檔案管理工作升級(jí)后的思考VIP

1、檔案管理工作升級(jí)后的思考 摘要:檔案升級(jí)后為進(jìn)一步夯實(shí)基礎(chǔ),尋求機(jī)關(guān)檔案工作新的突破,更應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理。一是要進(jìn)一步加強(qiáng)特色檔案的收集,拓寬收集渠道,不斷豐富室藏多精得當(dāng)、擴(kuò)充內(nèi)容。二是要調(diào)整服務(wù)工作重心,強(qiáng)化服務(wù)功能,服務(wù)方式從被動(dòng)向主動(dòng),從單一向靈活轉(zhuǎn)變,提高服務(wù)工作效益.三是要穩(wěn)定人員,完善標(biāo)準(zhǔn),檔案人員穩(wěn)定將影響檔案工作的連續(xù)性,檔案信息資源的完整性。四是要把大規(guī)模的宣傳工作引向深入,堅(jiān)持經(jīng)常。突出焦點(diǎn)、熱點(diǎn)進(jìn)行宣傳。五是探索檔案人員繼續(xù)教育途徑,強(qiáng)化檔案干部隊(duì)伍的建設(shè),在競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)揮檔案部門(mén)的現(xiàn)代化管理能力。 關(guān)鍵詞:檔案管理;檔案收集;強(qiáng)化服務(wù)功能 八五四農(nóng)場(chǎng)檔案管理工作1

2、997年晉升為國(guó)家二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)以后,為進(jìn)一步夯實(shí)基礎(chǔ),尋求機(jī)關(guān)檔案工作新的突破,我們認(rèn)為除了鞏固已經(jīng)取得的成績(jī)外,應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理。 一、進(jìn)一步加強(qiáng)特色檔案的收集,拓寬收集渠道,不斷豐富室藏 檔案室既要堅(jiān)持按時(shí)接收應(yīng)當(dāng)集中統(tǒng)一保存的檔案,努力豐富室藏,又要注意收集能反映本單位、本系統(tǒng)、本專(zhuān)業(yè)工作特點(diǎn)的檔案,以體現(xiàn)室藏特色。一是多精得當(dāng)。所謂多,是指檔案門(mén)類(lèi)齊全,載體多樣;所謂精,是指室藏檔案要有保存價(jià)值,皆是精品,不能魚(yú)龍混雜。二是擴(kuò)充內(nèi)容,豐富室藏。既要有反映本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的各類(lèi)信息資料,也要有反映政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文教、自然狀況、風(fēng)土人情、名人軼事等方面的資料,樹(shù)立

3、系統(tǒng)和全面意識(shí),提高檔案開(kāi)發(fā)研究水準(zhǔn),拓展檔案利用群體,從而使檔案更好地服從、服務(wù)于社會(huì),使其獨(dú)具的多重功能發(fā)揮得更趨完善。 二、調(diào)整服務(wù)工作重心,強(qiáng)化服務(wù)功能 根據(jù)農(nóng)場(chǎng)的中心工作,調(diào)整檔案工作服務(wù)重心,服務(wù)方式從被動(dòng)向主動(dòng),從單一向靈活轉(zhuǎn)變。一是要及時(shí)了解社會(huì)需要,配合各部門(mén)的工作重點(diǎn)和社會(huì)熱點(diǎn),抓住契機(jī),提供有價(jià)值的第一手資料,做好服務(wù)。二是要結(jié)合對(duì)當(dāng)前形勢(shì)的認(rèn)識(shí)和把握,進(jìn)一步采取分析討論、問(wèn)卷調(diào)查等形式,注意觀察了解社會(huì)動(dòng)向和今后的發(fā)展趨勢(shì),預(yù)測(cè)未來(lái)形勢(shì)和潛在服務(wù)環(huán)境,使檔案服務(wù)工作更具生機(jī)和主動(dòng)性。三是優(yōu)化室藏,完善檢索工具,把觀念的更新、服務(wù)水平的提高、服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變放在優(yōu)化室藏、完

