檔案的分類與工作要求

1、檔案管理制度為了加強(qiáng)網(wǎng)新康橋科技園區(qū)工程檔案的收集、整理、立卷、歸檔管理，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)營管理、施工生產(chǎn)中的作用，根據(jù)上海市建設(shè)項(xiàng)目(工程)竣工檔案編制技術(shù)規(guī)范以及有關(guān)各類檔案管理的規(guī)定、規(guī)范、條例、辦法等要求，制定本檔案管理制度，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，達(dá)到“建一流建筑工程，創(chuàng)一流工程檔案”的目標(biāo)。 檔案工作是企業(yè)管理、施工生產(chǎn)管理、技術(shù)管理的重要組成部分，各部門應(yīng)根據(jù)分管業(yè)務(wù)內(nèi)容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、積累、整理、歸檔工作，適當(dāng)?shù)囊部砂汛隧?xiàng)工作做為考核部門工作的一部分。一、檔案的分類與文檔工作流程（一）工程部檔案歸檔分類A. 立項(xiàng)文件1、批準(zhǔn)的立項(xiàng)

2、文件2、項(xiàng)目建議書3、項(xiàng)目建議書的批復(fù)文件4、可行性研究報(bào)告及附件5、可行性研究報(bào)告的批復(fù)文件6、初步設(shè)計(jì)審批文件7、專家對項(xiàng)目的有關(guān)建議文件8、年度計(jì)劃審批或備案材料9、環(huán)境影響評價(jià)及衛(wèi)生預(yù)評價(jià)報(bào)告及審批文件10、關(guān)于立項(xiàng)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話等相關(guān)文件B. 選址文件1、項(xiàng)目選址意見通知書2、建設(shè)項(xiàng)目選址的批復(fù)及選址意見書（附圖）3、建設(shè)項(xiàng)目選址請示或報(bào)告C. 規(guī)劃文件1、控制性詳細(xì)規(guī)劃的批復(fù)2、詳細(xì)規(guī)劃說明書3、建設(shè)工程規(guī)劃送審單4、修建性詳細(xì)規(guī)劃批復(fù)及文件D. 用地材料1、建設(shè)用地規(guī)劃許可證的通知2 、建設(shè)用地規(guī)劃許可證及附圖3、建設(shè)用地批準(zhǔn)書4、工程征用、劃撥土地的通知及請示5、國有

3、土地使用權(quán)證及地形圖或國有土地使用證轉(zhuǎn)讓、抵押等文件6、土地轉(zhuǎn)讓合同及備案登記證明7、上海市國有土地使用權(quán)出讓合同及附圖8、土地勘察定界報(bào)告書E. 動(dòng)拆遷文件1、動(dòng)拆遷許可證、動(dòng)拆遷協(xié)議書、合同2、房屋產(chǎn)權(quán)及有關(guān)證明3、動(dòng)拆遷居民登記調(diào)查匯總文件、拆遷安置意見、方案等相關(guān)文件F. 申照文件1、建設(shè)工程規(guī)劃許可證及附件2、環(huán)保、衛(wèi)生、消防、人防、交通、綠化等審核意見單3、建設(shè)工程灰線復(fù)驗(yàn)4、建設(shè)工程施工許可證等相關(guān)的工程報(bào)建、報(bào)監(jiān)文件G. 測繪文件1、地形測量和撥地測繪成果報(bào)告等相關(guān)文件2、其他相關(guān)測繪文件H. 設(shè)計(jì)文件1、初步設(shè)計(jì)的批復(fù)和審查意見2、初步設(shè)計(jì)方案3、方案設(shè)計(jì)審定通知書及審查意見

4、等相關(guān)文件4、設(shè)計(jì)計(jì)算書或代保管證明書5、建筑方案最終送審文件6、建設(shè)項(xiàng)目日照分析報(bào)告7、建設(shè)工程設(shè)計(jì)方案審核意見單8、抗震設(shè)防、防汛等專項(xiàng)審查意見9、工程地質(zhì)勘查報(bào)告及地質(zhì)圖10、建筑工程施工圖設(shè)計(jì)文件審查通過證書I. 招投標(biāo)、合同文件1、勘察招投標(biāo)文件及中標(biāo)通知書2、設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件及中標(biāo)通知書3、監(jiān)理招投標(biāo)文件及中標(biāo)通知書4、施工招投標(biāo)文件及中標(biāo)通知書 5、勘察合同6、設(shè)計(jì)合同7、監(jiān)理合同8、施工合同9、其他招標(biāo)及合同J. 項(xiàng)目過程資料1、施工前期征詢報(bào)告（自來水、排水、臨時(shí)用電、燃?xì)獾日髟儓?bào)告）2、上海市建設(shè)工程放樣復(fù)驗(yàn)結(jié)果單3、防雷工程檢測、驗(yàn)收登記表4、施工技術(shù)文件資料（由施工單位組

