文秘常用應(yīng)用文寫作應(yīng)用文概說學(xué)習(xí)教案

1、文秘常用文秘常用(chn yn)應(yīng)用文寫作應(yīng)用文應(yīng)用文寫作應(yīng)用文概說概說第一頁，共48頁。一、應(yīng)用文的概念(ginin) 應(yīng)用文應(yīng)用文 是各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社是各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體會團(tuán)體以及個人處理事務(wù)中經(jīng)常應(yīng)用的有一定以及個人處理事務(wù)中經(jīng)常應(yīng)用的有一定格式格式(g shi)的的文體總稱。文體總稱。應(yīng)用文概說應(yīng)用文概說 第1頁/共48頁第二頁，共48頁。一、應(yīng)用文的概念(ginin) 應(yīng)用文的定義涵蓋了以下幾點內(nèi)容：應(yīng)用文的定義涵蓋了以下幾點內(nèi)容：應(yīng)用文的本質(zhì)應(yīng)用文的本質(zhì)一種文體。一種文體。應(yīng)用文的使用者：各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、應(yīng)用文的使用者：各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、 社會團(tuán)體以及

2、個人。社會團(tuán)體以及個人。應(yīng)用文的用途應(yīng)用文的用途(yngt)：處理事務(wù)。：處理事務(wù)。應(yīng)用文的特點：一定格式。應(yīng)用文的特點：一定格式。應(yīng)用文概說應(yīng)用文概說 第2頁/共48頁第三頁，共48頁。二、應(yīng)用文的分類(fn li)行行政政(xngzhng)公公文文應(yīng)用文概說應(yīng)用文概說 應(yīng)用文的分類方法多種多樣，最常見應(yīng)用文的分類方法多種多樣，最常見(chn jin)的有以下的有以下3 類文書。類文書。事事務(wù)務(wù)文文書書商商務(wù)務(wù)文文書書第3頁/共48頁第四頁，共48頁。二、應(yīng)用文的分類(fn li) 是指行政機(jī)關(guān)是指行政機(jī)關(guān)(jgun)在行政管理在行政管理過程中形成的具過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書

3、，是依法行政和進(jìn)有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)行公務(wù)活動的重要工具?；顒拥闹匾ぞ摺?如如:命令（令）、決定、公告、通告、通知、命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等。等。應(yīng)用文概說應(yīng)用文概說 行政行政(xngzhng)公公文文:第4頁/共48頁第五頁，共48頁。二、應(yīng)用文的分類(fn li) 是指機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體和個人是指機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體和個人為為處理日常事務(wù)所使用的文書。處理日常事務(wù)所使用的文書。如如:計劃、總結(jié)、調(diào)查報告、簡報計劃、總結(jié)、調(diào)查報告、簡報(jinbo)、會議記錄

4、、章程、會議記錄、章程、規(guī)則、制度、啟事、會議議程、簡報規(guī)則、制度、啟事、會議議程、簡報(jinbo)、請柬、邀請信等。、請柬、邀請信等。應(yīng)用文概說應(yīng)用文概說 事務(wù)事務(wù)(shw)文書文書:第5頁/共48頁第六頁，共48頁。二、應(yīng)用文的分類(fn li) 是指機(jī)關(guān)、單位是指機(jī)關(guān)、單位(dnwi)、團(tuán)體為處理商務(wù)業(yè)務(wù)團(tuán)體為處理商務(wù)業(yè)務(wù)所使用的文書。所使用的文書。如如:市場調(diào)查報告、經(jīng)濟(jì)活動分析報告、經(jīng)濟(jì)市場調(diào)查報告、經(jīng)濟(jì)活動分析報告、經(jīng)濟(jì)合同、項合同、項目建議書、談判方案意向書、經(jīng)濟(jì)合同、商品目建議書、談判方案意向書、經(jīng)濟(jì)合同、商品說明書、說明書、廣告、訂貨單等。廣告、訂貨單等。應(yīng)用文概說應(yīng)用文概

