中小型設(shè)計院管理信息系統(tǒng)開發(fā)實踐與探索.doc

1、中小型設(shè)計院管理信息系統(tǒng)開發(fā)實踐與探索摘要作為對“上海市地下建筑設(shè)計研究院管理信息系統(tǒng)”的項目總結(jié)。本文闡述了該系統(tǒng)開發(fā)的背景，歸納了地下院項目信息管理的各項特性、主要功能點。并對系統(tǒng)在實施全過程中重要問題的處理及最終成果進行了描述。力爭通過本項目總結(jié)報告，為中小型設(shè)計院的管理信息化改造提供可借鑒的經(jīng)驗，并共同探索設(shè)計院管理的現(xiàn)代化、信息化趨勢，尋找更加經(jīng)濟，有效的科學(xué)發(fā)展思路?！娟P(guān)鍵詞】：p 管理信息系統(tǒng)：項目管理系統(tǒng)；經(jīng)營管理系統(tǒng)中圖分類號：C931.6文獻標識碼：A文章編號：1009-8283(2021)10-0155-031前言上海市地下建筑設(shè)計研究院(下稱地下院)承接項目涵蓋民防工程

2、、地鐵工程、規(guī)劃咨詢、民用建筑等多個領(lǐng)域。對于特定領(lǐng)域的工程，有其特定的項目操作程序和方式。例如，地鐵車站項目工程從方案設(shè)計到建設(shè)施工完成。工作周期相對很長，過程中的信息量非常大，僅靠人工管理遠遠不能滿足要求；而對于民防工程項目，雖然工作周期短，但同時并行進行的項目數(shù)量很大，同一個團隊在項目之間切換的頻率很高，煩瑣程度也是人工管理所不能接受的。在正式開始建設(shè)地下院管理信息系統(tǒng)前，院內(nèi)也針對地鐵項目展開了部分自主信息化實現(xiàn)工作。隨著思路的日益成熟。地下院與上海南廣電子技術(shù)有限公司產(chǎn)品研發(fā)部門合作，共同研發(fā)了地下院管理信息系統(tǒng)。2開發(fā)背景及系統(tǒng)定位2.1原有業(yè)務(wù)情況地下院所有設(shè)計項目都經(jīng)計劃經(jīng)營室

3、開始接洽，項目確定之后由生產(chǎn)管理小組確定項總和項目類型；在項目分管設(shè)計所確定項目經(jīng)理后，技術(shù)人員介入項目，并創(chuàng)建項目基本信息表。項目立項之后，一般分為以下幾個重要的階段：方案設(shè)計階段、初步設(shè)計階段、施工圖設(shè)計階段、歸檔階段、現(xiàn)場服務(wù)階段。在各階段中，地下院已經(jīng)制定了詳細的工作程序，井ISO質(zhì)量管理體系的要求建立項目過程文檔。項目設(shè)計完成之后，由檔案室建立項目檔案項目，項目經(jīng)理按照歸檔要求將項目中產(chǎn)生的過程文檔、圖紙文檔和電子文件整理并陸續(xù)提交到資料室，資料室進行編號分類之后按照歸檔文件的類型打包分不同柜架存儲。在使用管理信息系統(tǒng)之前，地下院已有一套老系統(tǒng)在使用中，但并未與項目管理過程緊密結(jié)合。

4、系統(tǒng)運行也不穩(wěn)定，項目過程文檔、圖紙互提、與項目相關(guān)的文件資料等都沒有很好的信息化，大部分交流工作還是通過項目組內(nèi)部電子郵件完成的，過程表單的報批等文件流傳也是依靠人工來完成。雖然大部分工作流程都進行了規(guī)范化定義，但并沒有信息系統(tǒng)進行跟蹤和記錄，項目和設(shè)計工作所產(chǎn)生信息的數(shù)據(jù)和統(tǒng)計決策數(shù)據(jù)有待深度挖掘。2.2系統(tǒng)建設(shè)目標在建立系統(tǒng)之前我們已經(jīng)針對系統(tǒng)，主要是項目管理部分提出了以下的需求和目標，作為在開發(fā)和實施過程中的指導(dǎo)。2.2.1提高管理能力實現(xiàn)項目計劃的有序管理和動態(tài)管理。項目計劃、任務(wù)分解、需求變更、計劃執(zhí)行全部在系統(tǒng)內(nèi)完成，動態(tài)顯示、動態(tài)監(jiān)控。特別是通過項目狀態(tài)查詢界面。院領(lǐng)導(dǎo)、項總及