4、善檢索工具的過(guò)程中進(jìn)行,并發(fā)揮其支配、帶動(dòng)的關(guān)鍵作用,提高服務(wù)工作效益,達(dá)到事半功倍的最佳功效。近幾年,我們根據(jù)農(nóng)場(chǎng)檔案利用的需要,除編制統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、總目錄、分類(lèi)目錄、案卷目錄、檔案室指南5種檔案檢索工具外,還編寫(xiě)了專(zhuān)題指南、專(zhuān)題目錄、大事記、組織沿革、農(nóng)場(chǎng)簡(jiǎn)介等。如:根據(jù)利用檢索的經(jīng)驗(yàn),人事任免、獎(jiǎng)懲文件以編制人名索引為主;以單份文件提供利用為主的,獨(dú)立檢索意義大的文件選擇了文件級(jí)著錄;以案卷利用為主的,如黨紀(jì)案件材料、某些專(zhuān)題案卷則采取了案卷級(jí)著錄的方法;有些文件材料單獨(dú)利用往往不能說(shuō)明問(wèn)題,綜合在一起才能全面反映某個(gè)問(wèn)題,采取了文件組合式著錄。四是注重收集分析利用效果。利用效果是對(duì)檔案利用

5、成效的最直接、最具體的反映,及時(shí)與各部門(mén)建立檔案利用信息反饋制度,對(duì)收集的信息按重要程度、效果大小分門(mén)別類(lèi),匯編成冊(cè)。幾年來(lái),我們先后編制了各類(lèi)人員獎(jiǎng)勵(lì)名冊(cè)、科級(jí)以上干部任職情況統(tǒng)計(jì)、檔案提供利用實(shí)例效果匯編、農(nóng)場(chǎng)黨政領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)變動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)等。并在此基礎(chǔ)上分析研究,通過(guò)小效益看到大作用,通過(guò)直接效益發(fā)現(xiàn)間接效益,探尋利用工作規(guī)律,發(fā)現(xiàn)服務(wù)工作中存在的問(wèn)題,最大程度地發(fā)揮檔案價(jià)值,提高工作效益。2001年2007年累計(jì)接待利用者8620人次,利用檔案12150卷。在2004年場(chǎng)史編撰工作中,為各部門(mén)提供利用檔案1760卷次,并將有關(guān)表彰文件匯編成冊(cè),提供給利用者。 三、穩(wěn)定人員,完善標(biāo)準(zhǔn) 檔案人員

6、穩(wěn)定是做好機(jī)關(guān)檔案工作的關(guān)鍵。機(jī)關(guān)檔案工作,既要為黨務(wù)和行政工作服務(wù),又要為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù),沒(méi)有一支穩(wěn)定過(guò)硬的檔案干部隊(duì)伍,就會(huì)在一定程度上影響檔案工作的連續(xù)性,檔案信息資源得不到充分發(fā)揮。因此,把具有一定的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、身體素質(zhì)、熱愛(ài)檔案事業(yè),能全面勝任檔案工作的人員留在檔案部門(mén),嚴(yán)把檔案人員進(jìn)出關(guān),做到保持相對(duì)穩(wěn)定,避免因頻繁更換人員給檔案工作造成不應(yīng)有的損失。同時(shí),建立獎(jiǎng)勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,建立能者上庸者下的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,把工作業(yè)績(jī)和檔案人員的切身利益掛起鉤來(lái),調(diào)動(dòng)其積極性,促進(jìn)檔案工作的進(jìn)步與發(fā)展。 四、把大規(guī)模的宣傳工作引向深入,堅(jiān)持經(jīng)常 一是突出焦點(diǎn)、熱點(diǎn)進(jìn)行宣傳。在檔案宣傳工作

