大學證書管理辦法

1、關(guān)于印發(fā)證書管理辦法的通知校內(nèi)各單位：大學證書管理辦法已經(jīng)學校制度建設領(lǐng)導小組審定，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。特此通知。 大學2016年5月25日證書管理辦法第一條 為規(guī)范學校證書設計、申購、采購、保管、領(lǐng)取、印制、用印、發(fā)放、報廢、補辦等工作，特制定本辦法。第二條 以學校名義（含行政、黨委、工會、團委）頒發(fā)的證書由學校統(tǒng)一設計、制作，主要包括以下幾類：（一）學生證、畢業(yè)證、學位證、結(jié)業(yè)證、肄業(yè)證。（二）錄取通知書、藝術(shù)類招生校考合格證。（三）特聘教授、客座教授、榮譽教授等聘書，教職工工作證。（四）學生干部聘書。（五）榮譽證書、獲獎證書：1.學校優(yōu)秀教師、優(yōu)秀教育工作者、優(yōu)秀服務獎；2.學校教

2、學成果獎、教學類競賽獎；3.學?！笆呀處煛?、“十佳輔導員”等；4.學?！皟?yōu)秀共產(chǎn)黨員”、“優(yōu)秀黨務工作者”等；5.張桂芳獎學金、張桂芳助學金、章文晉獎學金、優(yōu)秀學生獎學金等；6.學校優(yōu)秀學生干部、優(yōu)秀學生、優(yōu)秀大學畢業(yè)生、優(yōu)秀共青團員、優(yōu)秀共青團干部、第二課堂活動先進個人、社會實踐先進個人等；7.“互聯(lián)網(wǎng)+”大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)大賽、“挑戰(zhàn)杯”課外學術(shù)科技作品競賽、“創(chuàng)青春”創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)大賽等校級學科競賽等級獎；8.校園歌手大賽、校園舞蹈大賽、校園辯論賽等校級第二課堂活動等級獎；9.學校田徑運動會名次獎；10.學校批準的其他榮譽。 第三條 證書辦理的負責單位（一）教務處負責：學生證、畢業(yè)證、學位證、結(jié)

3、業(yè)證、肄業(yè)證，學校教學成果獎、教學類競賽獎，以及校級學科競賽等級獎（不含“挑戰(zhàn)杯”、“創(chuàng)青春”）等證書。（二）學生工作處負責：優(yōu)秀學生干部、優(yōu)秀學生、優(yōu)秀大學畢業(yè)生、張桂芳獎學金、張桂芳助學金、章文晉獎學金、優(yōu)秀學生獎學金等證書。 （三）人力資源部負責：特聘教授、榮譽教授、客座教授等聘書，教職工工作證，優(yōu)秀教師、優(yōu)秀教育工作者、優(yōu)秀服務獎、“十佳教師”、“十佳輔導員”等證書。（四）招生就業(yè)處負責：錄取通知書、藝術(shù)類招生?？己细褡C。（五）校辦（黨辦）負責：“優(yōu)秀共產(chǎn)黨員”、“優(yōu)秀黨務工作者”等證書。（六）校團委負責：學生干部聘書，優(yōu)秀共青團員、優(yōu)秀共青團干部，第二課堂活動先進個人、社會實踐先進個

4、人、“挑戰(zhàn)杯”課外學術(shù)科技作品競賽、“創(chuàng)青春”創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)大賽，以及校級第二課堂非學科競賽活動（體育教學部牽頭的除外）等證書。（七）體育教學部負責：學校田徑運動會名次獎，體育教學部牽頭的體育競賽活動等證書。（八）學校批準的其他證書辦理的事項，按照“誰牽頭，誰負責”的原則，確定負責單位。第四條 證書的設計與申購負責單位（一）“大學榮譽證書”、“大學獲獎證書”由學校辦公室負責設計、申購。（二）其他證書由證書辦理的負責單位負責設計、申購。第五條 證書的采購（一）證書由采購中心負責采購。（二）“大學榮譽證書”、“大學獲獎證書”由相關(guān)單位于4月初提出下學年需求申請報校辦，校辦匯總后在4月底完成采購審批手續(xù)。

