接待管理細(xì)則20100401

1、文檔來源為：從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯.歡迎下載支持分發(fā)號:秦皇島秦冶重工有限公司接待管理細(xì)則規(guī)章編號：QY-03/BG-03版本編號：A/1發(fā)布日期：_生效日期：_受控狀態(tài)： 受控擬制審核批準(zhǔn)張曉宇丁月亭陳曉光文檔來源為 :從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word 版本可編輯.歡迎下載支持秦皇島秦冶重工有限公司接待管理細(xì)則第一條 目的為了整合公司接待資源，規(guī)范公司接待工作，全面體現(xiàn)公司形象、 品牌文化和管理水平， 進(jìn)一步擴(kuò)大公司的市場影響和社會影響，對公司的接待進(jìn)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)籌安排。結(jié)合公司的實際情況，制訂本接待管理細(xì)則。第二條適用范圍本辦法適用于公司各部室及子公司。第三條 “接待”釋義本細(xì)則所稱

2、的 “接待” 是指公司外部組織機(jī)構(gòu)人員來公司考察、 調(diào)研、 參觀、座談、交流、檢查產(chǎn)品生產(chǎn)進(jìn)度或公司舉辦的大型活動等， 所涉及到的來賓的接送、會務(wù)、住宿、用餐、用車、游覽、票務(wù)、紀(jì)念品、禮品等相關(guān)事宜。第四條 接待原則業(yè)務(wù)對口、身份對等或偏高接待原則。接待來賓時，根據(jù)來賓身份、來訪的性質(zhì)以及雙方關(guān)系等因素，安排身份相當(dāng)或偏高的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門接待。第五條 接待管理總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司接待整體管理工作。 下設(shè)的接待科專職負(fù)責(zé)具體接待工作，其他部門不再設(shè)接待職務(wù)和相關(guān)的職能。第六條 接待費用接待費用由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理， 財務(wù)部負(fù)責(zé)將發(fā)生的接待費用分?jǐn)偟较嚓P(guān)部門的部門費用里。第七條 接待職責(zé)（一）

3、總經(jīng)理辦公室接待科主要職責(zé)1 、制訂接待工作安排表和接待安排手冊 ；2 、負(fù)責(zé)安排客人的接送、 會務(wù)、 住宿、用餐、用車、游覽、 票務(wù)、紀(jì)念品、禮品等具體事宜；3 、負(fù)責(zé)重要客人的采訪工作；4、負(fù)責(zé)來賓的合影以及宣傳報導(dǎo)工作；5 、協(xié)調(diào)接待服務(wù)過程中的其它工作。（二）提出接待申請部門主要職責(zé)有來賓需要接待時， 提前向總經(jīng)理辦公室溝通、確定接待具體事宜， 就來賓的接送、會務(wù)、住宿、用餐、乘車、票務(wù)、紀(jì)念品、禮品、游覽等相關(guān)事項提出接待建議，與總經(jīng)理辦公室接待科共同做好接待相關(guān)工作。（三）后勤保衛(wèi)部主要職責(zé)1 、除冬季外，其他季節(jié)接待重要客人時，提前 10 分鐘負(fù)責(zé)打開文化墻噴水景觀；2 、負(fù)責(zé)提

4、前20 分鐘做好公司門口主干道、廠區(qū)及辦公樓衛(wèi)生；3 、安排安保人員提前打開客人進(jìn)出的大門，站在指定位置迎送客人；4、在公司內(nèi)引導(dǎo)車輛到達(dá)指定停車地點，記錄司機(jī)聯(lián)系方式。第八條 接待流程（一）接待來賓按秦冶重工有限公司接待流程圖 （附件一）辦理；（2） 確認(rèn)來賓職級、 人數(shù)、 來公司的目的、 要求和到達(dá)及停留時間等信息，向總經(jīng)理辦公室提出接待申請，填寫來賓接待申請單 （附件三） ；（3） 總經(jīng)理辦公室接待科根據(jù) 來賓接待申請單 ， 制訂 接待工作安排表（附件四） ，經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任審核，總經(jīng)理助理（重要接待工作經(jīng)總經(jīng)理、董事長批示）批示后，把接待工作安排表送達(dá)參與接待的領(lǐng)導(dǎo)和部門。第九條 接

