行政部管理制度

1、行政部管理制度目錄一、行政部組織架構(gòu)圖 2/80二、行政部工作流程圖 3/80三、行政部在崗人員編制表 4/80四、行政部工作職責 5/80五、行政部崗位工作職責 6/80六、行政部行政管理制度 17/80七、客戶接待指引 31/80八、關(guān)于工程照片檔案相關(guān)工作的規(guī)定 34/80九、關(guān)于規(guī)范公司證照及有效文本管理的規(guī)定 35/80十、公文管理規(guī)定 36/80十-一、印章管理規(guī)定 40/80十二、保密管理規(guī)定 45/80十三、檔案管理規(guī)定 48/8050/80十四、工作表單*有限公司行政部組織架構(gòu)圖:保潔員網(wǎng)絡管理員行政內(nèi)外勤總經(jīng)理助理董事長秘書(印章管理員司機行政部工作流程圖確定工作目標事項了

2、解目標事項制定完成計劃報告報總經(jīng)理審批具體實施行政部在崗人員編制表職務姓名直屬上司職責行政部經(jīng)理行政管理中心總經(jīng)理負責行政部全面工作總經(jīng)理助理行政管理中心總經(jīng)理協(xié)助總經(jīng)理處理相關(guān)事務董事長秘書協(xié)助董事長完成事務性工作協(xié)助行政部經(jīng)理規(guī)劃、指導、協(xié)調(diào)部門工作；負責公司證照年檢、行政外勤行政部經(jīng)理變更，企業(yè)榮譽、獎項、資質(zhì)以及行業(yè)主管部門要求申報資料的 編制和上報等相關(guān)工作；部門外勤工作。協(xié)助部門經(jīng)理準備有關(guān)行政問題的解決和報告文件，負責公司內(nèi)行政內(nèi)勤行政部經(jīng)理部文件的發(fā)放、歸檔；公司對外宣傳資料和辦公環(huán)境的監(jiān)督管理; 協(xié)助企業(yè)榮譽、資質(zhì)、獎項等申報工作。負責固定資產(chǎn)、辦公用 品管理前臺接待行政部經(jīng)

3、理負責公司總機接聽、轉(zhuǎn)接，來訪客人接待、引見相關(guān)工作；往來 快遞、郵件、報紙的收發(fā)送達，以及公司人員名片的印制等工作。印章管理員行政部經(jīng)理負責公司印章檔案管理工作。網(wǎng)管行政部經(jīng)理負責公司網(wǎng)絡、網(wǎng)站、辦公設(shè)備等相關(guān)工作。司機行政部經(jīng)理負責公司車輛駕駛，維護并嚴格按公司車輛管理規(guī)定要求執(zhí)行。保女員行政部經(jīng)理負責公司辦公區(qū)域安全保衛(wèi)工作。保潔員行政部經(jīng)理負責公司辦公區(qū)域衛(wèi)生清潔工作。行政部部門職責崗位職責一、協(xié)助集團經(jīng)營層制定和貫徹管理規(guī)章制度，積極配合決策的制定、落實與督辦，起到輔助作用；二、溝通、協(xié)調(diào)集團各職能部門工作，上傳下達，起到良好的樞紐作用；三、收集行業(yè)信息和集團各部門的工作動態(tài)，為集團

4、運營提供高效的行政支持，為集團領(lǐng)導決策提供參考信息；四、負責集團的檔案、印章管理工作；五、負責建立、維護、更新集團網(wǎng)站；六、負責集團文秘、接待、辦公會議、車輛管理、固定資產(chǎn)登記、辦公用品及辦公設(shè)備的申購及保養(yǎng)維護等日常行政工作；七、負責集團證照、資質(zhì)的申報、升級、變更、年審工作以及各類獎項的申報工作；八、負責集團企業(yè)文化的推廣與宣傳工作，起到良好的窗口作用；九、負責辦理內(nèi)部裝修、安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生、停車位等相關(guān)工作；十、完成領(lǐng)導交辦的其他工作。直接上直接上直接下直接下級行政部崗位崗位職責部門經(jīng)理 編行政部崗位名稱 行政外勤 編制日行政管理中心總經(jīng)理編帀一期制日行政外經(jīng)理行政內(nèi)勤、前臺、印章管理

5、員、網(wǎng) 管、司機、0保潔員、 保安員八無工作概要XZ001XZ002 2011-04協(xié)助總經(jīng)理做好集團行政管理工作，貫工作概團領(lǐng)導指示，做好上下聯(lián)絡溝通,崗位職責/工作清單立部 厶一能 E-寸溝通服務。、督辦和協(xié)、 、3 24、 、5 36負責辦理集團營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等相關(guān)證件的年檢、變更等工作； 根據(jù)集團榮譽體規(guī)項審制定項目年度工作計工作;費預算和實施細則年終 進責建 負責行業(yè)、 、 、 、 、 、o 、 47 58 69 71 81總飾協(xié)會等行業(yè)相關(guān)部門資料的編制及報送工作； 籌備工作并做好相關(guān)紀要； 設(shè)局、協(xié)會等）之間的工作關(guān)系;組責部立職團處政管理性事務根完需要政相規(guī)章效性并作督實施

6、； 負責集 協(xié)助領(lǐng)理集交辦內(nèi)部臨 負責設(shè)局昭、資資等上報工作; 編制I報、升級、變更、年審工作；I相關(guān)工作，負責對承包部門的費用催繳工作;事宜的申報,門包部門相資料、檔案的規(guī)范化管理，集團印章的使用及管理;9、負責與物業(yè)管理處協(xié)調(diào)關(guān)系，辦理崗位職責修、停車位等相關(guān)工作;10、部ft責安排、監(jiān)督仃11、負責集團辦公用品及辦公設(shè)備購置申請及辦公設(shè)備的維護與保養(yǎng)工作，努 直接降低辦公成本經(jīng)理斤僉查車輛使位及稱全、環(huán)境衛(wèi)生的管理工作;XZ003期制日2011-041直接下責建立、維護、更新集團網(wǎng)站；13、級負責集團相關(guān)接待工作；工作概要14、完成領(lǐng)導交辦的臨時性工作；協(xié)助行政部經(jīng)理對各職能部門關(guān)系溝通

