企業(yè)檔案編研工作淺析

1、    企業(yè)檔案編研工作淺析    瞿曉芳摘 要：企業(yè)檔案編研工作作為檔案工作的重要內(nèi)容，是提供檔案利用、豐富企業(yè)知識(shí)庫、為企業(yè)改革發(fā)展提供服務(wù)的有效途徑。該文針對(duì)企業(yè)檔案編研工作進(jìn)行了討論，并對(duì)檔案編研工作存在的問題提出了相關(guān)的對(duì)策，從而促使編研工作更加有序地進(jìn)行。關(guān)鍵詞：企業(yè) 檔案 編研：g272 ：a ：1672-3791（2017）05（a）-0098-02企業(yè)檔案是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件，具有檔案的原始記錄性和憑證性作用，是企業(yè)無形資產(chǎn)的具體表現(xiàn)形式，具有豐富的信息資源可供開發(fā)利用

2、。企業(yè)檔案是構(gòu)成企業(yè)信息資源和知識(shí)庫的重要部分，而檔案編研工作作為檔案工作重要的組成部分成為了開發(fā)利用這些企業(yè)信息資源的一種重要途徑。在企業(yè)謀求改革和創(chuàng)新的背景下，如何做好檔案編研工作，更有效地開發(fā)檔案信息資源，讓這些重要的信息和知識(shí)資源更便捷、更準(zhǔn)確、更有效地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展服務(wù)成為關(guān)鍵。該文就如何做好企業(yè)檔案編研工作談幾點(diǎn)粗淺的見解。1 加強(qiáng)企業(yè)檔案編研工作的重要意義滿足國家對(duì)企業(yè)檔案編研工作的相關(guān)要求。2002年9月實(shí)施的企業(yè)檔案管理規(guī)定中要求企業(yè)檔案部門要努力做好檔案提供利用工作，積極開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，為企業(yè)各項(xiàng)工作的開展提供及時(shí)且有效的服務(wù)。2010年1月實(shí)施的企業(yè)

3、檔案工作規(guī)范中要求企業(yè)加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的開發(fā)，及時(shí)有效地提供檔案利用服務(wù)，并對(duì)檔案信息進(jìn)行分類匯總及綜合整理，形成各類專題匯編及專題材料，例如：規(guī)章制度匯編、大事記、年鑒、科研成果匯編等。企業(yè)檔案編研工作是對(duì)企業(yè)檔案的重要保護(hù)措施。在檔案信息編研過程中，檔案管理人員會(huì)對(duì)破損檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)、縮微等工作，檔案內(nèi)容的載體得到保護(hù)，使企業(yè)檔案可以長久保存。同時(shí)通過對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行編輯印刷，檔案利用者可以通過編研成果直接獲得所需的相關(guān)信息，節(jié)省了查檔檢索的時(shí)間、減少了對(duì)檔案原件的查閱次數(shù)，起到延長檔案原件壽命的作用。檔案編研工作是檔案發(fā)揮各項(xiàng)作用的保證。檔案編研成果是對(duì)企業(yè)檔案內(nèi)容的深層次加工提煉，

4、具有重要的參考作用，可以為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供準(zhǔn)確的參考信息，是企業(yè)對(duì)以往工作的總結(jié)，對(duì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供重要基礎(chǔ)。通過對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行編研，以年鑒、大事記、匯編等編研成果提供利用，以實(shí)物展覽、聲像檔案編輯放映等形式向員工進(jìn)行企業(yè)文化宣傳，既提升了員工的凝聚力和責(zé)任感，又彰顯了企業(yè)的核心文化，提高了企業(yè)在市場上的核心競爭力。檔案編研工作可以提高企業(yè)檔案部門工作質(zhì)量，體現(xiàn)檔案部門在企業(yè)各項(xiàng)工作中的價(jià)值。檔案的收集、整理、編目、組卷等工作是檔案部門的基礎(chǔ)工作，也是開展檔案編研工作的前提條件。檔案編研工作是對(duì)檔案部門基礎(chǔ)工作質(zhì)量的檢驗(yàn)，可以發(fā)現(xiàn)在基礎(chǔ)工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，促進(jìn)檔案基礎(chǔ)工作的完善和提高。