5、待活動重要程度分類（一）重大接待活動1 、國家、省、市、區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)（副市級以上）來公司考察工作；2 、公司戰(zhàn)略合作伙伴重要領(lǐng)導(dǎo)或公司用戶單位重要領(lǐng)導(dǎo)來公司考察企業(yè)、交流技術(shù)、商務(wù)談判、檢查產(chǎn)品生產(chǎn)進(jìn)度等；3 、在同行業(yè)中占據(jù)重要位置地位的企業(yè)重要領(lǐng)導(dǎo)人到公司考察、交流。（二）較重大接待活動1 、 國家、 省、 市、 區(qū)一般領(lǐng)導(dǎo) （副處級以上副市級以下） 來公司考察工作；2 、公司戰(zhàn)略合作伙伴部門級領(lǐng)導(dǎo)或公司重要用戶單位部門領(lǐng)導(dǎo)來公司考察企業(yè)、交流技術(shù)、商務(wù)談判、檢查產(chǎn)品生產(chǎn)進(jìn)度等；3 、在同行業(yè)中占據(jù)重要地位的企業(yè)部門級領(lǐng)導(dǎo)人到公司考察、交流。（三）一般性接待活動1 、 公司主要用戶部門級領(lǐng)導(dǎo)

6、及其他一般用戶領(lǐng)導(dǎo)來公司考察企業(yè)、 交流技術(shù)、商務(wù)談判、檢查產(chǎn)品生產(chǎn)進(jìn)度等；2、在同行業(yè)中處于一般地位的企業(yè)部門級領(lǐng)導(dǎo)人到公司考察、交流。第十條 接待標(biāo)準(zhǔn)（1） “重大接待活動”或公司舉辦大型活動時，按照總經(jīng)理辦公室接待科接待規(guī)范 （附件二）執(zhí)行或由公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行研究部署活動方案，總經(jīng)理辦公室接待科負(fù)責(zé)執(zhí)行活動的具體工作， 其它部室需協(xié)助總經(jīng)理辦公室完成接待任務(wù)；（2） “較重大接待活動”按照總經(jīng)理辦公室接待科接待規(guī)范 （附件二）執(zhí)行；（3） “一般性接待活動”不做特別接待安排。第十一條用餐招待標(biāo)準(zhǔn)及申請流程（一）招待范圍1 、 上級主管部門、 政府部門到公司檢查、 指導(dǎo)工作及與公司有業(yè)務(wù)關(guān)系的

7、單位來人聯(lián)系工作的招待；2、公司領(lǐng)導(dǎo)或部門外出聯(lián)系工作所發(fā)生的必要招待；文檔來源為：從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯.歡迎下載支持3、公司必要時的工作用餐。（二）招待的審批1、招待客人必須先審批后接待。招待人員提出招待申請，填寫公司招待 費審批卡（附件七），經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字，公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后到總經(jīng)理辦公 室辦理用餐手續(xù)。在公司餐廳就餐的，填寫公司餐廳用餐申請單（附件八）， 經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字、主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交由總經(jīng)理辦公室辦理。2、如遇特殊情況須向公司主管領(lǐng)導(dǎo)提前口頭請示，由主管領(lǐng)導(dǎo)通知總經(jīng)理辦公室先安排，事后必須及時補(bǔ)辦手續(xù)。3、總經(jīng)理辦公室確定用餐地點并登記備案?？腿酥形缇筒驮瓌t上

8、須安排在 公司餐廳用餐；特殊情況由公司領(lǐng)導(dǎo)指定招待酒店。4、員工外出辦事，一般不予報銷招待費，特殊情況需要招待客戶用餐時， 應(yīng)請示主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。事后填寫公司招待費審批卡和發(fā)票請公司主管領(lǐng)導(dǎo)在 發(fā)票上簽字，財務(wù)部將分別從出差補(bǔ)助中扣除陪餐者當(dāng)天的伙食補(bǔ)助費。5、各單位要嚴(yán)格控制陪客人數(shù)，接待 2位客人以下陪客不超過1人，接 待3位客人以下陪客不超過2人，確因工作需要增加陪客人數(shù)要申明理由。6、招待客人煙酒、飲料、紀(jì)念品和禮品，領(lǐng)用時要經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)， 由總經(jīng)理辦公室按不同標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一安排和提供。（三）招待標(biāo)準(zhǔn)本著既熱情周到，又不鋪張浪費的原則。招待客人就餐標(biāo)準(zhǔn)劃分為三個級別： 重要客人（A級標(biāo)準(zhǔn)

