高效會議管理培訓課件(PPT 62頁)

1、請您將手機調(diào)成靜音或者振動狀態(tài)請您將手機調(diào)成靜音或者振動狀態(tài). .謝謝謝謝! ! 欠缺目標欠缺目標 目標不清晰目標不清晰 欠缺議題欠缺議題 與會人選不當（與會者太多或與會人太少）與會人選不當（與會者太多或與會人太少） 會議時間不當（周一早上或者周六下午）會議時間不當（周一早上或者周六下午） 會會通知時間不當（太早通知開會或者太晚會會通知時間不當（太早通知開會或者太晚 開會通知內(nèi)容欠周詳。開會通知內(nèi)容欠周詳。 想一想想一想討論三分鐘討論三分鐘會議為什么沒有實效會議為什么沒有實效? 練習題： 5月5日,客戶將50個樣品速遞到道豐公司后,要求道豐公司盡快按照樣品的形狀生產(chǎn)50萬雙鞋底,并于5月20日

2、交貨. 公司接到如此大的訂單有喜有憂,喜的是這筆訂單完成交貨后可以為公司帶來800萬元的利潤.憂的是: 在短短的15天內(nèi)做不出50萬雙產(chǎn)品,總經(jīng)理召集各部門主管開會,要求業(yè)務,計劃,生產(chǎn),質(zhì)量,研發(fā),采購等部門全力配合,完成生產(chǎn)任務和準時交貨。請問:假如你是總經(jīng)理, 你打算如何召開這次會議?課程綱要會前會議目的、時間、地點和與會人會中會后感謝，會議紀要，會后跟蹤開場爭論達成總結會議的類型和目的制定決策制定決策 解決問題解決問題交流匯報交流匯報會議是有必要的嗎？會議成本會議成本時間成本時間成本會議直接成本會議直接成本機會成本機會成本會議的十大致命傷沒有議程沒有議程 跑題，偏離討跑題，偏離討論主題

3、論主題 主持人不能拍主持人不能拍板決定板決定 少數(shù)人壟斷發(fā)言，少數(shù)人壟斷發(fā)言，意見無法流暢地意見無法流暢地溝通溝通 一言堂，與者一言堂，與者迎合附會領導迎合附會領導的想法的想法 會議的十大致命傷打斷別人，爭辯議而不決，沒有行動計劃 與會人不對，與會議主題相關性不大；會議場所不佳，與會議人頻繁進出，辦理與會議無關的事情，；與會者沒有充分準備 “必要”的會議 會議目的單純化 會議資料有準備 會前先行溝通 書面解決無法當場決定的事項 報告內(nèi)容有紀要 有負責會后考核工作的部門 前輪后輪會前準備會前準備一個中心會議議程會議議程會后跟蹤會后跟蹤一個中心兩個基本點準備會議相關問題的主要決策人能夠提供相關意見

4、的人員為完成工作需要了解相關信息的人員將要負責執(zhí)行會議做出的決定的人員對問題負有義務，或存在利害關系，或起作用的人員什么人參加？會議規(guī)范流程開始 歡迎 會議目的 議程 時間安排 規(guī)章制度議程一： 分享話題和目標 交換信息 產(chǎn)生主意/做決定/確認行動 小結議程二議程三結束會議 總結 安排下次會議跟進 會議紀要 跟進計劃準備會議議程的要求會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到后面重要議題。將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。讓大家漸漸融入會議進行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。由重要到不重要由重要到不重要由不尖銳到尖銳由不尖銳到尖銳由容易到困

5、難由容易到困難練習：會議議程內(nèi)容和格式會議準備工具：思維導圖會議準備工作核對清單1.了解會議的目的2.是否一定要開會3.確定會議的形式4.安排會議的議程5.決定會議的時間6.確定會議的主持人7.決定會議的地點8.研究會場如何布置9.確定出席人數(shù)10.安排出席者座位11.是否準備會議名簽12.是否安排交通工具13.是否安排與會者住宿14.是否發(fā)出了會議通知15.確定視聽材料16.確定輔助教材17.準備會場周邊位置圖18.是否要求與會者準備資料19.確定相關資料20.是否安排會后娛樂項目并做好事先通知籌備工作的方方面面會議主題時間地點負責人預算邀請通知嘉賓參會者報到接送籌備工作的方方面面會場會議資