7、中,要抓住群眾關(guān)心的焦點(diǎn)、熱點(diǎn)問(wèn)題,進(jìn)行廣泛宣傳,將獲得較好的宣傳效果。如:近幾年土地租賃、取暖費(fèi)的收繳、工資待遇等一系列問(wèn)題一直是被群眾關(guān)心的熱點(diǎn)問(wèn)題,檔案人員及時(shí)將土地租賃合同情況、住宅樓實(shí)用面積以及涉及到勞動(dòng)合同情況提供給相關(guān)部門(mén)作為依據(jù),企管部門(mén)把群眾最關(guān)心的問(wèn)題一一向群眾公開(kāi),群眾最關(guān)心的、反映較大的問(wèn)題,一但得到解決,事情本身就具有宣傳教育的效果。所以抓住有關(guān)檔案的熱點(diǎn)、焦點(diǎn)進(jìn)行宣傳,效果更佳。二是為各部門(mén)服務(wù),爭(zhēng)取社會(huì)力量協(xié)助宣傳。就目前情況看,檔案部門(mén)對(duì)其它科室而言,不是權(quán)威部門(mén),比不上組織、計(jì)財(cái)、宣傳、企管等部門(mén)具有權(quán)威性,而這些部門(mén)業(yè)務(wù)上和檔案部門(mén)是有聯(lián)系的。如:組織部門(mén)對(duì)

8、干部的考核需要調(diào)閱干部檔案相關(guān)材料;計(jì)劃財(cái)務(wù)部門(mén)編制企業(yè)財(cái)務(wù)決算需要查找會(huì)計(jì)檔案;清欠辦清產(chǎn)核資、清理欠款也需利用會(huì)計(jì)檔案;企管部門(mén)為基層企業(yè)制定承包合同,必須查找?guī)啄陙?lái)的經(jīng)營(yíng)成果資料。檔案部門(mén)要主動(dòng)為這些部門(mén)服務(wù),主動(dòng)為他們提供資料和檔案,爭(zhēng)取各部門(mén)和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和配合,擴(kuò)大檔案宣傳的范圍,讓檔案走向社會(huì),擴(kuò)大影響,增強(qiáng)檔案的社會(huì)意識(shí)。三是把大規(guī)模的宣傳工作引向深入,堅(jiān)持經(jīng)常。檔案法頒布實(shí)施以來(lái),通過(guò)檔案部門(mén)的大力宣傳,社會(huì)檔案意識(shí)大大增強(qiáng)。把大規(guī)模的宣傳活動(dòng)引向深入持久,就要制定出跨年度的宣傳規(guī)劃,變聲勢(shì)浩大的突擊性、臨時(shí)性的宣傳為廣泛、深入、細(xì)致有計(jì)劃持久的宣傳。逐步推動(dòng)整個(gè)社會(huì)檔案意

9、識(shí)和檔案法制觀念的提高,由潛效應(yīng)變?yōu)轱@效應(yīng)。近幾年,農(nóng)場(chǎng)、社區(qū)利用多種形式開(kāi)展檔案宣傳活動(dòng)。通過(guò)開(kāi)展檔案法知識(shí)、“檔案利用服務(wù)”等由機(jī)關(guān)面向普通群眾的法制宣傳活動(dòng),向全場(chǎng)發(fā)放宣傳材料2萬(wàn)余份,張貼宣傳標(biāo)語(yǔ)260條;通過(guò)利用一年一次的法制宣傳日,在電視上講授檔案法制知識(shí);通過(guò)組織全場(chǎng)專(zhuān)兼職檔案人員近百人參加了檔案法規(guī)知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)。各種形式的檔案法制宣傳活動(dòng),促進(jìn)了全場(chǎng)社會(huì)檔案意識(shí)和法治意識(shí)的進(jìn)一步提高。 五、探索檔案人員繼續(xù)教育途徑,強(qiáng)化檔案干部隊(duì)伍的建設(shè) 檔案部門(mén)要增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí),必須通過(guò)繼續(xù)教育的途徑迅速提高檔案人員的素質(zhì),使檔案人員不斷地充實(shí)與調(diào)整自己,在競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)揮檔案部門(mén)的應(yīng)有作用。一是在通過(guò)學(xué)習(xí)理論、學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)、提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的基礎(chǔ)上,提高應(yīng)用文寫(xiě)作和新聞寫(xiě)作能力,掌握公文寫(xiě)作基本要求和寫(xiě)作格式,掌握新聞寫(xiě)