研究報告、工作報告類文檔的編寫與排版

1、第一章文檔的層次結(jié)構(gòu) 21.1 層次劃分和編號2.1.2 附錄的編號2.第二章文檔的編寫 32.1 正文的編排格式 3.2.2 表格 3.2.3 公式 4.2.4 圖 5.2.5 計量單位和符號5.2.6 數(shù)值 5.2.7 標點符號和簡化字6.2.8 引用 6.2.9 注 7.2.10 參考文獻 7.第三章 文檔的排版83.1 文檔的幅面8.3.2 封面 8.3.3 首頁 9.3.4 扉頁 9.3.5 目錄頁 9.3.6 正文 9.3.7 文檔附圖 1.0.附錄 1 用 WORD 排版的格式說明 11一、封面的頁邊距設(shè)置1.1二、目錄頁1.1.三、正文 1.3.ii第一章 文檔的層次結(jié)構(gòu)1.1

2、 層次劃分和編號標準文檔的結(jié)構(gòu)應(yīng)按章、節(jié)、條、款和項五個層次劃分。章的編號應(yīng)在一個文檔中自始至終連續(xù)；節(jié)的編號應(yīng)在所屬章內(nèi)連續(xù)；條的編號應(yīng)在所屬節(jié)內(nèi)連續(xù)；款的編號應(yīng)在所屬條內(nèi)連續(xù)；項的編號應(yīng)在所屬款內(nèi)連續(xù)。章的編號采用漢字，即第一章、第二章、第三章 。節(jié)、條、款編號采用阿拉伯數(shù)字，層次之間用圓點隔開；項的編號采用阿拉伯數(shù)字。示例如下：節(jié)：x .1、X.2、X.3條：X.1.1、X.2.1、X.3.1 款：X.1.1.1、X.2.1.1、X.3.1.1 項：1、，2、，3、，其中： X 代表 “章 ”的編號，用阿拉伯數(shù)字表示。1.2 附錄的編號所有附錄應(yīng)采用阿拉伯數(shù)字順序編號，即附錄 1 、附錄

3、2、附錄3 等。附錄應(yīng)設(shè)標題，標題在附錄號后空一字居中書寫。附錄中的節(jié)、條、款和項的編號與正文相似，例如附錄1的節(jié)編號為1.1、1.2，條編號為1.1.1、1.1.2等。不好分節(jié)、條的附錄也可用大寫中文數(shù)字排序。第二章 文檔的編寫2.1 正文的編排格式正文的章、節(jié)應(yīng)設(shè)標題，章標題的排列格式為章號后空一字加標題居 中；節(jié)標題的排列格式為節(jié)號后空一字從左起頂格書寫。條號的排列格式從左起頂格書寫；款號從左起空二字書寫；條、款的 內(nèi)容應(yīng)在編號后空一字書寫，換行后左起頂格書寫。項號從左起空二字書寫，換行后左起頂格書寫。若文檔分段書寫，每一段第一行均左起空二字書寫，換行后左起頂格 書寫。在正文描述中若需要

4、表示并列要素，可用破折號（或其它符號）接寫各要素的方式表達。文字應(yīng)在破折號（或其它符號）后對齊，各破折號（或其它符號）也應(yīng)對齊，破折號（或其它符號）前左起空二字。在正文中若需要對一些術(shù)語進行定義，可視所在層次按條、款、項編號。術(shù)語名稱應(yīng)在編號后空一字書寫，術(shù)語名稱后空二字書寫英文譯名，術(shù)語定義應(yīng)在英文譯名所在行的下一行左起空二字書寫。2.2 表格文檔中出現(xiàn)的表格應(yīng)有表號和表名，它們列于表格上方。表的編號采用所在章節(jié)號加順序號的方法描述，前面再加 “表”字。例如第一章第二節(jié)的表一，編號為表1.2.1。表的編號后空一字列出表名，并居中排列。排版時，可根據(jù)具體情況放置表格，但應(yīng)盡量靠近所屬正文，與正

5、文的內(nèi)容相呼應(yīng)。表中的欄目和數(shù)值可根據(jù)情況橫列或豎列。當遇到需跨頁的大表格時，則應(yīng)在續(xù)頁重復表號和表名，并在續(xù)排表號前加 “續(xù)表 ”二字。表內(nèi)數(shù)值部分，整數(shù)以個位數(shù)向右對齊，帶小數(shù)點的數(shù)字以小數(shù)點為基準左右對齊。表格中文字或數(shù)字相同時，應(yīng)重復寫出，不允許出現(xiàn) “同上 ”或 “同左 ”等字樣。當表格中因故缺少數(shù)字時，允許留空白。表中各欄數(shù)值的計量單位相同時，應(yīng)將計量單位寫在表名的右方或正下方；若計量單位不同時，則應(yīng)將其分別寫在各欄標題或各欄數(shù)值的右方或正下方。表名和表欄標題中的計量單位宜加圓括號。附錄中表的編號方法與正文相似。但當附錄中僅有一個表格時，可以不加節(jié)號，直接用附錄號作表號即可。例如附