7、服務。崗位職責/工作清單1、協(xié)助部門經(jīng)理起草相關(guān)內(nèi)部文件；2、負責集團內(nèi)部文件的發(fā)放、登記、傳閱、建檔及保密工作；3、協(xié)助行政部經(jīng)理做好集團大小會議及各項活動的組織與籌備工作；4、協(xié)助管理部門內(nèi)部文件并按照檔案文件管理規(guī)定進行整理后移交檔案室；5、負責各領(lǐng)導交辦復印的文件、資料打印并做好保密工作；6、集團往來傳真文件的收發(fā)登記工作；7、負責行業(yè)各相關(guān)網(wǎng)站的重要通知下載，并及時送交相關(guān)部門主管；&負責集團手提袋、檔案袋、信封、宣傳畫冊等的增印和管理工作；9、協(xié)助行政部經(jīng)理管理集團內(nèi)部承包部門相關(guān)工作，負責對承包部門的費用催 繳工作；10、協(xié)助集團資質(zhì)、獎項等各申報文件的編制工作；11、負

8、責集團固定資產(chǎn)登記建檔、調(diào)撥記錄、變更、折舊及報廢等；12、負責集團圖書、照相機、投影等設(shè)備儀器的管理工作；13、負責集團辦公用品申購、入庫、發(fā)放等相關(guān)工作；14、內(nèi)部文件檔案管理工作，并嚴格按照集團檔案管理規(guī)定要求執(zhí)行；15、完成領(lǐng)導交辦的臨時性工作；崗位職責部 門行政部崗位名稱前臺編 號XZ004直接上 級行政部經(jīng)理編制日期2011-04直接下無級工作概要協(xié)助行政部經(jīng)理對各職能部門關(guān)系溝通服務。崗位職責/工作清單1、負責集團電話總機管理及轉(zhuǎn)接工作；2、負責集團快遞郵件及報紙收發(fā)、征訂工作;3、負責集團環(huán)境綠化的監(jiān)督與管理；4、負責集團考勤登記、監(jiān)督打卡；5、負責集團客戶來訪、引見、接待工作

9、；6、負責集團人員及項目經(jīng)理的名片印制工作;7、完成領(lǐng)導交辦的臨時性工作;&其它相關(guān)工作。崗位職責部門直接上級直接下級行政部崗位名稱行政部經(jīng)理工作概要協(xié)助行政部經(jīng)理對各職能部門關(guān)系溝通服務網(wǎng)管編號編制日期XZ0052011-04崗位職責/工作清單1、負責集團辦公設(shè)施設(shè)備如電話、網(wǎng)絡、打印機、電腦、傳真機等的維護與保 養(yǎng)；2、3、4、5、6、7、負責集團辦公環(huán)境監(jiān)督（照明、空調(diào)、水電正常使用及保養(yǎng)），并建立維護清單；負責集團網(wǎng)站的及時更新以及集團領(lǐng)導外出開會時拍照錄像工作；協(xié)助集團畫冊制作相關(guān)工程拍照攝影工作聯(lián)系接洽；企業(yè)文化建立和對外宣傳工作；負責0A系統(tǒng)的運行、維護及相關(guān)事項；領(lǐng)導安

10、排的其他事項；崗位職責部門直接上級直接下級行政部行政部經(jīng)理崗位名稱 司機 編號 編制日 期XZ0062011-04工作概要協(xié)助行政部經(jīng)理對各職能部門關(guān)系溝通服務。崗位職責/工作清單1、2、3、4、5、6、7、負責車輛的保管，按用車申請單出車，未經(jīng)領(lǐng)導批準不得隨意出車或擅 自借車；自覺遵守交通法規(guī)、注意文明、安全駕駛；按規(guī)定對車輛進行日常保養(yǎng)、維護和維修，確保車輛正常使用；負責車輛的年審及相關(guān)“規(guī)費”的辦理；上班時間內(nèi)若無出車，必須在行政部待命，并保持手機暢通；完成領(lǐng)導交辦的臨時性工作；其它相關(guān)工作。崗位職責部門直接上級直接下級行政部行政部經(jīng)理崗位名稱 保潔員 編號 編制日 期XZ0072011

11、-04工作概要負責辦公區(qū)域的保潔工作崗位職責/工作清單1、負責集團辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生工作，及時清除垃圾；2、負責男女洗手間的清潔衛(wèi)生工作，始終保持清潔的衛(wèi)生環(huán)境，及時更換衛(wèi)生 紙和洗手液；3、負責監(jiān)管茶水間的飲水機、微波爐等公共設(shè)施使用；4、負責監(jiān)督集團清潔衛(wèi)生環(huán)境，制止亂丟物品現(xiàn)象；5、完成領(lǐng)導交辦的其他工作。崗位職責部門直接上級直接下行政部行政部經(jīng)理無崗位名稱 印章管理員 編號 編制日 期XZ0082011-04工作概要公司公章、法人章的管理崗位職責/工作清單1、負責集團印章的保管及用印工作，嚴格按照集團印章管理制度執(zhí)行;2、完成領(lǐng)導交辦的其他工作。崗位職責部 門行政部崗位名稱保安員編 號

12、XZ009直接上 級行政部經(jīng)理編制日期2011-04直接下無級工作概要負責公司財務及人員的安全保衛(wèi)工作崗位職責/工作清單1、維護辦公場所內(nèi)外區(qū)域的正常工作秩序；2、維護公司內(nèi)部治安秩序，消除隱患于萌芽狀態(tài)，防患于未然；3、加強防盜活動，發(fā)現(xiàn)可疑人員隨即逐出，送餐人員嚴禁進入工作區(qū)域;4、監(jiān)督員工遵守安全守則及其他規(guī)則；5、加強防火活動，及時發(fā)現(xiàn)火災苗頭，并消除；6、對違反條例的行為，查清事實，向公司領(lǐng)導報告；7、配合領(lǐng)導做好下班后的值班工作；崗位職責部門直接上級直接下級行政部崗位名稱行政管理中心總經(jīng)理總經(jīng)理助理編號編制日期XZ0102013-04工作概要協(xié)助總經(jīng)理處理日常事務性工作。崗位職責/

13、工作清單1、協(xié)助總經(jīng)理完成客戶的來訪接待工作及外部聯(lián)絡應酬工作；2、需總經(jīng)理批閱的文件資料的傳送工作；3、跟進總經(jīng)理辦公場所的清潔及保持工作；4、跟進周辦公例會上總經(jīng)理安排工作的落實情況并及時向總經(jīng)理反饋;5、跟進總經(jīng)理安排給各部門的工作完成狀況并及時向總經(jīng)理反饋；6、擬訂總經(jīng)理要求的公文稿件；7、協(xié)助總經(jīng)理協(xié)調(diào)集團內(nèi)各成員單位及裝飾公司各管理中心的關(guān)系； &完成總經(jīng)理安排的其他工作。崗位職責部門行政部崗位名稱董事長秘 書編號XZ011直接上 級董事長編制日 期2013-04直接下 級無工作概要協(xié)助董事長處理日常工作崗位職責/工作清單1、負責董事長來客來訪人員的接待；2、協(xié)助董事長完成

