福建石竹山文武學校采購管理辦法

1、石竹山文武學校物資采購管理辦法第一章 原 則第一條 . 為進一步規(guī)范學校的采購行為，加強學校的物資采購管理，根據(jù)石竹山文 武學校的實際情況特制訂本物資采購管理辦法。第二條 . 本物資采購管理辦法針對的是石竹山文武學校下列采購業(yè)務(wù)：1. 食堂采購 指學校食堂所需要的主副食品采購，以及食堂工作中的物資采購。2. 五金等采購 指學校各部門所需要的行政辦公用品采購、學校各教學單位所需要的教學用品 采購，醫(yī)務(wù)室物資采購，以及學校后勤部門所需要的物資采購。第三條 . 整個物資采購過程分為采購申請審批、采購過程管理、物資管理、采購資 金管理等四個主要環(huán)節(jié)。第二章 采購申請審批第四條 . 各部門所需要采購的物

2、資，必須填寫“物資采購申請單” ，經(jīng)部門主管簽字 同意后，報送總務(wù)處辦理申請手續(xù)。學校食堂所需要的主副食品采購，應在每周 四提出下周的食譜及每日采購計劃，經(jīng)食堂主管填寫“申購單”并簽字后報送總 務(wù)處。 “申購單”一式兩聯(lián)，詳細注明：申購部門、申購物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、 要求到貨日期及用途等內(nèi)容。第五條 . 總務(wù)處收到各部門的申購需求，在核對學校庫存物資情況后編制采購計劃 及采購費用預算，并審核部門的費用支出是否超出部門學期費用預算，簽署意見 后報送主管財務(wù)副校長。對于食堂采購需求，總務(wù)處應該征求營養(yǎng)專家、學校采購人員對食堂周譜的意 見，如有修改則要求食堂重新制定食譜及每日采購計劃；如無修改，總

3、務(wù)處審核后 在食堂“申購單”上簽字同意并編制采購費用預算，報送主管財務(wù)副校長。第六條 . 主管財務(wù)副校長接到總務(wù)處轉(zhuǎn)送的部門“申購單”后，審批是否執(zhí)行。如 果沒有超出部門費用預算，則由主管財務(wù)副校長審批同意后執(zhí)行；如果超出部門 費用預算， 則主管財務(wù)副校長審批后， 還需要由常務(wù)副校長最終審批同意后執(zhí)行。 第七條 . 審批通過的部門“申購單”一份由申購部門留存，作為以后領(lǐng)取物資的依 據(jù)；另一份由總務(wù)處留存，并由總務(wù)處據(jù)之填寫“采購訂貨單”授權(quán)采購人員辦 理購物手續(xù)。“采購訂貨單” 一式三聯(lián)，其中一份由采購人員保管， 作為采購依據(jù)； 一份由采購員在物資采購入庫時轉(zhuǎn)交倉管員，作為驗收貨物的依據(jù)；一份

4、由總務(wù) 處歸檔保存，以便對所有的訂貨與到貨情況進行查對、分析。第八條 . 上述決策流程中，如果審核、審批人在出差或請假期間，應采用書面授權(quán) 方式，授權(quán)指定人員審核或?qū)徟Ｈ绻龅骄o急情況，也可傳真、手機短消息或 電話授權(quán)，之后補辦書面文件。第三章 采購過程管理第九條 . 總務(wù)處要廣泛收集所采購物資的質(zhì)量、價格等市場信息，掌握主要采購物 資的信息變化情況，建立主要采購物資的基準價格體系，據(jù)之編制采購費用預算 及規(guī)范采購價格決定。第十條 . 當采購金額在 10000元（含）以下時，采購最終決定權(quán)在主管財務(wù)副校長； 采購金額在 10000 元以上， 10 萬元以下（含）時，主管財務(wù)副校長審核后，由常

5、 務(wù)副校長最終審批決定。第十一條 . 對單項或批量采購費用預算達到 10 萬元以上的物資采購，具備招標條件的， 一律實行招標采購。具體實施方法見石竹山文武學校物資采購招標實施辦法 第十二條 . 食堂采購業(yè)務(wù)管理對于食堂主副食品賒購業(yè)務(wù)， 應盡可能采取定點采購， 同類產(chǎn)品應定點兩個供 貨單位。采購員進行詢價后，將產(chǎn)品標準、規(guī)格、價格等有關(guān)信息報送總務(wù)處，總 務(wù)處了解詳細情況后簽署審核意見， 然后由監(jiān)察審計室進行價格核對后簽署審核意 見，最后報送主管財務(wù)副校長審批決定。賒購業(yè)務(wù)審批后，應和供貨單位簽署供貨 合同或協(xié)議，約定供貨日期、供貨方式、付款時間及方式等事宜。對于定點采購， 必須定期進行價格、

