OA辦公系統(tǒng)管理辦法

1、OA 辦公系統(tǒng)管理辦法1 目的為有效利用OA 辦公系統(tǒng)，建立信息化平臺，規(guī)范信息的使用和傳遞， 促進(jìn)業(yè)務(wù)流程與信息流程的統(tǒng)一，提高經(jīng)營管理的效率和效果，特制定本辦法。2 范圍本辦法適用于公司OA 辦公系統(tǒng)（簡稱OA 系統(tǒng)）的基本功能模塊、報(bào)表系統(tǒng)和電子工作流程，其中，電子工作流程包括合同審批流 程、公文審批流程、印章管理流程、文件處理單流程、費(fèi)用報(bào)銷流程等。根據(jù)公司發(fā)展需要，將對OA 系統(tǒng)適用范圍進(jìn)行適時(shí)調(diào)整。3 職責(zé)3.1 OA系統(tǒng)的戰(zhàn)略規(guī)劃、重要信息系統(tǒng)政策等重大事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)經(jīng)由 公司有權(quán)機(jī)構(gòu)審批通過后，方可實(shí)施。OA系統(tǒng)使用部門應(yīng)積極參與信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃、重要信息系統(tǒng)政策等的制定工作。3.2

2、 公司行政部是OA 系統(tǒng)的歸口管理部門，可由其根據(jù)實(shí)際情況委托專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)從事OA 系統(tǒng)的開發(fā)、運(yùn)行與維護(hù)等工作。3.3 行政部信息管理員具體負(fù)責(zé)以下工作：3.3.1 程序管理：負(fù)責(zé)保障并監(jiān)控應(yīng)用程序正常運(yùn)行。3.3.2 數(shù)據(jù)庫管理：對OA 系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲、處理、管理，維護(hù)組織數(shù)據(jù)資源。3.3.3 數(shù)據(jù)控制：確保原始數(shù)據(jù)經(jīng)過正確授權(quán)，監(jiān)控信息系統(tǒng)工 作流程，協(xié)調(diào)輸入和輸出。3.3.4 終端操作：終端用戶負(fù)責(zé)記錄交易內(nèi)容，授權(quán)處理數(shù)據(jù)，并利用系統(tǒng)輸出的結(jié)果。3.4 行政部信息管理員，負(fù)責(zé)OA 系統(tǒng)電子檔案的存檔工作。3.5 行政部信息管理員定期核對OA 系統(tǒng)上的人員名單。3.6 行政部組織

3、開展新員工培訓(xùn)及OA 系統(tǒng)培訓(xùn)工作。3.7 公司各部門、各分子公司，應(yīng)配合開展OA 系統(tǒng)電子工作流程的制定，積極參加培訓(xùn)，掌握 OA 系統(tǒng)使用技巧，實(shí)現(xiàn)熟練運(yùn)用OA系統(tǒng)的目的。4 程序4.1 OA 系統(tǒng)的開發(fā)、變更、運(yùn)行與維護(hù)控制4.1.1 OA 系統(tǒng)的開發(fā)控制應(yīng)當(dāng)根據(jù)信息系統(tǒng)建設(shè)整體規(guī)劃，提出信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)方案，經(jīng)審批后實(shí)施。系統(tǒng)開發(fā)過程中，應(yīng)當(dāng)明確提出開發(fā)需求和關(guān)鍵控制點(diǎn)，采取多種方式與開發(fā)單位進(jìn)行充分溝通，為系統(tǒng)開發(fā)奠定良好基礎(chǔ)。行政部應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息系統(tǒng)開發(fā)全過程的跟蹤管理。應(yīng)當(dāng)成立OA項(xiàng)目管理小組，負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)的開發(fā)，對項(xiàng)目整個(gè)過程實(shí)施監(jiān)控。4.1.2 OA系統(tǒng)的變更控制公司應(yīng)當(dāng)制定詳

4、細(xì)的信息系統(tǒng)上線計(jì)劃。對涉及新舊系統(tǒng)切換的情形，OA系統(tǒng)用戶部門應(yīng)當(dāng)積極參與數(shù)據(jù)遷移過程，對數(shù)據(jù)遷移結(jié)果進(jìn)行測試。4.1.3 OA系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù)控制“控制面板”，填寫“個(gè)人信息”、 “賬號與安全”欄目?！肮嫱ㄖ钡男畔?，經(jīng)發(fā)文單位負(fù)責(zé)人審核、行政部經(jīng)理審批后，方可進(jìn)行信息發(fā)布。a公司規(guī)章制度和工作流程發(fā)生變動(dòng)。b.國家法律法規(guī)變化。c.其他情況。4.2 信息系統(tǒng)訪問安全4.2.1 行政部信息管理員應(yīng)接受培訓(xùn)，經(jīng)考核合格后方能正式上崗。信息管理員應(yīng)在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行操作。更換信息管理員或密碼泄露后，必須及時(shí)更改密碼。若信息管理員離開工作現(xiàn)場，必須鎖定或退出已運(yùn)行的程序，防止其他人員利用自身賬號