14、相關(guān)文書寫作；3、根據(jù)董事長工作安排，按照時限及時做好各部門督查催辦工作。4、對董事長口頭交辦的事項，及時跟進、落實、反饋。5、協(xié)助籌辦會議及活動。6、董事長參會的會議記錄。7、協(xié)助董事長完成對外溝通聯(lián)絡工作；&董事長辦公室日常管理，保持整潔、有序及安全；9、認真完成董事長交辦的其他工作并且及時匯報事情辦理結(jié)果和執(zhí)行情況;關(guān)于行政管理制度的規(guī)定第一節(jié)員工行為準則員工行為準則：1、遵守國家法律、法令及政策法規(guī)，遵守集團的各項規(guī)章制度 2、自覺維護集團形象，敬業(yè)愛崗、忠于職守，不做有損集團形象和信譽的任何行為。3、保守集團機密，不得以任何形式泄露和出賣集團機密，不參與對本集團業(yè)務有直接或間

15、接競爭的活動。4、團結(jié)友善、助人為樂、熱愛本職工作。5、努力學習，不斷提高個人的綜合素質(zhì)和業(yè)務能力，通過合理化建議等有效溝通形式 積極參與集團的經(jīng)營管理。6、團結(jié)務實，通力合作，互相支持，以集團整體利益為共同目標，按時保質(zhì)保量完成 目標和計劃。二、員工行為規(guī)范：1、按時上、下班，不遲到、不早退、不曠工、不擅離職守，有事按規(guī)定請假、銷假。2、上班著裝整潔，注意個人衛(wèi)生和形象，不得因個人好惡影響集團形象。3、同事之間和睦相處，對待來賓謙和禮貌，誠懇友善。4、愛護公共財物，不浪費，妥善保管文書、財物及公物，不化公為私。5、保持工作環(huán)境的整潔有序。6、服從集團領(lǐng)導安排，及時完成各項工作。7、除辦理集團

16、業(yè)務及相關(guān)活動外，不得擅用集團名義從事任何與集團無關(guān)的活動。第二節(jié) 辦公會議制度 為了保證集團辦公會議的有效性和時效性，充分利用會議解決日常工作中的問題，提高 工作效率，結(jié)合集團實際情況，特制定如下會議管理制度：一、會議目的：辦公會議是各中心負責人定期檢查、布置各項工作，討論、解決問題的重要措施，同時 也是各部門增進溝通的重要方式。二、會議時間安排：1、各管理中心應每周召開一次部門主管以上人員參加的管理人員辦公會。2、因工作的需要臨時召集的會議或集團領(lǐng)導班子會議，由行政部按要求通知。三、會議準備：與會人員每周必須認真匯總本周重點工作，作為開會的必要資料。四、各管理中心的管理人員辦公會應基本包含

17、以下議程：1、對上周工作進行總結(jié)并對下周工作進行計劃。2、聽取管理人員對部門工作的意見或工作建議等。3、對會議進行總結(jié)。五、管理人員辦公會議應涉及以下內(nèi)容：1、計劃任務完成情況，業(yè)務市場拓展情況，管理制度落實情況，針對問題解決情況，成 本控制、員工培訓、工時工效等事項。2、須協(xié)助解決的事項（包括人員配置、設(shè)備、儀器的購置等）及部門之間溝通協(xié)調(diào)的專 項問題。六、集團高層管理人員會議涉及的主要內(nèi)容：1、討論、決策集團經(jīng)營、財務、福利、人事任免、發(fā)展計劃等重大問題。2、研究、制定、布置集團中長期規(guī)劃、年度經(jīng)營規(guī)劃、月份工作計劃，并檢查、督促、落實、考核計劃的完成情況。3、研究集團近期工作重點，解決重

18、要的專項問題。4、研究及確定集團各項規(guī)章制度的建立、修訂或廢除等。5、集團組織機構(gòu)的調(diào)整、定員定編等。七、會議注意事項：1、與會人員必須按規(guī)定簽到，不得無故遲到、缺席、中途退場。2、會前準備相關(guān)書面材料。3、將手機開到振動或無聲。八、各管理中心應安排專人整理、記錄本中心管理人員辦公會的會議內(nèi)容并制作會議紀 要，該會議紀要經(jīng)中心負責人審核后應于每周二下午下班前交至行政部部門經(jīng)理處，由行政 部統(tǒng)一提交各經(jīng)營層領(lǐng)導、監(jiān)事及董事會成員。第三節(jié) 車輛管理制度一、目的為了有效地管理集團車輛，保證集團各部門正常的公務用車，特制定本制度。二、適用范圍集團公務用車及員工私人臨時租用車輛。三、原則1、集團車輛由行

19、政部統(tǒng)一調(diào)度、管理。2、用車實行申請審批手續(xù)，司機憑審批過的用車申請單出車。3、行政部車輛調(diào)度依“先后” ，“一車辦多事”，“先急后緩”，“業(yè)務/ 接待優(yōu)先”等原則 派車4、用車發(fā)生的費用納入該用車人所屬部門的業(yè)務費用，私人急需用車按規(guī)定交費。四、車輛使用1、申請：正常用車應提前1個工作日申請（臨時用車須提前1小時，緊急用車隨時處理）， 并要求詳細填寫用車申請單，由行政部經(jīng)理簽字后調(diào)派。近距離外出辦事、非涉及金融事務的均應自行乘車前往辦理。2、出車：司機憑審批過的用車申請單出車；未經(jīng)行政部調(diào)度而擅自出車者，對司機 處罰100元。3、 確認：司機須詳細填寫好行車記錄。用車完畢，用車人須認真核實后

20、于用車申請單 上簽名確認。4、車輛使用完畢后必須及時返回集團，于指定地點停放，并把車鑰匙和停放證件交給行 政部經(jīng)理保管；行政部派人檢查本次出車是否有碰撞、刮傷等情況。5、車輛發(fā)生碰撞、刮傷等情況，司機或駕駛?cè)藨皶r按保險理賠的手續(xù)處理，并報告行 政部，否則由此造成的所有維修費用由當次駕駛?cè)顺袚?；車輛發(fā)生故障，司機須提出具體的 書面維修報告，經(jīng)批準后方可送廠維修，行車途中發(fā)生故障，應及時向行政部報告，征得同 意后可就近維修。6、車輛不足或緊急情況下，行政部可授權(quán)用車人外租車輛補充，但用車人須在回集團第 一時間內(nèi)將車票交行政部核實。7、集團所有車輛鑰匙應由行政部人員統(tǒng)一保存、管理，出車時連同車輛出