6、 質(zhì)量、 供貨及時性等方面的檢查，以加強對供貨商的管理和降 級學校采購成本。對于食堂主副食品現(xiàn)金采購業(yè)務(wù)，必須由采購員和廚師長一同進行現(xiàn)場詢價， 當采購食品總金額不超過當日經(jīng)審批后的采購費用預算時， 由采購員和廚師長共同 決定是否采購，并且在原擬采購食品單價上漲幅度較大， 造成采購總金額超預算時， 可以根據(jù)實際情況調(diào)整采購品種， 但是必須保證當日采購的食品數(shù)量能夠滿足當日 學校需要； 當采購食品總金額大于當日經(jīng)審批后的采購費用預算時， 采購員必須首 先將擬采購的食品名稱、 規(guī)格、價格等信息報送總務(wù)處，總務(wù)處審核后簽署意見轉(zhuǎn) 送監(jiān)察審計室， 監(jiān)察審計室審核同意后通知采購。 如果監(jiān)察審計室的審核意

7、見和總 務(wù)處審核意見不一致，應當報送主管財務(wù)副校長最終決定是否采購。第十三條 . 五金采購業(yè)務(wù)管理對于單項或批量采購金額在 5,000 元以下（含），并且采購物資單價上漲幅度 不超過基準價格 10%（含）的物資采購，采購員可以最終決定是否進行采購。對于單項或批量采購金額在 5,000 元以上，或者采購物資單價上漲幅度超過基 準價格 10%的物資采購，采購員應該首先進行詢價過程。根據(jù)詢價結(jié)果，采購員將 產(chǎn)品標準、規(guī)格、價格等有關(guān)信息報送總務(wù)處，總務(wù)處審核后簽署意見轉(zhuǎn)送監(jiān)察審 計室，監(jiān)察審計室審核同意后通知采購。 如果監(jiān)察審計室的審核意見和總務(wù)處審核 意見不一致，應當報送主管財務(wù)副校長最終決定是否

8、采購。對于學校初次采購以及沒有單項物資基準價格的物資采購業(yè)務(wù)， 當采購金額在 500元以內(nèi)（含）時，采購員可以最終決定是否進行采購。當采購金額大于 500 元 時，采購員沒有價格最終決定權(quán)，必須將產(chǎn)品標準、規(guī)格、價格等相關(guān)信息報送總 務(wù)處，總務(wù)處了解相關(guān)詳細情況后簽署審核意見，報送監(jiān)察審計室審核， 最后由主 管財務(wù)副校長審批決定。第十四條 . 采購價格決定過程中，總務(wù)處主任、監(jiān)察審計室主任、主管財務(wù)副校長、 常務(wù)副校長根據(jù)需要可以參與價格談判和采購合同的簽訂。第十五條 . 上述決策流程中，如果審核、審批人在出差或請假期間，應采用書面授權(quán) 方式，授權(quán)指定人員審核或?qū)徟?。如果遇到緊急情況，也可傳真

9、、手機短消息或 電話授權(quán)，之后補辦書面文件。第十六條 . 監(jiān)察審計室負責對采購流程的監(jiān)控，應該定期及不定期檢查采購單據(jù)，審 查采購流程及采購價格決定是否執(zhí)行和遵守采購制度。同時，監(jiān)察審計室也負責 定期及不定期對采購價格進行調(diào)查和對外詢價，為領(lǐng)導決定采購價格和簽訂采購 合同提供決策支持。第十七條 . 學校采購的一切物資，在尾款支付前，總務(wù)處必須督促采購員向供貨商索 要發(fā)票。第四章 倉庫管理第十八條 . 倉庫的物資驗收入庫：采購員購回的各種物資都應及時送交倉庫驗收。 倉管員應對照 “采購訂貨單”、 發(fā)票、購貨清單等單據(jù)，對每一種貨物的品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等嚴格查驗， 在保證貨、單相符的基礎(chǔ)上填寫

10、“入庫單” ?！叭霂靻巍笔亲C明物資已經(jīng)驗收入庫 的會計憑證?！叭霂靻巍币皇剿穆?lián)，由倉管員填制并簽字后，一張倉管員留存，登 記倉庫臺帳；一張由倉管員在 2 日內(nèi)交總務(wù)處進行業(yè)務(wù)核算，總務(wù)處在收到入庫 單后應及時通知申購單位領(lǐng)取物資；一張由采購員作為報銷依據(jù)，連同發(fā)票、供 貨商貨物清單等資料一起送交財務(wù)部門登記入帳；一張交監(jiān)察審計室存檔、審核。對于沒有入庫， 直接運到現(xiàn)場使用的采購物資， 必須履行驗收手續(xù)。 由總務(wù)處 相關(guān)負責人員、現(xiàn)場施工負責人或者領(lǐng)用部門共同核對“采購訂貨單” 、發(fā)票、購 貨清單等單據(jù)，對每一種物資的品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等嚴格查驗，在保證貨、 單相符的基礎(chǔ)上填寫“入庫單”作為