5、檔案信息資源經(jīng)過有效開發(fā)，形成的各類編研成果可以為企業(yè)提供系統(tǒng)化的知識(shí)，檔案部門從單純的檔案保管和檢索部門轉(zhuǎn)變成為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的情報(bào)顧問，從根本上改變檔案部門在企業(yè)中邊緣部門的角色。2 檔案編研成果的種類專題匯編。企業(yè)檔案部門根據(jù)企業(yè)需要，按照作者、專題、時(shí)間或文種等特征，用文字?jǐn)⑹龌蛄斜淼男问?，把檔案材料編輯成冊(cè)，如規(guī)章制度匯編、科技成果匯編、獲獎(jiǎng)成果匯編等。專題材料和檢索工具。企業(yè)檔案部門對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合整理和提煉，是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行加工的成果。例如：年鑒、大事記、組織沿革以及各種目錄、索引等。3 企業(yè)檔案編研工作中存在的問題缺乏理論指導(dǎo)。我國檔案學(xué)界對(duì)檔案理論的研究歷史相比其他學(xué)科并

6、不長，主要的研究方向?yàn)闄n案學(xué)基礎(chǔ)理論和宏觀管理，對(duì)檔案編研知識(shí)的理論研究較少且研究程度不深，檔案編研理論跟不上編研工作實(shí)際發(fā)展的需要。企業(yè)的檔案編研工作，特別是較深層次的編研，由于編研人員缺乏系統(tǒng)的理論指導(dǎo)，可供借鑒的高層次編研經(jīng)驗(yàn)與編研成果較少，編研工作者只能在工作中邊學(xué)邊做邊總結(jié)，編研成果往往體現(xiàn)為對(duì)檔案信息內(nèi)容的簡單匯總，只注重了對(duì)檔案信息的“編”而忽視了對(duì)檔案內(nèi)容的“研”，造成許多編研成果缺乏科學(xué)性和實(shí)用性，利用率不高。思想觀念落后。隨著改革開放的不斷深化和信息時(shí)代的到來，企業(yè)檔案工作需要與時(shí)俱進(jìn)。企業(yè)檔案工作的重點(diǎn)從基礎(chǔ)工作轉(zhuǎn)變?yōu)榧訌?qiáng)對(duì)檔案信息資源的編研工作，提高檔案的利用效率，從而

7、更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。但是有相當(dāng)一部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者，對(duì)檔案編研工作認(rèn)識(shí)不深，依然把檔案的收集、整理和保管工作作為檔案工作的唯一重要任務(wù)，沒有充分發(fā)揮檔案信息資源開發(fā)利用對(duì)企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用檔案基礎(chǔ)信息資源匱乏。檔案編研工作是一項(xiàng)以本企業(yè)館藏檔案為主要資源的工作。館藏檔案豐富齊全、組成結(jié)構(gòu)合理，編研成果的種類就更多，內(nèi)容的充實(shí)性更強(qiáng)，編研成果的價(jià)值更高。從當(dāng)前企業(yè)檔案信息開發(fā)利用工作的實(shí)際情況來看，有些企業(yè)檔案部門收集、整理、編目、組卷等基礎(chǔ)工作，尤其是著錄工作沒有做到位，館藏檔案收集不全數(shù)量有限，種類比較單一，而某些原本館藏比較豐富的企業(yè)，編研人員卻對(duì)其缺乏深入的了解，同時(shí)，在編研

8、過程中沒有充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，檔案管理系統(tǒng)等現(xiàn)代化管理手段沒有得到充分普及應(yīng)用，導(dǎo)致編研工作中檔案信息、知識(shí)資源等匱乏，檔案編研工作在艱難中前行。專職檔案編研人員缺乏，且專業(yè)水平低。企業(yè)的專職檔案管理人員普遍較少，檔案的收集、整理、組卷、借閱等日常工作占據(jù)了檔案編研人員大量的工作時(shí)間，導(dǎo)致其不能投入更多的時(shí)間精力到檔案編研工作中。檔案編研工作是一項(xiàng)專業(yè)性、研究性和知識(shí)性很強(qiáng)的工作，不僅需要具備檔案學(xué)相關(guān)理論知識(shí)與檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，更需具備較寬的知識(shí)面與較強(qiáng)的文字編輯功底。而國家或行業(yè)舉辦的檔案工作培訓(xùn)往往注重對(duì)檔案基礎(chǔ)工作的培訓(xùn)，針對(duì)檔案編研工作而舉辦的學(xué)習(xí)培訓(xùn)較少，不能滿足企業(yè)檔案編研工