5、說 商務(wù)商務(wù)(shngw)文書文書:第6頁/共48頁第七頁，共48頁。三、應(yīng)用文的特點(tdin)應(yīng)用文概說應(yīng)用文概說 實用性實用性 規(guī)范規(guī)范性性時效性時效性針對性針對性第7頁/共48頁第八頁，共48頁。三、應(yīng)用文的特點(tdin)應(yīng)用文概說應(yīng)用文概說 實實用用性性內(nèi)容內(nèi)容(nirng) 形式形式(xngsh)結(jié)構(gòu)、語言表達(dá)務(wù)實簡約結(jié)構(gòu)、語言表達(dá)務(wù)實簡約感謝信感謝信表示感謝表示感謝說明書說明書總結(jié)總結(jié)介紹產(chǎn)品介紹產(chǎn)品回顧歸納、分析評價回顧歸納、分析評價第8頁/共48頁第九頁，共48頁。三、應(yīng)用文的特點(tdin)應(yīng)用文概說應(yīng)用文概說 規(guī)范性規(guī)范性長期實踐中約定俗成的相對長期實踐中約定俗成的相對

6、(xingdu)固固定的格式。定的格式。寫啟事，正文一般要寫發(fā)啟事的寫啟事，正文一般要寫發(fā)啟事的目的、意義、原因目的、意義、原因(yunyn)、要、要求等求等如：如：寫會議紀(jì)要，一般先寫標(biāo)題，再寫導(dǎo)寫會議紀(jì)要，一般先寫標(biāo)題，再寫導(dǎo)言和內(nèi)容要點言和內(nèi)容要點第9頁/共48頁第十頁，共48頁。三、應(yīng)用文的特點(tdin)應(yīng)用文概說應(yīng)用文概說 及時及時(jsh)寫寫及時及時(jsh)發(fā)發(fā)及時及時(jsh)辦辦時時效效性性第10頁/共48頁第十一頁，共48頁。三、應(yīng)用文的特點(tdin)應(yīng)用文概說應(yīng)用文概說 實實用用性性內(nèi)容內(nèi)容(nirng) 形式形式(xngsh)結(jié)構(gòu)、語言表達(dá)務(wù)實簡約結(jié)構(gòu)、語言表達(dá)務(wù)

7、實簡約感謝信感謝信表示感謝表示感謝說明書說明書總結(jié)總結(jié)介紹產(chǎn)品介紹產(chǎn)品回顧歸納、分析評價回顧歸納、分析評價第11頁/共48頁第十二頁，共48頁。三、應(yīng)用文的特點(tdin)應(yīng)用文概說應(yīng)用文概說 針針對對性性授受授受(shushu)對象對象內(nèi)容內(nèi)容(nirng)行文的原因、根據(jù)、目的和要行文的原因、根據(jù)、目的和要求求比較具體、明確比較具體、明確第12頁/共48頁第十三頁，共48頁。四、應(yīng)用文的功用(gngyng)應(yīng)用文概說應(yīng)用文概說 規(guī)范規(guī)范(gufn)行為行為指揮指揮(zhhu)管理管理協(xié)調(diào)關(guān)協(xié)調(diào)關(guān)系系宣傳教育宣傳教育憑證依據(jù)憑證依據(jù)第13頁/共48頁第十四頁，共48頁。四、應(yīng)用文的功用(gn

8、gyng)應(yīng)用文概說應(yīng)用文概說 規(guī)范規(guī)范(gufn)行為行為 應(yīng)用文的許多種類，不同程度地規(guī)應(yīng)用文的許多種類，不同程度地規(guī)定了人們的行動準(zhǔn)則和行為定了人們的行動準(zhǔn)則和行為(xngwi)方向。特別是方向。特別是法規(guī)法規(guī)性和政令性文件，約束著人們的行為性和政令性文件，約束著人們的行為(xngwi)，具，具有很有很權(quán)威的法規(guī)、準(zhǔn)繩作用。權(quán)威的法規(guī)、準(zhǔn)繩作用。第14頁/共48頁第十五頁，共48頁。四、應(yīng)用文的功用(gngyng) 上級對下級指揮管理、分配任務(wù)、上級對下級指揮管理、分配任務(wù)、傳達(dá)傳達(dá)(chund)精神等；下級向上級報告請精神等；下級向上級報告請示、總匯報結(jié)示、總匯報結(jié)等，這些都是由應(yīng)用文

