guān)單位和項目的主要管理人員；b按合同要求向顧客提供非受控本管理手冊；c按合同要求向第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)或代表提供管理手冊。4.1.1.4.2發(fā)放手冊要登記，領(lǐng)用人要簽收。當(dāng)發(fā)放新版時，舊版 本必須收回。當(dāng)發(fā)放個別章節(jié)“修改頁”時，應(yīng)保證手冊持有人都得到 有效的“修改頁”，并登記、簽收。4.1.1.4.3為保證所有使用場所的手冊為有效版本，采用下列措 施：a當(dāng)手冊修改時，將修改內(nèi)容（或修改頁）通知發(fā)給使用者（手冊持 有人），由使用者對持有手冊進(jìn)行修改并在手冊的“修改控制記錄”頁 上登錄，在“執(zhí)行人”欄中簽署；b使用者所在單位或項目的文件管理人員驗證修改完成情況，在 “

5、修改控制記錄”頁的“驗證人”欄中簽署；c質(zhì)量控制部對以上操作措施進(jìn)行抽檢。4.1.1.4.4視需要可與有關(guān)單位交流手冊。手冊對外交流需經(jīng)管理者代表或質(zhì)量控制部批準(zhǔn)，任何人不得私自交流。作為交流的手冊只 能是“非受控本”。4.1.1.4.5質(zhì)量控制部釆取講座、學(xué)習(xí)班等各種有效方式，保證公 司員工對手冊內(nèi)容能充分理解和正確使用。4.1.2 qhse管理體系程序文件4.1.2.1程序文件的編制4.1.2.1.1在公司qhse管理體系總體策劃（框架設(shè)計）的指導(dǎo)下， 程序文件由質(zhì)量控制部修編和歸口管理。4.1.2.1.2程序文件按公司規(guī)定統(tǒng)一格式編制。4.1.2.2程序文件的審批 程序文件由管理者代表審

6、核，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。4.1.2.3程序文件的標(biāo)識程序文件的標(biāo)識按4.1.1.3規(guī)定的原則辦理。但主要責(zé)任部門要 負(fù)責(zé)程序文件執(zhí)行過程中的跟蹤管理。4.1.2.4程序文件的發(fā)放和使用4.124.1程序文件由質(zhì)量控制部負(fù)責(zé)發(fā)放,必須保證在需要的場所按要求提供有效版本。發(fā)放手續(xù)與發(fā)放手冊相同。4.1.2.4.2程序文件的使用部門和項目應(yīng)采取有效措施保證執(zhí)行者對程序文件內(nèi)容充分理解和正確作用。4.1.2.43程序文件是內(nèi)部執(zhí)行文件，一般不向外提供（管理體系 認(rèn)證的第三方除外）。特殊情況提供時，應(yīng)經(jīng)公司管理者代表或質(zhì)量 控制部批準(zhǔn)。4.1.2.5程序文件的更改4.1.2.5.1程序文件的更改由質(zhì)量控制部

7、負(fù)責(zé)組織。4.1.2.5.2更改后的程序文件應(yīng)在該文件或相應(yīng)的附件上標(biāo)明更改情況。4.125.3更改后的程序文件由質(zhì)量控制部歸口管理。413詳細(xì)作業(yè)文件 4.13.1詳細(xì)作業(yè)文件包含監(jiān)理技術(shù)組織措施、安全、環(huán)境管理規(guī)定、監(jiān)理規(guī)劃/大綱以及作業(yè)性技術(shù)文件（監(jiān)理實施細(xì)則）等。4.1.3.2詳細(xì)作業(yè)文件應(yīng)按相應(yīng)程序文件的規(guī)定編制。當(dāng)需要時,體系的實施部門或項目為更好地執(zhí)行程序文件的規(guī)定可制訂補充性的操作細(xì)則，。4.1.3.3詳細(xì)作業(yè)文件的管理分為兩種情況：a各部門或監(jiān)理項目內(nèi)部執(zhí)行的詳細(xì)作業(yè)文件由各部門或監(jiān)理 項目負(fù)責(zé)管理；b實施部門或監(jiān)理項目比較廣泛的作業(yè)文件由質(zhì)量控制部歸口管理。4.1.3.4詳

8、細(xì)作業(yè)文件的更改按下列方法進(jìn)行：a各部門或監(jiān)理項目內(nèi)部執(zhí)行的詳細(xì)作業(yè)文件的更改由各部門或項目負(fù)責(zé)；b由質(zhì)量控制部歸口管理的詳細(xì)作業(yè)文件的更改按3.1.2.5執(zhí)行。4.2監(jiān)理技術(shù)文件4.2.1監(jiān)理項目的技術(shù)檔案按檔案法規(guī)定的要求進(jìn)行存檔。4.2.2項目管理部對庫存技術(shù)文件應(yīng)定期清理（一般每五年進(jìn)行 一次），由項目管理部組織有關(guān)職能部門對技術(shù)陳舊、喪失使用價值的監(jiān)理技術(shù)文件進(jìn)行鑒定，經(jīng)主管公司領(lǐng)導(dǎo)審定后進(jìn)行標(biāo)識、撤離或 作廢處理。4.2.3質(zhì)量控制部對法律或積累知識為目的所保留的作廢監(jiān)理技 術(shù)文件必須作出標(biāo)識，防止誤用失效/作廢文件。4.3外來文件4.3.1與監(jiān)理服務(wù)有關(guān)的外來文件（如適用的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī) 范等），由質(zhì)量控制部歸口管理。4.3.2新法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程到公司后，質(zhì)量控制部 在一周內(nèi)將“新法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程及其作廢清單”通知到 有關(guān)使用部門和項目，并定期公布現(xiàn)行有效的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī) 范目錄。4.3.3顧客或有關(guān)方來的監(jiān)理服務(wù)過程的文件和資料由經(jīng)營部、 管理部和監(jiān)理項目部（組）識別，分發(fā)應(yīng)登記。4.