公司采購辦公用品管理制度

1、公司采購管理制度文件編號： ZS-BGS-XZ-002一、目的為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿 足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求， 進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程， 加強(qiáng)與各部門 間的配合，特制訂本制度。二、采購管理對象1. 日常辦公常用物品，如電腦、打復(fù)印機(jī)、驗鈔機(jī)、打印紙、筆、 筆筒、訂書機(jī)、訂書針、文件夾、文件筐、卷紙、抽紙、印泥、起釘 器、削筆刀、剪刀等。員工休息用品、車載用品、保潔用品、植物及 其他辦公室日常消耗品。以上統(tǒng)稱為“辦公易耗品” ，主要用于辦公 環(huán)境和工作使用。2. 銷售部的獎品、禮品、贈品等。3. 食堂采購和工程材料采購不在本制度規(guī)定的范圍。三、采購原則1. 采購

2、必須堅持“秉公辦事、維護(hù)公司利益”的原則，并綜合考 慮“質(zhì)量、價格”的競爭，擇優(yōu)選取。2. 采購是一項重要、嚴(yán)肅的工作，各級管理人員和采購經(jīng)辦人必 須高度重視。3. 物品采購應(yīng)盡量采用月結(jié)方式為付款條件與供應(yīng)商洽談。四、分工管理1. 辦公室文員1.1文員須按月度建立庫存臺賬，定期核查所領(lǐng)物品登記表，做好辦公易耗品、銷售獎品的入庫、發(fā)放和庫存管理工作。（附件辦公易耗品月度臺賬統(tǒng)計表、銷售獎品庫存統(tǒng)計表）1.2文員須每月底盤點(diǎn)，查對臺賬與實(shí)物，保證賬實(shí)相符。1.3文員須防止辦公易耗品、銷售獎品受潮、蟲蛀、損壞或丟失， 保證其功用和性能。1.4文員須根據(jù)辦公易耗品以及銷售獎品的領(lǐng)用情況，確定和保持

3、合理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。2. 采購專員2.1負(fù)責(zé)辦公易耗品和銷售獎品的采購與驗收工作；2.2負(fù)責(zé)供應(yīng)商的篩選工作；3. 辦公室負(fù)責(zé)人3.1負(fù)責(zé)辦公易耗品和銷售獎品每月月底庫存的檢查工作；3.2協(xié)助文員做好辦公易耗品和銷售獎品日常管理工作；3.3負(fù)責(zé)辦公易耗品和銷售獎品費(fèi)用的管理工作。五、辦公易耗品和銷售獎品的采購流程銷售部獎品的采購與辦公易耗品的采購流程一致， 購置計劃表由銷售部負(fù)責(zé)編制。（一）接收購置計劃表采購專員接收辦公室文員編制并完成審批的購置計劃表 ，并對購置內(nèi)容進(jìn)行再確認(rèn)。包括需要采購的物品型號、顏色、規(guī)格，甚 至生產(chǎn)廠家都進(jìn)行進(jìn)一步確認(rèn)，以確保采購的物品

4、是所需品。（二）市場詢價、比價、議價采購專員比照購置計劃表上的物品到市場上至少選擇三家以 上進(jìn)行詢價、比價，并對商家提供的價格進(jìn)行合理議價。（三）填寫詢價記錄表 市場詢價結(jié)束后，采購專員對詢價結(jié)果進(jìn)行記錄，填寫完詢價 記錄表后交公司領(lǐng)導(dǎo)定奪。（四）選定供貨商 公司領(lǐng)導(dǎo)審閱完詢價記錄表后，對需要提供樣品的采購進(jìn)行 樣品檢查。進(jìn)一步確認(rèn)后再確定供貨商家； 對不需要提供樣品的采購， 根據(jù)詢價記錄表，確定供貨商家。（五）采買1. 定點(diǎn)采買1.1 確定供貨商家后，對量大、價高、供貨期長、使用壽命長或需長期采購的物品可選擇簽訂供貨合同或選擇長期合作。1.2 采購員定點(diǎn)采買時， 可按照購置計劃表 的內(nèi)容直接

5、下單。定點(diǎn)單位沒有所需物品的按臨時采購進(jìn)行2. 臨時采購 確定供貨商家后，對量小、價低、供貨期短、使用壽命短或臨時 需要的物品直接進(jìn)行采買。（六）送貨送貨方式可選擇自提或商家送貨上門。（七）驗收 采買結(jié)束后，采購專員對商家送貨的物品再進(jìn)行一一確認(rèn)，防 止錯送、漏送，或以次充好等。（八）費(fèi)用結(jié)算1. 現(xiàn)款采購1.1 采購人員必須憑有總經(jīng)理簽字的借款單向財務(wù)部借款， 采購 回來后，采購員粘貼好報銷票據(jù)（采購計劃表、購貨發(fā)票） ，由辦公 室負(fù)責(zé)人、辦公室分管副總、財務(wù)部審核后，由總經(jīng)理簽字，然后辦 理報銷手續(xù)。1.2 財務(wù)借款按財務(wù)制度執(zhí)行。2. 后付款采購2.1 采購員粘貼好報銷票據(jù)（采購計劃表、

