收發(fā)文管理制度

1、收發(fā)文管理制度一、總則1、為了規(guī)公司對(duì)收發(fā)文的管理，提高文件的利用效率，進(jìn)而提高公司工作質(zhì)量和工作效率，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。2、公司文件是傳達(dá)方針對(duì)政策，發(fā)布公司規(guī)章制度，指導(dǎo)工作，報(bào)告情況等的重要工具。因此，必須認(rèn)真做好文件收發(fā)的管理工作，有效地為公司服務(wù)。3、公司所收發(fā)文件由行政辦公室統(tǒng)一簽收、發(fā)放、傳遞、保管和立卷歸檔。 行政辦公室指定專職人員負(fù)責(zé)收文和發(fā)文，必須按照準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、統(tǒng)一的原則做好公司的收發(fā)文管理工作。二、發(fā)文辦理發(fā)文處理：發(fā)文程序包括擬稿、審核、復(fù)核、打印、簽發(fā)、用印、分發(fā)、存檔等。1、公文擬稿：一般公文按照分工負(fù)責(zé)的原則和日常工作程序，誰主管的事項(xiàng)由誰擬辦，

2、帶有政策性、戰(zhàn)略性、全局性的重要文件，有關(guān)負(fù)責(zé)人要親自擬辦， 也可以集體研究， 提出方案， 再指定專人擬辦。2、公文審核公文審核實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)制， 主辦部門負(fù)責(zé)人要對(duì)本部門擬定的公文進(jìn)行初審并簽字， 凡公司發(fā)文應(yīng)由辦公室審核后送公司領(lǐng)導(dǎo)審簽。審核容包括有無發(fā)文的必要； 用什么名義和文種行文； 容是否符合政策、法規(guī)；主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)是否合適；提出的措施和要求是否明確具體；涉及有關(guān)部門和單位的問題是否協(xié)商一致；篇章結(jié)構(gòu)是否緊湊合理，行文是否恰當(dāng)?shù)?。未?jīng)辦公室核稿的公司級(jí)公文，公司領(lǐng)導(dǎo)不予簽發(fā)。3、簽發(fā)審核的公文，填制發(fā)文審批單的提交簽發(fā)人。簽發(fā)人審核修改后在 " 簽發(fā) " 欄同

3、意簽批， 并簽上和時(shí)間。 公司領(lǐng)導(dǎo)口頭同意印發(fā)的公文， 事后，由其助理或下屬讓同意印發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)簽。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，辦公室拒絕承印和蓋章。以公司名義發(fā)出的公文由董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、行政總經(jīng)理、副總經(jīng)理、 財(cái)務(wù)總監(jiān)按照分工負(fù)責(zé)的原則簽發(fā)，其中上行文以及涉及有關(guān)重要問題或涉及面廣的公文由有關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審簽后， 根據(jù)公司章程的規(guī)定權(quán)限送董事長(zhǎng)或總經(jīng)理簽發(fā)。以部門名義發(fā)出的公文，應(yīng)由部門主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。4、復(fù)核文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之后，由文件主辦部門負(fù)責(zé)校對(duì)，辦公室負(fù)責(zé)審核。5、打印公文必須依據(jù)簽發(fā)的文稿打印，其全部容必須與文稿一致，不得在打印過程中擅自增加或減少原文容。沒有特殊情況， 當(dāng)天簽發(fā)的公文，當(dāng)天印發(fā)。

4、打印文稿清樣必須認(rèn)真校對(duì)，保證不出現(xiàn)錯(cuò)漏現(xiàn)象。若發(fā)現(xiàn)原稿中有錯(cuò)漏、疑問之處，應(yīng)向擬稿人或簽發(fā)人提出檢查核對(duì)，由簽發(fā)人考慮改定，校對(duì)人員不得擅自修改。6、用印經(jīng)審核履行正常公文審批程序，復(fù)核無誤的文稿打印成正式文件后，由辦公室專職人員在文件落款部位蓋章。7、分發(fā)辦公室根據(jù)文件報(bào)、送、發(fā)的圍， 負(fù)責(zé)將文件分發(fā)至相關(guān)單位、部門或個(gè)人。無特殊情況，收發(fā)人員必須做到當(dāng)天印制的公文，當(dāng)天送達(dá)，并認(rèn)真履行發(fā)文登記手續(xù)。8、存檔要留下領(lǐng)導(dǎo)簽字的稿本和一份正本交檔案室立卷存檔。公文處理人員必須嚴(yán)格遵守各項(xiàng)制度。對(duì)所經(jīng)手的各類公文、資料要妥善管理，不失密，不泄密，確保安全無事故。三 收文辦理收文辦理包括簽收、登記

