采購部-ERP系統操作手冊

1、 江門瑞怡樂甜味廠有限公司ERP系統操作手冊文檔作者:古世文創(chuàng)建日期:2013-11-17確認日期:文檔編碼:A TTN-SUNLIKE-CHIC-002當前版本:V1.0審批簽字:天心公司項目經理瑞怡樂公司項目經理拷貝數量_ 文檔控制更改記錄日期作者版本更改參考2013-11-17 古世文V1.0 文檔建立審閱姓名職位簽字分發(fā)人員編碼姓名地點和位置 目錄引言 (2通用性 (3快捷鍵使用 (3單據臨時保存 (3單據默認值設定 (4貨品查詢 (6我的工作臺 (10整體流程圖 (17采購部 (18采購部流程 (18請購批次轉采購作業(yè) (18采購單 (21進貨單 (22引言前期通過對江門瑞怡樂甜味廠

2、有限公司(以下簡稱瑞怡樂的需求調研、系統配置、操作培訓、流程優(yōu)化等階段,現對這些階段所在ERP系統里實現的功能進行詳細描述,構成了該操作手冊。其中重點描述瑞怡樂的銷售方面、財務方面、電商方面、生產方面、采購方面、倉庫方面和物流方面的業(yè)務流程、組織形式在ERP系統里的操作方式,同時該文檔也列示一些ERP系統的關鍵性操作和功能要點。該方案中,我們將明確:系統基本功能各業(yè)務流程的系統操作關鍵性操作說明業(yè)務報表反映參考相關文檔:采購部操作手冊 通用性快捷鍵使用在系統里,打開任何單據時,可以提供以下的快捷鍵使用:F1 打開當前單據的系統說明,以便操作員可以查看該單據的欄位說明和操作方法;F2 “新增”單

3、據按鈕快捷鍵;F3 “速查”窗口快捷鍵;F4 “刪除”單據快捷鍵,是對整張單據內容進行刪除;CTRL+D 組合鍵,對單據其中一行內容進行刪除;CTRL+A 組合鍵,對單據內容完全復制變?yōu)樾碌膯螕?CTRL+I 組合鍵,對單據任兩行之間插入一行;F8 “存盤”單據快捷鍵;F7 “打印”單據快捷鍵;單據臨時保存操作員在進行單據錄入時,有時單據還沒有完全錄入完畢,但有其它事情要進行處理,如果此時保存了該單據,則單據會自動進入下一流程環(huán)節(jié),就會提供了不完整的單據信息。系統提供可以不用保存單據,只需將此單據存入臨時數據庫,操作員也可以將系統退出,下次再登錄時,將此臨時的單據調出即可,如下的操作: 在單據

4、表頭右邊的空白位置點鼠標右鍵,如下圖標示:在空白區(qū)域點鼠標右鍵后,會出現如下圖所示的菜單:在此空白區(qū)域點鼠標右鍵 在出現的菜單列表里選擇“當前數據存入臨時表”,出現如下圖的窗口: 系統會自動在“單號”欄位生成一張臨時記錄的單號,以便下次調出臨時數據時使用,操作員也可以在備注欄位內輸入一些信息,以便查詢,然后點“確定”即可。下次登錄系統時,則同樣可以在單據的表頭空白處點鼠標右鍵調出菜單列表,選擇“從臨時表導入數據”,在彈出的窗口里選擇已經保存了的臨時數據即可。單據默認值設定操作員在操作單據,對于一些每次都必須輸入且是相同數值的欄位時,系統提供設定單據的默認,減輕輸入 量。比如請購單,表頭的采購部

5、門、請購部門、請購人員這幾個欄位都是要求必輸入的,則可以對其設定默認值。同樣在單據表頭的空白區(qū)域內點鼠標的右鍵,在彈出的菜單列表里選擇“表頭欄位設定缺省值”,如下圖所示: 選擇菜單后,彈出如下圖的窗口: 在“設定默認值”窗口里,對要設定默認值的欄位里選擇上內容,然后確定即可。操作員以后每次打開此單據時,已設定默認值的欄位都不用再重新輸入。 貨品查詢操作員在做單的時候,必須錄入貨品資料,而在系統里如何能快速快速查找到自己所需的資料呢?系統提供 以下三種查詢方式,以請購單為例:1. 默認查詢單據下方屬性里的貨品查詢方式選為“ 1. 默認查詢” ,如下圖所示: 將鼠標放在“品號”欄位內,如下圖所示:

