規(guī)范化數(shù)字檔案室課件

1、數(shù)字化加工數(shù)字化加工2規(guī)范化數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)范化數(shù)字檔案室建設(shè)1軟、硬環(huán)境建設(shè)軟、硬環(huán)境建設(shè)1技術(shù)層面建設(shè)技術(shù)層面建設(shè)2制度建設(shè)制度建設(shè)32、硬件設(shè)施建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括兩方面，硬件設(shè)施和軟件設(shè)施 硬件設(shè)施 （規(guī)范第二章第五條）服務(wù)器服務(wù)器 終端機(jī)終端機(jī)（計算機(jī)（計算機(jī) ）掃描儀掃描儀 、數(shù)碼相機(jī)等、數(shù)碼相機(jī)等光盤、磁帶、刻錄機(jī)等光盤、磁帶、刻錄機(jī)等備份設(shè)備備份設(shè)備 UPSUPS（不間斷）電源不間斷）電源 打印機(jī)打印機(jī)服務(wù)器用于滿足數(shù)字化檔案管理的海量存儲、海量查詢和按需擴(kuò)展的彈性部署需求，具有高可靠性、高性能、高呑吐能力、大內(nèi)存容量等特點(diǎn)，為各用戶端的訪問提供各種共享服務(wù)的計算機(jī)。最低要求為

2、：2U/PIII Xeon 2.0GHz/1GB硬件設(shè)施計算機(jī)做為客戶端用于訪問服務(wù)器或進(jìn)行檔案數(shù)字化處理的終端設(shè)備，一般為個人計算機(jī)。最低要求為P4級2.0GHZ主頻CPU，256M內(nèi)存，80G硬盤空間硬件設(shè)施掃描儀、數(shù)碼相機(jī)用于紙質(zhì)、照片檔案的數(shù)字化。各單位應(yīng)根據(jù)室藏檔案數(shù)量、紙張幅面和質(zhì)量等情況，合理配置不同規(guī)格的掃描儀等數(shù)字化設(shè)備。對于工程、產(chǎn)品設(shè)計單位應(yīng)該配備大型掃描儀；需要批量掃描的單位，一般應(yīng)配備具備自動進(jìn)紙功能的掃描儀，以提高掃描工作效率；掃描紙張質(zhì)量較差或珍貴的檔案，一般應(yīng)采用平板掃描儀，以保護(hù)檔案原件。硬件設(shè)施光盤、磁帶、刻錄機(jī)等存儲備份設(shè)備用于紙質(zhì)、數(shù)碼照片、多媒體檔案數(shù)

3、字化的備份（ 一般用光盤、磁帶、移動硬盤等載體的脫機(jī)備份。對于檔案數(shù)量較多的單位可以采用SAN存儲構(gòu)架的海量存儲設(shè)備等）硬件設(shè)施UPS（不間斷）電源用于終端機(jī)和服務(wù)器等數(shù)字設(shè)備的斷電保護(hù)，使數(shù)字設(shè)備在斷電之后仍能正常運(yùn)行，提升系統(tǒng)的運(yùn)行穩(wěn)定性、可靠性、確保檔案信息的安全運(yùn)行。硬件設(shè)施打印機(jī)用于各類檔案目錄和圖文的輸出。硬件設(shè)施 軟件設(shè)施（規(guī)范第二章第六條）操作系統(tǒng)操作系統(tǒng) 掃描軟件掃描軟件 檔案管理應(yīng)用平臺（檔檔案管理應(yīng)用平臺（檔案管理系案管理系統(tǒng)統(tǒng) ）二、技術(shù)層面建設(shè)二、技術(shù)層面建設(shè)軟件設(shè)施操作系統(tǒng)選擇運(yùn)行穩(wěn)定、安全可靠、與硬件選型相匹配的主流操作系統(tǒng)。服務(wù)器的操作系統(tǒng)要求運(yùn)行WINDOWS

4、2000 SERVER客戶端計算機(jī)的操作系統(tǒng)要求運(yùn)行WINDOWS2000 軟件設(shè)施掃描軟件 使用掃描儀自帶或其它掃描軟件（有些是默認(rèn)的），并根據(jù)需要采用photoshop等圖像處理軟件進(jìn)行后期處理。軟件設(shè)施檔案管理應(yīng)用平臺（檔案管理系統(tǒng)） 應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案室要求開發(fā)電子文件歸檔管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)、檔案查詢利用系統(tǒng)等，構(gòu)建符合本單位實(shí)際、功能齊全、擴(kuò)展性好、安全可靠、后期維護(hù)有保障的檔案管理應(yīng)用平臺。檔案軟件系統(tǒng)應(yīng)同時具備對檔案目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)的采集、加工、管理和利用等基本功能。3、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 建設(shè) （規(guī)范第二章第七條）檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò) 數(shù)據(jù)交換數(shù)據(jù)交換網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)

