某上市公司行政管理制度之公文處理制度實施細則

1、公文處理實施細則一、職能與分工（一）XXXXX有限公司公文是傳達貫徹公司的方針、政策及x XXXX公司管理工作的部署，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作，報 告溝通情況、交流經(jīng)驗的重要工具。（二）公司綜合管理部負責(zé)公司的公文處理工作，具體組織和協(xié)調(diào) 公文的全過程處理。（三）公司各部門是公文處理的具體責(zé)任部門，具體負責(zé)協(xié)調(diào)職能 范圍之內(nèi)的公文處理工作。二、責(zé)任（一）收文處理1、 綜合管理部文檔人員負責(zé)來文的簽收、拆封、 登記、 分辦、 傳遞、 催辦、保管、歸檔、查閱，各部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示負責(zé)來文的承辦。2、上級公司送寄或由 0A下達公司的公文由行政主管負責(zé)拆圭寸、登 記、傳遞、催辦、保管。（二）發(fā)文處

2、理1、公司發(fā)文由辦文部門負責(zé)擬稿、審核，綜合管理部負責(zé)核稿、審 稿，送公司主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2、綜合管理部負責(zé)對各部門、公司系統(tǒng)各單位的公文處理工作進行 統(tǒng)一指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、檢查。（三）綜合管理部負責(zé)統(tǒng)一組織各部門、公司系統(tǒng)各單位文秘人員 的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。三、權(quán)限（一）綜合管理部1、綜合管理部有權(quán)拆封署名公司收啟的信件。2、綜合管理部有權(quán)根據(jù)收文內(nèi)容，按部門職責(zé)范圍進行分辦。3、公司領(lǐng)導(dǎo)批辦的重要文電，綜合管理部有權(quán)實施督辦和催辦。（二）各部門1、需要其他部門協(xié)助辦理的文件，主辦部門有權(quán)召集協(xié)辦部門共同 研究辦理。2、根據(jù)工作需要，部門有權(quán)提出發(fā)文意見，并草擬公文。3、擬稿人根據(jù)擬文需要有權(quán)查閱

3、有關(guān)文件、資料，了解領(lǐng)導(dǎo)意圖。4、各部門有權(quán)對公文處理工作提出改進意見。四、管理內(nèi)容和要求（一）行文規(guī)則1、行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重實效。2、行文關(guān)系應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級行文。 因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)同時抄送被越過單位。3、向上級請示的公文，應(yīng)一文一事，主送一個單位，如需同時送其 他單位，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。 “報告”中不得夾帶請示事項。4、除上級公司負責(zé)人直接交辦的事項外，不得以單位名義向上級公 司負責(zé)人報送“請示” 、“意見”、“報告”。5、凡部門之間尚未協(xié)調(diào)一致的問題，不得各自向上或向下行文。6、發(fā)文應(yīng)根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。（二）公文種類見附錄 A。（

4、三）公文格式見附錄 B。（四）公文處理1、收文辦理收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、擬辦、批辦、 承辦、催 （ 督） 辦等程序。（1）簽收、 拆封。凡署名公司信件， 一律由綜合管理部簽收、 拆封； 署名部門收啟的信件，由各部門簽收、拆封、登記；各部門人員凡直接 收到主送或抄送公司或公司部門的文件，一律交綜合管理部處理。（ 2）登記。對上級和公司所屬單位來文， 一律輸入計算機分類登記。 當(dāng)天收文當(dāng)天輸入，登記正確率、準確率 100。（3）擬辦、批辦。綜合管理部按來文的輕重緩急和公司領(lǐng)導(dǎo)分工， 提出擬辦意見分送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦或部門主辦、協(xié)辦。1 ）屬全公司性重大政策、決策的文件，送總經(jīng)

5、理閱示；重大政策、 決策的文件抄報董事會及上級公司。2 ）屬某一方面的重大政策、決策的文件，或?qū)倌骋环矫娴闹匾獦I(yè)務(wù) 工作的文件，分送分管副總經(jīng)理閱處并抄報總經(jīng)理閱；3 ）屬一般性業(yè)務(wù)工作的文件，分送部室承辦；涉及幾個部室共同辦 理的文件要明確主辦部門和協(xié)辦部門。（4）傳遞。 除機要文件外， 其它文件可通過書面流轉(zhuǎn)傳遞或通過 0A 系統(tǒng)進行網(wǎng)上傳遞 （流轉(zhuǎn)） 。機要文件的傳閱按保密程序執(zhí)行，有特殊要 求的文件按要求辦理。5）承辦。各部門承辦的文件，部門負責(zé)人須簽署承辦意見，明確承辦人。特急文件要求當(dāng)日內(nèi)完成，急件在 3 日內(nèi)完成，一般公文辦理 時間不超過 5 日。（6）催（ 督） 辦。對公司領(lǐng)導(dǎo)