5、卷）K. 工程竣工驗(yàn)收備案文件1、新建住宅交付使用許可證2、建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案表3、建設(shè)工程竣工驗(yàn)收報(bào)告4、勘查單位工程質(zhì)量檢查報(bào)告（合格證明書）5、設(shè)計(jì)單位工程質(zhì)量檢查報(bào)告（合格證明書）6、施工單位工程質(zhì)量竣工報(bào)告（合格證明書）及工程保修書7、監(jiān)理單位工程質(zhì)量評估報(bào)告（合格證明書）8、上海市建設(shè)工程檔案審核意見書9、上海市建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案質(zhì)量終身責(zé)任人登記文件10、工程決算或?qū)弮r(jià)報(bào)告（匯總表）11、上海市建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收合格證12、上海市建設(shè)工程竣工規(guī)劃驗(yàn)收合格證明（含竣工規(guī)劃驗(yàn)收測量成果）13、上海市房地產(chǎn)權(quán)證（含房屋土地測繪技術(shù)報(bào)告書）14、其他各專業(yè)竣工驗(yàn)收鑒定證書（消防

6、、環(huán)保、環(huán)衛(wèi)、衛(wèi)生防疫、交通、電梯、綠化、技防等專業(yè)資料）15現(xiàn)場聲像資料（整個(gè)過程）、照片（整個(gè)過程）16、竣工圖17、總平面竣工圖18、建筑、結(jié)構(gòu)（含樁位）竣工圖19、大型設(shè)備基礎(chǔ)竣工圖20、電力、照片、給水、排水、煤氣、通訊、暖通、監(jiān)控、電梯、綠化、技防等專業(yè)竣工圖21、建設(shè)用地范圍內(nèi)地下綜合管網(wǎng)竣工圖22、幕墻竣工圖23、裝飾裝修竣工圖24、規(guī)劃核準(zhǔn)圖紙25、審圖L. 其他資料1、雜項(xiàng)資料M. 月報(bào)1、代甲方N. 會(huì)議紀(jì)要1、公司內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要2、工程專題會(huì)議紀(jì)要（二）行政部檔案歸檔分類O. 公司學(xué)習(xí)會(huì)議紀(jì)要P. 公司文件Q. 財(cái)務(wù)文件R. 人事文件（三）文檔工作流程1、發(fā)文a發(fā)文流程表

7、（附表1）2、收文a.工程文件收文流程(見附表2)b.政府文件收文流程(見附表3)c.行政文件收文流程(見附表4)3、公司文件檔外借a文件外借流程（附表5）4、公司文檔的登記管理（1） 收到文件登記：文件全稱及含附件具體的名稱、頁數(shù)、發(fā)文機(jī)關(guān)、所歸檔的分類等（附件6收文登記本）（2） 圖紙資料：附清單（明細(xì)表）（3） 發(fā)文檔：辦理移交手續(xù)，發(fā)件人與收件人共同簽字，簽字手續(xù)原件存檔（4） 所有歸檔資料必須在檔案盒內(nèi)編制文件目錄具體件后附表5、檔案號的編制（1）代碼組成例：XNKJGCA10110501 流水號 2010年11月5日形成的文件 A類文件（如A.立項(xiàng)文件） 工程資料 上海新南科技發(fā)展

8、有限公司三、檔案管理的工作要求1、組織部門主管貫徹執(zhí)行本制度的各項(xiàng)規(guī)定，并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。 2、負(fù)責(zé)檔案工作的總體安排，定期檢查檔案工作。 3、布置和檢查各項(xiàng)工作的同時(shí)要布置和檢查檔案文件材料的形成和歸檔。 4、向管理單位移交時(shí)應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容，案卷數(shù)，圖紙份數(shù)，并有完備的清點(diǎn)、簽字等交接手續(xù)。5、編制檔案總目錄，分目錄，移交單位和接收單位目錄。歸檔的案卷質(zhì)量必須符合下列十條標(biāo)準(zhǔn)。 1、歸檔文件、齊全完整； 2、分類清楚，保持聯(lián)系； 3、題名確定，容易查找； 4、卷內(nèi)排列，系統(tǒng)條理； 5、保管期限準(zhǔn)確； 6、密級劃分恰當(dāng)； 7、藍(lán)圖折疊，符合要求； 8、卷皮書寫，正楷整法； 9、案卷裝訂，整齊美觀； 10、聲像資料，清楚清晰。 四、考核評分以上所有條例將按照公司年度考核評分的一部分，具體扣分如下表：檔案工作規(guī)范考核表內(nèi)容考核要點(diǎn)得分收文1、文件簽收及登記入電腦表格。2、在第一時(shí)間上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3、審批后將文件交檔案主管存檔。發(fā)文 1、經(jīng)辦人擬稿后上報(bào)總經(jīng)理。2、得到批準(zhǔn)后將一份原件交檔案主管存檔。3、發(fā)文后必須辦理簽收。資料歸類按文件的分類歸檔于各檔案文件夾內(nèi)登記所有收到、發(fā)出文件必須登記，登記要求詳細(xì)（按登記表）。外借1、 文件外借得到總經(jīng)理批準(zhǔn)2、 歸還文件齊全3、 按約定時(shí)間歸還文件累計(jì)得分考核標(biāo)準(zhǔn)1、工作規(guī)范共