6、購貨發(fā)票） ，由辦公室 負(fù)責(zé)人、辦公室分管副總、財務(wù)部審核后，總經(jīng)理審批。到付款時間 時，財務(wù)部直接匯款。2.2 貨物已到發(fā)票未到，驗收合格，辦公室文員登記入庫后，如 供貨方要求提前付款時， 按正常財務(wù)手續(xù)辦理后支付不超過貨物總價 值 80%的貨款，待發(fā)票到后再付清余款；發(fā)票已到貨物未到，不準(zhǔn)支付購貨款。2.3物品采購必須取得發(fā)票方可報銷，發(fā)票性質(zhì)（增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票）按財務(wù)規(guī)定執(zhí)行。六、定點(diǎn)商鋪管理（一）定點(diǎn)供貨商選擇采購專員到市場選定至少3家信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量以及送貨效率較高 的商鋪，進(jìn)行報價對比后，選定價格較優(yōu)惠的商鋪為定點(diǎn)供貨單位。 簽訂以結(jié)算方式為月結(jié)、為期一年的供貨合同。（二）定

7、點(diǎn)商鋪價格監(jiān)控至少每半年一次，采購人員定期到市場進(jìn)行比價，比價結(jié)束填寫詢價記錄表，防止定點(diǎn)采購單位抬高價格。f 、辦公室分管副總審文員核對庫存核申領(lǐng)單k7數(shù)量1 丿量不足量足文員編制購置七、辦公易耗品管理流程（ / 各部門領(lǐng)用U文員驗收、入采購階段采購專員按購置各部門領(lǐng)用評庫登記1計劃表采購1 -計劃表并審批各部門提交辦公易耗品申領(lǐng)單（一）辦公易耗品申領(lǐng)與審核1. 各部門根據(jù)本部門辦公易耗品的使用情況，每月25日前提報下月辦公易耗品領(lǐng)用計劃。2. 部門負(fù)責(zé)人和分管副總審批簽字后報辦公室。 經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人 審核后交辦公室文員進(jìn)行登記申領(lǐng)。（附件部門辦公易耗品申領(lǐng)單）二）核對庫存數(shù)1. 辦公室文員

8、統(tǒng)計部門辦公易耗品申領(lǐng)單所需物品數(shù)目后， 與庫存數(shù)進(jìn)行核對，原則上庫存數(shù)留存原數(shù)量的 1/3 。2. 若庫存足， 文員直接按本章第六小節(jié)中 “辦公易耗品的發(fā)放及 領(lǐng)用”流程發(fā)放。3. 若申領(lǐng)后數(shù)量不足，申請購置后再發(fā)放。（三）編制購置計劃表因庫存數(shù)量不足，文員編制購置計劃表經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人、辦 公室分管副總、總經(jīng)理 / 董事長審批后，將購置計劃表交采購專員進(jìn) 行采購。（附件購置計劃表 ）（四）采 購1. 采購專員根據(jù)審批后的 購置計劃表 進(jìn)行采購，并于接到購 置計劃表的 10 個工作日內(nèi)（特殊時間要求除外）完成采購。2. 優(yōu)先在定點(diǎn)供貨商處進(jìn)行采買，按照合同規(guī)定的供貨價格采 購。3. 采購流程參

9、照本制度第五節(jié)“辦公易耗品和銷售獎品的采購流 程”執(zhí)行。（五）驗收、入庫登記1. 采購結(jié)束后，采購專員在辦公易耗品購置計劃表填寫實(shí)際 采購價格，簽字后交行政專員，并附上送貨單 / 收據(jù)/ 發(fā)票。2. 辦公室文員按照采購專員交回的 購置計劃表 一一核對采買的物品種類、數(shù)量、質(zhì)量、價格單據(jù)等，核實(shí)完畢后進(jìn)行物品登記入庫，及時更新辦公易耗品臺賬。 （附辦公易耗品登記臺賬 ）（六）發(fā)放及領(lǐng)用1. 新員工辦公易耗品的發(fā)放新員工入職每人按標(biāo)準(zhǔn)配備電腦一臺、 簽字筆一支、 筆記本一本、 文件雙夾一個，不含廚師、幫廚、保潔。2. 部門辦公易耗品的發(fā)放文員根據(jù)各部門提交的 部門辦公易耗品申領(lǐng)單 如實(shí)發(fā)放所列物