6、料用餐宴會住宿演出展臺參觀旅游會議進程會前會議目的、時間、地點和與會人會中會后感謝，會議紀要，會后跟蹤開場爭論達成總結如 何 開 場會議期待會議期待議程議程會議目的會議目的 介紹背景介紹背景主持人的守則與責任 營造和諧氣氛 按照議程進行 正確總結討論的內(nèi)容 引導發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言 幫助與會者理清不假思索的想法 尊重別人，避免出現(xiàn)會中意見一邊倒的情況 減少與議題無關的爭辯和討論 保持中立態(tài)度與會者的守則與責任 會前充分準備 會中全情投入，貢獻自己的創(chuàng)意與意見 以解決問題為己任 保持開放的心態(tài)，摒除部門之見 盡可能多地獲取信息 耐心聆聽，尊重他人的意見 勇于發(fā)言，言之有物 不進行人身攻擊 避

7、免出現(xiàn)不當?shù)闹w語言 會后總結會議進程會前會議目的、時間、地點和與會人會中會后感謝，會議紀要，會后跟蹤開場爭論達成總結換位思考換位思考職場溝通3模型 Asking QuestionsAsking Questions問問題問問題Active listeningActive listening積極傾聽積極傾聽AdvocacyAdvocacy陳述意見陳述意見積極傾聽的技巧 什么是傾聽？ 傾聽與你是否同意其他人的講話是毫無關系的。 傾聽就是接收到其他人所講的一切。 傾聽就是理解其他人的想法。 理解并不意味著接受。 傾聽中的障礙聽的速度說的速度聽力測試1：商店打烊時學會聽 要學會聽，首先要學會沉默 把所

8、有個人見解放在一邊 聚精會神，不要走神 注意一些非言語的示意動作(沉默、手勢模仿、表示贊同、反對、思考、懷疑、有興趣 或厭倦、以及身體疲乏等等的形體姿勢 或動作。) 不加篩選地收集所有的觀點。采用合適的反饋方式 傾聽能力測試2你是哪種反饋方式？積極傾聽 復述是用另一種表達方式重復對方剛說的話 或者直接引用他的話 或者用自己的語言重組對方的話積極傾聽就是告訴對方你對他的信息的理解！復述復述在這兩種情況下尤其有用 當你不確定對方的意思時 當對方給予的是重要的 感情上的信息時積極傾聽的八個方面提問提問問題類型封閉式問題 你是哪里人？ 你多大啦？ 結婚了嗎？ 開放式問題 這種問題需要解釋和說明，同時向

9、對方表示你對他們說的話很感興趣，還想了解更多的內(nèi)容引發(fā)討論的三種提問以事實為中心的問題以事實為中心的問題以團隊為中心的問題以團隊為中心的問題以個人為中心的問題以個人為中心的問題關鍵詞關鍵詞關鍵詞關鍵詞關鍵詞關鍵詞誘導性問題 Leading questions多個問題Multiple questions批評性問題 Criticizing Questions妨礙討論的提問“您難道不認為我們應該參與該業(yè)務嗎？”問題的定義是什么？最可能的原因有哪些？應該采取什么措施?“為什么我們需要這么長時間才能完成這個項目？”“小張，保證進度真的這么困難嗎？妨礙討論的三種提問提問題時常見的問題問題過于寬泛開始的問題