21、車安排表 一起交給需要出車的駕駛?cè)藛T，駕駛?cè)藛T應在車輛出車安排表上簽字，表示鑰匙已收到。 駕駛?cè)藛T在接到車輛出車安排表時，應在規(guī)定的時間到達指定的地點，完成任務后應及 時返回，如遇特殊情況不能及時返回公司的，應及時向行政部經(jīng)理說明情況，獲得批準后方 可。8車輛費用結(jié)報：每周結(jié)報一次，結(jié)報時須附出車記錄表，而車輛費用必須在返回集團三天內(nèi)報銷，超期一天罰款 50元。五、車輛用油管理1、職責行政部經(jīng)理負責對集團車輛的用油進行監(jiān)督、控制，財務部輔助配合監(jiān)控管理，使車輛 均能在經(jīng)濟耗油的情況下有效的運營。2、車輛油卡管理2.1 集團所有車輛統(tǒng)一油卡加油，實行一車一制度。2.2 集團所有車輛禁止現(xiàn)金加油，

22、 駕駛?cè)藛T應隨時攜帶油卡， 不得以任何理由用現(xiàn)金加油， 如遇特殊情況需現(xiàn)金加油，須經(jīng)部門經(jīng)理批準。2.3 禁止車輛間互換油卡，禁止使用其它車輛的油卡加油，如遇特殊情況，應經(jīng)行政部 經(jīng)理同意。2.4 駕駛員在使用油卡加油時，應保留好每次加油的小票，小票要保持連續(xù)性，月底按 順序粘貼在車輛用油統(tǒng)計表上。2.5 駕駛員在油卡充值前，應記錄本月車輛用油的實際數(shù)據(jù)，其中：a. 月初余額為油卡在上次充值前的余額。b. 本月充值為油卡上次充值的金額。c. 月末余額為油卡最后一次加油后的金額。d. 本月用油 =月初余額 +本月充值 - 月末余額 +現(xiàn)金加油f. 起始公里數(shù)為上次記錄數(shù)據(jù)時的車輛公里數(shù)。l. 中

23、止公里數(shù)為本次記錄數(shù)據(jù)時的車輛公里數(shù)。2.6 一車一卡，一車一表，駕駛員在申請充值時應將每輛車的車輛用油統(tǒng)計表上報 財務審核。3、充值申請流程3.1 駕駛員應實時了解車輛油卡的用油情況，在油卡金額接近 500 元時，及時申請油卡 充值。3.2 駕駛員在申請充值時，須做好車輛用油統(tǒng)計表工作，并保證將車輛用油統(tǒng)計 表及時上報財務，財務在對油卡充值審核時要對上次充值的用油情況進行審核。3.3 車輛油卡充值申請審核通過后， 財務部將以支票轉(zhuǎn)交駕駛員， 駕駛員應提供正確的 油站公司名稱，并領(lǐng)取支票、及時充值。3.4 車輛油卡充值要求開具增值稅票， 駕駛員應在收到支票后三天內(nèi)將充值增值稅票帶 回公司財務部

24、。六、車輛維修、保養(yǎng)管理1、職責1.1 車輛的維保單位應由行政部經(jīng)理及車輛駕駛員共同考評和選擇， 原則上使用 4S 店的 維修。車輛駕駛員對維修項目進行審核。1.2 駕駛員負責對維修質(zhì)量進行驗證，并保存相關(guān)的評定、維修質(zhì)量、維修記錄等資料。1.3 駕駛?cè)藛T應定期檢查車輛狀況，并處理簡單的車輛故障。1.4 駕駛員應及時發(fā)現(xiàn)、檢查故障；并填寫車輛維修申請單；確認保養(yǎng)維修合格； 保留更換部件交公司驗審；對維修質(zhì)量進行及時反饋。2 、 工作流程2.1 日常檢查、保養(yǎng)、維護2.1.1 駕駛員須做好車輛出、收車檢查，保持車輛內(nèi)、外清潔。2.1.2 行駛中注意車輛是否有異常聲響。2.1.3 經(jīng)常檢查各潤滑點

25、，發(fā)現(xiàn)缺油或油變質(zhì)應立即補充或更換。2.1.4 每月由駕駛?cè)藛T檢查車輛消防設(shè)施。2.1.5 車輛日常補胎及小零件更換須在正規(guī)維修店進行，取得正規(guī)發(fā)票，不允許抵票報 銷。2.2 定期保養(yǎng)2.2. 1 駕駛?cè)藛T要嚴格按照車輛保養(yǎng)相關(guān)規(guī)定定時對車輛進行保養(yǎng)。車輛公里與保養(yǎng)項 目標準見保養(yǎng)標準表。2.2.2 保養(yǎng)維修必須在指定的維修廠進行，駕駛員不得自行選擇修理廠。2.2.3 駕駛員根據(jù)車輛運行里程數(shù)填寫運行記錄， 經(jīng)車輛管理人員核實后， 由部門經(jīng)理安 排車輛保養(yǎng)時間。2.2.4 駕駛員須辦理完審批手續(xù)后方可對車輛進行保養(yǎng)、修理，不允許先斬后奏。2.2.5 定期保養(yǎng)操作流程： 駕駛員填寫車輛維修申請單

26、 部門經(jīng)理、總經(jīng)理審批 - 憑審批后的車輛維修申請單通過財務部借款 - 對審批后的項目進行維修 - 維修過程中如需增加維修項目，由部 門經(jīng)理確認維修 - 對維修車輛進行檢查 - 索取發(fā)票及維修清單 財務部人員對維修項目進行審核 報銷沖抵借款。2.3.1 在行駛過程中發(fā)現(xiàn)故障， 駕駛員應及時檢查， 查明原因并判斷故障嚴重程度和對行 駛安全的影響程度，主動設(shè)法排除故障。2.3.2 如駕駛員無法排除故障，須估算費用并征得部門經(jīng)理同意后就近尋找修理廠處理， 對故障嚴重程度及發(fā)生故障的原因應及時匯報，請示處理方案。2.3.3 發(fā)生修理后必須將更換的部件交回公司驗審。七、其他 集團車輛原則上只調(diào)配給員工辦

