高效會(huì)議管理技巧-學(xué)員版

1、高效會(huì)高效會(huì)議議管理管理主講：高級培訓(xùn)師主講：高級培訓(xùn)師 蔡林蔡林卓越經(jīng)理人管理實(shí)務(wù)系列培訓(xùn)卓越經(jīng)理人管理實(shí)務(wù)系列培訓(xùn)培訓(xùn)課堂公約培訓(xùn)課堂公約v 培訓(xùn)時(shí)間：培訓(xùn)時(shí)間：9 9：00120012：00 1300 13：30163016：3030v 準(zhǔn)時(shí)到培訓(xùn)會(huì)場，自覺維護(hù)課堂公德；準(zhǔn)時(shí)到培訓(xùn)會(huì)場，自覺維護(hù)課堂公德；v 請將手機(jī)暫時(shí)關(guān)閉，或調(diào)至震動(dòng)檔；請將手機(jī)暫時(shí)關(guān)閉，或調(diào)至震動(dòng)檔；v 不要在課堂中隨意走動(dòng)或接聽電話；不要在課堂中隨意走動(dòng)或接聽電話；v 空杯心態(tài)，積極參與課程中的討論；（獎(jiǎng)勵(lì)）空杯心態(tài)，積極參與課程中的討論；（獎(jiǎng)勵(lì)）v 有意見發(fā)表時(shí)，請舉手示意經(jīng)允許再發(fā)言；有意見發(fā)表時(shí)，請舉手示意經(jīng)

2、允許再發(fā)言；v 以掌聲或鮮花感謝所有給予分享的人；以掌聲或鮮花感謝所有給予分享的人；v 尊重他人，尊重自己。尊重他人，尊重自己。課程目錄課程目錄v第一講：會(huì)議的基本認(rèn)知第一講：會(huì)議的基本認(rèn)知v第二講：高效會(huì)議管理的方法第二講：高效會(huì)議管理的方法v第三講：開會(huì)前的準(zhǔn)備工作第三講：開會(huì)前的準(zhǔn)備工作v第四講：成功開好會(huì)議的策略第四講：成功開好會(huì)議的策略v第五講：應(yīng)對與處理會(huì)議中的難題第五講：應(yīng)對與處理會(huì)議中的難題v第六講：會(huì)議中的決策與技巧第六講：會(huì)議中的決策與技巧v第七講：會(huì)議結(jié)束與后續(xù)跟進(jìn)第七講：會(huì)議結(jié)束與后續(xù)跟進(jìn)v第八講：現(xiàn)場互動(dòng)與答疑第八講：現(xiàn)場互動(dòng)與答疑第一講：會(huì)議的基本認(rèn)知第一講：會(huì)議的

3、基本認(rèn)知 據(jù)調(diào)查，經(jīng)理級和專業(yè)人員每周約花1/4的時(shí)間在開會(huì)上。美國權(quán)威機(jī)構(gòu)的統(tǒng)計(jì)表明，每年企業(yè)因不當(dāng)?shù)臅?huì)議管理導(dǎo)致的損失高達(dá)60億美元。 如何開會(huì)？如何使會(huì)議有效率？對于企如何開會(huì)？如何使會(huì)議有效率？對于企業(yè)和管理者業(yè)和管理者來說，都具有重要的意義來說，都具有重要的意義！你的會(huì)議有多少？你的會(huì)議有多少？ 會(huì)議需要管理嗎？會(huì)議管理有哪些技巧呢？ ？ ？ 整個(gè)世界在某種程度上說是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。會(huì)議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來困擾。因此，會(huì)議既需要管理，更需要管理技巧！職位越高，工資越高，會(huì)議也越多！職位越高，工資越高，會(huì)議也越多！如何開好會(huì)議是管理者的重要能力！如何開好會(huì)

4、議是管理者的重要能力！遵義會(huì)議舊址遵義會(huì)議舊址小組分析與討論小組分析與討論v作業(yè)題：作業(yè)題： 我們在會(huì)議中經(jīng)常遇到哪些問題？我們在會(huì)議中經(jīng)常遇到哪些問題？v各小組在組長的帶領(lǐng)下，開展積極的討論，集思各小組在組長的帶領(lǐng)下，開展積極的討論，集思廣益后，派一名學(xué)員代表小組的意見發(fā)言，看哪個(gè)廣益后，派一名學(xué)員代表小組的意見發(fā)言，看哪個(gè)小組討論的比較好？小組討論的比較好？認(rèn)識(shí)什么是會(huì)議？認(rèn)識(shí)什么是會(huì)議？會(huì)議的類型：v1) 信息型的會(huì)議（發(fā)布信息/ 收集信息）v2) 決策型的會(huì)議（作出決定/ 達(dá)成共識(shí)）v3) 解決問題的會(huì)議v4) 以上諸項(xiàng)的綜合會(huì)議有正式的，也可以有非正式的。是什么在推動(dòng)著一次成功的會(huì)議

