人事檔案管理制度

1、人事檔案管理制度內(nèi)部管理文件人事檔案管理制度文件編號 :ADM-000X文件版本 :A/1編制：審核：批準：修定日期:2017年10月1日人事檔案管理制度內(nèi)部管理文件目錄第一章目的第二章用途第三章范圍第四章管理職責第五章人事檔案內(nèi)容第六章人事檔案的借閱、移交與銷毀人事檔案管理制度內(nèi)部管理文件第一章目的為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，使之規(guī)范化、制度化。同時為了更有效的對員工人事檔案進行妥善的保護和利用，維護人事檔案材料的完整，使人事檔案的建立、整理與管理工作有所依據(jù)，特制定本管理制度。第二章用途員工人事檔案是公司在人員招聘、調(diào)配、任免、培訓、考核、獎懲等工作中形成的有關個人經(jīng)歷、業(yè)務

2、技術水平、 工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的有關材料， 是全面考察了解員工和正確選拔使用員工的重要依據(jù)第三章范圍本制度適用于公司所有人員第四章管理職責一、公司行政人事部負有人事檔案的管理職責。二、行政人事部負責制訂、 修改和完善公司人事檔案管理的相關工作管理制度與實施細則等規(guī)范；三、 行政人事部負責公司各部門的員工人事檔案管理工作；第五章人事檔案內(nèi)容一、檔案類別1、紙質檔案，主要由以下資料構成（ 1） 個人簡歷資料、員工登記表；（ 2） 身份證復印件、通行證、護照等；（3）學歷和評聘專業(yè)技術職務材料；（4） 獎勵及處分資料；（5）培訓記錄及外訓協(xié)議等材料；（6）勞動合同、錄用、任免、聘用、離職材料

3、；人事檔案管理制度內(nèi)部管理文件（7） 承諾書、保密協(xié)議；（8） 保險資料；（9）年度、半年度績效考核資料；2、 電子檔案（1） 員工登記表電子版（2）員工花名冊（3）圖像資料等二、檔案管理基本要求行政人事部必須按照員工花名冊中的員工編號（即：工號）進行編號，各個部門人員按檔案編號順序排放并做明顯標記，每20 個檔案做一個小標記、 60 個檔案做一個大標記，方便查找。1、檔案編號原則：檔案號是在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔案號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。具有唯一性、方便查找的特征，每個員工有且只有一個檔案號，離職員工的檔案號將作為歷史記錄，不再重復使用；新進

4、員工延續(xù)上一個編號以此類推；（1）人員檔案號編號原則：公司編碼+部門代碼 +員工編號（三位數(shù)），如： CJMG003（ CJ:公司編碼 -“創(chuàng)基”首兩個字母拼音縮寫） ；MG ：部門代碼 “木工”部部門名稱首字母拼音縮寫） ；003：員工編號 -按本部門具體入職時間順序確定）；離職人員、調(diào)崗調(diào)部門人員維持原檔案號不變，同時在檔案封面?zhèn)渥谠敿毺顚懏悇訒r間、目前職位，檔案放置于調(diào)崗后部門（或離職）的檔案位置。2、檔案袋內(nèi)資料整理要求檔案內(nèi)資料統(tǒng)一按照：員工信息登記表身份證復印件學歷證書復印件社保資料復印件各資格證書勞動合同獎勵及處分材料員工異動表績效考核表調(diào)薪審核表離職表單排序，并于表單右上角處

5、按順序進行編號，編號原則根據(jù)：檔案號-頁碼，如： CJMG003-01、CJMG003-02，并在封面對應項顯示頁碼。4. 檔案外封面目錄的要求（ 1）員工信息登記表（ 2）身份證復印件（ 3）學歷證書復印件（ 5）社保資料復印件人事檔案管理制度內(nèi)部管理文件（ 6）各資格證書（ 7）勞動合同（ 8）獎勵及處分材料（ 9）員工異動表（ 10）績效考核表（ 11）調(diào)薪審核表（ 12）離職表單確保檔案信息真實準確、 完整，基礎信息可直接在封面查找減少進入檔案查詢的不必要時間，如員工入職時間、身份證號碼、合同期限、資格證書是否原件、調(diào)崗時間、離職時間等，此頁貼于檔案封面，方便快速查找三、人事檔案的收集