5、操作。4.2.2 行政部信息管理員應(yīng)定期檢測信息系統(tǒng)運(yùn)行情況，及時(shí)進(jìn)行計(jì)算機(jī)病毒的預(yù)防、檢查工作，禁止用戶安裝非法防病毒軟件和私自卸載公司要求安裝的防病毒軟件。未經(jīng)許可，不得在服務(wù)器上安裝不相關(guān)的程序、軟件，避免由此帶來的安全漏洞。4.2.3 行政部信息管理員應(yīng)當(dāng)充分利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用系統(tǒng)自身提供的安全性能，在系統(tǒng)中設(shè)置安全參數(shù)，以加強(qiáng)系統(tǒng)訪問安全。禁止未經(jīng)授權(quán)人員擅自調(diào)整、刪除或修改系統(tǒng)中設(shè)置的各項(xiàng)參數(shù)。涉及上網(wǎng)操作的，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)防火墻、路由器等網(wǎng)絡(luò)安全方面的管理。4.2.4 行政部信息管理員不得擅自進(jìn)行系統(tǒng)軟件的刪除、修改等操作。信息管理員應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范賬號、密碼和使用權(quán)限。4.2.5

6、OA 用戶應(yīng)保管好自己的用戶密碼，不得將自己的帳號和密碼告訴他人，由他人登陸OA、處理電子工作流程。4.2.6 OA 系統(tǒng)用戶應(yīng)及時(shí)查閱登陸日志，若發(fā)現(xiàn)有非法登陸的情況，應(yīng)及時(shí)向行政部信息管理員報(bào)告，并及時(shí)更改密碼。4.2.7 原則上，OA 用戶禁止在公共場所使用公用電腦（如網(wǎng)吧、機(jī)場等場所的公用電腦），以防個(gè)人OA 權(quán)限被盜用、泄露公司信息。4.2.8 信息管理員應(yīng)定期對系統(tǒng)中的賬號進(jìn)行清查，檢查操作日 志，避免有授權(quán)不當(dāng)?shù)馁~號，及時(shí)清除非授權(quán)賬號。4.3 OA 硬件管理4.3.1 行政部信息管理員應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司制度，對系統(tǒng)設(shè)備的新增、 報(bào)廢、流轉(zhuǎn)等情況建檔登記，統(tǒng)一管理。4.3.2 行政部信

7、息管理員維護(hù) OA系統(tǒng)硬件所處環(huán)境，以及檢查更 換系統(tǒng)硬件等。維護(hù) OA系統(tǒng)所處環(huán)境包括機(jī)房的溫度、濕度、電壓， 網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的保護(hù)措施等；檢查更換系統(tǒng)硬件，應(yīng)當(dāng)包括定期或不定期 對系統(tǒng)硬件本身狀況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、排除問題。4.3.3 公司機(jī)房由行政部信息管理員負(fù)責(zé)管理和檢查。進(jìn)出公司機(jī)房，需進(jìn)行登記，嚴(yán)格管理。其他任何人員未經(jīng)授權(quán)不得進(jìn)入機(jī)房，不得接觸計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)硬件設(shè)備。對于主要系統(tǒng)服務(wù)器應(yīng)當(dāng)配備不中斷電源供給設(shè)備。硬件設(shè)備的更新、擴(kuò)充、修復(fù)等工作應(yīng)當(dāng)由相關(guān)人員提出申請，報(bào)批后方可開展工作。信息管理員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守用電 安全，不得在計(jì)算機(jī)專用線路上使用其他用電設(shè)備。4.3.4 公司機(jī)房一經(jīng)

8、發(fā)生異常狀況（如冒煙、打火、 異常聲響等），應(yīng)當(dāng)立即通知行政部進(jìn)行處理。4.4 罰則4.4.1 信息管理員，由于未能及時(shí)備份上周數(shù)據(jù)，導(dǎo)致OA 系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)丟失，當(dāng)月績效考核記0 分。同時(shí)，公司將視情節(jié)嚴(yán)重性，予以處罰。4.4.2 信息管理員，由于操作不當(dāng)，導(dǎo)致電子文檔未能及時(shí)保存、丟失電子檔案的，當(dāng)月績效考核記10 分。 同時(shí)， 公司將視情節(jié)嚴(yán)重性，予以處罰。4.4.3 OA 用戶在上班時(shí)間需保持在線，如未按時(shí)登陸，當(dāng)月績效扣罰 5A 分 / 次。4.4.4 原則上，流程經(jīng)辦人應(yīng)在1 個(gè)工作日內(nèi)完成電子工作流程的批閱工作。超時(shí)一次，當(dāng)月績效扣罰5A 分。4.4.5 OA 用戶向他人泄露登錄賬

9、號和密碼口令，并由他人代為處理電子工作流程的，造成不良后果，公司將通報(bào)批評。4.4.6 使用 OA 系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)注意信息保密，如將OA 系統(tǒng)上的重要資料向外泄露，公司將進(jìn)行通報(bào)批評。情節(jié)嚴(yán)重者，公司將依法追究其法律責(zé)任。4.4.7 盜用他人OA 系統(tǒng)賬號、密碼者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將通報(bào)批評。情節(jié)嚴(yán)重者，公司將依法追究其法律責(zé)任。5、記錄5.1 工作流程信息調(diào)查表5.2 OA 系統(tǒng)電子工作流程意見填寫單6、附則6.1 本制度由行政部編制并解釋。6.2 本管理制度自下發(fā)之日起開始執(zhí)行。工作流程信息調(diào)查表流程編號流程名稱表單編號部門流程圖例廳P步驟名稱處理者描述處理策略是否允 許回退是否允 許簽總 見是否有字段不允許該 步驟查看（有請?jiān)谠?步驟著名字段名稱可寫字段12345分管領(lǐng)導(dǎo)簽字： 部門負(fù)責(zé)人簽字： 填寫人簽字： OA系統(tǒng)電子工作流程意見填寫單流程分類：流程名稱：步驟名稱修改意見問題提交人簽字：部門負(fù)責(zé)人簽字：使用說明：