公司檔案室管理制度范文

1、公司檔案室管理制度范文第一條：檔案接收制度2、檔案室要對(duì)各項(xiàng)目監(jiān)理部的立卷歸檔工作加強(qiáng)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo) ;3、接收歸檔的案卷必須保證質(zhì)量，應(yīng)符合下列要求：=548;應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整;文件應(yīng)按公司檔案管理的要求，并結(jié)合工程實(shí)際情況合理整理、立卷 ;=548;歸檔的文件材料應(yīng)按照工程建設(shè)程序以時(shí)間和專(zhuān)業(yè)等分類(lèi)整理、立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用 ;4、接收檔案的時(shí)間和手續(xù)=548;工程項(xiàng)目竣工后一個(gè)月內(nèi)，監(jiān)理項(xiàng)目部將竣工資料整理完畢后填寫(xiě)檔案移交清單（ 一式兩份 ） ，寫(xiě)明案卷標(biāo)題、案卷數(shù)量及移交時(shí)間，交所屬工程部檢查審核 ;=548;工程部審核合格后在檔案移交清單上簽字，同竣工

2、資料一齊交總師室檔案管理人員驗(yàn)收。 =548;總師室檔案管理人員驗(yàn)收合格后，在檔案移交清單上簽字，雙方各留一份，竣工資料留存公司庫(kù)房。第二條檔案的管理制度1、按照檔案形成的特點(diǎn)，保持檔案之間的連續(xù)性和完整性，使歸檔的檔案資料能真實(shí)的反映工程建設(shè)的全過(guò)程，如實(shí)體現(xiàn)項(xiàng)目監(jiān)理部的工作情況，便于查閱和檢查。2、對(duì)接收檔案進(jìn)一步系統(tǒng)化管理，主要是：=548;對(duì)所接收的檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，包括各案卷是否完整，分類(lèi)是否清晰明確，組卷是否合理，編目工作是否齊全;=548;對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行電子信息化管理，便于查詢(xún)和調(diào)閱 ;=548;第三條檔案保管制度1、檔案庫(kù)房需保持適宜的溫度，并配備滅火器。庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，消除

3、一切火災(zāi)隱患。2、對(duì)庫(kù)房照明線(xiàn)路定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)檢修，防止短路引起火災(zāi)。3、檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查。被蟲(chóng)咬蝕的檔案不能入庫(kù)。庫(kù)房?jī)?nèi)要定期投放防蟲(chóng)藥，并勤于檢查。4、檔案管理人員進(jìn)出庫(kù)房時(shí)要關(guān)燈，鎖好庫(kù)房門(mén)。5、檔案庫(kù)要經(jīng)常打掃，保持清潔，嚴(yán)禁將有害物質(zhì)帶入庫(kù)房。6、檔案資料以盒或卷為單位，按同一項(xiàng)目資料統(tǒng)一存放的要求入庫(kù)。7、庫(kù)房柜要編制順序號(hào)，應(yīng)有檔案資料存放的示意圖。第四條檔案的統(tǒng)計(jì)制度1、認(rèn)真做好檔案資料數(shù)量的統(tǒng)計(jì)。以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確可靠。2、建立健全歸檔資料的電子臺(tái)帳，掌握檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、銷(xiāo)毀等相關(guān)信息，不斷提高檔案的管理水平。第五條檔案的保密制度1、檔案管理人員要認(rèn)真做

4、好庫(kù)房的安全保衛(wèi)和保密工作，非本部門(mén)人員未經(jīng)同意，不得進(jìn)入庫(kù)房。2、檔案資料一般不準(zhǔn)外借，必要時(shí)可摘錄，必須復(fù)印時(shí)須經(jīng)總師室同意并登記備案。凡需復(fù)制保密檔案材料須經(jīng)總師室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。4、檔案管理人員應(yīng)維護(hù)檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全為準(zhǔn)則， 做到不失密、不泄密。第六條檔案的銷(xiāo)毀制度1、對(duì)已期滿(mǎn)的檔案材料列出檔案銷(xiāo)毀清單，經(jīng)公司及總師室領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。2、執(zhí)行銷(xiāo)毀時(shí)，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，監(jiān)督銷(xiāo)毀，并且銷(xiāo)毀記錄上至少有兩人以上的簽名。一、總則1、為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。3、本制度最終解釋權(quán)歸公司辦公室，辦公室負(fù)責(zé)本制度的修訂 完善。二、檔案