5、項目經(jīng)理能動態(tài)、直觀、準確地掌握各專業(yè)的計劃執(zhí)行情況。如：采用各種顏色區(qū)分項目不同狀態(tài)和情況；計劃和實際完成時間同時顯示，便于對比分析p ；可以對任務(wù)的完成情況按時間、專業(yè)、等進行分類統(tǒng)計。多維度反映計劃完成情況。院領(lǐng)導(dǎo)能及時了解全院的項目過程信息，掌握第一手資料，做到心中有數(shù)，有助于提高管理的反應(yīng)和決策速度。如院領(lǐng)導(dǎo)可以隨時查看設(shè)計項目的進展、人員負荷情況，項目組織策劃時也可以合理地進行調(diào)配。2.2.2提高工作效率減輕機械、重復(fù)性工作，從而提高工作效率。如項目的基本數(shù)據(jù)保持一致，在運行各類管理表單時都不再需要重復(fù)填寫；在完成項目登記后可自動生成項目任務(wù)計劃；設(shè)計任務(wù)完成后可自動提交圖紙文件歸

6、檔等。管理人員從煩瑣的重復(fù)工作中解脫，可以致力于實質(zhì)性管理工作。系統(tǒng)在為各級管理者提供各種統(tǒng)計、查詢手段的同時，還可提供大量有價值的管理數(shù)據(jù)，如設(shè)計人員工時、項目工時、項目圖紙、投資金額等。工時統(tǒng)計數(shù)據(jù)為項目總體成本計算提供依據(jù)；設(shè)計人員所完成的工程任務(wù)及其所耗費的時間統(tǒng)計數(shù)據(jù)為員工績效考評提供科學(xué)、客觀的數(shù)據(jù)。2.2.3規(guī)范設(shè)計管理強化管理體系的執(zhí)行力度，提高質(zhì)量管理水平。系統(tǒng)應(yīng)用嚴格貫徹執(zhí)行地下院ISO質(zhì)量管理體系的規(guī)定和要求，各類工程文件的審核、批準、簽發(fā)及流轉(zhuǎn)等都在系統(tǒng)中留下簽名_或記錄。一些質(zhì)量管理過程得到有效控制，項總還能對項目執(zhí)行情況動態(tài)監(jiān)控?？稍鰪妴T工執(zhí)行質(zhì)量管理體系規(guī)定的意識

7、和自覺性。檔案管理需實現(xiàn)地下院所有項目文件的系統(tǒng)化、自動化、規(guī)范化管理，有效解決以前存在的多系統(tǒng)并行、數(shù)據(jù)交互不暢、使用率不高、臺帳管理手段落后，借閱手工登記等問題。2.3系統(tǒng)的總體建設(shè)規(guī)劃當前具有一定規(guī)模的設(shè)計院都已具備信息化管理平臺。并且已有部分專業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)(檔案管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、辦公協(xié)同系統(tǒng)等)。基于現(xiàn)有分散業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如何整合并構(gòu)建企業(yè)綜合業(yè)務(wù)平臺，以及基于設(shè)計工具進行外延擴展到管理層面的業(yè)務(wù)系統(tǒng)是當前設(shè)計院所的迫切需求。根據(jù)對設(shè)計院現(xiàn)有設(shè)計模式、設(shè)計過程以及業(yè)務(wù)需求的分析p ，我們在技術(shù)開發(fā)方的協(xié)作下建立了完整的院管理信息系統(tǒng)整體解決方案。通過該解決方案的逐步實施，分步實現(xiàn)經(jīng)營管