9、作為載體來實現(xiàn)的。黨等，這些都是由應(yīng)用文作為載體來實現(xiàn)的。黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體都通過應(yīng)用文政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體都通過應(yīng)用文這種工具來達(dá)成指揮管理。這種工具來達(dá)成指揮管理。應(yīng)用文概說應(yīng)用文概說 指揮指揮(zhhu)管理管理第15頁/共48頁第十六頁，共48頁。四、應(yīng)用文的功用(gngyng) 人們通過書信互相交流情感，通過人們通過書信互相交流情感，通過報告、請求向上級傳達(dá)情報，通過通知、指示、報告、請求向上級傳達(dá)情報，通過通知、指示、通報通報(tngbo)等向下級下達(dá)命令，通過各種等向下級下達(dá)命令，通過各種條據(jù)確定當(dāng)條據(jù)確定當(dāng)事人的關(guān)系，通過各種協(xié)議書協(xié)調(diào)各方的利益事人的關(guān)系，

10、通過各種協(xié)議書協(xié)調(diào)各方的利益和問題和問題應(yīng)用文概說應(yīng)用文概說 協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)(xitio)關(guān)系關(guān)系第16頁/共48頁第十七頁，共48頁。四、應(yīng)用文的功用(gngyng) 普及各項知識，宣傳黨政教育普及各項知識，宣傳黨政教育(jioy)，提，提高商品的知名度，都離不開應(yīng)用文的強(qiáng)大輿論高商品的知名度，都離不開應(yīng)用文的強(qiáng)大輿論效應(yīng)。機(jī)關(guān)的大多數(shù)文件，都有宣傳教育效應(yīng)。機(jī)關(guān)的大多數(shù)文件，都有宣傳教育(jioy)的職的職能。能。應(yīng)用文概說應(yīng)用文概說 宣傳教育宣傳教育第17頁/共48頁第十八頁，共48頁。四、應(yīng)用文的功用(gngyng) 為避免為避免(bmin)糾紛，人們需糾紛，人們需要一種有效的要一種有效的憑

11、證依據(jù)來約束雙方當(dāng)事人，從而保護(hù)雙方的憑證依據(jù)來約束雙方當(dāng)事人，從而保護(hù)雙方的利益和權(quán)利，從而規(guī)范社會的各種交易，這就利益和權(quán)利，從而規(guī)范社會的各種交易，這就需要應(yīng)用文。需要應(yīng)用文。應(yīng)用文概說應(yīng)用文概說 憑證憑證(pngzhng)依據(jù)依據(jù) 第18頁/共48頁第十九頁，共48頁。應(yīng)用文概說應(yīng)用文概說 第19頁/共48頁第二十頁，共48頁。應(yīng)用文概說應(yīng)用文概說 主題主題(zht)材料材料(cilio)結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu)語言語言第20頁/共48頁第二十一頁，共48頁。一、主題(zht)應(yīng)用文概說應(yīng)用文概說 是構(gòu)成應(yīng)用文文本的4 個要素。它們關(guān)系(gun x)密切，缺一不可，人們通常形象地將這種關(guān)系(gun x

12、)比喻為：材料是血肉，主題是靈魂，結(jié)構(gòu)是骨骼，語言是細(xì)胞。材料(cilio)主題結(jié)構(gòu)語言（1）主題的含義。 主題是作者在說明問題、發(fā)表主張或反映生活現(xiàn)象時，通過文章全部內(nèi)容所表達(dá)出來的基本觀點或中心思想。 在應(yīng)用文寫作中，大致大致分為3 種類型：第21頁/共48頁第二十二頁，共48頁。應(yīng)用文概說應(yīng)用文概說 意圖意圖(yt)型型 表明(biomng)一種意圖、目的、意向。此種意向單一，一閱便知。如請示、啟事、合同等。信息信息(xnx)型型 文中只對信息作出客觀說明，并不滲透作者的主觀態(tài)度和觀點。如請柬、簡報、通報、解說詞等。思想型思想型 主題帶有鮮明傾向性，表現(xiàn)為對人、對事的態(tài)度，主要體現(xiàn)為對公

13、務(wù)的處理有鮮明的觀點、意見、措施等。如公文中的下行文均帶有思想性。第22頁/共48頁第二十三頁，共48頁。（2）主題(zht)的確立。 主題的確立是應(yīng)用寫作的重要步驟，材料的選擇、結(jié)構(gòu)的安排、語言(yyn)的運(yùn)用均有賴于主題的確立。主要依據(jù)有以下兩點。以寫作(xizu)目的為立意依據(jù)。 一些應(yīng)用文書不用作者刻意提煉主題，文書本身就是一種較為成熟的認(rèn)識或決策，這時，寫作目的就成為應(yīng)用文書的主題。這個目的大多體現(xiàn)為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的工作布置、上級機(jī)關(guān)文件的某種規(guī)定等。第23頁/共48頁第二十四頁，共48頁。 需要作者對事實材料進(jìn)行分析研究，得出正確的結(jié)論，然后再確定(qudng)文章的主題?？偨Y(jié)報告類、消