27、理集團事務，若私人用車，必須經(jīng)行政管理中心總經(jīng)理 審批，行政部安排車輛；私人用車按 1元/ 公里付費，路橋費另計，里程以用車申請單上行車記錄的數(shù)據(jù)為準。私人用車期間，如發(fā)生行車安全事故造成的經(jīng)濟賠償，概由使用車的 個人承擔。任何人不得以辦公事為由，私用集團車輛或在辦公事途中占用集團車輛，或指令司機辦 私事的行為，違者，除補交私人用車費用外，每次處罰 500 元。第四節(jié) 辦公用品采購申領(lǐng)制度一、目的為了有效控制辦公費用，合理采購及使用辦公用品，避免資源浪費，減少行政開支，特 制定本制度。二、本制度所稱辦公用品分為消耗品、管理消耗品及管理耐用品三種。1、消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、漿糊、大頭針

28、、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆記本、 復寫紙、打印紙、卷宗、標簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子、水蠟、打印油、釘書針等；2、管理消耗品：簽字筆、白板筆、筆式擦、螢光筆、涂改液、電池等；3、管理耐用品：剪刀、美工刀、釘書機、打孔機、大型削筆器、算盤、鋼筆、復印機、 計算機、印泥、打印機、電腦、投影機、照像機等電器、辦公桌椅、茶具、沙發(fā)、飯?zhí)貌途?等。三、辦公用品采購程序1、辦公用品原則上實行集中采購，每半個月采購一次，一次采購達到 1000 元以上金額， 須材料管理中心人員參與共同實施。各部門于月初 1-3 號及月中 15-17 號填寫辦公用品采 購申請單，申報本部門需用辦公用品計劃，經(jīng)部門經(jīng)理、行政

29、部經(jīng)理、主管領(lǐng)導審批后，由 行政部統(tǒng)一采購。管理耐用品的申購不受上述時間限制。2、行政部在收到經(jīng)領(lǐng)導審批的辦公用品采購申請單后視具體情況安排采購；行政部 可酌量庫存部分必需品、采購不易或耗用量大的辦公用品；臨時急需物品采購，可先經(jīng)行政 部同意或電話請示同意采購后，按上述程序補辦手續(xù)。3、印刷品（如信紙、信封、表格等）除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由 行 政部統(tǒng)一辦理。4、每年度對采購網(wǎng)點進行投標選擇，擇優(yōu)選擇供應商；由采購管理中心、行政管理中心 及各部門成立小組對供應商進行審查；所有的采購必須在選定的供應商內(nèi)進行。四、辦公用品的領(lǐng)用1、辦公用品分為個人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種。 “個人領(lǐng)用”系個

30、人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮擦等；“部門領(lǐng)用”系本部門共同使用用品，如打孔機、大型釘書機、復印機等。2、行政部為各部門及個人設(shè)立“辦公用品領(lǐng)用簽收記錄薄” ，于辦公用品領(lǐng)用時分別登 記，并控制辦公用品領(lǐng)用數(shù)量。3、消耗品可依據(jù)歷史記錄（如以過去半年耗用平均數(shù)） 、經(jīng)驗法則（估計消耗時間）設(shè) 定領(lǐng)用管理基準 （如原珠筆每月每人發(fā)放一支） ，并可隨部門或人員的工作狀況調(diào)整發(fā)放時間。4、管理消耗品應限定人員使用，自第二次發(fā)放起，必須以舊、廢品替換新品，但純消耗 品不在此限。5、管理耐用品一般限部門領(lǐng)用，即歸一個部門共同使用；因個人原因需領(lǐng)用耐用品時， 須分管領(lǐng)導同意。管理耐用品列入移交范圍，如有故

31、障或損壞，應以舊品換新品，如遺失應 由個人或部門賠償。6、新進人員到職時由各部門主管填寫 辦公用品申領(lǐng)單 向行政部申領(lǐng)， 并記入領(lǐng)用薄， 人員離職時，應將剩余辦公用品交還本部門。五、辦公用品的管理1、行政部指定專人統(tǒng)一管理辦公用品，如保管者遇特殊情況外出辦事，則須將庫房鑰 匙交給行政部負責人。2、行政部可根據(jù)庫存統(tǒng)計情況，對常用辦公用品進行及時申購。3、行政部有責任提醒領(lǐng)用人注意節(jié)約，合理利用資源。4、員工離職時需交還耐用品及未用完的易耗品。丟失耐用品時須折價賠償。5、辦公用品嚴禁拿回家及私用，違 者處以私占物品價值 10 倍（ 不低于 100 元）的罰款。第五節(jié) 辦公設(shè)備管理制度一、電話、傳

32、真機的使用管理：（一）電話機1、電話是集團與外界溝通、開展業(yè)務之用，不得用于私人通話而影響正常的工作；員工 打電話應事先作好準備，用語盡量簡潔、明確。2、外線電話要保證響鈴三聲內(nèi)有人接聽，接聽電話用語要標準、態(tài)度要溫和、做到有禮 有節(jié)。3、自覺管理本部門或本人電話，外人或其它部門人員不得擅自撥打。4、嚴禁用集團電話撥打私人國內(nèi)、國際長途，但遇特殊情況撥打時需由部門經(jīng)理批準，費用自己承擔，由行政部核算后，交財務部在工資中扣除；（二）傳真機1、集團有傳真機的部門應設(shè)專人管理，且只為傳真使用，無特殊情況不許用于通話；2、若需發(fā)傳真時，由部門經(jīng)理確認后由傳真機管理人員負責傳真登記并發(fā)送，確保對 方接收

33、；3、負責傳真的人員對重要傳真文件要做好保密工作；（三）注意事項1、每位員工都應時刻保持電話及傳真機的清潔衛(wèi)生；2、行政部每季度打印一次長途電話清單以備抽查；3、員工因聯(lián)系業(yè)務撥打長途電話時，請使用 IP 電話業(yè)務。4、凡撥打私人電話者，一經(jīng)查證，除補交相應電話費用外，并予以記過處理。5、嚴禁撥打聲訊電話，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按記過處理，其聲訊費用由本人承擔；對撥打私人電 話屢教不改者，按嚴重違紀處理。二、電腦、打印機、掃描儀的使用管理：（一）電腦的使用1、行政部對集團所有的電腦進行登記造冊，注明使用部門、用途和使用人。2、集團使用的所有電腦必須安裝殺毒軟件，由行政部規(guī)定時間，統(tǒng)一對電腦定期進行病 毒檢查

