文件控制管理規(guī)范

1、文件控制管理規(guī)范1、目的、編制、范圍：為了保證公司各區(qū)域與物流運(yùn)作管理相關(guān)的質(zhì)量管理體系第三、四階文件的編制、更新及管理符合質(zhì)量管理體系規(guī)范及公司管理需求, 對文件的編制、評審、批準(zhǔn)、發(fā)放、培訓(xùn)、使用、更改、作廢和收回等環(huán)節(jié)進(jìn)行有效控制，確保相關(guān)區(qū)域及時(shí)得到并使用有效版本，防止誤用失效或作廢的文件和資料，以推進(jìn)各項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和持續(xù)改進(jìn)，上汽（煙臺）實(shí)業(yè)有限公司青島分公司持續(xù)改善部特編制此文件，對公司質(zhì)量管理體系的相關(guān)文件管理規(guī)定如下：2 . 術(shù)語：2.1 本文件術(shù)語引用自 ISO9001 ： 2000 質(zhì)量管理體系和上汽（煙臺）實(shí)業(yè)有限公司質(zhì)量手冊 （文件號： SAIC-YT/ZL-2007

2、 ） ；2.2 公司部門劃分：運(yùn)作部、計(jì)劃&物控部、持續(xù)改善部、綜合管理部、生產(chǎn)管理部、倉儲運(yùn)輸部、標(biāo)準(zhǔn)化推進(jìn)辦公室；公司區(qū)域/職能塊劃分：運(yùn)作部： LOC-GA LOC-BD整車RDC廠外RDC LOC-PT,計(jì)劃&物控部：接收數(shù)據(jù)組、接收驗(yàn)證班、單證組、發(fā)運(yùn)班、對賬組、發(fā)動機(jī)物流數(shù)據(jù)小組； 持續(xù)改善部： 規(guī)劃塊 、生產(chǎn)管理部：包裝、質(zhì)量、綜合管理部： 行政塊 、安全管理辦公室 ：安全塊、體系塊。2.3 各類型文件含義：2.3.1 程序支持規(guī)范性文件：是程序文件的具體展開，描述為實(shí)施程序文件活動具體途徑的文件。它一般涉及多個(gè)區(qū)域，但不涉及技術(shù)的細(xì)節(jié)。內(nèi)容包括5W1H,即開展活

3、動的目的（ Why、做什么（What）、何時(shí)（Wher）何地（Where）誰（Wh。來做；應(yīng)采用什么材料、設(shè)備和文件，如何對活動進(jìn)行控制和記錄（HoW等。此類文件屬于質(zhì)量管理體系文件的第三階文件。（程序文件：質(zhì)量管理體系文件的第二階文件， 描述實(shí)施質(zhì)量管理體系所需的相互聯(lián)系的過程和活動。 上汽 （煙臺） 實(shí)業(yè)有限公司 質(zhì)量手冊 （文件號： SAIC-YT/ZL-2007 ）已包括質(zhì)量管理體系所要求的程序文件。 ）2.3.2 管理文件：公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法、導(dǎo)則、細(xì)則等。它可以是區(qū)域內(nèi)文件也可以為跨區(qū)域文件，為質(zhì)量管理體系的第三階文件。2.3.3 作業(yè)文件：詳細(xì)的作業(yè)活動的描述文件，內(nèi)容

4、涉及技術(shù)的細(xì)節(jié)（如：流程、 STS/TIS 、技術(shù) /操作要求&規(guī)范等）。作業(yè)文件一般只涉及一個(gè)區(qū)域，有時(shí)也涉及多個(gè)區(qū)域，但它強(qiáng)調(diào)的是產(chǎn)品或作業(yè)過程的規(guī)范性，而程序支持規(guī)范性文件強(qiáng)調(diào)的是區(qū)域間的溝通、聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)。作業(yè)文件為質(zhì)量管理體系的第三階文件。2.3.4 外來文件： （各類標(biāo)準(zhǔn)和必要的參考資料及顧客提供的技術(shù)文件） ， 為質(zhì)量管理體系第三階文件。2.3.5 記錄：為完成的活動或達(dá)到的結(jié)果提供客觀依據(jù)的文件。記錄為質(zhì)量管理體系的第四階文件。3 . 職責(zé)3.1 文件主要使用 / 涉及人員或文件主要業(yè)務(wù)歸口人員負(fù)責(zé)文件的編制及維護(hù)， 保證文件與現(xiàn)場運(yùn)作、 管理的一致性。3.2 文件編制區(qū)