5、？是什么在推動(dòng)著一次成功的會(huì)議？v1) 一名優(yōu)秀的主持人v2) 一種良好的方法v3) 良好的參與意識(shí)1) 主持人的不同能產(chǎn)生截然不同的效果。優(yōu)秀的主持人往往能夠有效地準(zhǔn)備和主持會(huì)議，使與會(huì)者有高度的參與意識(shí)并富有成效。2) 遵循某些基本準(zhǔn)則的主持會(huì)議的良好方法，有助于會(huì)議的順利進(jìn)行。3) 良好的參與意識(shí)取決于兩個(gè)因素：1） 與會(huì)者準(zhǔn)備的程度以及他們的行為，2）主持人領(lǐng)導(dǎo)和指引與會(huì)者的能力。成功會(huì)議的三要素第二講：高效會(huì)議管理的方法第二講：高效會(huì)議管理的方法固定的會(huì)議流程規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范開始開始?xì)g迎會(huì)議目的議程具體時(shí)間安排規(guī)章制度3議程議程1分享話題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生主意/做決定 /確認(rèn)行

6、動(dòng)總結(jié)2結(jié)束會(huì)議結(jié)束會(huì)議總結(jié)安排下次會(huì)議跟蹤跟蹤備忘錄跟蹤計(jì)劃固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。 （1 1）一個(gè)中心：指整個(gè)會(huì)議的議程。包括：）一個(gè)中心：指整個(gè)會(huì)議的議程。包括： 會(huì)議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議會(huì)議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議程；介紹時(shí)間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會(huì)議記錄人。程；介紹時(shí)間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會(huì)議記錄人。 進(jìn)行會(huì)議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議進(jìn)行會(huì)議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、

7、做決定、程三等。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。 結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。 （2 2）兩個(gè)基本點(diǎn)）兩個(gè)基本點(diǎn) 兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開始前的準(zhǔn)備和會(huì)議兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作。會(huì)前的準(zhǔn)備

8、工作與會(huì)后的跟蹤工作具體包括工作與會(huì)后的跟蹤工作。會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等。寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等。高效的會(huì)議管理四個(gè)步驟高效的會(huì)議管理四個(gè)步驟v 有效的會(huì)議管理應(yīng)使用PDCA 循環(huán)程序（計(jì)劃、召開、檢查、措施）。A PC D會(huì)議準(zhǔn)備召 開 會(huì) 議評 定 會(huì) 議 結(jié) 果將“未決議”的議題安排在下一次議程中，同時(shí)對會(huì)議所作決議的跟蹤。第三講：會(huì)議前的準(zhǔn)備第三講：會(huì)議前的準(zhǔn)備會(huì)議準(zhǔn)備v 準(zhǔn)備一次有效會(huì)議的準(zhǔn)備一次有效會(huì)議的8個(gè)步驟個(gè)步驟 第1 步：決定會(huì)議的宗旨和類型； 第2 步：分析圍繞這次會(huì)議的

9、前因后果； 本次會(huì)議同工廠/ 部門/ 班組的目標(biāo)有何關(guān)系？ 本次會(huì)議同上一次/ 下一次會(huì)議有何關(guān)系？ 可能發(fā)生哪些事件 會(huì)影響到對本次會(huì)議的興趣？ 第3 步：明確涉及的/ 受影響的人和事； 第4 步：制訂一個(gè)成果說明； 第5 步：決定要討論的主要議題； 第6 步：決定主持人、與會(huì)人和記錄人； 第7 步：決定會(huì)場布置； 第8 步：計(jì)劃會(huì)議日程表。會(huì) 議 日 程 表目 的 舉辦單位 日期 要求與會(huì)人 預(yù)期結(jié)果 時(shí)間 地點(diǎn) # 時(shí)間 項(xiàng)目 活動(dòng)/說明主持人 至何時(shí)注：會(huì)議準(zhǔn)備v 不管規(guī)模和地點(diǎn)如何， 每次會(huì)議都應(yīng)該有一個(gè)日程安排， 不論多么不正式。非正式的日程表：（用于簡短的、 臨時(shí)會(huì)議）活頁掛圖記