5、、批辦、傳閱、承辦、催辦、存檔等。1、簽收辦公室人員及時(shí)領(lǐng)取文件和。以公司為收件人的文件、由辦公室專員簽收，其中注明絕密、的文件、由辦公室主任簽收，以公司領(lǐng)導(dǎo)為收件人的信件由領(lǐng)導(dǎo)助理或本人簽收，領(lǐng)導(dǎo)本人處理，以部門為收件人的文件、由部門收件人簽收。各部門或各領(lǐng)導(dǎo)收到的文件或，如有存檔需求， 須及時(shí)轉(zhuǎn)辦公室簽收存檔，不可自行處理。2、登記文件簽收后，由辦公室逐件進(jìn)行登記，按照收文日期、 來文單位、涉密等級(jí)等分類登記、編號(hào)。3、批辦如需批辦的公文， 在登記后及時(shí)送呈主要領(lǐng)導(dǎo)批辦，交分管領(lǐng)導(dǎo)閱示。4、傳閱公文傳閱要以公文收發(fā)人員為中心進(jìn)行，即主要領(lǐng)導(dǎo)看完公文后，交公文收發(fā)人員，再由公文收發(fā)人員負(fù)責(zé)往

6、下傳，不能脫離公文收發(fā)人員自行橫傳，以保證公文收發(fā)人員及時(shí)了解公文傳閱情況， 防止公文丟失或積壓。公文在傳閱過程中或公文傳閱完畢后，公文收發(fā)人員要及時(shí)對(duì)公文進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時(shí)，要按照批示意見進(jìn)行處理。公文傳閱以形式傳閱的，公文收發(fā)人員要及時(shí)查看閱讀情況，對(duì)未閱讀及時(shí)提醒接收人查閱。5、承辦各部門工作人員接到承辦的公文，要按時(shí)限要求抓緊辦理需承辦事項(xiàng)。6 催辦辦公室或領(lǐng)導(dǎo)助理負(fù)責(zé)公文催辦工作，實(shí)行緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。7、處理辦畢公文。公文辦結(jié)后，公文收發(fā)人員要將公文交辦公室登記存檔，并在收文登記中注明辦理情況。四 文件寄發(fā)1、文書的郵寄、送發(fā)統(tǒng)一由辦公室

7、負(fù)責(zé)，遇特殊情況下，由責(zé)任部門或領(lǐng)導(dǎo)助理自行寄發(fā)。寄發(fā)文件如需存檔的，要將寄發(fā)文件正本及時(shí)轉(zhuǎn)交辦公室存檔。2、 費(fèi)用由辦公室統(tǒng)一開支，及時(shí)結(jié)算報(bào)銷。五 文件立卷1、公文處理完畢后，要及時(shí)送交辦公室整理立卷，個(gè)人不得私自保存應(yīng)歸檔的文件。2、凡本公司印發(fā)的公文辦公室要統(tǒng)一歸檔管理。六 文件歸檔1、任何公文正本均需交由辦公室歸檔存查。2、文件使用部門必須使用正本時(shí)，經(jīng)辦人必須報(bào)部門負(fù)責(zé)人、主管副總簽字認(rèn)可后，可暫時(shí)借出，使用后歸還。若正本必須寄出且無法收回，可存檔復(fù)印件。3、存檔文件按照公司檔案管理制度進(jìn)行存檔管理。附件： 1、文件審批單2、發(fā)文簽收單3、收文登記表附件 1文件審批單報(bào)審日期：年月日文件名：審核人：擬稿人：領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：保密程度緊急程度主送：發(fā)文圍：共印份抄送：辦公室發(fā)文存檔經(jīng)辦人：經(jīng)辦人：以往發(fā)布過的相關(guān)同類或相沖突的制度名稱：備注：是否廢止以上制度是否 紅頭文件制度類通知類紅頭文件編號(hào)附件 2發(fā)文簽收單文件名稱發(fā)件時(shí)間發(fā)件部門簽收部門