5、域主管/ 經(jīng)理負(fù)責(zé)文件的審核/批準(zhǔn)， 文件使用 / 涉及區(qū)域相關(guān)負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)歸口人進(jìn)行文件的評審及會簽。同時(shí)負(fù)責(zé)本區(qū)域相關(guān)文件的定期評審及協(xié)調(diào)、改善推動工作。3.3 各區(qū)域質(zhì)量體系文件協(xié)調(diào)人 （后文簡稱區(qū)域協(xié)調(diào)人） 負(fù)責(zé)定期或必要時(shí) 本區(qū)域 / 職能塊內(nèi)文件編制、 評審的組織及協(xié)調(diào)工作和一般性的跨區(qū)域/ 職能塊文件的編制、評審的組織、協(xié)調(diào)工作；負(fù)責(zé)本區(qū)域受控文件原件的保管和區(qū)域內(nèi)發(fā)放工作，并負(fù)責(zé)保證本區(qū)域內(nèi)受控文件培訓(xùn)、目視及操作管理的規(guī)范性督導(dǎo)和推進(jìn)。3.4 體系工程師負(fù)責(zé)特別的（比較復(fù)雜的）跨區(qū)域/ 職能塊文件的編制、評審的組織和協(xié)調(diào)；負(fù)責(zé)對公司文件原件的存檔及對受控文件的發(fā)放回收。同時(shí)，

6、定期評審各區(qū)域受控文件的存檔、培訓(xùn)及操作管理是否符合文件規(guī)范，并出具相關(guān)報(bào)告。3.5 班組長組織班組內(nèi)文件的編制、更改及班組人員的培訓(xùn)工作，接受培訓(xùn)人員填寫培訓(xùn)記錄。各工段長監(jiān)督轄內(nèi)班組的培訓(xùn)執(zhí)行情況，培訓(xùn)記錄由工段內(nèi)負(fù)責(zé)存檔。3.6 記錄文件格式由各相關(guān)區(qū)域業(yè)務(wù)歸口負(fù)責(zé)人自行編制、區(qū)域主管及經(jīng)理評審批準(zhǔn)，管理并由上一級領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督實(shí)施。4 . 規(guī)定4.1 文件分類本文件所涉及質(zhì)量管理體系文件主要包括:1）程序支持規(guī)范性文件；2）管理文件；3）作業(yè)文件（如：流程、STS/TIS 、技術(shù) / 操作要求&規(guī)范等）；4）外來文件；5）質(zhì)量管理體系文件所要求的記錄。4.2 文件編寫、更改及廢止4.

7、2.1 程序支持規(guī)范性文件、 管理文件、 作業(yè)文件由主要業(yè)務(wù)歸口人員或文件使用 / 涉及人員負(fù)責(zé)編制文件草稿，格式、內(nèi)容等按照受控文件格式標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定執(zhí)行。作業(yè)文件： STS/TIS 有輕微更改的在原文件上用簽字筆進(jìn)行劃改即可， 并在更改記錄中將填寫更改原因，并簽字培訓(xùn)。 但需在兩周內(nèi)完善成電子版， 其他文件除外。4.2.3 文件使用 / 涉及區(qū)域相關(guān)負(fù)責(zé)人評審后， 由編制人員將更改 （如需） 完畢文件的電子版交與體系工程師對文件統(tǒng)一編號。4.2.4 文件編制人員在已編號書面文件及 發(fā)文審批單“ 編制”欄簽字，并呈交區(qū)域主管在“審核”欄簽字、區(qū)域經(jīng)理在“批準(zhǔn)”欄簽字。若文件內(nèi)容涉及其他區(qū)域，還需由