5、采購中心于6月下旬前完成采購并入庫。（三）學生畢業(yè)證（本科、專升本、?？疲?、學位證、結(jié)業(yè)證、肄業(yè)證由教務處于10月下旬提出本學年需求申請并報批，采購中心于1月上旬完成采購并入庫。（四）其他證書的采購由相應的辦理負責單位根據(jù)需求提出申請，按學校物資采購程序進行審批，采購中心實施采購。各辦理負責單位須預留足夠時間，保證所采購的證書在印制之前到位。第六條 證書的保管證書的保管由學校財務與資產(chǎn)管理處負責，存放在學校倉庫，由財務與資產(chǎn)管理處指定的專職人員按照學校物資管理的規(guī)定進行日常管理。第七條 空白證書的領(lǐng)取 （一）領(lǐng)取證書前，證書辦理負責單位提出申請（附相關(guān)文件），單位負責人審批，沒有文件的須報分管

6、校領(lǐng)導審批。領(lǐng)取的數(shù)量須與文件或校領(lǐng)導審批數(shù)量一致，不得預留機動數(shù)量。特殊情況需要預留時，須提出申請，明確數(shù)量、退回時間，由分管校領(lǐng)導審批，發(fā)放工作結(jié)束后，須在規(guī)定時間內(nèi)退回證書保管部門。 （二）證書辦理負責單位須指派“專門經(jīng)辦人”負責空白證書的領(lǐng)取工作。領(lǐng)取證書時須向證書保管人員提供審批的申請手續(xù)。 （三）證書保管人員須嚴格按照審批的證書數(shù)量發(fā)放，交接時，必須與“專門經(jīng)辦人”當面點清數(shù)量，雙方簽字確認。第八條 證書內(nèi)容的印制和用印證書辦理的負責單位須指派專人負責證書內(nèi)容的印制和用印工作。證書內(nèi)容必須準確，只能印制，不得手寫。（一）負責內(nèi)容印制的專人須仔細核對每一份證書的內(nèi)容，出現(xiàn)錯誤時，相應

7、的證書須保留以備更換。（二）在用印之前，單位負責人須組織復核，確保內(nèi)容準確無誤。（三）印章管理部門監(jiān)印員須在檢查用印審批單完整無誤，核實證書內(nèi)容與表彰文件、學位授予文件、錄取名單等項目審批材料相符后，方可用印。用印審批單和項目審批材料由監(jiān)印員保存?zhèn)洳椤＃ㄋ模┚唧w用印工作由監(jiān)印員負責實施。若證書數(shù)量較大，證書辦理的負責單位應指派專人協(xié)助監(jiān)印員用印。監(jiān)印員和協(xié)助用印人員在正式用印之前須進行模擬訓練和測試，確保印記清晰、端正，并蓋在指定位置，待印記晾干后方可疊壓。凡是有他人協(xié)助用印時，監(jiān)印員須在場全程監(jiān)督，防止出現(xiàn)加塞、弄虛作假等行為。 （五）用印之后，監(jiān)印員應對證書的數(shù)量進行核查。對用印質(zhì)量不合格

8、的證書，應在其上加蓋“作廢”章，作報廢調(diào)換處理。第九條 證書的報廢調(diào)換出現(xiàn)了印制錯誤、印章不清晰等情形，必須按照以下程序處理： （一）證書辦理負責單位的“專門經(jīng)辦人”持作廢證書（已用印的報廢證書須加蓋“作廢”章）和單位負責人審批的批件到保管單位進行調(diào)換。 （二）學校證書保管人員要妥善保管退回的作廢證書，并做好記錄。作廢證書由保管單位報經(jīng)學校批準后定期進行銷毀。（三）證書報廢數(shù)量較大、屬于責任事故的，追究相關(guān)人員責任。第十條 證書的發(fā)放 證書辦理負責單位組織相關(guān)證書的發(fā)放工作，發(fā)放時須做好簽收記錄，確保證書發(fā)放到本人手中。第十一條 證書的補辦（一）畢業(yè)證、學位證、結(jié)業(yè)證、肄業(yè)證等國家規(guī)定不能進行補辦的證書，學校不受理補辦，只能開具相關(guān)證明。錄取通知書不需補辦，可持身份證等有效證件到校辦理入學手續(xù)。（二）其他證書遺失或損壞需補辦的，由證書