34、，有效抑制病毒的發(fā)生，保證電腦的正常使用。3、各部門的電腦實行專人專用，使用人員負責對使用的電腦、打印機及掃描儀進行日常 維護，其他人員未經(jīng)允許不得擅自使用。4、禁止使用不明軟件安裝盤，不要瀏覽不明郵件。當電腦出現(xiàn)運行緩慢、經(jīng)常死機、不 能正常啟動等故障時及時向行政部反映，由行政部網(wǎng)管處理。5、集團員工不得使用集團電腦上網(wǎng)聊天、玩游戲等。（二）電腦內(nèi)存文件及拷貝文件的管理與保密1、電腦使用人員要負責自己所管理文檔的安全性，不得將涉及集團秘密的文件外泄。2、對重要文件需設(shè)置密碼并及時拷貝及備份， 并作好標識， 以便今后資料的查詢及修改。3、未經(jīng)允許任何人不得私自打印和拷貝集團文件帶出集團。4、電

35、腦使用人員若離職，必須把開啟電腦的相關(guān)密碼、拷貝及備份軟盤向行政部交接，行政部對電腦進行檢測無誤后方能辦理離職手續(xù)。（三）違規(guī)操作責任1、嚴禁私自動用他人電腦、嚴禁用辦公電腦上網(wǎng)聊天、看小說及電影、玩游戲，或做與 工作無關(guān)的事情，違者給按記過處理。2、有意損壞電腦及相關(guān)配置者， 承擔相關(guān)的維修費用， 并記過處分一次， 情節(jié)特別嚴重 的予以開除。3、電腦使用人員文件管理不力， 造成泄露集團機密者， 按嚴重違紀處理； 若因泄密導致 集團遭受較大經(jīng)濟損失的，將追究其法律責任。4、擅自動用他人電腦，盜竊集團機密文件，造成泄密，一經(jīng)查證給予開除；若因泄密導 致集團遭受較大經(jīng)濟損失的，將追究其法律責任。三

36、、復印機的使用管理：1、復印機由使用部門設(shè)專人負責保管、使用和維護。2、負責人要事先做好復印紙、墨粉、載體、專用維修工具等的保管使用工作，提前一個 月做好消耗材料計劃。3、集團內(nèi)部職能部門需復印文件和文字材料，復印人員按要求完成復印工作，對重要文 件復印要嚴守機密。4、未經(jīng)主管人員審批同意，任何人不得私自復印任何文件和文字材料。5、復印人員必須在復印登記薄上按要求進行登記。四、行政部負責定期對辦公設(shè)備進行維護與保養(yǎng)；保證相關(guān)設(shè)備處于正常工作狀態(tài)；辦 公設(shè)備出現(xiàn)故障，應及時聯(lián)系維修。第六節(jié) 衛(wèi)生、安全管理制度一、目的：為員工提供一個整潔、衛(wèi)生、舒適的工作環(huán)境。二、集團各辦公室、會議室、洗手間、過

37、道等公共場所由專人負責清潔。三、所有垃圾必須倒入指定地點。四、各部門負責人對所在辦公地點的衛(wèi)生應負督查之職，做到桌椅及其它辦公用品擺放 協(xié)調(diào)、整齊，有序。五、各部門應積極倡導文明辦公，禮貌用語，創(chuàng)造優(yōu)美、舒適、和諧的辦公環(huán)境。六、每日下班時各部門必須有專人檢查門窗、電燈、電腦、空調(diào)、飲水機、電源等是否 關(guān)閉；行政部必須有專人巡查集團公共場所。七、各員工必須完成個人工作區(qū)內(nèi)的清潔衛(wèi)生。不得隨地吐痰，不得隨手亂扔垃圾、紙張，不得在上班時間吃東西，不得在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙。用完餐后自己必須清理干凈所掉的飯 菜及用餐處的衛(wèi)生。第七節(jié) 禮儀規(guī)范為了提升集團員工素質(zhì)，維護集團形象，特對接待、電話聯(lián)系等用語作如

38、下規(guī)范：一、禮貌用語1、文明禮貌十字用語 請、您好、謝謝、對不起、再見。2、問候用語語言問候：您好、早上好、中午好、晚上好行為問候：點頭、微笑、握手。3、稱謂用語 姓+老板（如：王老板）、姓+先生、女士（如：王先生、王小姐、王女士）、姓+職業(yè)（如： 王老師、王醫(yī)生）、貴集團（單位）4、介紹用語自我介紹用語我是xxx認識你很高興；我是xxx在*集團工作。介紹他人用語請允許我向您介紹一下，這是 xxx讓我介紹一下，這是xxx5、接待用語您好，歡迎到 * 集團檢查指導工作；您好，有什么事需要幫忙嗎；請稍候，我馬上去通報；XXX人去XXX地方了；方便的話，請把事情告訴我，我轉(zhuǎn)告他；請留下地址、電話，

39、xxx 人回來后，我轉(zhuǎn)告他，讓他與您聯(lián)系；歡迎下次再來。6、聯(lián)系業(yè)務用語您好，我是*集團XXX請問XXX人在嗎？我來辦XX事情；請問XX事需要找哪一位來 處理。7、集團員工上班時見面要與對方問候“你好”，下級先問候上級，同級先見先問；每天 見到客人時，應先問“你好”并為客人讓路指引。8、上班要著裝整潔，女士要化淡妝。、電話用語接電話禮儀鈴響有人接 勿等振四聲首先問“您好”然后報“名號”問話細溫聲 答語意要清通話要簡短 用詞要文明 結(jié)束說“再見”掛機輕又慢短短幾句話 展現(xiàn)人文化 保持電話的清潔，通話時原則上長話短說，不得撥打私人電話。接聽電話用語1、您好！ * 集團，有什么事需要幫助嗎？好，請稍

40、等。2、您好，*集團！您找那位？他（她）出去辦事了，我能不能替您轉(zhuǎn)告呢？好的，請問您貴姓？能留下您的電話號碼嗎？他（她）回來后我一定轉(zhuǎn)告不用謝，再見！3、您好！ *集團，請問您找誰？ XXX外出辦事了，您有什么事能由我轉(zhuǎn)告嗎？如對方愿意好，我一定會轉(zhuǎn)告他（她）！請問您是那個單位的？您貴姓？能留下您的電話號碼 嗎？謝謝！撥打電話用語1、您好！我是*集團，明天XXX時間我們將去好的，那我們明天XXX時間準時到達, 謝謝！2、您好！我是 * 集團！您這是 XXX 部嗎？麻煩您幫我找X經(jīng)理接電話（或XXX先生）謝謝!3、您好！我是*集團！您這里是外來電話的處理1、辦公室電話鈴響后原則上由電話使用人接聽