6、 然后在“品號”欄位內直接輸入該物料的編碼或名稱關鍵詞或關鍵詞的拼單首字母(助記碼 ,系統會將根據輸入 的關鍵詞進行過濾,會將包含該關鍵詞的內容顯示出來,如下圖所示: 此種過濾方式,因考慮到顯示資源的問題,所以系統只會顯示出前 50筆包含此關鍵詞的資料。2. 組合查詢組合查詢的方式可以同時根據編碼、名稱、規(guī)格等幾個欄位信息一起過濾,前提是要在單據下方的“屬性”里將 貨品查詢方式選為“ 2. 組合查詢” ,如下圖所示: 然后在單據里的品號欄位里,點擊欄位里右邊的 按鈕,會彈出如下 的窗口: 這樣可以在相應的過濾欄位里選擇或輸入內容,系統會根據這樣的多級過濾條件進行查詢,如下圖所示: 系統會將所含

7、有該關鍵詞的內容全部過濾出來,只需在對所需的物料前面的“選擇”欄位進行雙擊,可以多選。 然后再點右下角的確定即可。欄位說明:大類:編碼的總歸類,分為制成品、半成品、原料、物料;中類:請參閱編碼原則文檔;品號:物料編碼,請參考編碼原則文檔;品名:物料名稱,可以輸入其中某一關鍵詞。3. 默認模糊查詢單據下方屬性里的貨品查詢方式選為“ 1. 默認查詢” ,如下圖所示: 然后在單據里的品號欄位里,點擊欄位里右邊的 按鈕,會彈出如下 的窗口: 解決方案 第一次打開此窗口時,系統會將操作員權限內的所有貨品資料過濾出來。然后在窗口上方的“條件”菜單里選擇“查找” ,如下圖所示: 選擇“查找”菜單后,會出現如

8、下圖所示的窗口:解決方案 然后操作員可以在左邊的查詢欄位內容輸入關鍵內容查詢過濾,如下圖: 此種方法是比較高效的查詢方式,系統會自動將本次操作的過濾關鍵詞保存,下次再進入此窗口時,顯示速度會 加快。建議在所有單據里查詢貨品時都采購此方式。我的工作臺用戶每次登錄系統時,都會自動顯示“我的工作臺”界面,如下圖: 如此選項沒有勾上時,進入系統時不會自動顯示我的工作臺如登錄系統時,沒有顯示“我的工作臺”,則可以直接在系統左上角的菜單框里輸入“我的工作臺”拼音首字母,也可以直接帶出菜單,如下圖:或可以直接點擊此快捷圖標對于操作用戶,可以直接在左邊的“我的單據”里查詢有哪些單據(需審核的已經被審核或還是在

9、審核中的,如下圖說明: 在查詢未審核單據、終審單據、退審核單據等信息時,如顯示內容不齊全,則要注意下方的過濾設置條件查詢窗口里的日期有沒有選擇正確,如下圖: 對于部門經理、公司領導或職能部門,需要對單據進行審核時,可以在“我的工作臺”上點選“我的審核”,如下圖:未審單據:當前操作員輸入的需走審核流程且“未審核”的單據;在審單據:當前操作員輸入的需走審核流程且未終審、但已進入審核過程的單據;終審單據:當前操作員輸入的需走審核流程且已終審的單據;退審單據:當前操作員輸入的需走審核流程的但被退審的單據; 要查看有哪些單據需要審核時,則點擊“待審核”按鈕,會出現如下圖: 對于待審核單據的詳細內容,可以

10、直接雙擊單據號碼欄位里的單據號,系統會自動跳轉到該單據的詳細信息,比如現在雙擊單據號碼為:SO3B240001這張單,結果顯示如下圖: 如對該單據是審核同意或是不同意時,可以點擊下面的“審核”,如下圖: 此時選擇“同意”或“不同意”,系統會再次彈出提供輸入留言窗口,如下圖: 如有備注信息輸入后,確定即可。要查看已經審核了哪些單據,或要對某張單據進行反審核時,則可以在“我的工作臺”左邊選擇“已審核”,如下圖: 可以雙擊該單據號碼進行后,再在下方點選“反審核”,也可以在此頁面上的“同意/不同意”上單擊右鍵選擇“反審核”。如果要反審核之前已經審核通過的單據時,前提該單據還沒有流轉到下一流程.系統提供

11、記錄操作員近期時間內操作過的單據,以便操作員可以快速打開單據進行作業(yè),則在“我的工作臺”左邊選擇“最近的工作”,如下圖: 有部分操作員開通了預警提示,不同的操作員有不同的內容。這部分操作員進入“我的工作臺”后,可以在左邊的菜單中選擇“我的預警”,如下圖所示: 此時對于顯示紅色的內容,可以雙擊進入查看即可。可以根據這些預警的信息進行后續(xù)單據處理。對于“我的工作臺”更詳細的操作說明,請參閱文檔Sunlike+ERP+系統維護操作手冊。 整體流程圖主流程圖質檢部生產部PMC 部倉庫部采購部研發(fā)部財務銷售部采購單進貨檢驗單BOM 清單單客戶收款合格生產領、退、補料單憑證過賬單廠商付款出庫單客戶訂單生產