9、）、較重要客人（B級標(biāo)準(zhǔn)）、一般客人（C級標(biāo)準(zhǔn)）；特 殊情況由公司領(lǐng)導(dǎo)確定。客戶招待級別招待酒店招待標(biāo)準(zhǔn)申請流程級別部門領(lǐng)導(dǎo)主管領(lǐng)導(dǎo)重 要A級1海景假日酒店 秦皇島大酒店 長城酒店 海天一色 漁人碼頭酒店 淺水灣餐廳 公司餐廳 或其他酒店每餐人均餐費130元以內(nèi)煙：軟中華酒：秦冶專供酒較 重 要B級揚州飯店 如意山海酒店 海上海國際酒店 全聚德烤鴨店 羊城大酒店 金龍源大酒店 廣順大酒店 公司餐廳每餐人均餐費100元以內(nèi)煙：硬中華酒：秦冶專供酒般C紉1錦發(fā)酒樓天水草堂酒樓每餐人均餐費60元以內(nèi)伊斯蘭大飯店 公司餐廳煙：軟玉溪酒：秦冶專供酒注：特殊情況由公司領(lǐng)導(dǎo)確定。（四）招待費的結(jié)算所有招待費

10、用均由總經(jīng)理辦公室和財務(wù)部負(fù)責(zé)結(jié)算，以總經(jīng)理辦公室登記備 案的記錄為準(zhǔn)，未經(jīng)登記備案的不予結(jié)算支付。第十二條本細(xì)則由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)擬定、修訂及解釋。第十三條本細(xì)則屬公司三級規(guī)章，經(jīng)總經(jīng)理辦公會批準(zhǔn)，由總經(jīng)理簽發(fā)。第十四條 本細(xì)則自發(fā)布之日起執(zhí)行，原秦皇島秦冶重工有限公司接待管 理辦法同時廢止。附件一：秦冶重工有限公司接待流程圖附件二：總經(jīng)理辦公室接待科接待規(guī)范附件三：來賓接待申請單附件四：接待工作安排表附件五：會議室、貴賓室使用申請單附件六：接待用品領(lǐng)用審批單附件七：招待費審批卡附件八：公司餐廳用餐申請單附件九：秦冶重工有限公司派餐單文檔來源為：從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯.歡迎下載支

11、持附件一:秦冶重工有限公司接待流程圖總經(jīng)理辦公室接待科對接待中出現(xiàn)的問題講行分析、區(qū)結(jié)文檔來源為 :從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word 版本可編輯.歡迎下載支持附件二：總經(jīng)理辦公室接待科接待規(guī)范第一條 接待服務(wù)方面規(guī)范（一）根據(jù)接待信息編制接待工作安排表或接待安排手冊 。 接待工作安排表或接待安排手冊應(yīng)規(guī)范準(zhǔn)確細(xì)致，對接待工作能起到指導(dǎo)作用。（二） 將接待安排和要求于接待前一天或前2 小時（臨時性接待除外）通知并發(fā)給參與接待人員和相關(guān)部門。（三）根據(jù)接待工作安排表 ，提前編制電子屏幕歡迎詞，如接待外賓，通知國貿(mào)部編制外文或中外對照歡迎詞。（四）準(zhǔn)備會議室及會議用的設(shè)備、設(shè)施等，滿足會議的需要。根據(jù)接待要