10、事本為何要召開本次會(huì)議？有何目的？何人參加？何時(shí)舉行？何處召開？如何進(jìn)行？時(shí)間 何事 誰5 個(gè)“何”和1個(gè)“如 何” 正式的日程表：（用于較長的、 預(yù)先計(jì)劃的會(huì)議）會(huì)議準(zhǔn)備的會(huì)議準(zhǔn)備的5W1H法法WhyWhatWhenWhoWhereHow部門會(huì)議多少人開比較合適？部門會(huì)議多少人開比較合適？Who必須參加人員、可參加人員和列席人員必須參加人員、可參加人員和列席人員會(huì)議準(zhǔn)備工作核對清單會(huì)議準(zhǔn)備工作核對清單v開會(huì)目標(biāo)是否清楚；開會(huì)目標(biāo)是否清楚；v決定與會(huì)者名單；決定與會(huì)者名單；v決定與會(huì)者的參與程度；決定與會(huì)者的參與程度；v決定由誰來擔(dān)任會(huì)議主席與會(huì)議記錄者；決定由誰來擔(dān)任會(huì)議主席與會(huì)議記錄者；v

11、決定會(huì)議時(shí)間、會(huì)議長度、地點(diǎn)決定會(huì)議時(shí)間、會(huì)議長度、地點(diǎn)；v準(zhǔn)備好會(huì)議所需輔助設(shè)備；準(zhǔn)備好會(huì)議所需輔助設(shè)備；v決定哪些與會(huì)者該做簡報(bào)與何時(shí)做；決定哪些與會(huì)者該做簡報(bào)與何時(shí)做；v暫定的會(huì)議議程是否涵蓋所要討論的事項(xiàng)；暫定的會(huì)議議程是否涵蓋所要討論的事項(xiàng)；v分發(fā)開會(huì)通知。分發(fā)開會(huì)通知。討論：會(huì)議目的明確嗎？討論：會(huì)議目的明確嗎？練習(xí)：列舉最近開過或者即將要開的會(huì)議（每組練習(xí)：列舉最近開過或者即將要開的會(huì)議（每組5-6個(gè)）個(gè)）名稱名稱目的目的v“今天下午今天下午2 2：0000在小會(huì)議室開個(gè)會(huì)！在小會(huì)議室開個(gè)會(huì)！”v“今天下午今天下午2 2：0000在小會(huì)議室開個(gè)部門會(huì)！在小會(huì)議室開個(gè)部門會(huì)！”v“

12、今天下午今天下午2 2：0000在小會(huì)議室召開部門工作計(jì)劃會(huì)！在小會(huì)議室召開部門工作計(jì)劃會(huì)！”v“今天下午今天下午2 2：0000我們在小會(huì)議室召開部門四季度工我們在小會(huì)議室召開部門四季度工 作計(jì)劃會(huì)！作計(jì)劃會(huì)！”舉例：會(huì)議目的是什么？舉例：會(huì)議目的是什么？“從三家供應(yīng)商中挑選一家供應(yīng)商從三家供應(yīng)商中挑選一家供應(yīng)商”“評審評審出最優(yōu)的一家供應(yīng)商出最優(yōu)的一家供應(yīng)商”“提高公司市場份額的方法有哪些？提高公司市場份額的方法有哪些？”“公司存在的問題有哪些？公司存在的問題有哪些？”“解決公司上年度業(yè)績下降的問題解決公司上年度業(yè)績下降的問題”“如何在本季度將如何在本季度將產(chǎn)品缺陷率降低產(chǎn)品缺陷率降低5%