12、繳庫驗收單異常通知單請購單合格不合格返工入不良倉報廢單制成品送檢進貨退回單制令單不合格進貨單進貨送檢銷貨單受訂單憑證自動結轉生產領、退、補料申請單生產需求分析庫存調整單成品繳庫單非生產領退、補料申請單非生產領退、補料申請單暫估單半成品(粉料片粒繳庫單BOM 清單報廢請購單 采購部采購部流程采購流程生產需求分析(PMC請購商品建議(PMC請購單(PMC采購單(采購進貨單(采購收到供應商發(fā)票說明:PMC 根據受訂單(國內和生產計劃單(國外通過生產需求分析(結合產品BOM 表和物料的庫存量、在途量、未發(fā)量得出物料的需求量,參考物料的需求量從而結合MYEXCEL 下達請購單;然后采購部根據請購單的預交

13、日期分別轉為采購單,向供應商下達采購指令。涉及單據和用途單據別用途請購批次轉采購作業(yè) 請購轉采購采購單 直接下達采購購買指令 進貨單收到發(fā)票后,從暫估單轉進貨單請購批次轉采購作業(yè)適用于采購員對PMC 部門下達的請購單進行采購處理。 1、 打開“請購批次轉單作業(yè)”的菜單如下: 2、打開“請購批次轉單作業(yè)”后,系統會跳出如下的窗口所示: 1、點擊打開單據3、采購員可以在此窗口輸入過濾條件(貨品代號、請購部門等,如果不輸入過濾條件而直接點確認按鈕后,系統會將采購員所管屬的貨品過濾出來,如下圖所示:可以填寫篩選條件3、點擊【確定】2、點擊【過濾】4、采購員可以此界面上直接修改請購貨品的品號(需在屬性的

14、允許修改的欄位里選上品號、采購對象(供應商、數量、單價,當修改為符合采購的條件后,在前面的選擇欄位雙擊上Y,然后點下面的“產生采購單”,系統則會將所選擇的數據生成采購單,生成采購單后,采購員可以雙擊此采購單號,進入采購單后再修改里面的內容。 在此界面可以同時將不同供應商的貨品轉入采購單,系統會自動按不同的供應商生成不同的采購單。涉及單據和審核單據別必輸欄位制單人審核人代理審核人請購批次轉采購請購單號4、選定要轉采購單的請購單雙擊選擇欄位勾選Y5、點擊產生采購單點擊產生采購單后,表單會自動生成采購單號雙擊采購單號,可以看到采購單明細資料解決方案 采購單 采購單是向供應商下達采購信息，是采購流程執(zhí)

15、行的第一步，采購單里面必須包含：供應商、貨品、價格等信息。 采購單可以由通過請購轉采購作業(yè)時生成，也可以在采購單表頭的轉入單號欄位轉入對應的請購單，也可以直接 錄入采購單。 1、 打開“采購單”的菜單如下： 2、 打開“采購單”后，系統會跳出如下的窗口所示： 從舊系統拷貝該采購單號過來 這樣能保持新舊系統資料一致 Ps：拷貝動作只是個過渡期，等不用 舊系統，新系統單號是直接生成 1、點擊【新增】單據 l 欄位說明： 采購日期：下達采購的日期； 廠商：供應商，如查詢不到所需的供應商時，請?zhí)嶂霖攧詹夸浫牍绦畔ⅲ?品號：采購的物料編號，如查詢不到對應的編號時，請?zhí)嶂料鄳娜藛T重新編號錄入； 數量

16、：要采購的數量，配合單位使用； 數量（副） ：當貨品有兩個單位的，系統會自動轉換副單位的數量； 單價：采購貨品的單個單位價格； 是搭贈貨品：在下采購單的時候，如果此貨品是廠商贈送的，則需雙擊此欄位，變?yōu)?T 值，且會將單價去掉。 3、錄入采購單的內容后，點存盤即可，如下圖所示： 專業(yè) 誠信 高效 21 / 24 解決方案 2、填寫單據供應商信息 3、填寫物料清單信息 4、核對無誤，保存單據 涉及單據和審核 單據別 PO 采購單 必輸欄位 廠商、品名、數量、金額 制單人 審核人 代理審核人 進貨單 適用于：當采購對應的發(fā)票回來后，在進貨單里轉入發(fā)票對應的采購貨品。 1、 打開“進貨單”的菜單如下： 2、 打開“進貨單”后，系統會跳出如下的窗口所示： 1、點擊【新增】單據 3、由于采購回來的貨品是要經過暫估入庫的，所以在表頭的“轉入單號”欄位選擇“從暫估單轉入” ，如下圖所 專業(yè) 誠信 高效 22 / 24 解決方案 示： 2、點擊【轉入單號】 點選3.從暫估單轉入 4、在彈出的窗口里，在“客戶廠商”欄位選擇發(fā)票對應的供應商，然后點“查詢” ，系統會將此供應商所有的暫 估單過濾出來（未做發(fā)票處理的暫估單） ，如下圖所示： 3、直接點【查詢】 ，或 者先輸入