6、錄 1 中僅有一個表，其編號為 “表 1”。2.3 公式正文中的公式應(yīng)按節(jié)或條號編號，并加以圓括號，列在公式右側(cè)頂格。當在同一條內(nèi)出現(xiàn)多個公式時，則應(yīng)再加順序號，順序號前用短橫線分隔。例如在 3.2.1 條內(nèi)出現(xiàn)兩個公式，則可分別編號為（3.2.1-1）和（3.2.1-2）。公式應(yīng)居中書寫，并排在涉及正文的下方，與涉及正文內(nèi)容相呼應(yīng)。公式中各個符號的含義和計量單位，應(yīng)在公式下方 “式中 ”二字后注釋。公式中多次出現(xiàn)的符號，只需在第一次出現(xiàn)時加以注釋，以后出現(xiàn)時不必重復注釋。“式中 ” 的注釋中不得出現(xiàn)公式。當 “式中 ”某項符號注釋內(nèi)容較長時，可另立條或款編寫。 “式中 ”二字應(yīng)左起頂格，空一

7、字后接寫需注釋的符號。符號與注釋之間加破折號。若注釋內(nèi)容較長需要回行時，文字應(yīng)在破折號后對齊，各破折號也應(yīng)對齊。每條注釋均應(yīng)另起一行書寫。公式應(yīng)只給出最后的表達式，不應(yīng)列出推導過程。在公式符號注釋中，可包括簡單的數(shù)值規(guī)定，例如圓周率 兀等，這些符號不得作其它定義。附錄中公式的編號方法與正文相似。 當附錄僅有一個公式時，可直接用附錄號作為公式號。例如附錄 1 中僅有一個公式，其編號為（ 1） 。2.4 圖文檔中出現(xiàn)的圖應(yīng)有圖號和圖名，它們列于圖的下方居中。圖的編號與表格相似，即 “圖”字后加章節(jié)號。當一節(jié)中出現(xiàn)多個圖時，可在節(jié)號后再加順序號。例如第三章第二節(jié)中出現(xiàn)三張圖，則可分別編號為圖 3.2

8、.1、 圖 3.2.2、圖3.2.3。在文檔中若出現(xiàn)層次結(jié)構(gòu)的圖，即某個圖需派生成若干個分圖的情況，則可共同使用一個圖號，并分別在分圖正下方追加（a） 、 （ b ） 、（c）等順序號，并空一字后書寫分圖名。若需要加圖注，則應(yīng)緊接在圖號、圖名下方書寫。排版時，可根據(jù)實際情況將圖布置在適合的位置，但應(yīng)盡量靠近涉及它的正文，以便與有關(guān)正文相呼應(yīng)。2.5 計量單位和符號文檔中出現(xiàn)的計量單位一律采用中華人民共和國法定計量單位 ，有關(guān)物理量和符號應(yīng)執(zhí)行有關(guān)量、單位和符號的一般原則 （GB3101-86） 。2.6 數(shù)值數(shù)值應(yīng)采用正體阿拉伯數(shù)字表示，但在敘述文字段中出現(xiàn)10 以內(nèi)的數(shù)字，根據(jù)習慣也可使用漢

9、字表示，例如 “星期三 ”、 “由五部分組成 ”等。分數(shù)、百分數(shù)和比例數(shù)的書寫，應(yīng)采用數(shù)學記號，如：四分之三、百分之四十、一比一點五，應(yīng)分別寫成3/4（或0.75）、 40%和 1:1.5。對于標明量的數(shù)值，應(yīng)根據(jù)精度要求將數(shù)值的有效位數(shù)全部寫出。帶有偏差范圍的數(shù)值要注意規(guī)范書寫，例如： 20± 2 不應(yīng)寫成 20 ±2 ； 0.65± 0.05 不應(yīng)寫成 0.65 ± .05 。帶有參數(shù)范圍的數(shù)值要注意正確表述，例如：1015N,不應(yīng)寫成10N15N; 10%20%,不應(yīng)寫成1020%;1.2 X 501.3 X 150不應(yīng)寫成1.21.3 X 500

10、諸如表示體積等涉及帶長度單位的數(shù)值相乘，正確寫法是 l W>h（mm）: 240x240>60,或?qū)懗?240mm240mm60mm 不應(yīng)寫成 240>240>60mm 2.7 標點符號和簡化字圖名、表名、公式和表欄標題，不宜用標點符號。文字敘述中如需使用括號時，采用圓括號“（ ） ” 。表達某個范圍的數(shù)值，采用 心”號，不用“一號。書寫時標點符號均占一格。各行開始的第一格除引號、括號、省略號和書名號外，不得書寫其它標點符號。標點符號可書寫在上行行末，但不占一格?！白?”中或公式的 “式中 ” ，其中間注釋結(jié)束后加分號，最后注釋結(jié)束后加句號。文檔中應(yīng)采用國家正式公布實施