41、，若對方要求轉(zhuǎn)電話，則要求對方稍候， 手捂聽筒（絕不要大喊大叫）要對方所找的人接電話。2、鈴響后必須保證有人接聽，若本人不在，其他人員接聽后必須將相關(guān)事項如實作好相 關(guān)記錄，并負責轉(zhuǎn)告其本人；若是緊急事情，必須及時電話通知其本人或該部門負責人。3、是客戶來電咨詢服務內(nèi)容，若接聽人對所問事項不是很了解，則一定要請相關(guān)部門人 員接聽；若是客戶要求提供相關(guān)服務或有關(guān)業(yè)務方面的事情，則及時轉(zhuǎn)給相關(guān)部門負責人處 理（若負責人不在，可暫由該部門人員處理，事后必須向負責人匯報） 。電話忌語喂，你是誰；你找誰；怎么搞的，打錯了；給我找 XXX等粗俗用語。三、前臺接待禮儀1、若有集團領(lǐng)導的客人來訪， 原則上由前

42、臺文員或行政部經(jīng)理進行前期接待； 前臺必須 始終保持整潔，前臺文員必須著裝得體。2 、客人來訪時前臺文員必須起身接應，面帶微笑，簡單問明來客身份及拜訪何人（態(tài)度 要熱情）；若是來訪董事長、副董事長、總經(jīng)理的，則先請客人落座，讓客人稍候，及時告知 相關(guān)領(lǐng)導，征得同意后，再將客人帶進領(lǐng)導辦公室；給客人端上茶水，然后退出辦公室并隨 手輕輕關(guān)上門。3、若來訪人員隨集團領(lǐng)導一起進入辦公室，若在走道或進門時與之碰面，則點頭微笑； 接待人員要及時給客人倒茶，退出辦公室時隨手輕輕關(guān)上門。4、客人離開集團時，前臺應起身指引；話別時用語：您慢走、歡迎下次光臨等。四、進出辦公室禮儀1、 若要進領(lǐng)導辦公室，應先敲門（

43、原則上敲兩下，用力度要以聽得清為宜），征得同意 后再進入，辦完事出門時將門輕輕關(guān)上。2、若有事進入其他部門辦公室，應先敲門，進入后不得隨便動用他人物件。若集團領(lǐng)導 進入部門辦公室時，由部門經(jīng)理起身迎接；若經(jīng)理不在，則由就近人員起身接待，聽候領(lǐng)導 垂詢和吩咐。客戶接待指引一、目的 為規(guī)范客戶接待工作，維護公司良好的企業(yè)形象，提升綜合管理水平，特制訂本指引。二、職責1、市場營銷中心經(jīng)營部或工程管理中心商務部門是客戶接待的主導部門，對應處理客戶 的聯(lián)絡、公司內(nèi)部接待工作的協(xié)調(diào)等事項；2、行政部協(xié)助經(jīng)營部或商務部門完成接待工作，負責車輛、 會議室、茶水、水果、 彩冊、 播放宣傳資料等后勤服務工作；三、

44、內(nèi)容1、客戶到訪信息的接收： 經(jīng)營部或商務部門在接收客戶到訪的信息時，需明確客戶到訪時間、人數(shù)、人員級別、 到訪目的等信息。如果需要安排接機或安排住宿的，還需要求對方提供到訪者的姓名及聯(lián)絡 方式，如果是重要客戶的重要人物到訪，還需注意了解對方對住宿、飲食方面的特殊要求；2、客戶到訪信息的整合：2.1 、經(jīng)營部或商務部門接收到客戶到訪信息后，需使用接待考查登記表對客戶到訪 信息進行整合，該登記表中除應包含到訪客戶的信息外，還應對公司內(nèi)部的接待準備工作提 出要求，如協(xié)助接待的公司領(lǐng)導和人員，是否安排車輛，是否需水果，使用哪個會議室等等；2.2 、經(jīng)領(lǐng)導審簽完畢的接待考查登記表至少在客戶到訪前一天提

45、交給相關(guān)部門或人 員；3、客戶到訪信息整合后的處理：3.1 、經(jīng)營部或商務部門對客戶到訪信息整合完畢后，應根據(jù)客戶的要求完成接機、住宿 的相關(guān)準備工作。如接機牌的制作，接機者的安排，跟進車輛的安排工作，就餐時的陪同人 員等，同時知會參加接待的人員相應事項；3.2 、行政部在接到經(jīng)營部或商務部門提供的經(jīng)領(lǐng)導批準的接待考查登記表后，應根 據(jù)表中的要求作好相應的工作安排。如前臺接待人員的著裝，樓梯間及電梯口的清潔，電子 滾動屏的歡迎詞，通道的衛(wèi)生，會議室的衛(wèi)生，座位牌的擺放，鮮花、茶水及水果的準備， 公司宣傳片的播放，音頻設(shè)備的調(diào)校等；3.3 、經(jīng)營部或商務部門的當次接待負責人員應于約定的客戶到達時

46、間前30 分鐘對整個接待工作的準備情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)還有未準備到位的工作，應及時跟進處理；4、客戶到達后：4.1 、如果公司安排接機或安排車輛接客人至公司時，跟車者需在車輛進入保稅區(qū)三號門 關(guān)口時電話通知當次接待的負責人；如果客戶自行前來，當次接待的負責人應在約定到達時 間前 15 分鐘致電客戶，確認其所在位置；4.2 、確定客戶的方位后，如果該客戶對公司來說非常重要，經(jīng)營部或商務部門當次接待 負責人應在一樓迎接；4.3 、無論客戶重要與否，無論客戶是否準時到達，一旦預約的客戶到達公司前臺，前臺 接待人員應立即起身迎接，帶領(lǐng)客戶緩步進入預定的接待場所，另一名前臺人員則需同時通 知本次接待的負責

47、人；4.4 、前臺接待人員將客戶引入接待場所后，應引導其在指定的位置就座；4.5 、經(jīng)營部或商務部門接待人員收到客戶已到公司的信息后，應即時通知預定參加接待的其他人員前往預定的接待場所；4.6 、公司內(nèi)部參與接待的人員落座后， 當次接待負責人應對雙方作簡要介紹， 互換名片， 開始正式洽談；4.7 、行政部播放宣傳片的人員應提前將宣傳片調(diào)整到播放頁面，一旦宣布觀看宣傳片， 則可立即播放。在播放宣傳片時，應注意會議室燈光的調(diào)整，同時注意挪動前排座椅的位置 不使其遮擋投影；4.8 、在洽談過程中，前臺接待人員應每隔 15 分鐘左右添加茶水；5、客戶離開：5.1 、在考察工作快近尾聲時，若需安排車輛送