13、”5%”“宣講新的供公司內(nèi)部職工持股方案。宣講新的供公司內(nèi)部職工持股方案。”“學(xué)習(xí)重要文章學(xué)習(xí)重要文章天道酬勞天道酬勞”“制定三季度部門員工培訓(xùn)項(xiàng)目計(jì)劃制定三季度部門員工培訓(xùn)項(xiàng)目計(jì)劃”“制定制定產(chǎn)品產(chǎn)品V2V2版本計(jì)劃版本計(jì)劃”做出決策做出決策頭腦風(fēng)暴頭腦風(fēng)暴解決問題解決問題信息分享信息分享制定計(jì)劃制定計(jì)劃分組討論：到底誰應(yīng)該參加會(huì)議？分組討論：到底誰應(yīng)該參加會(huì)議？例：公司各部門負(fù)責(zé)人會(huì)議議程表例：公司各部門負(fù)責(zé)人會(huì)議議程表序號議程（責(zé)任人）主要內(nèi)容備注1主持人簡短開場簡述會(huì)議主要議程 2高層領(lǐng)導(dǎo)講話從公司層面對各部門例會(huì)提出要求、明確目標(biāo)。 3各部門月、周例會(huì)的確認(rèn)討論確定周、月度例會(huì)的時(shí)間

14、和議題和相關(guān)事宜 4HR 匯報(bào)上周工作總結(jié)、本周工作任務(wù)、工作開展步驟 5匯報(bào) 6匯報(bào) 7匯報(bào) 8各部門配合工作各部門需要協(xié)作的工作 9會(huì)議結(jié)束 案例討論案例討論第四講：成功開好會(huì)議的策略第四講：成功開好會(huì)議的策略成成功會(huì)議的五種策略功會(huì)議的五種策略1.1.做好開場白；做好開場白；2.2.合理分合理分配發(fā)言配發(fā)言時(shí)間；時(shí)間；3.3.掌掌握議事握議事進(jìn)度；進(jìn)度；4.4.達(dá)達(dá)成決議成決議決策決策方式；方式；5.5.圓圓滿結(jié)束滿結(jié)束會(huì)議。會(huì)議。開 始：告 訴 與會(huì)者 將 要 討 論 的 問 題，及 其 原 因中 間：討 論 每 個(gè) 議 項(xiàng)總 結(jié)：告 訴 與 會(huì) 者 已 討 論 過 的 問 題， 并概

15、 述 已 達(dá) 成 的 決 議。 （何 事、 負(fù) 責(zé) 人、 何 時(shí) 完 成）如何如何做好開場白？做好開場白？v內(nèi)容：內(nèi)容： 35分鐘的講話分鐘的講話，系統(tǒng)、簡潔，系統(tǒng)、簡潔地明確地明確開會(huì)開會(huì)目的目的、時(shí)間安排、議事方式、紀(jì)律規(guī)則等、時(shí)間安排、議事方式、紀(jì)律規(guī)則等。v開場白程序：開場白程序：概括會(huì)議進(jìn)行程序概括會(huì)議進(jìn)行程序；提供與會(huì)議有關(guān)的資訊提供與會(huì)議有關(guān)的資訊；開會(huì)時(shí)的規(guī)范（要求）；開會(huì)時(shí)的規(guī)范（要求）；指定會(huì)議記錄者指定會(huì)議記錄者；征求對議程設(shè)計(jì)的意見征求對議程設(shè)計(jì)的意見。做 出 會(huì) 議 備 忘 錄何事 何人日期記 錄 需 采 取 的 措 施，并 使 決 定 具 體 化合理分合理分配發(fā)言時(shí)

16、間配發(fā)言時(shí)間v 主持人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握在20%左右，盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等，對于特別熟悉的人給予相對較多一點(diǎn)的時(shí)間。v 開成一種大家參與、互動(dòng)氛圍的會(huì)議。v主持人發(fā)言最多的原因1. 對會(huì)議的議題特別熟2. 地位最高而且聲音較大3. 負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任（承擔(dān)項(xiàng)目多）算算你的會(huì)議的時(shí)間？算算你的會(huì)議的時(shí)間？控制會(huì)議的進(jìn)程控制會(huì)議的進(jìn)程你只是用語言方式控場的？你只是用語言方式控場的？v主持人對會(huì)議進(jìn)程非常了解，對于遇到主持人對會(huì)議進(jìn)程非常了解，對于遇到各種不同的參與者，主持人使用的具體辦各種不同的參與者，主持人使用的具體辦法適時(shí)調(diào)整會(huì)議節(jié)奏：法適時(shí)調(diào)整會(huì)議節(jié)奏：1、語言方式語言方式：比如。比如。