8、相關(guān)區(qū)域經(jīng)理、主管、工程師“會簽”。注：只程序支持規(guī)范性文件、管理文件、文件發(fā)放時(shí)需簽署發(fā)文審批單。4.2.5 區(qū)域 /職能塊內(nèi)文件由文件編制 / 維護(hù)歸口人或區(qū)域協(xié)調(diào)人、區(qū)域負(fù)責(zé)人經(jīng)評估確認(rèn)需新增、更改、作廢文件，由區(qū)域協(xié)調(diào)人提報(bào)書面更改或廢止申請至體系工程師后進(jìn)行后續(xù)操作；一般性跨區(qū)域/ 職能塊文件的編制、更改需由文件編制 / 維護(hù)歸口人所在區(qū)域的區(qū)域協(xié)調(diào)人提報(bào)體系工程師，或提議區(qū)域的區(qū)域協(xié)調(diào)人聯(lián)系文件編制 / 維護(hù)歸口區(qū)域的協(xié)調(diào)人并提報(bào)體系工程師后進(jìn)行操作管理（注：此類文件評審中發(fā)現(xiàn)涉及其他區(qū)域的操作內(nèi)容不符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，追究文件編制 / 維護(hù)區(qū)域責(zé)任）。特別的跨區(qū)域/ 職能塊文件由體系

9、工程師協(xié)調(diào)文件主要?dú)w口區(qū)域協(xié)調(diào)人，由歸口區(qū)域協(xié)調(diào)人組織、協(xié)調(diào)文件業(yè)務(wù)歸口人員進(jìn)行操作。文件更改、換版按照編寫、評審、修改、編號、審批、發(fā)布流程進(jìn)行。作廢/ 銷毀文件不得再行使用（但可供參考）。4.3 文件保存、分發(fā)：4.3.1 體系工程師對簽字完畢的發(fā)文審批單及書面簽字版文件原件統(tǒng)一存檔，并及時(shí)更新受控文件清單。4.3.2 受控文件以區(qū)域（運(yùn)作部）或部門（其它部門）為單位進(jìn)行下發(fā)：體系工程師按照發(fā)文審批單發(fā)放范圍及數(shù)量影印適當(dāng)份數(shù)，加蓋紅色受控章后發(fā)放至文件涉及/ 使用區(qū)域，即會簽區(qū)域。文件收文單位需在文件發(fā)放回收記錄上簽收?！笆芸亍?、“作廢”等印章由體系工程師專門保管。4.3.3 各區(qū)域應(yīng)建

10、立文件簽收記錄，凡接收 / 分發(fā)的文件及各質(zhì)量記錄均需存檔、記錄 （文件屬會簽、傳閱者不在此限）。記錄文件由各相關(guān)區(qū)域自行編號、保管。4.3.4 各類質(zhì)量文件的保存期限，如無特殊情況一般記錄報(bào)表至少保存二年，有特殊情況者可根據(jù)實(shí)際情況具體確認(rèn)。4.4 文件的廢止、收回、銷毀：4.4.1 文件修訂及廢止時(shí)，應(yīng)由體系工程師按照文件發(fā)放回收記錄回收舊版文件并予以統(tǒng)一銷毀。各區(qū)域不得保有舊版及作廢文件，在接收最新版文件的同時(shí)將舊版本文件退還給體系工程師并簽字確認(rèn)，雙方均需做好相關(guān)回收記錄。更改及廢止文件時(shí)，舊版失效文件原則上應(yīng)于頒布后五天內(nèi)回收完畢。4.4.2 體系工程師需將存檔的原件加蓋作廢章、注明

11、作廢日期，與有效受控文件隔離后長期存放。4.4.3 逾保存期限的記錄文件，可由各類文件保管單位自行銷毀。4.5 文件的檔案管理4.5.1 各區(qū)域蓋受控章的文件原件須由各區(qū)域協(xié)調(diào)人現(xiàn)場管理。4.5.1 現(xiàn)場作業(yè)場所貼置、目視的受控文件為蓋紅色受控章文件，禁止使用復(fù)印件。4.5.2 各區(qū)域須于每一受控文件檔案冊內(nèi)建立目錄（含文件名稱、編號及入檔日期等）以利迅速尋找及便于與體系工程師每月發(fā)出的文件最新版次一覽表核對，以確保所使用為最新資料。4.5.3 體系工程師每月1次受控文件最新版次一覽表，供各使用單位核對其使用是否為最新資料。4.5.4 各區(qū)域受控文件原件如發(fā)現(xiàn)有缺頁、破損，字跡模糊，不得以影印