8、理、項目管理、設(shè)計管理、辦公協(xié)同以及跨系統(tǒng)(cAD工具、人事系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等)集成的綜合管理平臺?？傮w規(guī)劃圖包含了我們對管理信息系統(tǒng)的實現(xiàn)整體思路。針對各業(yè)務(wù)部門有經(jīng)營室主體使用的經(jīng)營管理系統(tǒng)(包含合同管理、客戶管理)；各設(shè)計所使用的項目管理、設(shè)計和出圖管理系統(tǒng)(設(shè)計和出圖大部分包含在項目管理中)；還有檔案室使用的知識管理系統(tǒng)(包含檔案管理等)。在這些業(yè)務(wù)管理系繞的基礎(chǔ)上我們還構(gòu)建了辦公協(xié)同系統(tǒng)來完善整個設(shè)計院日常業(yè)務(wù)和辦公事務(wù)中的所有需要協(xié)同和電子文件流轉(zhuǎn)機制，使得內(nèi)部各部門、項目中的人員信息交流更加方便和快捷，真正體現(xiàn)了協(xié)同的思想。另外，系統(tǒng)還可以與財務(wù)。人事系統(tǒng)建立接口并實現(xiàn)數(shù)據(jù)交互，將

9、項目經(jīng)營和關(guān)鍵的績效數(shù)據(jù)與財務(wù)和人事考核制度關(guān)聯(lián)起來。當然，信息系統(tǒng)是用來為具體業(yè)務(wù)服務(wù)的，任何一個復(fù)雜的管理信息系統(tǒng)的建立都需要有總體規(guī)劃、分步實施的過程。這樣一方面有利于設(shè)計院逐步轉(zhuǎn)換管理思路，逐漸適應(yīng)信息化手段的管理；另一方面。分步實施也可以降低整體系統(tǒng)地實現(xiàn)風(fēng)險，本著重點實施，成效建設(shè)的思路，地下院已經(jīng)逐步將經(jīng)營、設(shè)計、項目、控制、組織、決策等各個方面的管理完善起來。我們首先建立了基于整體規(guī)劃下的，以項目管理和文檔管理為核心的管理信息系繞。率先完善ISO質(zhì)量管理體系與項目管理系統(tǒng)緊密結(jié)合的信息化管理模式。力爭通過項目管理和文檔管理系統(tǒng)的成功實施，提高設(shè)計院在項目管理方面的效率和水平。產(chǎn)

10、生良好效果。為逐步實現(xiàn)全院全面信息化的管理系統(tǒng)打好技術(shù)基礎(chǔ)。在管理信息化的實現(xiàn)過程中。我們先遵循結(jié)合企業(yè)自身的管理制度。從生產(chǎn)和營銷環(huán)節(jié)建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)，比如我們首先建立了(項目管理系統(tǒng)>它涵蓋了項目的管理、也包括了設(shè)計管理、出圖管理、知識管理(包含檔案管理)等環(huán)節(jié)。該系統(tǒng)是對生產(chǎn)環(huán)節(jié)和質(zhì)量管理環(huán)節(jié)的細節(jié)管理實現(xiàn)。隨后我們又通過經(jīng)營管理系統(tǒng)來實現(xiàn)地下院的合同管理、客戶管理及與其環(huán)環(huán)相關(guān)的項目管理經(jīng)費和成本環(huán)節(jié)的信息化管理。在這兩部分管理逐步實現(xiàn)之后結(jié)合其他專業(yè)的信息系統(tǒng)，逐步又將人、財、物、信息流這四大因素在企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)統(tǒng)一管理。在統(tǒng)一了內(nèi)部業(yè)務(wù)管理信息化建設(shè)之后。我們又完善了內(nèi)部辦公系統(tǒng)和

11、建立企業(yè)信息門戶。為企業(yè)、部門、員工、客戶提供統(tǒng)一的與業(yè)務(wù)發(fā)展同步的信息和協(xié)同工作的方式，一方面通過信息化手段將所有組織、角色、崗位、職能通過業(yè)務(wù)流程串連起來。打通信息化管理的。任督”二脈；另一方面將最新的資料和消息展示給相關(guān)的員工和外部合作伙伴，便于維護現(xiàn)有客戶資并挖掘潛在客戶。同時地下院的門戶網(wǎng)站將可開放信息進行展示和傳播。對提升地下院的品牌影響力和知名度起到了推波助瀾的作用。在建設(shè)各個管理子系繞的過程中。我們堅持以可交換數(shù)據(jù)和開放式平臺的相關(guān)技術(shù)為標準實現(xiàn)各種功能，為企業(yè)各職能部門提供專業(yè)靈活的配置，這不僅保證了系統(tǒng)在技術(shù)上的統(tǒng)一性。還保證了整個系統(tǒng)是一個可持續(xù)發(fā)展的。開放并且能夠按照業(yè)