17、2、非語言方式非語言方式：比如。比如。與會(huì)者的職責(zé)v 有備而來；v 投入討論；v 清楚地和積極地提出觀點(diǎn)；v 切中主題不要離題；v 避免夸夸其談；v 避免重復(fù)；v 鼓勵(lì)批評性的意見；v 集中于基本點(diǎn)；v 考慮別人的意見；v 提供折衷意見；v 傾聽；v 協(xié)助主持人以取到會(huì)議的預(yù)期結(jié)果。良好的參與意識(shí)第五講：應(yīng)對與處理會(huì)第五講：應(yīng)對與處理會(huì)議中難題議中難題只要有機(jī)會(huì)就講個(gè)沒完的人只要有機(jī)會(huì)就講個(gè)沒完的人v講故事（和討論的主題無關(guān)）；v講了很長時(shí)間才進(jìn)入主題；v講的太模糊，沒有具體事例；v拒絕傾聽別人的觀點(diǎn)，只管自己講。有機(jī)會(huì)就說，而且不停地說！有機(jī)會(huì)就說，而且不停地說！喜歡說喜歡說“蟬蟬”的特點(diǎn)的

18、特點(diǎn)小組分析與討論v如何面對這樣的參會(huì)者？如何面對這樣的參會(huì)者？總喜歡否定或攻擊別人的人總喜歡否定或攻擊別人的人v有攻擊別人的傾向；v總是給予消極的、否定的意見。鯊鯊魚魚的的特特點(diǎn)點(diǎn)小組分析與討論v如何面對這樣的參會(huì)者？如何面對這樣的參會(huì)者？比較自我且防衛(wèi)性強(qiáng)的人比較自我且防衛(wèi)性強(qiáng)的人驢驢的的特特點(diǎn)點(diǎn)v過于敏感，不太說話，抵制別人；v防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面“墻”，比較倔強(qiáng)；v比較自我，不能站在別人的立場看問題。小組分析與討論v如何面對這樣的參會(huì)者？如何面對這樣的參會(huì)者？發(fā)言時(shí)經(jīng)常談其它話題的人發(fā)言時(shí)經(jīng)常談其它話題的人v質(zhì)疑正在使用的程序（跳來跳去）；v總是提議不同的程序或建議；v弄不好會(huì)把會(huì)議帶

19、向歧途。兔兔子子的的特特點(diǎn)點(diǎn)小組分析與討論v如何面對這樣的參會(huì)者？如何面對這樣的參會(huì)者？開會(huì)時(shí)心無所謂、不投入的人開會(huì)時(shí)心無所謂、不投入的人v開會(huì)的同時(shí)一并做別的工作；v私自進(jìn)入小團(tuán)體討論；v時(shí)常接電話；v瞌睡；v其他：以筆敲桌，背對發(fā)言者，故意看別處等螃蟹螃蟹的特點(diǎn)的特點(diǎn)小組分析與討論v如何面對這樣的參會(huì)者？如何面對這樣的參會(huì)者？分小組實(shí)戰(zhàn)演練分小組實(shí)戰(zhàn)演練v 會(huì)議案例背景：會(huì)議案例背景：第六講：會(huì)議中決策的方法第六講：會(huì)議中決策的方法會(huì)議中如何做決策會(huì)議中如何做決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識(shí)決策無異議決策什么時(shí)候用什么決策方式呢？什么時(shí)候用什么決策方式呢？決策時(shí)可以設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)！1234具體

20、說明具體說明v 權(quán)威決策權(quán)威決策v 權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時(shí)。v 適宜使用：當(dāng)組織授權(quán)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人做最終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)時(shí)。v 不宜使用：當(dāng)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人希望團(tuán)隊(duì)成員接納并支持某項(xiàng)決策時(shí)。v 少數(shù)服從多數(shù)決策少數(shù)服從多數(shù)決策v 少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時(shí)，它以民主原則為基礎(chǔ)。v 適宜使用：當(dāng)時(shí)間有限，而決策結(jié)果不會(huì)對反對者造成消極影響時(shí)。v 注意：投票容易導(dǎo)致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入。具體說明具體說明v 共識(shí)決策共識(shí)決策v 共識(shí)決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項(xiàng)提議，每一團(tuán)隊(duì)成員均有否決權(quán)。v 共識(shí)決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，