48、客，當次接待負責人應提前聯(lián)絡行政部安 排司機在樓下停好車輛等待；5.2 、客戶考察完畢，接待負責人應陪送至樓下或電梯口，前臺接待人員亦應起立送客；6、其他注意事項：6.1 、在有接待任務時，前臺接待人員應著職業(yè)裝，化淡妝，佩戴胸牌；6.2 、前臺接待人員在引領(lǐng)客戶至接待場所時，應根據(jù)客人的步伐調(diào)整自己步伐，不得與 客戶距離太遠，在有拐角處，應站立等候并作指引手勢；6.3 、公司內(nèi)部接待人員在接到客戶名片后，應稍作瀏覽，以示尊敬，不得隨手將名片放 在會議桌上；四、附件無五、附則：1 、本指引為公司規(guī)章制度的組成部分，解釋權(quán)屬 * 有限公司；2 、本指引自公布之日起執(zhí)行。關(guān)于工程照片檔案相關(guān)工作的

49、規(guī)定因公司工程項目竣工檔案資料管理工作的嚴重滯后，已極大的影響了公司正常的經(jīng)營發(fā) 展速度和水平。為確實加強此項工作，有效保證竣工工程項目相關(guān)資料的規(guī)范和完整。現(xiàn)結(jié) 合公司的實際情況，對于工程竣工后項目案例照片的攝影工作給予特別規(guī)定，各管理中心、 各部門必須嚴格遵守：一、攝影條件：工程項目必須竣工，軟裝工程完成，現(xiàn)場保潔干凈，家私全部到位。二、攝影方法：1、照片拍攝光學分辨率不得小于 300萬有效像素，格式為JPG大小在10M以上。用攝 像機、手機拍攝的一律不能作為歸檔照片。2、為保證照片的清晰度，拍攝時現(xiàn)場所有燈光必須打亮。拍攝時要求曝光準確、畫面清 晰、主題鮮明準確。照片構(gòu)圖、場景、景物、物

50、體鏡頭要有遠景、中景和近景。對同一拍攝 對象要求有不同角度。3、主要拍攝部位包括：建筑物整體外觀全景、大堂、宴會廳及施工標段內(nèi)包含各部位照片，每個項目照片數(shù)量不少于 30張。4、每張照片以位置名稱命名。 （如大堂、宴會廳、客房、高級客房、豪華客房、總統(tǒng)套 房等）公司自營工程，項目經(jīng)理部應按以上規(guī)定將照片攝影及整理后，將電子文件 抄送給行政部存檔。聯(lián)營工程由質(zhì)安部負責向項目責任人收集并交行政部存檔。本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。關(guān)于規(guī)范公司證照及有效文本管理的規(guī)定為進一步加強公司各類證照的管理，規(guī)范使用程序，避免因資源管理不當而造成企業(yè)經(jīng) 濟損失和形象缺失，經(jīng)集團公司研究決定，對各類證照及有效文本（原

51、件 / 復印件）的使用管 理特做出如下通知：一、集團市場營銷中心經(jīng)營部是集團內(nèi)公司各類證照及有效文本管理的職能部門，也是 可對外出示或提供相關(guān)證照及文件的唯一部門。其他部門或人員如需借用公司各類證照或有 效文本，須經(jīng)市場營銷中心負責人審批后向經(jīng)營部借取。證件保管人必須妥善保管各類證照， 嚴格按照審批程序辦事，不得擅自將公司證照及有效文件借出。二、證照復印件的使用必須規(guī)范，在提交的復印件上需加蓋“再復印無效”印章并注明 使用用途。證照電子文本一般不向外提供（除投標標書要求等特殊情況外） ，如需向外提供證 照電子文本，必須向市場營銷中心負責人報告申請。三、集團其他部門或相關(guān)人員未經(jīng)審批不可擅自復印

52、或向公司以外人員提供公司證照及 各類有效文本（原件 / 復印件），更不許擅自使用公司證照進行各種擔保。四、在證照保管和使用過程中，如出現(xiàn)證照損壞或丟失，要立即向市場營銷中心負責人 報告，及時辦理證照的掛失和相關(guān)手續(xù)，公司將視情況追究其相關(guān)責任。五、對違反以上規(guī)定，造成公司經(jīng)濟損失或名譽損害的部門及個人，集團公司將嚴肅處 理并追究其相關(guān)責任公文管理規(guī)定一、目的 為進一步規(guī)范公司公文管理，提高公文處理質(zhì)量，提高工作效率，根據(jù)公司工作實際情 況，特制定本規(guī)定。二、職能配置1、公文處理統(tǒng)一由行政部歸口管理。2、各部門負責人負責公文處理，并做好公文的收管和傳閱工作。三、公文的種類及格式1、公司常用公文的

53、主要種類有：決定、決議、章程、外來信息、投訴、規(guī)定（含各種規(guī) 章制度、工作流程）、指示、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要等。2、公司正式文件一般由標題、發(fā)文字號、正文、附件、印章、發(fā)文時間、主送單位、抄 送（報）單位、主題詞、打印人、校對人、文件份數(shù)等部分組成。公文一般用A4紙打印3、公司各部門之間相互協(xié)調(diào)溝通和向公司領(lǐng)導的請示以及公司領(lǐng)導對下屬部門的批復等 文件可按報告審批表 、承辦審批表或自由格式行文。四、行文規(guī)則（一）以公司名義行文的公司正式文件主要包括：1、向政府有關(guān)單位聯(lián)系事務的文件。2、向公司各部門下達重要指示、決定、各種規(guī)章、制度、批復、工作指導及重要 通知等。3、向有關(guān)業(yè)務單位、下屬機構(gòu)、銀行等部門發(fā)送函等。（二）部門因工作需要，以公司名義并以公司正式文件行文的公文主要包括：1、在本部門權(quán)限范圍內(nèi)，代表公司下達的計劃、規(guī)章等重要公文。2、代表公司與外部有關(guān)部門或單位進行業(yè)務聯(lián)系的往來函件。（三）凡可以用部門名義行文的，一律不用公司名義行文，應以非正式文件格式行文， 各部門在職權(quán)范圍內(nèi)能夠處理的問題，一般不要行文。（四）各部門草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到