12、務(wù)和管理思想的變化而不斷改進的動態(tài)系統(tǒng)。3系統(tǒng)架構(gòu)及功能介紹3.1技術(shù)架構(gòu)介紹為了便于系統(tǒng)的實現(xiàn)和實施，同時也為了保證系統(tǒng)的開放性和穩(wěn)定性。我們采用了技術(shù)來實現(xiàn)對整個系統(tǒng)的應(yīng)用架構(gòu)。同時為了能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)與系統(tǒng)界面表現(xiàn)的靈活控制和分層開發(fā)，我們采用blVC設(shè)計模式來進行視圖控制。先進的技術(shù)和設(shè)計模式?jīng)Q定了系統(tǒng)的先進性、可擴展性、靈活性，并在各方面都具備強大的擴展能力，完全開的編碼控制也決定了系統(tǒng)能夠隨著管理的變化和發(fā)展可進行持續(xù)的改良和重構(gòu)。管理信息系統(tǒng)最重要的莫過于數(shù)據(jù)的積累，因此我們設(shè)計時就選擇了Oracle數(shù)據(jù)庫作為系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)存儲方式，這不僅保證了在以后數(shù)據(jù)庫容量方面擴展后的可持續(xù)性，

13、另外數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定性、安全性方面有了充足的保障。3.2功能結(jié)構(gòu)介紹根據(jù)初期的探索和調(diào)研，在信息化管理思路逐步發(fā)展至成熟后，我們將系統(tǒng)設(shè)計井實現(xiàn)井劃分為八個功能子系統(tǒng)，它們分別是：(具體結(jié)構(gòu)見下圖，只標明了部分功能點)經(jīng)營管理子系統(tǒng)：實現(xiàn)設(shè)計院的合同、客戶關(guān)系、經(jīng)費等與計劃經(jīng)營及財務(wù)相關(guān)的管理：項目管理子系統(tǒng)：實現(xiàn)各設(shè)計所的項目信息、人員、計劃、進度、質(zhì)量、變更等方面管理：設(shè)計管理子系統(tǒng)：實現(xiàn)各項目中設(shè)計環(huán)節(jié)的圖紙互提，設(shè)計文件交換，設(shè)計進度精確控制；出圖管理子系統(tǒng)：實現(xiàn)項目出圖環(huán)節(jié)的申請、審核、曬圖、發(fā)送、成本核算等步驟的管理：知識倉庫子系統(tǒng)：實現(xiàn)項目檔案、科研文檔、圖紙資料等設(shè)計院需要積累的知

14、識管理：辦公系統(tǒng)子系統(tǒng)：實現(xiàn)設(shè)計院日常辦公和管理中的圖書、用車、會議等環(huán)節(jié)的管理和控制，系統(tǒng)可通過短信、郵件等手段將需要協(xié)同的各個環(huán)節(jié)如項目、設(shè)計、出圖、會議、用車的關(guān)鍵信息定位到每個人的桌面、郵件和手機中：信息門戶子系統(tǒng)：實現(xiàn)設(shè)計院信息、業(yè)務(wù)信息、項目信息等各方面信息的對外公開網(wǎng)站：決策支持子系統(tǒng)：結(jié)合各系統(tǒng)關(guān)鍵數(shù)據(jù)采集點的數(shù)據(jù)積累，通過采用KPI指標的技術(shù)手段，將各子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)、經(jīng)營、財務(wù)、設(shè)計等諸多方面的關(guān)鍵數(shù)據(jù)集成并通過各種可視化的手段，將各類統(tǒng)計報表體現(xiàn)在各階層領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的界面中。4實施經(jīng)驗總結(jié)系統(tǒng)軟件開發(fā)完成，只是完成了系統(tǒng)應(yīng)用工作的一半，管理信息系統(tǒng)的成功與否。還有很大一部分