12、求準(zhǔn)備鮮花桌擺、制作桌牌，接待外賓時使用中外文桌牌，桌牌需和參加人員的名單一致。（五）通知被參觀的部門準(zhǔn)備車間工作現(xiàn)場的清理、清掃和整頓等相關(guān)衛(wèi)生工作，要保證參觀路線道路暢通、大門開啟。（六）通知后勤保衛(wèi)部對主干道、廠區(qū)及辦公樓進(jìn)行清掃、清潔，并作到督促和檢查。（七）提前20 分鐘檢查接待準(zhǔn)備工作的到位情況（會議室布置、歡迎詞等）與對口接待負(fù)責(zé)人聯(lián)系來賓到達(dá)時間。（八）來賓到達(dá)前 10 分鐘通知迎接人員在指定位置迎候。當(dāng)來賓到達(dá)時為來賓開車門、引導(dǎo)來賓進(jìn)入會議室。（九）會務(wù)期間應(yīng)隨時了解會議進(jìn)行情況，檢查下一項接待服務(wù)的準(zhǔn)備工作。會務(wù)將結(jié)束時在會議室門口等候，當(dāng)會議結(jié)束后引導(dǎo)來賓進(jìn)行下一項活動

13、。（十） 參觀車間時， 應(yīng)為客人發(fā)放安全帽， 提醒客人注意安全。 為了客人安全，對穿著不符合安全規(guī)定的，不能進(jìn)入車間，應(yīng)禮貌向客人解釋。（十一）來賓參觀公司或在酒店就餐時接待人員應(yīng)全程服務(wù)。（十二）預(yù)訂酒店，根據(jù)客人的重要程度，制定用餐標(biāo)準(zhǔn)（按預(yù)算） ，并提前點好菜品等。根據(jù)人數(shù)，對就餐人員進(jìn)行分桌，制作餐卡，根據(jù)客人有關(guān)情況安排就餐座位，按禮儀要求擺放餐卡。（十三）將接待活動用車事宜提前通知參與服務(wù)的司機(jī)。根據(jù)參觀或就餐情況提前準(zhǔn)備車輛，當(dāng)參觀或就餐結(jié)束引導(dǎo)來賓上車并目送來賓離開。（十四）每次接待服務(wù)，準(zhǔn)備炎熱天氣、雨天和下雪天的應(yīng)急預(yù)案和各項準(zhǔn)備工作。（十五）接待人員在完成接待任務(wù)后當(dāng)日將

14、本次接待來賓基本信息進(jìn)行記載。記載內(nèi)容：來賓單位、來賓人數(shù)、來賓的主要領(lǐng)導(dǎo)、來訪時間、來訪目的、公司主要接待的領(lǐng)導(dǎo)、贈送的紀(jì)念品等。第二條會議服務(wù)方面規(guī)范（一）每日 8 ： 00 前對貴賓室、會議室墻面、地面、門窗、地角線、桌椅、綠植、飲水機(jī)、窗簾等衛(wèi)生進(jìn)行檢查，并做好當(dāng)班的保持工作；對投影、音響、空調(diào)、照明系統(tǒng)等進(jìn)行完好性檢查，能夠正常使用，發(fā)現(xiàn)異常及時提出報修。（二）按照會議和接待要求（規(guī)范） ，在會議（會談）召開20 分鐘前完成會場布置。（三）根據(jù)會議內(nèi)容的進(jìn)展情況隨時做好窗簾升降及燈光的調(diào)整。根據(jù)會議室溫度情況開關(guān)空調(diào)。（四）接待來賓時，應(yīng)在會議室門口迎接來賓，并引導(dǎo)來賓入座。（五）參

15、會人員全部落座5 分鐘后倒水。在會議召開期間每隔 20 分鐘倒一次水，并隨時為會議提供服務(wù)或處理突發(fā)性問題。（六）會議結(jié)束后立即清理會議室，做好下一階段的會議準(zhǔn)備工作。（七）大型會議（如股東會、職代會） ，在會議前一天對會議室設(shè)備和設(shè)施的完好性進(jìn)行檢查并確保正常投入使用。會議期間服務(wù)人員應(yīng)在會議現(xiàn)場，為會議提供及時服務(wù)或處理突發(fā)性問題。會議前應(yīng)根據(jù)會議要求進(jìn)行會議簽到。（八） 建立會議消耗品 （便簽、 鉛筆、 宣傳冊、 光盤、 濕巾、 紙巾、 礦泉水等）日消耗管理臺帳。第三條 行為方面規(guī)范（一）著公司配發(fā)的制服。（二）女士化職業(yè)淡妝。（三）服裝應(yīng)保持平整、整潔。皮鞋應(yīng)清潔光亮。（四）站立時，應(yīng)