6、、整理與更新1、 在職員工檔案（1） 日常收集員工履歷表、各種獎勵、職務任免、異動表、勞動合同、保險、培訓、獎懲、協(xié)議等材料。（2）每三個月定期一次全面更新維護全員檔案2、新進人員的人事檔案，必須于辦理入職手續(xù)三日之內(nèi)，將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。3、離職人員檔案，離職人員應于離職三個工作內(nèi)，檔案另行存放于離職人員檔案處。四、特別要求。1、入職檔案新員工入職報到當天，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面右上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、職位、內(nèi)容、頁碼等。新員工入職三個工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進行歸檔：（1）求職登記表（必須要有

7、初試、復試、錄用的審批人簽字及錄用時的薪資標準等意見簽署、貼上一張一寸的彩色照片） ；（2） 身份證（雙面都印在同一頁上，A4 紙）、學歷證、學位證及其他相關資質證件的復印件；2、員工辦理轉正手續(xù)時員工轉正手續(xù)完成后，人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：1) 轉正申請表、轉正通知單人事檔案管理制度內(nèi)部管理文件2) 勞動合同3) 競業(yè)禁止合同書3、員工辦理異動手續(xù)時檔案管理人員在完成員工異動手續(xù)的三個工作日內(nèi)，將員工異動手續(xù)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，具體的歸檔資料有：（1）人事異動審批表（2） 員工異動工作移交表 、文件檔案資料移交明細表 、資料移交明細表、待辦工作移交明細表4、員

8、工辦理離職手續(xù)時在人力資源部門辦理完員工離職手續(xù)的三個工作日內(nèi)，檔案管理員應將相關離職資料裝入該員工的檔案內(nèi)，存檔的資料有：1) 離職申請書2) 離職申批表3) 員工離職工作移交表、文件檔案資料移交明細表 、客戶資料移交明細表 、待辦工作移交明細表離職面談表5、員工受到獎懲等與人事相關工作時需要歸檔的資料必須第一時間（三個工作日內(nèi)）歸檔，當獎懲已落實公布之后，人事專員應及時跟進獎懲材料，將獎懲紙質材料整理入檔。6、每月三號之前整理更新一次人事檔案對新進、離職、轉崗、晉升員工檔案重新整理核對組卷，在整理過程中不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。7、人才庫檔案建立管理人事專員綜合整理通過現(xiàn)場招聘會收

9、到的簡歷、人才網(wǎng)、等網(wǎng)站應聘者在線投遞的應聘簡歷、人事專員主動搜索合適崗位的簡歷及轉介紹候選人的簡歷、材料，篩選出候選人員資質良好但公司暫沒有合適崗位或公司有崗位空缺但候選人暫在其他企業(yè)尚沒有跳槽意向的簡歷，將其整理歸檔組卷為儲備候選人，存放入公司人才庫，方便高效率的填補公司崗位空缺，人事檔案管理制度內(nèi)部管理文件第六章人事檔案的借閱、移交與銷毀一、檔案借閱凡借用人事檔案，必須填寫人事檔案借閱登記表 ，由行政人事部的負責人核實理由，經(jīng)廠長簽批后，方可借出，借出的檔案必須在 3 天或在約定的時間內(nèi)歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。 查閱、借用檔案的部門或個人，不得擅自摘抄、拍攝、復制檔案內(nèi)容。如

10、因工作需要從檔案中取證的，應事先征得廠長同意，經(jīng)批準后方可摘抄、復制拍攝。借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換。二、人事檔案管理人員工作變動移交人事專員異動前 5 個工作日之內(nèi)， 應有合適的人選交接相應檔案管理工作事宜， 交接時移交人及交接人同時對檔案進行清點交接 ,檔案各目錄表及相關借閱查詢等表單，雙方各自簽名確認，經(jīng)上級領導簽名后辦理移交手續(xù)。（三）人事檔案銷毀要求人事專員不得擅自處理或銷毀檔案材料， 應嚴格執(zhí)行公司檔案管理制度進行檔案保管和檔案銷毀。員工離職檔案每月 3 號之前清查，另外歸檔于離職人員檔案處。離職檔案保存兩年后方可銷毀（高管及核心技術人員保留至該員工