5、管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求（一）檔案劃分及管理部門(mén)2、公司設(shè)立檔案室，隸屬于辦公室，辦公室負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理職責(zé)，檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級(jí)和部門(mén)級(jí)，公司級(jí)檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類(lèi)，有規(guī)范的檔案編號(hào)和標(biāo)簽，并建 立電子與紙張分類(lèi)目錄。（二）各部門(mén)資料管理3、檔案的借閱和移交、銷(xiāo)毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。三、檔案分類(lèi)（一）檔案質(zhì)量1、檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙。破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理

6、。3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。4、檔案盒表面為檔案目錄，檔案盒內(nèi)文件沒(méi)有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。5、檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時(shí)間。(二)立檔2、跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無(wú)批復(fù)的放在請(qǐng)示年立卷; 跨年度會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷; 跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷; 跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。(三)分類(lèi)1、檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 ( 如：證照類(lèi)目、制度類(lèi)目、文件類(lèi)目、合同類(lèi)目等 ) 。2、公司檔案大致分為以下

7、幾類(lèi)：(1) 證照類(lèi)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類(lèi)證照，注冊(cè)資料、年檢資料、公司章程等 ;(2) 文件類(lèi)：分外來(lái)文件和內(nèi)部文件 ;(3) 制度類(lèi)：管理制度匯編 ;(4) 合同類(lèi)：分內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。(五)檔案編號(hào)1、檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)編制檔案登記目錄表，將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。2、檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。3、公司檔案員負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)文件材料的收集、整理，按照檔案登記目錄表?xiàng)l款“對(duì)號(hào)入座”，各部門(mén)要積極配合公司檔案管理工作。四、歸檔及保存年限(二)

8、歸檔的同類(lèi)文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價(jià)值分為 1 年， 5 年， 10年。1、永久保存：(1) 公司章程、合同(2) 股東名冊(cè)(4) 財(cái)務(wù)報(bào)表(5) 政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件(6) 不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證(7) 工程設(shè)計(jì)圖(9) 其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)2、 10 年保存：(1) 預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)(3) 事業(yè)計(jì)劃資料(4) 其他經(jīng)核定須保存10 年的文書(shū)3、 1 年至 5 年保存：(1) 期滿(mǎn)或解除之合約(2) 其他經(jīng)核定保存5 年的文書(shū)4、 1 年以下暫時(shí)保存：(1) 結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。(三)公司可根據(jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充

9、規(guī)定。(四)歸檔的文件資料種類(lèi)，份數(shù)以及每份的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開(kāi)。五)按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對(duì)檔案做統(tǒng)一排列并編寫(xiě)檔號(hào)。五、檔案日常管理(一)借閱1、借閱手續(xù)：(2) 各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門(mén)負(fù)責(zé)人出示書(shū)面借閱條向辦公室借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。(3) 辦公室接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。檔案歸還時(shí)，經(jīng)辦公室核查無(wú)異后，檔案即歸入檔夾，填寫(xiě)歸還日期，取消借閱記錄2、借

10、閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面請(qǐng)示，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。5、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。（二）銷(xiāo)毀3、保管期限已滿(mǎn)但仍不能銷(xiāo)毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù) ; 未了事項(xiàng) ; 正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)項(xiàng)目、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。（三）移交1、需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制檔案移交登記表，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。檔案移交登記表需注明：移交

11、檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。2、移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn); 移交后，在清冊(cè)上簽字，檔案移交登記表一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。（四）保密1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。任何無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹(shù)立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。3、愛(ài)護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)。六、附則（一）在本制度框架下，公司各部門(mén)可根據(jù)實(shí)際狀況制訂更為具體的實(shí)施細(xì)則，

12、但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報(bào)行政部備案后，與本制度具有同等效力。（二）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。二、查閱檔案資料時(shí)，必須經(jīng)礦長(zhǎng)、總工允許，憑準(zhǔn)閱證履行登記手續(xù)，并在指定地點(diǎn)閱覽，閱覽完畢立即歸還。五、離開(kāi)檔案室時(shí)，必須檢查好門(mén)、窗，加強(qiáng)防范措施，妥善保管檔案室鑰匙，同時(shí)把電源關(guān)掉，以免把電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)損壞。六、檔案室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，通風(fēng)干燥，擺放物品整齊有序，不得亂堆亂放。檔案保管制度一、為了充分發(fā)揮檔案的利用率，入檔時(shí)必須做到材料齊全、字跡清晰，裝訂結(jié)實(shí)、整齊、規(guī)范、排列有序。二、對(duì)屬永久、長(zhǎng)期保存的檔案，發(fā)現(xiàn)有破損，做到反復(fù)修復(fù)，保證檔案的完好性。三、嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、保密等制度，防止人為散失、泄密和損缺，確保檔案的完整安全。四、為了便于查找和利用，做好檔案分門(mén)別類(lèi)、系統(tǒng)存放、集中統(tǒng)一管理工作，文件資料要有目錄、