12、方式自行處理，應(yīng)到體系工程師處填寫文件發(fā)放回收記錄，重新領(lǐng)取一份新文件，破損的文件同時(shí)回收作廢，新文件仍沿用原文件分發(fā)號。4.5.5 任何人均不得于正式文件上加以標(biāo)記或書寫任何文字、符號。4.5.6 文件查/借閱規(guī)定：所有受控文件原件一律不外借，因工作需要需查閱，需經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)化推進(jìn)辦公室經(jīng)理批準(zhǔn)，在體系工程師處查閱；如需長期借閱，由借閱者先填寫文件借閱記錄表由持續(xù)改善部經(jīng)理審核簽字 后，體系工程師提供復(fù)印件。4.5.7 文件持有者應(yīng)妥善保管文件，保持其清晰、完整，調(diào)離崗位時(shí)必須將所持有的文件交回所在區(qū)域，否則不予辦理調(diào)動手續(xù)。4.6 文件的培訓(xùn)及實(shí)施4.6.1 培訓(xùn)文件發(fā)放當(dāng)日由班組長組織班組內(nèi)人

13、員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，接受培訓(xùn)人員填寫培訓(xùn)記錄。與受控文件有關(guān)的崗位 在收到文件當(dāng)日必須培訓(xùn)完畢，其它崗位在不影響使用的前提下兩天內(nèi)培訓(xùn)結(jié)束。班組長要對培訓(xùn)效果進(jìn)行 評估以保證員工掌握文件內(nèi)容。各工段長監(jiān)督轄內(nèi)班組的培訓(xùn)執(zhí)行情況，培訓(xùn)記錄由工段內(nèi)負(fù)責(zé)存檔。4.6.2 實(shí)施4.6.2.1 從接收到受控文件的當(dāng)日起，相關(guān)崗位要按照新流程內(nèi)容操作。4.6.2.2 發(fā)放到工段的有效受控文件應(yīng)以工段為單位負(fù)責(zé)管理，工段長對文件有效性負(fù)責(zé)。4.7 文件的評審4.7.1 班組長每周回顧評審一份文件，工段長、工程師、主管每半月回顧評審一份文件，區(qū)域（副）經(jīng)理每月回顧評審 一份文件；4.7.2 各區(qū)域協(xié)調(diào)人、各文件編

14、制/維護(hù)歸口負(fù)責(zé)人對文件進(jìn)行定期或不定期（必要時(shí)）評審，確保文件與實(shí)際操作、管 理的一致性；4.7.3 標(biāo)準(zhǔn)化推進(jìn)辦公室每年組織對文件評審一次，評審要填寫“文件評審報(bào)告”并存檔管理。4.7.4 文件評審后如需要修改，按文件編制、更改、作廢流程操作。4.8 文件的編號4.8.1 所有受控文件都應(yīng)有標(biāo)準(zhǔn)且唯一的編號，并標(biāo)示在文件的指定位置。4.8.2 三階文件的編號規(guī)則如下：版本號年號文件順序號文件類別代碼區(qū)域/職能塊編制/發(fā)文部門代碼部門代碼:代碼部門代碼部門MO運(yùn)作部IT計(jì)劃&物控部CI持續(xù)改善部CM綜合管理部MM生產(chǎn)管理部FSC財(cái)務(wù)結(jié)算中心SPO標(biāo)準(zhǔn)化推進(jìn)辦 公室（安全管理 辦公室）

15、ST倉儲運(yùn)輸部代碼文件類型QM質(zhì)量手冊QP程序文件CX程序支持規(guī)范性文件GL管理文件ZY作業(yè)文件WL外來文件文件順序號：用 3 位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如001、 002,文件順序號以部門、區(qū)域/職能塊及年份為分類標(biāo) 準(zhǔn)進(jìn)行排列，不考慮文件類 別，即同年份編制的同一區(qū) 域/職能塊內(nèi)的文件即使類別不同，編碼時(shí)也依數(shù)字順區(qū)域/職能塊代碼：用 2位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如下:代碼代表區(qū)域代碼代表區(qū)域01LOC-GA02LOC-BD03整車RDC04廠外RDC05LOC-PT06接收數(shù)據(jù)組07接收驗(yàn)證班08單證組09發(fā)運(yùn)班10對賬組11發(fā)動機(jī)物流數(shù)據(jù)小組12包裝塊13體系塊14質(zhì)量塊15規(guī)劃塊16行政塊（綜合管理