21、能夠提高成員實(shí)施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風(fēng)。v 注意：如果決策時(shí)間有限，或團(tuán)隊(duì)成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。v 無異議決策無異議決策v 無異議決策產(chǎn)生于所有成員對某項(xiàng)決策完全贊同時(shí)。v 當(dāng)提案非常重要，要求所有成員達(dá)成完全一致時(shí)，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)做出無異議決策。v 注意：無論團(tuán)隊(duì)具備什么樣的經(jīng)驗(yàn)，無異議決策都很難達(dá)成。只有當(dāng)一項(xiàng)決策的結(jié)果對每個(gè)成員都至關(guān)重 要時(shí)才有可能作出無異議決策。第七講：會(huì)議結(jié)束與后續(xù)跟進(jìn)第七講：會(huì)議結(jié)束與后續(xù)跟進(jìn)圓滿結(jié)束會(huì)議圓滿結(jié)束會(huì)議v預(yù)留一定時(shí)間進(jìn)行總結(jié)；預(yù)留一定時(shí)間進(jìn)行總結(jié)；v確保議程全部完成；確保議程全部完成；v及時(shí)結(jié)束會(huì)議。及時(shí)結(jié)束會(huì)議。會(huì)后活動(dòng)v自上而下逐

22、級向非與會(huì)者傳達(dá)信息；v制訂行動(dòng)計(jì)劃以完成分配給您的任務(wù)；v確定計(jì)劃以跟蹤會(huì)議所作決議的工作進(jìn)度；v制訂下次會(huì)議的議程。 會(huì)后跟進(jìn)會(huì)后跟進(jìn)v作為參會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn)v作為主持人的會(huì)后跟進(jìn)v自我評定v怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量v關(guān)于習(xí)慣的形成參會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)的內(nèi)容參會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)的內(nèi)容v拿到會(huì)議記錄以后要細(xì)讀v分析不同參會(huì)者的眾生相（回顧）v考慮自己任務(wù)的完成方法v會(huì)議是一項(xiàng)新任務(wù)的開始主持人的會(huì)后跟進(jìn)主持人的會(huì)后跟進(jìn)v請大家填寫會(huì)議評估表v針對意見做出改進(jìn)措施v詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事v制定跟進(jìn)計(jì)劃（負(fù)責(zé)跟進(jìn)）v如有需要找高層協(xié)助v如計(jì)劃進(jìn)行順利，取消下次會(huì)議v會(huì)議之后檢討得失（總結(jié)提高）主持人會(huì)后自我評定問

23、卷（一）主持人會(huì)后自我評定問卷（一）v 在開會(huì)中有沒有人誤解過我的意思？v 我有沒有在別人談話時(shí)跳到其他話題？v 有沒有在會(huì)前讓員工了解會(huì)議的內(nèi)容？v 面對別人說話的時(shí)候我是不是很緊張？處理說話緊張最好的方式處理說話緊張最好的方式排練排練主持人會(huì)后自我評定問卷（二）主持人會(huì)后自我評定問卷（二）v是否遇到只有我說話而沒人參與？v談話結(jié)束后是否確認(rèn)別人明白了我的意思？v在分派工作時(shí)大家是否都看著我而不提問？v我總會(huì)把事情的前因后果呈現(xiàn)給別人嗎？v我是否提前考慮把復(fù)雜的問題用通俗的方法表達(dá)出來？v我是否會(huì)在會(huì)議結(jié)束時(shí)問大家還有什么問題嗎？改變舊時(shí)的習(xí)慣改變舊時(shí)的習(xí)慣v寫下想改變的習(xí)慣v寫下你的目標(biāo)v

24、列出習(xí)慣帶來的問題v列出改變習(xí)慣的好處v獎(jiǎng)勵(lì)自己v堅(jiān)持21天v回顧新的習(xí)慣行為任何技巧只有不斷實(shí)踐，反復(fù)練習(xí)，成為習(xí)慣性行為后才能產(chǎn)生應(yīng)有的效果。把技巧變成習(xí)慣及行為把技巧變成習(xí)慣及行為成功源于良好的習(xí)慣！成功源于良好的習(xí)慣！會(huì)議管理的黃金法則v 1 1、發(fā)布、發(fā)布/ /通知會(huì)議日程；通知會(huì)議日程；v 2 2、按時(shí)到會(huì)按時(shí)開會(huì)按時(shí)散會(huì)；、按時(shí)到會(huì)按時(shí)開會(huì)按時(shí)散會(huì)；v 3 3、有備而來；、有備而來；v 4 4、始終切中主題不要偏離議事項(xiàng)目；、始終切中主題不要偏離議事項(xiàng)目；v 5 5、不輕易打斷別人傾聽以便理解；、不輕易打斷別人傾聽以便理解；v 6 6、次日發(fā)布會(huì)議備忘錄、次日發(fā)布會(huì)議備忘錄/ /