10、太難問引導性問是最封閉的問題提批判型問題找不到提問的內(nèi)容 通過問問題進行深入探討 Probe深入探討問題舉例問：問：會議進行得怎么樣？會議進行得怎么樣？(概括性和開放式問題概括性和開放式問題)答：答：會議時間太長！會議時間太長！問：問： 今后我們可能采取什么措施改進會議？今后我們可能采取什么措施改進會議？(具體和開放式的問題具體和開放式的問題)答：答： 我們可以使用會議議程。我們可以使用會議議程。問：問： 哪種議程最有用？您有什么看法？哪種議程最有用？您有什么看法？(具體和開放式的問題具體和開放式的問題)答：答： 我認為應當一起討論會議議程并制定合理時間限制。我認為應當一起討論會議議程并制定合

11、理時間限制。問：問： 您是否認為下次會議開始時用您是否認為下次會議開始時用 10 分鐘來制訂一個合理分鐘來制訂一個合理議程會有幫助？議程會有幫助？(封閉式問題封閉式問題)答：答： 是的。但您必須確保大家能夠在時間限制內(nèi)發(fā)言完。是的。但您必須確保大家能夠在時間限制內(nèi)發(fā)言完。清晰，完整表達自己的感受：清晰，完整表達自己的感受：_ 5個口信_ 看見/聽見(seeing/hearing) 當我看/聽的時候 感受(feeling) 我感覺 因為我(because I ) 因為我想要/需要,我認為 現(xiàn)在我希望(now I want) 現(xiàn)在/然后,我要/希望 以便(so that) 以便練習：你已發(fā)現(xiàn)小張?zhí)?/p>

12、交的數(shù)據(jù)分析報告有多處錯誤，而且 這已經(jīng)是第三次出現(xiàn)類似的錯誤，你準備和他聊一下如何提供反饋 反饋步驟以具體語言描述行為以具體語言描述行為說明此行為的后果說明此行為的后果征求對方或團隊的確認征求對方或團隊的確認幫助制定計劃以繼續(xù)或停止該行為幫助制定計劃以繼續(xù)或停止該行為使用正面反饋表揚有效行為使用正面反饋表揚有效行為有效反饋技巧Descriptive描述Well-Timed及時Solution建議Verifiable證實Owned - I-Message“我給出反饋Specific具體“賞不逾時，欲民速得為善之利也罰不遷列，欲民速睹為不善之害也干預的方法 M.E.T.H.O.D.M Mirro

13、r 說明E Evaluate 評價T Transfer 轉(zhuǎn)移H Help 幫助O Outline 總結D Decide 決策會議進程會前會議目的、時間、地點和與會人會中會后感謝，會議紀要，會后跟蹤開場爭論達成總結理性決策模型識別決策問題確認決策標準開發(fā)備選方案選擇備選方案實施備選方案評估決策結果決策方式一致通過法多數(shù)票通過法領導決定法阿羅悖論影響群體決策的因素心理定勢自尊、自信從眾行為合理化動機權威效應責任擴散、風險轉(zhuǎn)移會議成功的小竅門采用頭腦風暴法（Brainstorming）竅門一視頻案例：頭腦風暴學員演練德爾菲法(Delphi Method)決策制定會議，一定要把方案的提出與方案的評價分

14、開 竅門二奧美廣告奧美廣告大人閉嘴請吃棒棒糖大人閉嘴請吃棒棒糖讓每個人都有發(fā)言的機會 竅門三會議室放置一個活頁板/白報紙架/白板 竅門四郭三條麥肯錫思維導圖制造幽默的會議氛圍 竅門五奧美廣告的文字接龍游戲適時應用切臘腸策略：對取得的成果進行歸納總結竅門六假想對方的反對意見 克服脾氣鼓勵積極的發(fā)言提出并強調(diào)問題注意人際關系選擇最佳時機 正面發(fā)言七大技巧會議達成目的的七大技巧會議進程會前會議目的、時間、地點和與會人會中會后感謝，會議紀要，會后跟蹤開場爭論達成總結會議結束總結會議討論結果落實行動責任人感謝與會者會議評估會議評估這次會議對你有用嗎？是或否你暢所欲言了嗎？是或否你對會議的主持方式滿意嗎？是或否作為這次會議的結果，你知道自己