16、部）17結(jié)算中心18安全塊19倉儲運(yùn)輸部20IT塊文件類別代碼:序堆加號碼。如同一文件不同年份的更改，則對文件進(jìn)行重新編碼，原版本和編碼的文件作廢存檔年號：編制年份，4位長度，如：2012 o版本號：“ 26個(gè)英文字母/ 一位數(shù)字”。以年度為單位劃分，新編制文件統(tǒng)一為A版，年度內(nèi)換版只需更換數(shù)字；如2012年度發(fā)布的第一版文件為A/0版，第二版為A/1版，如不同年份的更改則以B、C、D順序類推，如2013年度此文件有新版本，文件前邊的編碼變更的同時(shí)，版本分別更改為B/0、B/1版，原版本和編碼的文件作廢存檔。4.8.3 記錄文件的編號XX /XX-XXXXX-XXXX（X）（記錄出自的三階文件

17、的編號）-XXX （流水號）流水號：用3位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如001、002。4.9 受控文件其他要求執(zhí)行上汽（煙臺）實(shí)業(yè)有限公司質(zhì)量手冊之文件控制程序、記錄控制程序（過程編號：S-01）5 相關(guān)流程 ：5.3 跨區(qū)域/職能塊文件控制流程；5.4 區(qū)域內(nèi) / 職能塊內(nèi)文件控制流程；6 相關(guān)文件：質(zhì)量體系受控文件格式標(biāo)準(zhǔn)7 相關(guān)表格：附件一：發(fā)文審批單；附件二：文件發(fā)放/ 回收記錄；附件三：受控文件清單；附件四：受控文件最新版次一覽表附件五：文件作廢/ 銷毀申請單附件六：文件借閱記錄表5.1 跨區(qū)域 / 職能塊文件的控制流程：流程負(fù)責(zé)人和工作內(nèi)容確定編制文件文件編制A.體系主管確定待編寫的文件及編

18、制歸口區(qū)域或提議區(qū)域的協(xié)調(diào)人提出申請，體系 工程師聯(lián)系、協(xié)調(diào)文件編制歸口區(qū)域協(xié)調(diào)人提出文件編制、修改、廢止申請；B.文件涉及或使用區(qū)域協(xié)調(diào)人向文件主要?dú)w口區(qū)域協(xié)調(diào)人提議并提報(bào)體系工程師；2., , =! >W'!V H » «文件編制歸口區(qū)域主要業(yè)務(wù)歸口人編寫文件草稿（按照統(tǒng)一版式和要素）文件評審文件編制和使用/涉及區(qū)域相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)文件評審文件修改、編號1 .文件編制人根據(jù)評審結(jié)果修改文件，將電子版交與體系工程師;2 .體系工程師對修改后電子版文件進(jìn)行統(tǒng)一編號文件審批1、文件編制人在文件“編制”欄簽字，區(qū)域主管在“審核”欄簽字，區(qū)域負(fù)責(zé)人 在“批準(zhǔn)”欄簽字；2

19、.文件使用/涉及區(qū)域相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、工程師在文件“會簽”欄會簽。1 .由體系工程師管理電子版文件；2 .在書面文件上蓋受控章，下發(fā)相關(guān)區(qū)域；3 .現(xiàn)場作業(yè)場所貼置、目視的受控文件為蓋紅色受控章文件，對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)；1 .文件若不合現(xiàn)狀，需修改、增訂，由提議區(qū)域填寫文件制訂、修訂、廢止申請單，提出原因，交與體系工程師聯(lián)系協(xié)調(diào)文件編制/維護(hù)歸口區(qū)域增改或廢止；2 .文件更改、換版按照編寫、評審、修改、編號、審批、發(fā)布流程進(jìn)行文件評審、維護(hù)1 .班組長每周回顧評審一份文件，工段長、工程師、主管每半月回顧評審一份文件，區(qū)域（副）經(jīng)理每月回顧評審一份文件；各文件編制/維護(hù)歸口負(fù)責(zé)人對文件進(jìn)行不定期評審，確保文件與實(shí)際操