15、取決于它是否可以順利的在設(shè)計院內(nèi)部推廣應(yīng)用。軟件尤其是管理軟件的客戶化實施更是一個難點。為此我們集中時間，專門對軟件進行了試運行準備，數(shù)據(jù)初始化，對核心應(yīng)用人員進行了系統(tǒng)的培訓(xùn)和輔導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時與軟件公司溝通。在系統(tǒng)實施期間，我們特別制定了有力的措施。使其成為全員應(yīng)用的工具。具體的推廣措施包括：4.1建立信息員制度根據(jù)我院技術(shù)管理現(xiàn)狀和專業(yè)設(shè)置情況，組建了一個由系統(tǒng)總負責(zé)人和各所科室信息員共同組成的系統(tǒng)管理員小組，各科室的信息員均為工程技術(shù)人員，他們都被系統(tǒng)賦予了相應(yīng)的權(quán)限，可以隨時隨地做到對系統(tǒng)的實時更新維護。4.2結(jié)合軟件制定科學(xué)的項目管理流程在項目實施的同時，院生產(chǎn)管理小組根據(jù)管理信息

16、系統(tǒng)重新編定了項目操作人手冊，在原有的ISO管理流程上簡化了系統(tǒng)能夠自動完成的操作過程，并結(jié)合表單的自動化填寫和任務(wù)的自動提醒，將所有項目的計劃、執(zhí)行、控制都通過軟件進行了嚴格的管理。使得各所各項目組能夠在保證設(shè)計質(zhì)量的同時有更多的項目并行。4.3合理權(quán)限設(shè)置為保證系統(tǒng)信息和操作的安全性和保密性。系統(tǒng)管理員對不同層次人員逐個賦予系統(tǒng)訪問和操作的不同級別權(quán)限。4.4全方位點對點培訓(xùn)針對各科室直接上門服務(wù)。解決實際的應(yīng)用問題。對使用有困難的老同志指定相對應(yīng)的人員協(xié)助進行系統(tǒng)的操作學(xué)習(xí)，并盡量優(yōu)化操作。使得用最少最簡單的輸入就能達到操作結(jié)果。4.5系統(tǒng)內(nèi)部構(gòu)建消息發(fā)布機制利用消息發(fā)布的功能。系統(tǒng)管理

17、員和信息員及時將各類通知、規(guī)定、幫助文檔、操作及消息發(fā)布，并通過郵件或者短信及時傳送，既實現(xiàn)了無紙化辦公又加大了信息的時效性。4.6雇圈、成品、表單等資的海量存儲技術(shù)的應(yīng)用實施知識管理是本系統(tǒng)的核心之一。但必須有海量的數(shù)據(jù)做支撐，為此，我們專門集中人力和程序進行了大量的數(shù)據(jù)錄入和導(dǎo)人。目前系統(tǒng)中包括：所有地鐵項目的電子化資料；地下院自建立信息系統(tǒng)以來的所有項目信息(通過技術(shù)手段整理并導(dǎo)人)和檔案信息，設(shè)計院、行業(yè)、專業(yè)等各種方面的標準文件和制度文件；此外我們還計劃將有代表性的工程圖紙、各專業(yè)的設(shè)計模板等也納入到知識管理中。可以說，這些內(nèi)容是工程技術(shù)人員的非常有價值的參考資料。我院授權(quán)職工可以在

18、任何網(wǎng)絡(luò)終端瀏覽。僅此一項就產(chǎn)生了強烈反響，發(fā)揮了技術(shù)信息庫的強大作用。使得歷史數(shù)據(jù)的積累真正為大家所用。5系統(tǒng)特點及推廣應(yīng)用前景2021年12月，本系統(tǒng)通過鑒定，確認其在以下幾個方面特性：(1)本系統(tǒng)是在詳細分析p 設(shè)計院生產(chǎn)管理流程基礎(chǔ)上，結(jié)合了優(yōu)化的管理流程，并采用先進的信息技術(shù)研發(fā)的管理信息系統(tǒng)。十分適合中小型設(shè)計院的生產(chǎn)、經(jīng)營管理、辦公等信息化全過程；(2)起點較高的海量信息存儲技術(shù)使得原有設(shè)計院的圖檔管理模式發(fā)生了質(zhì)的變化。各類產(chǎn)品成果和技術(shù)積累，都可以方便的存儲并靈活的搜索及快速重復(fù)使用，使得知識的積累能夠產(chǎn)生更多更有效的推動力：(3)采用先進的高精度的項目計劃及控制手段實施項目管理，使得項目過程不再松散，項目的每個階段都可以通過具體指標數(shù)據(jù)來反映其具體形態(tài)，可為項目的考核、成本控制、經(jīng)費計算、人力資配置、提供準確的數(shù)據(jù)，方便領(lǐng)導(dǎo)能夠做出科學(xué)的判斷和決策