5、 應(yīng)配備高性能的符合信息安全要求的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和設(shè)施，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整理加工和存儲管理。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)相對獨(dú)立，與外部網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)物理或邏輯隔離。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)數(shù)據(jù)交換 檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)與辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)的數(shù)據(jù)交換應(yīng)分層授權(quán)，專人負(fù)責(zé)，保證數(shù)據(jù)的安全。各單位應(yīng)積極搭建安全、穩(wěn)定、高性能、跨平臺、跨系統(tǒng)、跨應(yīng)用的信息交換平臺，從而實(shí)現(xiàn)應(yīng)用數(shù)據(jù)交換的快捷、方便、安全，并且具有良好的穩(wěn)定性、安全性及可擴(kuò)展性。（三）檔案數(shù)字化建設(shè)（檔案目錄數(shù)據(jù)庫（三）檔案數(shù)字化建設(shè)（檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)）建設(shè)） 以特定方式組織起來的檔案數(shù)據(jù)集合。具體地講，就是以特定方式組織起來的檔案數(shù)據(jù)集合。具體地講，就是為滿足多個用戶多

6、種應(yīng)用需要，按照一定的數(shù)據(jù)模型將本為滿足多個用戶多種應(yīng)用需要，按照一定的數(shù)據(jù)模型將本單位所保管的檔案信息存貯在計算機(jī)中以備使用的數(shù)據(jù)形單位所保管的檔案信息存貯在計算機(jī)中以備使用的數(shù)據(jù)形式。（如：文本型、圖像型、圖形型、音頻型、視頻型、式。（如：文本型、圖像型、圖形型、音頻型、視頻型、數(shù)據(jù)型、程序型等歸檔電子文件數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)型、程序型等歸檔電子文件數(shù)據(jù)。 ）數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫目錄數(shù)據(jù)庫目錄數(shù)據(jù)庫全文數(shù)據(jù)庫全文數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫定義：數(shù)據(jù)庫定義：1、目錄數(shù)據(jù)庫定義： 將檔案信息以二維數(shù)據(jù)表的形式保存的集合。通俗地講，所謂目錄數(shù)據(jù)庫就是用檔案管理軟件將檔案信息按照一定格式錄入到計算機(jī)中保存，形成的數(shù)據(jù)集。也就是將

7、我們以前手工抄寫的案卷目錄、文件目錄等檢索工具的內(nèi)容，錄入計算機(jī)，形成機(jī)檢目錄，以待查詢利用。目錄數(shù)據(jù)庫浙江省示范（規(guī)范化）數(shù)字檔案室創(chuàng)建要求：100%的室藏檔案有電子目錄，建立室藏各類檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并實(shí)現(xiàn)計算機(jī)檢索。檔案實(shí)體與電子目錄一一對應(yīng)，合格率應(yīng)達(dá)99%；目錄數(shù)據(jù)錄入完整準(zhǔn)確規(guī)范，合格率達(dá)到95%以上。 建立2種以上專題數(shù)據(jù)庫。（職務(wù)任免、編研成果、新聞媒體報道、各類榮譽(yù)等） 2、全文數(shù)據(jù)庫定義： 是電子文件的數(shù)據(jù)集合。具體地講就是借助數(shù)字設(shè)備及第三方軟件將紙質(zhì)等載體的檔案信息轉(zhuǎn)化為可用計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理的電子文件信息的數(shù)據(jù)集合。 全文數(shù)據(jù)庫浙江省示范（規(guī)范化）數(shù)字檔案室創(chuàng)建

8、要求：紙質(zhì)檔案保管期限為永久、長期（或30年）的文書檔案、業(yè)務(wù)檔案和科技檔案；保管期限為永久的會計檔案應(yīng)完成全文數(shù)字化掃描。每完成1年得1分。檔案數(shù)字化成果質(zhì)量符合國家和省有關(guān)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范的要求。建立多媒體數(shù)據(jù)庫，完成室藏重要照片、聲像、實(shí)物等檔案數(shù)字化。全文數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)方式：實(shí)現(xiàn)方式：紙質(zhì)檔案和照片檔案的數(shù)字化一般采用紙質(zhì)檔案和照片檔案的數(shù)字化一般采用掃描方式進(jìn)行掃描方式進(jìn)行.注意：注意：1、一般的民用數(shù)碼相機(jī)不可做為紙質(zhì)和照片、一般的民用數(shù)碼相機(jī)不可做為紙質(zhì)和照片檔案的數(shù)字化工具檔案的數(shù)字化工具2、錄音錄像檔案應(yīng)采用專用的數(shù)字設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化、錄音錄像檔案應(yīng)采用專用的數(shù)字設(shè)備進(jìn)行數(shù)字

