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1、會(huì)議室使用規(guī)定一 目的為進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)議室管理,充分發(fā)揮作用,提高使用率,明確各部門(mén)使用公司會(huì)議室的規(guī) 定和申請(qǐng)使用流程,現(xiàn)對(duì)會(huì)議室的使用作如下規(guī)定:二 定義會(huì)議室指的是 (具體地址 )的一個(gè)會(huì)議室。會(huì)議室用途:公司會(huì)議、部門(mén)會(huì)議、員工培訓(xùn)、員工工作面談、招聘面試、客戶(hù)接待以和 適合在會(huì)議室舉辦的小型活動(dòng)、競(jìng)賽活動(dòng)等的場(chǎng)所,不做其它用途。三 會(huì)議室使用規(guī)定1、公司目前只有一間會(huì)議室由行政部統(tǒng)一管理, 統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用, 并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、 安全 以和對(duì)室內(nèi)設(shè)備物品的管理;2、部門(mén)或個(gè)人需要使用會(huì)議室時(shí), 需提前一天向人事行政部提出申請(qǐng)并填寫(xiě) 會(huì)議室使 用申請(qǐng)表,經(jīng)人事行政部準(zhǔn)許后方可使用。臨時(shí)性使用會(huì)
2、議室,必須經(jīng)人事行政部 負(fù)責(zé)人同意。3、使用原則:先申請(qǐng),后使用。沒(méi)有經(jīng)過(guò)申請(qǐng)的部門(mén)或個(gè)人,在沒(méi)有沖突的情況下,可 以使用,但如有沖突,必需禮讓已申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門(mén)或個(gè)人。4、按申請(qǐng)的先后順序使用。 特殊情況下, 經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。 但行政 部不負(fù)責(zé)協(xié)商,由使用者自己協(xié)商。5、遇公司層級(jí)的緊急和重要的會(huì)議, 已申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門(mén)或個(gè)人, 在不能調(diào)換的情 況下,部門(mén)或個(gè)人應(yīng)先讓公司層級(jí)的重要會(huì)議。6、部門(mén)和個(gè)人應(yīng)在所預(yù)約的時(shí)間到達(dá)會(huì)議室,并開(kāi)始使用。超過(guò) 10 分鐘未到達(dá)會(huì)議室 的,行政部有權(quán)對(duì)會(huì)議室的使用權(quán)另作安排。7、部門(mén)和個(gè)人應(yīng)按預(yù)約的時(shí)間內(nèi)使用完畢, 不許超時(shí)使用。
3、如需延長(zhǎng)使用時(shí), 請(qǐng)和時(shí)通 知行政部, 如在緊接的時(shí)間段內(nèi)已安排了給其他部門(mén)或個(gè)人使用, 超時(shí)使用的部門(mén)或 個(gè)人必須離開(kāi)該會(huì)議室,終止使用該會(huì)議室。8、任何部門(mén)或個(gè)人在使用會(huì)議室期間, 必須愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施, 安全使用, 嚴(yán)禁私1 / 5自接拉電源,私自移動(dòng)設(shè)備。如因個(gè)人原因造成設(shè)施設(shè)備損壞,須照價(jià)賠償。9、會(huì)議室內(nèi)的所有設(shè)施設(shè)備,未經(jīng)允許,不能帶出會(huì)議室。10、會(huì)議室使用期間, 使用部門(mén)或個(gè)人自行負(fù)責(zé)會(huì)議的模式安排, 人員接待, 會(huì)議記錄等 會(huì)議需求,前臺(tái)接待員可以協(xié)助。11、會(huì)議室使用期間, 使用部門(mén)或個(gè)人需保持會(huì)議室的整潔, 不允許有亂扔垃圾等不講衛(wèi) 生的行為;使用完畢后,務(wù)必將所有
4、移動(dòng)過(guò)的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原,離開(kāi)時(shí) 關(guān)閉電源、空調(diào)。12、如部門(mén)或個(gè)人臨時(shí)取消申請(qǐng),再需使用時(shí)需重新申請(qǐng)。四 程序1、申請(qǐng)流程1) 部門(mén)或個(gè)人到前臺(tái)接待員處查詢(xún)會(huì)議室的使用狀況;2) 部門(mén)或個(gè)人向前臺(tái)接待員申請(qǐng)并提出使用會(huì)議室的要求;3) 前臺(tái)接待員根據(jù)部門(mén)或個(gè)人的申請(qǐng)需求作出安排,并記錄在會(huì)議室使用登記 表;4) 前臺(tái)接待員將會(huì)議室使用登記表張貼在會(huì)議室指定位置處;5) 部門(mén)或個(gè)人按時(shí)間使用會(huì)議室。2、使用流程1) 部門(mén)或個(gè)人按會(huì)議室使用規(guī)定使用會(huì)議室;2) 部門(mén)或個(gè)人自行指定人員安排會(huì)務(wù)工作。3、交還流程1) 部門(mén)或個(gè)人使用完畢后, 前臺(tái)接待員檢查會(huì)議室, 發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定使用的, 和時(shí)要 求部門(mén)或個(gè)人改正;2) 如部門(mén)或個(gè)人不改正,前臺(tái)接待員應(yīng)和時(shí)上報(bào)人事行政部經(jīng)理協(xié)調(diào);3) 如部門(mén)或個(gè)人拒絕改正, 人事行政部經(jīng)理將出處罰通告, 對(duì)部門(mén)或個(gè)人作出處罰。會(huì)議室使用流程:5 / 5附件:1、會(huì)議室使用申請(qǐng)表2、會(huì)議室使用登記表會(huì)議室使用申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)使用時(shí)間擬用會(huì)議室會(huì)議室會(huì)議主題擬用設(shè)備其它需求參加人數(shù)申請(qǐng)人申請(qǐng)部門(mén)經(jīng)理人事行政部意見(jiàn)申請(qǐng)部門(mén)使用時(shí)間擬
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