11、驗收依據(jù)并共同簽字確認。 “入庫單”一式四 聯(lián)，一張交總務(wù)處留存；一張由領(lǐng)用部門留存，作為業(yè)務(wù)核算依據(jù)；一張作為報 銷依據(jù)，送交財務(wù)部門登記入帳；一張交監(jiān)察審計室存檔、審核。學校分設(shè)食堂倉庫管理員和行政后勤物資倉庫管理員 （分設(shè)五金倉管員和服裝 倉管員），分別對食堂采購物資和行政后勤采購物資進行入庫管理。第十九條 . 物資在庫期間的管理：保管員要對庫存物資進行科學管理，切實做到擺放有序，數(shù)量準確，質(zhì)量不變 等。物資管理必須有完整的帳、卡檔案 , 倉管員需要對物資進行分類登記，首先對 采購的物資進行大類區(qū)分， 然后對大類中每一種物資都單列帳薄或頁數(shù)進行登記， 另外倉管員必須每月登記庫存物資報表，

12、報送總務(wù)處。對易腐化變質(zhì)的物品，應 及時通知申購單位領(lǐng)取。第二十條 . 物資領(lǐng)取出庫：物資領(lǐng)用部門領(lǐng)取物資時，需要填寫“領(lǐng)料單” ，經(jīng)部門主管簽字后，連同審 批后的“申購單”一起報送總務(wù)處。總務(wù)處首先核對領(lǐng)用部門原審批后的“申購 單”及“領(lǐng)料單”，簽字同意后，領(lǐng)料人持審批后“領(lǐng)料單”向倉管員申領(lǐng)物資。 食堂主副食品物資領(lǐng)用不需要總務(wù)處審核，食堂主管在“領(lǐng)料單”上簽字同意后 就可進行物資申領(lǐng)。倉管員核對“領(lǐng)料單”審批手續(xù)是否完備后，登記物資出庫和發(fā)放手續(xù)。倉管員填寫“出庫單” ，經(jīng)領(lǐng)料人簽字后領(lǐng)取物資。 “出庫單”一式三聯(lián)，一張由倉管員連同“領(lǐng)料單”留存歸檔，并登記庫存臺帳；一張交總務(wù)處進行登記

13、存檔；一 張交財務(wù)部門登記入帳。第二十一條 . 物資報廢管理庫存物資或者部門使用資產(chǎn)在報廢時， 首先由管理部門提出報廢申請， 填寫“部 門物資報廢申請表” ，注明報廢物資名稱、 規(guī)格、數(shù)量、報廢原因及責任人等資料， 經(jīng)部門主管簽字后報送總務(wù)處， 總務(wù)處會同監(jiān)察審計室一起對報廢原因進行調(diào)查， 如果屬于因正常損耗而報廢，則簽字同意后報送主管財務(wù)副校長最后審批；如果 屬于責任事故，則需要追究責任人，并簽署處罰意見，將“部門物資報廢申請表” 報送主管財務(wù)副校長最后審批。“部門物資報廢申請表”一式兩聯(lián)，經(jīng)審批同意后，一聯(lián)交總務(wù)處校產(chǎn)管理員 登記部門使用資產(chǎn)臺帳，另一聯(lián)交總務(wù)處進行物資報廢處理，處理后連同

14、相關(guān)單 據(jù)一起報送財務(wù)部登記入帳。第二十二條 . 總務(wù)處對學校物資的管理總務(wù)處收到倉管員提交的“入庫單”后，應及時登記學校庫存物資狀況，并定 期及不定期核對倉庫庫存材料帳。部門領(lǐng)用物資后，總務(wù)處應根據(jù)收到的“出庫單”登記各部門物資日記帳，記 錄部門領(lǐng)用物資的品名、規(guī)格、數(shù)量、價格等信息。總務(wù)處在審核部門申購需求 時，應核對部門學期初費用預算，及部門已領(lǐng)用的物資費用額，然后簽署審核意 見?？倓?wù)處設(shè)校產(chǎn)管理員，負責對學校各部門領(lǐng)用的固定資產(chǎn)進行管理。校產(chǎn)管理 員應登記部門使用固定資產(chǎn)臺帳，需要對部門使用資產(chǎn)進行分類登記，首先對部 門資產(chǎn)進行大類區(qū)分，然后對大類中每一種物資都單列帳薄或頁數(shù)進行登記。校 產(chǎn)管理員應于定期或不定期對部門使用的固