14、息通訊類等往往根據(jù)這種立意依據(jù)確定(qudng)主題。以材料本身的意義為立意依據(jù)（3）主題(zht)的要求。 在具體(jt)的應(yīng)用寫作中，應(yīng)確保主題的正確、深刻、新穎、集中。正確。主題正確是撰寫應(yīng)用文的基本要求。第24頁/共48頁第二十五頁，共48頁。 深刻(shnk)。 主題深刻是指應(yīng)用寫作要求揭示事物本質(zhì)及其內(nèi)在規(guī)律，提出(t ch)有利于發(fā)展的、有創(chuàng)見性的見解和主張。 新穎(xnyng)。 主題新穎是指應(yīng)用文的主題要有新意，有自己獨特的見解。要寫別人沒有涉及過的事物，要別開生面，使人耳目一新，富有獨創(chuàng)性。 集中。 主題集中是指應(yīng)用寫作要圍繞一個中心把問題說清說透，文中避免出現(xiàn)與中心聯(lián)系不

15、緊密甚至無關(guān)的材料。第25頁/共48頁第二十六頁，共48頁。二、材料(cilio) 材料是指作者為實現(xiàn)一定的寫作目的所收集、積累的，為表現(xiàn)主旨而寫入文章之中的一系列事實或依據(jù)。應(yīng)用文寫作中所謂的“事實或依據(jù)”，主要包括事件(shjin)、現(xiàn)象或數(shù)據(jù)、理論根據(jù)、公認(rèn)的原則、科學(xué)公理等。 材料的運(yùn)用包括占有材料、鑒別(jinbi)材料、選擇材料和使用材料4 個環(huán)節(jié)第26頁/共48頁第二十七頁，共48頁。材料運(yùn)用(ynyng)的4 個環(huán)節(jié)第27頁/共48頁第二十八頁，共48頁。三、結(jié)構(gòu)(jigu) 結(jié)構(gòu)(jigu)是文章內(nèi)部的組織和構(gòu)造，是文章內(nèi)容的重要表現(xiàn)形式，是作者思路在文章中的具體體現(xiàn)。（1）

16、結(jié)構(gòu)(jigu)的內(nèi)容。應(yīng)用文文本結(jié)構(gòu)的內(nèi)容有標(biāo)題、開頭、結(jié)尾、層次、段落、過渡、照應(yīng)等。 標(biāo)題。標(biāo)題即文章的命名。鮮明、準(zhǔn)確的標(biāo)題能夠給讀者留下深刻的印象。 開頭。應(yīng)用文寫作“起要平直”，即開頭要開門見山，不要拐彎抹角。 層次。層次又稱意義段，它是應(yīng)用文主題的秩序體現(xiàn)，展示作者表達(dá)主題的整個思想軌跡，最能體現(xiàn)出作者邏輯思維的功力。第28頁/共48頁第二十九頁，共48頁。 段落。段落也叫自然段，它是構(gòu)成文章的基本單位(dnwi)，是文章思想內(nèi)容在表達(dá)時由于轉(zhuǎn)折、強(qiáng)調(diào)或間歇等情況所造成的文字停頓。 過渡。過渡是承上啟下銜接文字的一種(y zhn)手段，它是上下文之間聯(lián)系的紐帶。 照應(yīng)(zhoyn

17、g)。照應(yīng)(zhoyng)是指通過前呼后應(yīng)，相互關(guān)照，從而使文章形成緊湊嚴(yán)密的有機(jī)體。 結(jié)尾。結(jié)尾是文章正文主干部分的自然延伸和歸結(jié)，它是對全文的收束，起強(qiáng)化主題、完成任務(wù)的作用。（2）結(jié)構(gòu)的要求。嚴(yán)謹(jǐn)。一是指思維縝密、無懈可擊，二是指組織嚴(yán)密，無破綻可查。自然。文章承轉(zhuǎn)啟合如行云流水，無人工雕鑿斧削痕跡。第29頁/共48頁第三十頁，共48頁。完整(wnzhng)。結(jié)構(gòu)主體飽滿，首尾圓合。統(tǒng)一。形式(xngsh)和諧，通篇一貫。四、語言(yyn) 語言，是人類特有的用來反映思想、表情達(dá)意的重要工具，是一種特殊的社會現(xiàn)象，由語音、詞匯和語法構(gòu)成的一定系統(tǒng)。（1）運(yùn)用語言的標(biāo)準(zhǔn)。準(zhǔn)確。準(zhǔn)確，就是要