16、保持端正挺拔，雙臂自然下垂雙手放于腹前（左手放在右手上） 。（五）接待過程中始終保持面帶微笑。（六）引導(dǎo)：應(yīng)在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)。帶客人乘坐電梯時，應(yīng)遵守先上后下原則。上下電梯時，接待人員應(yīng)注意客人的安全。接待人員進(jìn)入電梯時，要站在電梯控制板附近，以便于為客人提供服務(wù)。在客人進(jìn)出電梯時接待人員應(yīng)用手按住電梯開門按鈕，以免電梯門夾住客人。當(dāng)客人進(jìn)入會場，接待人員用手示意，請客人坐下，看到客人落座后，行點頭禮離開。文檔來源為：從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯.歡迎下載支持（七）禮貌用語：您、您好、請、謝謝、對不起、請問需要幫助嗎、請問您找哪位、請留下您的聯(lián)系方式、歡迎下次再

17、來、再見。附件三：來賓接待申請單申請部門：年 月 日單位名稱來公司事宜接待級別 A級UB級UC級由主管領(lǐng)導(dǎo)確定接待級別，并在“口”上劃來賓情況序號姓名性別職務(wù)備注人數(shù)合計：乘車（機(jī)）到站時間車次/航班次是否接站主要接待 安 排住宿：用餐：參觀：會議：用車：備注其它:聯(lián)系人:電話:申請人:附件四：接待工作安排表年 月 日單位名稱來公司事宜貴賓情況序號姓名性另IJ職務(wù)備注123456主要安排事項時間內(nèi)容地點參加人員備注播放大屏幕負(fù)責(zé)人播放時間備 注1、總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)宣傳報導(dǎo)，準(zhǔn)備條幅。2、準(zhǔn)備大扉幕歡迎詞。歡迎詞內(nèi)容：“”。3、準(zhǔn)備鮮花、國旗、點心、咖啡、桌牌、礦泉水、茶水、水果、綜合樣本（中或

18、英文）、便簽、筆、會議室歡迎詞。4、通知被參觀單位做好現(xiàn)場管理和環(huán)境衛(wèi)生工作。5、參觀路線：展廳一山海文化廣場一證真門（修真門）一冶金設(shè)備車間一機(jī)加工車間一閥門車間6、講解員：7、接待人員統(tǒng)一著公司制服。批準(zhǔn)：審核：編制:附件五：會議室、貴賓室使用申請單申請部門申請人申請日期會議人數(shù)使用地點：是否使用視聽設(shè)備：口是 口否是否需要備用茶水：口是 口否是否需備煙、水果：口是 口否年_月_日人使用目的例會口座談會口說明會 口培訓(xùn)會招聘會其他：說明：使用 時 問月日寸分 訖_月_日_寸_分0注息事項1 .不受理口頭方式借用會場。2 .如需使用視聽設(shè)備，請由總經(jīng)理辦公室會議管理人員操作，非經(jīng)同意，請勿擅自使用。3 .使用完畢請關(guān)閉空調(diào)及燈光，如有使用白板，請擦拭干凈。4 .會場內(nèi)座椅如有移動，請恢復(fù)原狀。5 .使用完畢后，請立即通知總經(jīng)理辦公室會議管理人員與其協(xié)同檢查會場。6 .敬請愛惜使用，謝謝您的合作。備注總經(jīng)理辦公室審批申請部門領(lǐng)導(dǎo)簽字附件六：接待用品領(lǐng)用審批單部門：日期:名稱數(shù)量用途備注主管領(lǐng)導(dǎo)審批：部門領(lǐng)導(dǎo)：領(lǐng)用人:附件七：秦皇島秦冶重工有限公司招待費審批卡招待單位用餐事由被招待單位賓客人數(shù)帶隊賓客職務(wù)