9、化 三、制度建設(shè)三、制度建設(shè)小結(jié)1、紙質(zhì)檔案 用掃描儀數(shù)字化時，掃描類型建議采用“黑白”和“灰度”兩種方式，如果要保留紅頭文件和印章可以選用“彩色模式”，采用哪種模式的標(biāo)準(zhǔn)是以掃描出來的文件要清晰，不失真為準(zhǔn)，也要考慮載體的容量問題。 對于頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶圖片的檔案材料，對于頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶圖片的檔案材料，可采用黑白方式進(jìn)行掃描；可采用黑白方式進(jìn)行掃描；對于清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁面為多色對于清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁面為多色文字的檔案采用灰度方式。文字的檔案采用灰度方式。 需要注意的幾個問題： 掃描方式一定要根據(jù)不同檔案材質(zhì)掃

10、描方式一定要根據(jù)不同檔案材質(zhì) 來選擇，不能一概而論。來選擇，不能一概而論。 選取有效范圍進(jìn)行掃描，去除多余的選取有效范圍進(jìn)行掃描，去除多余的 白邊，以有效縮小圖像文件的容量。白邊，以有效縮小圖像文件的容量。 紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)糾偏糾偏 對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾編處理，以達(dá)到對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾編處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。方向不正確的圖像視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。去污去污 對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。如黑點(diǎn)、黑線、

11、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。檔案原貌的原則。紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)掃描的圖像應(yīng)保存為TIFF或JPEG格式。其中掃描類型選擇“黑白”的，存為TIFF格式；掃描類型選擇“灰度”和“彩色”的存為JPEG格式 。紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 紙質(zhì)檔案的掃描儀光學(xué)分辨率一般建議選擇150dpi。 掃描的線數(shù)可以根據(jù)所掃材料的清晰掃描的線數(shù)可以根據(jù)所掃材料的清晰度作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。如果材料較差并且尺度作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。如果材料較差并且尺寸較小，可以適當(dāng)提高線數(shù)；如果材料寸較小，可以適當(dāng)提高線數(shù)；如果材料清晰或幅面較

12、大，可以考慮減少線數(shù)。清晰或幅面較大，可以考慮減少線數(shù)。減增的多少以掃描后圖象按原尺寸顯示減增的多少以掃描后圖象按原尺寸顯示清晰可見為標(biāo)準(zhǔn)。清晰可見為標(biāo)準(zhǔn)。 紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)對于圖紙檔案建議用大型掃描儀掃描，分辨率建議選擇200dpi若用小型掃描儀掃描所得圖象，處理后應(yīng)保持與原件的一致性紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)掃描圖像縮放比應(yīng)為100 對于印件、定稿為同一份的文件， 只需掃描印件 2 2 、照片檔案、照片檔案 照片檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)照片檔案數(shù)字化采用掃描方式進(jìn)行。彩色照片掃描類型采用“彩色”模式；黑白照片掃描類型采用“灰度”模式。 掃描后的照片建議采用掃描后的照片建議采用JPEGJPEG格式格式 掃描圖像縮

13、放比應(yīng)為掃描圖像縮放比應(yīng)為100100 照片檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)照片檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)對于所掃描的照片，以常見對于所掃描的照片，以常見5 5寸照片大小寸照片大小（12.5cm 12.5cm * *8.5cm8.5cm）為參照，統(tǒng)一采用）為參照，統(tǒng)一采用600pdi;600pdi;對于其他太大或太小的照片，掃描線數(shù)可作相對于其他太大或太小的照片，掃描線數(shù)可作相應(yīng)調(diào)整，一般照片尺寸越小掃描線數(shù)越大；對應(yīng)調(diào)整，一般照片尺寸越小掃描線數(shù)越大；對于一些涉及重要?dú)v史事件和任務(wù)的照片，其掃于一些涉及重要?dú)v史事件和任務(wù)的照片，其掃描精度可在以上基礎(chǔ)上適當(dāng)增加。描精度可在以上基礎(chǔ)上適當(dāng)增加。存檔的重要的照片要用存檔的重要的照片要用600dpi600dpi一般使用的要用一般使用的要用200dpi200dpi或或300dpi300dpi僅限于提供網(wǎng)上查詢利用用僅限于提供網(wǎng)上查詢利用用72dpi72dpi 3 3 錄音、錄像檔案錄音、錄像檔案 錄音帶錄音帶錄音帶數(shù)字化應(yīng)選用錄音帶數(shù)字化應(yīng)選用44.1khz44.1khz（頻率）（頻率）作為采樣標(biāo)準(zhǔn)（作為采樣標(biāo)準(zhǔn)（CDCD的標(biāo)準(zhǔn)）。的標(biāo)準(zhǔn)）。錄音帶數(shù)字化后存儲格式應(yīng)為錄音帶數(shù)字化后存儲格式應(yīng)為WAVWAV或