9、作發(fā)展的實(shí)際需要。 4 加強(qiáng)企業(yè)檔案編研工作的對(duì)策更新觀念，提高對(duì)檔案編研工作的認(rèn)識(shí)。在改革開放的新形勢(shì)下，檔案信息資源對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營與文化建設(shè)的重要性更加突出與明顯。企業(yè)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)企業(yè)檔案編研工作對(duì)企業(yè)的重要性有充分認(rèn)識(shí)，在企業(yè)開展編研工作時(shí)提供必要的政策支持和資金投入。企業(yè)檔案部門與檔案工作者，要把不斷提高檔案服務(wù)意識(shí)作為首要任務(wù)，根據(jù)企業(yè)重點(diǎn)工作，將為企業(yè)提供知識(shí)和信息作為工作核心，以滿足企業(yè)發(fā)展的需要。檔案管理人員要在觀念上突破固有的思維模式，在檔案工作中，改變以往只注重收集整理而忽略利用服務(wù)的做法，將工作重點(diǎn)從對(duì)檔案的實(shí)體管理轉(zhuǎn)移到對(duì)檔案信息的開發(fā)利用上，充分發(fā)揮企業(yè)檔案

10、編研在企業(yè)各項(xiàng)工作中的重要作用。進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案的基礎(chǔ)工作，不斷豐富企業(yè)檔案館藏。開展企業(yè)檔案編研工作的基礎(chǔ)是種類豐富、收集齊全的館藏檔案。企業(yè)檔案部門要建立完整的規(guī)章制度，完善收集檔案材料的措施，注意企業(yè)各類文件材料的收集，保證歸檔文件材料的齊全和完整。只有在日常工作中注重編研素材的收集、積累和提煉，編研內(nèi)容才充實(shí)，才可能有高質(zhì)量的成果。同時(shí)，在檔案整理組卷工作中，注重檔案的編目和著錄工作，為檔案編研工作提供更方便快捷的檢索利用條件。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作的提升。隨著科技的發(fā)展，檔案部門要充分認(rèn)識(shí)到新科技對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的改革與促進(jìn)作用。從原本的純紙質(zhì)管理模式轉(zhuǎn)變成利用電腦

11、與網(wǎng)絡(luò)的信息化管理模式。根據(jù)本企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況，開發(fā)出既滿足科學(xué)管理又能促進(jìn)檔案工作發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)，為檔案編研工作的開展奠定基礎(chǔ)。針對(duì)企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況，統(tǒng)籌安排，科學(xué)確定編研主課題及工作計(jì)劃。企業(yè)檔案人員在熟悉館藏的基礎(chǔ)上，通過各種途徑，充分掌握企業(yè)工作的重點(diǎn)和企業(yè)的發(fā)展方向，圍繞企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策，針對(duì)企業(yè)重點(diǎn)工作來確定編研課題。針對(duì)選定的編研課題，在對(duì)企業(yè)各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行需求調(diào)研的基礎(chǔ)上，編制工作計(jì)劃，確定人員分工及職責(zé)，利用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)對(duì)館藏檔案資源進(jìn)行檢索，對(duì)檢索出的相關(guān)檔案進(jìn)行調(diào)閱并深入分析研究，將形成的初步研究成果給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與部門征求修改意見，根據(jù)征求意見進(jìn)行修改完善，形成

12、最終的編研成果，通過翔實(shí)的文字資料和可靠的數(shù)據(jù)為領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)發(fā)展目標(biāo)、文化建設(shè)服務(wù)。加強(qiáng)針對(duì)檔案編研工作的培訓(xùn)力度，提高檔案人員的綜合素質(zhì)。提高檔案編研人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力，是加強(qiáng)檔案編研工作的基礎(chǔ)。檔案部門應(yīng)配備足夠數(shù)量的專職檔案編研人員，對(duì)檔案編研人員進(jìn)行知識(shí)技能培訓(xùn)，拓寬檔案編研人員的知識(shí)面，不斷提高其專業(yè)素質(zhì)和能力。積極參加國家和行業(yè)舉辦的關(guān)于檔案編研工作的相關(guān)培訓(xùn)，提高對(duì)檔案編研工作的認(rèn)識(shí)，掌握科學(xué)的工作方式方法。檔案編研工作是一項(xiàng)專業(yè)性和綜合性的工作，檔案編研人員在掌握檔案編研工作的專業(yè)素質(zhì)的基礎(chǔ)上，要不斷學(xué)習(xí)相關(guān)的學(xué)科知識(shí)，通過培訓(xùn)交流，吸取先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、創(chuàng)新工作思路，充分發(fā)揮檔案編研工作在企業(yè)各項(xiàng)工作中的作用，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。5 增強(qiáng)檔案編研工作的實(shí)踐筆者所在單位隸屬于大型國有企業(yè)，檔案部門配備有專職檔案編研人員及現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)各項(xiàng)檔案工作制定了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為加強(qiáng)檔案編研工作打下了良好的人員和物質(zhì)基礎(chǔ)。通過檔案編研，形成年鑒等編研成果。在清點(diǎn)館藏資源的基礎(chǔ)上，做了大型檔案展覽，陳列著公司成立以來各個(gè)時(shí)期的重