11、的簡化漢字。2.8引用在文檔中引用的參考資料，除本工程項目所編寫的文檔之外，都應(yīng)列 在某個附錄的參考資料清單內(nèi)。引用本工程項目的文檔時，只需寫 參見NFCS XXXXXXXX.X節(jié)”或類似的表述。引用非本工程項目的文檔時，則寫 參見附錄X資 料XX”或類似的表述。正文中參見某圖、某表格或某公式時，都用圖號、表號或公式號表述。 例如：如圖3.2.1所示"、參見表4.3”、根據(jù)公式（5.1-3）計算”等。 2.9注文檔中有時需要加注。注的內(nèi)容列在涉注正文所在頁的下方，選用比 正文小一號的字體排版，注的內(nèi)容中不得出現(xiàn)圖、表或公式，只作文字描 述。注和正文之間用橫線隔開。若在一頁內(nèi)有多個注，

12、則應(yīng)編號注1、注2。正文中需加注的文字后面加上帶括號的注字，例如 （見注）、（見注1）等。2.10參考文獻對于需要列出參考文獻的報告，參考文獻應(yīng)列于附錄之后。其書寫 格式如下：序號（采用阿拉伯數(shù)字）、接寫作者姓名（可只寫第一作者，其后加“等”字）、文獻名稱、出版社名稱（或期刊名稱）、出版日期。左起頂格書寫，各項之間空一字，一行寫不下時可換行，但換行后應(yīng) 與文獻名稱對齊。字型用仿宋體小四號字。第三章文檔的排版3.1 文檔的幅面本工程項目所有文檔的印刷采用 A4幅面，尺寸為297mm X210mm。3.2 封面除工程圖文檔按部頒規(guī)定排刷外，其它類文檔都須按下述規(guī)定排印。文檔一般應(yīng)采用硬質(zhì)封面或平裝

13、壓塑封面。為了易于辨認，八類文檔 用三種顏色的封面區(qū)分，見表5.2.1。表5.2.1封面顏色分類表序號封向顏色文字顏色文+當類1白色黑ST2淺綠P黑PP,FD,RE,PD3淺蘭黑DD,CD,CA對于中央防汛抗旱指揮系統(tǒng)，封面的左上方加文檔編號XXX- XXX- X* XX 首字距左邊緣25mm整體距上緣30mm采用黑體三號字排版。文檔名稱第一行都要有 “國家防汛抗旱指揮系統(tǒng)工程”字樣，文檔名稱的第二行才寫明具體的報告屬性，例如 “可行性研究報告” 、 “初步設(shè)計報告 ”、 “詳細設(shè)計報告”等。對于非中央的防汛抗旱指揮系統(tǒng)，在封面左上方文檔編號底下并排加注“國家防汛抗旱指揮系統(tǒng)工程” 字樣，采用

14、黑體三號字排版。文檔名稱的第一行寫系統(tǒng)全名稱，第二行寫明報告屬性。名字較長的報告，或是包含若干分冊的報告，可分幾行書寫，但必須居中，選用字號要適中，達到醒目美觀的目的。封面的下方，居中寫上文檔編制單位的全稱。在編寫單位全稱的下方，居中寫上完成本文檔編寫的年月。3.3 首頁首頁與封面基本相同，但對于中央的防汛抗旱指揮系統(tǒng)，要將文檔編號平移到右上角；對于非中央的防汛抗旱指揮系統(tǒng)，除將文檔編號平移到右上角外，項目名稱“國家防汛抗旱指揮系統(tǒng)工程”也平移到右邊，并上移一行。文檔編號距首頁上緣30mm文檔編號末字符距首頁右邊緣25mm。3.4 扉頁扉頁記載本文檔的批準、審定、審查、校核、設(shè)計、編寫和參加工

15、作人員的名單。3.5 目錄頁目錄頁排在扉頁之后，正文之前。目錄頁內(nèi)容包括章、節(jié)、條的編號和標題，以及它們所在正文的頁碼。目錄頁的頁碼與正文的頁碼分別編排。目錄頁的標題 “目錄 ”用黑體二號字居中排在目錄頁首頁第一行上。目錄頁的章、節(jié)、條號應(yīng)采用嵌套式排列，即章號頂格排列，節(jié)號左起空一字排列，條號左起空二字排列。所在正文頁碼從右邊頂格對齊。除目錄頁標題外，章標題采用黑體四號字，節(jié)標題采用仿宋小四號字，條標題采用仿宋五號字，節(jié)、條號和頁碼采用相同大小的阿拉伯數(shù)字。3.6 正文正文的字體采用仿宋體四號字。章標題采用黑體二號字；節(jié)標題采用黑體三號字；條標題采用黑體小三號字。頁碼編號采用阿拉伯數(shù)字。83.7 文檔附圖有些文檔包含附圖。圖幅尺寸應(yīng)符合部頒標準。圖標部分應(yīng)署該項目 設(shè)計單位全稱，并在其下方用較小字體加注設(shè)計或勘察證書。所有圖紙均 應(yīng)按各單位設(shè)計產(chǎn)品審批制度程序逐級審查簽字。對于涉及其它專業(yè)的設(shè) 計圖紙應(yīng)有會簽欄，并請有關(guān)專業(yè)項目負責人簽字。附錄1用WORD排版的格式說明、封面的頁邊距設(shè)置、目錄頁（1）一般設(shè)置三級目錄(2)目錄1設(shè)置