18、求語言含義清楚，詞語內(nèi)涵外延明確。簡潔。所謂簡潔，是說語言簡明扼要，沒有多余的話。平實。平實，是指語言平易實在、樸素規(guī)范。第30頁/共48頁第三十一頁，共48頁。（2）應(yīng)用文書專用(zhunyng)語言。應(yīng)用文書(wnsh)具有獨特的專用語言，常見的有以下8 類，見下表。第31頁/共48頁第三十二頁，共48頁。第32頁/共48頁第三十三頁，共48頁。第33頁/共48頁第三十四頁，共48頁。應(yīng)用文概說應(yīng)用文概說 通用通用(tngyng)文書文書事務(wù)文書事務(wù)文書(wnsh)、商務(wù)文書商務(wù)文書(wnsh)第34頁/共48頁第三十五頁，共48頁。 為便于信息的傳遞、接受和處理，應(yīng)用文書大多具有相對固定

19、的書面格式和內(nèi)在(nizi)結(jié)構(gòu)。書面格式，是應(yīng)用文書的外在表現(xiàn)形式；內(nèi)在(nizi)結(jié)構(gòu)，是應(yīng)用文書內(nèi)容的組織構(gòu)造。1通用文書(wnsh)的格式 在應(yīng)用文書中，公文是最講究格式的文種。通用文書的格式，指通用文書的外觀樣式，即通用公文用紙、印裝的規(guī)格和其需要標(biāo)識的各要素所構(gòu)成的外部形態(tài)。公文的格式在很大程度上通過這些(zhxi)外部形態(tài)得以體現(xiàn)。（1）通用公文用紙和印裝規(guī)格。 公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，其幅面尺寸為210mm 297mm，如下圖所示。第35頁/共48頁第三十六頁，共48頁。A4 型公文用紙頁邊及版心型公文用紙頁邊及版心(bnxn)尺寸尺寸第36頁/共48頁第三十七頁，共48

20、頁。（2）通用公文中各要素(yo s)標(biāo)識規(guī)則。 一份完整(wnzhng)的公文，由眉首、主體、版記三部分組成，置于公文首頁紅色反線上的各要素統(tǒng)稱為眉首；紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。公文格式如下圖所示。第37頁/共48頁第三十八頁，共48頁。第38頁/共48頁第三十九頁，共48頁。2事務(wù)文書(wnsh)、商務(wù)文書(wnsh)的格式 與通用公文相比，事務(wù)文書與商務(wù)文書的格式呈現(xiàn)出了明顯的靈活性與多樣性，主要表現(xiàn)在下面兩點。 首先，除了簡報等個別文種外，大多文書不具版頭、主體、版尾這樣嚴(yán)格的3 大版塊區(qū)域。 其次，事務(wù)文書與商務(wù)文書各自包括

21、多個文種，這些文書各有各的格式規(guī)范(gufn)與要求，像請柬、邀請函有其固定格式；像合同、標(biāo)書也各有約定俗成的格式。第39頁/共48頁第四十頁，共48頁。第40頁/共48頁第四十一頁，共48頁。應(yīng)用文概說應(yīng)用文概說 通用通用(tngyng)公文的制發(fā)程序公文的制發(fā)程序事務(wù)文書、商務(wù)事務(wù)文書、商務(wù)(shngw)文書文書的制發(fā)程序的制發(fā)程序第41頁/共48頁第四十二頁，共48頁。1通用(tngyng)公文的制發(fā)程序 通用公文(gngwn)的制發(fā)程序又叫發(fā)文辦理。 辦法規(guī)定：“發(fā)文辦理指以機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文(gngwn)的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序?！北竟?jié)主要介紹 程序。復(fù)核(fh)審核簽發(fā)草擬（1）草擬草擬就是擬寫公文草稿。草擬公文的主要要求如下：符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，