10、品，領(lǐng)取時須簽字確認(rèn)。3. 個人辦公易耗品的領(lǐng)用各部門員工個人需要臨時支取時，在部門辦公易耗品登記表上 簽字。4. 銷售獎品的發(fā)放銷售獎品發(fā)放必須嚴(yán)格遵循公司制定的銷售政策，客戶領(lǐng)取獎品 時必須由置業(yè)顧問陪同， 領(lǐng)取獎品時出具獎品領(lǐng)取單并在登記表上簽 字確認(rèn)。銷售獎品領(lǐng)取單、銷售部獎品領(lǐng)取登記表八、辦公消耗品的交接與收回員工因離職或工作崗位變動等原因需進(jìn)行辦公易耗品及固定資 產(chǎn)的交接或收回時，應(yīng)嚴(yán)格遵守交接回收程序。1. 移交人需填寫辦公易耗品交接單 ，接收人在監(jiān)交人的監(jiān)督 下，仔細(xì)點(diǎn)驗， 遇有毀損的要求移交人書面標(biāo)明，對毀損視該物品價 值的大小情況，另行處理。 （附件辦公易耗品交接單 ）2.

11、 辦公室文員需據(jù)清單核實(shí)后存檔備查。 若移交人為辦公易耗品 管理員本人時，辦公室負(fù)責(zé)人需親自點(diǎn)驗，并且做好交接工作九、附件表 1部門辦公易耗品申領(lǐng)單表 2 詢價記錄表表 3購置計劃表表 4銷售獎品領(lǐng)取單表 5銷售部獎品領(lǐng)取登記表表 6部門辦公易耗品領(lǐng)取登記表表 7辦公易耗品月度臺賬統(tǒng)計表表 8銷售部獎品庫存統(tǒng)計表表 9辦公易耗品交接單十一、本制度由下發(fā)之日起執(zhí)行。辦公室二0六年一月一日部門辦公易耗品申領(lǐng)單申請部門：年 月 日編號名稱規(guī)格單位數(shù)量使用人備注部門領(lǐng)導(dǎo) 簽字分管副總簽字辦公室負(fù)責(zé)人簽 字辦公室分管副總簽字部門物品領(lǐng)取人簽字詢價記錄表詢價人詢價日期報價單位信息名稱負(fù)責(zé)人電話地址交貨時間

12、付款 方式稅票情況采購內(nèi)容型號/規(guī)格數(shù)量原報 價議價最終單價備注采購人員建議部門領(lǐng)導(dǎo)意見分管副總意見總經(jīng)理意見購置計劃表日期：年 月 日采購專員預(yù)計完成采購時間序號品名規(guī)格單位數(shù)量預(yù)算 額度實(shí)際 金額備注預(yù)算額度合計元實(shí)際采購合計（采購結(jié)束后填寫）元辦公室負(fù)責(zé)人簽字辦公室分管副總簽字總經(jīng)理簽字驗收并登記入庫采購專員簽字辦公室文員簽字注：物品單價超過1000元的，需提前報價，待部門領(lǐng)導(dǎo)/分管副總確認(rèn)方可購買。銷售獎品領(lǐng)取單客戶姓名購房價格或定金金額銷售期排號 口定房購房付款方式一次性口按揭（公貸、商貸）房號獎品金額獎品名稱數(shù)量領(lǐng)取方式置業(yè)顧問代領(lǐng)客戶領(lǐng)取 其他置業(yè)顧問確認(rèn)銷售經(jīng)理確認(rèn)銷售獎品領(lǐng)取

13、單客戶姓名購房價格或定金金額銷售期排號 定房購房付款方式一次性按揭（公貸、商貸）房號獎品金額獎品名稱數(shù)量領(lǐng)取方式置業(yè)顧問代領(lǐng)客戶領(lǐng)取 其他置業(yè)顧問確認(rèn)銷售經(jīng)理確認(rèn)銷售獎品領(lǐng)取單客戶姓名購房價格或定金金額銷售期排號 定房購房付款方式一次性按揭（公貸、商貸）房號獎品金額獎品名稱數(shù)量領(lǐng)取方式置業(yè)顧問代領(lǐng)客戶領(lǐng)取 其他置業(yè)顧問確認(rèn)銷售經(jīng)理確認(rèn)銷售部獎品領(lǐng)取登記表領(lǐng)取時間獎品名稱房號數(shù)量置業(yè)顧問領(lǐng)取人備注備注：此表作為銷售部獎品領(lǐng)取的記錄憑證之一部門辦公易耗品領(lǐng)取登記表所在部門部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)取時間物品名稱規(guī)格單 位數(shù)量領(lǐng)取人備注備注：此表作為各部門年度領(lǐng)用辦公消耗品的記錄憑證之一銷售部獎品庫存統(tǒng)計表 （月）獎品