25、通過的決策；通過的決策；v 7 7、清楚了解下列各點(diǎn)：、清楚了解下列各點(diǎn)： 做出了什么決定？做出了什么決定？ 由誰負(fù)責(zé)？由誰負(fù)責(zé)？ 要求何時(shí)完成？要求何時(shí)完成？第八講：現(xiàn)場互動(dòng)與答疑第八講：現(xiàn)場互動(dòng)與答疑案例研究: 會(huì)議情節(jié)v 噴漆工段長約翰決定召開一次班組長會(huì)議（與會(huì) 者：菲 爾、皮 特、辛迪 和 史 蒂 夫），討論當(dāng)前的一些問題。會(huì)議將在下班后舉行。v 約翰：“本次會(huì)議我想討論的仍是上周提出的問題。向你們通報(bào)現(xiàn)有的實(shí)際情況。我也 愿意就未來發(fā)生事情與你們交換看法。會(huì)議結(jié)束時(shí)，我希望我們能制定一個(gè)行動(dòng)計(jì)劃來完成下幾周必須完成的一些任務(wù)，包括查看無絨工 服，采用兩種新油漆、 以 及如何準(zhǔn)備迎接

26、新成員的歡迎會(huì)。大家知道，我們總是處于車間的污染環(huán)境之中，我們要保證所有員工感覺穿上新工作服很愉快。 對員工的感受你們現(xiàn)在有什么看法？v 史蒂夫：好的，我沒有聽到什么抱怨。但從另一方面來說，我也沒聽到什么正面的反饋意見。v 菲爾：我部門的員工感到工作服很合身，衣服上的拉鏈?zhǔn)垢鼡Q衣服快多了。v 約翰：辛迪， 您感覺怎么樣？v 辛迪：我確實(shí)不太清楚。像克里斯一樣，我也沒有聽到什么抱怨。v 皮特：目前的質(zhì)量問題讓我忙得不亦樂乎，沒有時(shí)間考慮這些問題。續(xù)v 約翰：好的，從你們講的情況來看，好象缺乏具體的信息，你們是否同意征求每位員工的意見，然后在下次會(huì)議中報(bào)告具體情況?v 菲爾：這個(gè)建議不錯(cuò)，設(shè)計(jì)成問

27、卷形式怎么樣？v 約翰：好主意，其它人有何看法？v 全體：很好，這樣能節(jié)約時(shí)間！v 約翰：菲爾，你來負(fù)責(zé)此事怎么樣？v 菲爾：好的，沒問題。v 之后，約翰繼續(xù)討論其它問題。好的，我們下一步要做的事情是，收集皮特表格中的具體信息，并在下周的例會(huì)上匯報(bào)有關(guān)情況。v 我們對下周兩種油漆顏色的準(zhǔn)備工作已達(dá)成一致意見，你們有必要就所有相應(yīng)措施與學(xué)員一起制定計(jì)劃。 還要與培訓(xùn)協(xié)調(diào)人再舉行一次會(huì)議，具體時(shí)間定在周五17:00。你們同組員商量一下，看他們是否有空參加下周四的歡迎會(huì)。請?jiān)诒局芩南掳嗲案嬖V我有關(guān)情況。v 下一 次班組長會(huì)將于下周的同一時(shí)間舉行。案例研究: 會(huì)議情節(jié)小組討論小組討論:v 1) 會(huì)議的目的是什么?v 2) 會(huì)議的前因后果是什么？v 3) 會(huì)議的預(yù)期結(jié)果是什么？v 4) 列出議事項(xiàng)目v 5) 約翰的領(lǐng)導(dǎo)才能如何? 什么方面有效/無效?活動(dòng) 會(huì) 議 備 忘 錄 以下是工段長和經(jīng)理每周工作總結(jié)例會(huì)。經(jīng)理克里斯要求大家作筆記。會(huì)議開始后，克里斯便開始討論議事項(xiàng)目。v克里斯：大家好。本周我們的產(chǎn)量只達(dá)到了預(yù)定產(chǎn)量的89%，任務(wù)沒完成的主要原因是什么?v約翰：周四下午機(jī)械手出現(xiàn)故障，因此我們至少少生產(chǎn)了十輛汽車。v克里斯：我們采取了哪