6、有明確批示要求的文件，由綜合管理部 向各部門催 （督） 辦，并做好催 （督）辦記錄。2、發(fā)文辦理 發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程， 包括擬稿、部門審核、 會簽、 綜合管理部核 （審） 稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、印刷、用印和裝訂、封發(fā)、歸檔等程 序。（1）擬稿。公文擬稿人應(yīng)事先掌握發(fā)文意圖、發(fā)文主題，查閱依據(jù) 資料，明確行文關(guān)系，正確選擇文種，書面流轉(zhuǎn)或在0A系統(tǒng)的發(fā)文管理中操作。草擬的文稿應(yīng)做到：1）符合國家的法律、 法規(guī)，符合黨和政府的方針、 政策和公司規(guī)定、 規(guī)程、規(guī)章制度，依據(jù)正確、充分。2）情況確實，主題、觀點鮮明，內(nèi)容、要求明確，具有可操作性。3）對前面已發(fā)過類似內(nèi)容的文件， 要明確前后關(guān)系

7、， 避免產(chǎn)生矛盾。4）邏輯性強，文字精練、合乎語法，不生造詞匯，不用不規(guī)范的簡 稱，準確使用標點符號，篇幅力求簡短。5）人名、地名、數(shù)字、引文準確；數(shù)字使用，除公文編號、統(tǒng)計表、 序號、專有術(shù)語和其它必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫以外，般使用漢字書寫。6 ）文稿中所標的計量單位，嚴格按中華人民共和國計量單位規(guī) 定的名稱使用。7 ）章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應(yīng)按下列順序排列：第一層為 “一、”， 第二層為“（一）”，第三層為“ 1、”，第四層為“ （1） ”。8）公文格式標準中所規(guī)定的內(nèi)容完整、 準確，公文主題詞標引正確。（2）部門審核。草擬的文稿由文稿起草部門負責(zé)人審核。（3）會簽。對涉及其他部門職能范圍的文

8、稿，主辦部門須履行會簽 手續(xù)。會簽部門對文稿涉及本部門職能范圍的內(nèi)容負責(zé)。如有不同意見 應(yīng)寫明理由或當(dāng)面協(xié)商。會簽完畢須返回主辦部門，審查會簽意見一致 后送綜合管理部核稿。（4）公文核稿。公文核稿由綜合管理部負責(zé)，核稿內(nèi)容如下：1 ）是否需要行文。2 ）是否符合國家的方針、政策、法令、法規(guī)、規(guī)程和制度，與當(dāng)前 公司中心工作和其它有關(guān)文件有無矛盾、脫節(jié)，與公司已發(fā)的規(guī)定是否 銜接。3）提出的要求、辦法、措施是否明確、具體、切實可行。4 ）會簽部門意見是否協(xié)商一致。5 ）是否符合本標準的規(guī)定。6）處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。7 ）附件是否齊全。8 ）公文主題詞的標引是否規(guī)范，

9、文字敘述是否符合文法和邏輯，標 點符號是否正確，發(fā)文代字是否正確。（5）簽發(fā)。公司發(fā)文的書面文稿或電子文稿由綜合管理部按公司領(lǐng) 導(dǎo)分工和重要程度送相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（6）印刷。公文印刷由綜合管理部負責(zé)，做到字跡清晰。公文印刷 用紙厚度70 80克，紙幅尺寸應(yīng)按國際標準 A4型。（7）用印。公司發(fā)文由綜合管理部負責(zé)審核用印，印章使用正確率100（8）裝訂、封發(fā)、歸檔 公司發(fā)文由綜合管理部負責(zé)裝訂、留存歸檔并發(fā)送電子郵件，寄發(fā) 或傳真主、抄送單位。公文應(yīng)及時統(tǒng)一交檔案室。公文從交付打印到封發(fā)時間不超過 2 天，急件不超過 1 天。（9）公司各部門以部門名義行文一律用便函、傳真形式，由發(fā)函部 門負責(zé)人

10、簽發(fā)。以公司名義行文的便函、傳真一律由總經(jīng)理簽發(fā)。（五）密級文件行文程序1、部室按職能分工起草文件。2、發(fā)文內(nèi)容是否具有密級，由公司保密委確定。凡標有密級的行文 不從辦公自動化系統(tǒng)行文，采用人工方式行文。填寫發(fā)文擬稿單 （ 文件標 題、密級、印發(fā)份數(shù)、發(fā)送范圍 ） 。3、部室領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，需有關(guān)部門會簽的文件由起草部室負責(zé)組織 會簽。4、公司綜合管理部機要秘書負責(zé)核稿、編號，并經(jīng)綜合管理部主任 審核后，呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。5、總經(jīng)理秘書負責(zé)密級文件的打印、校對、裝訂、用印和分發(fā)，原 稿和文件樣本送交公司檔案室歸檔。五、檢查與考核由分管綜合管理部的負責(zé)人根據(jù)本辦法及其他相關(guān)標準進行考核與 檢查。六、

11、附則（一）本制度解釋權(quán)屬公司綜合管理部。（二）本制度自公布之日起執(zhí)行。 附錄 A公文種類使用標準A1決定（下行）適用于對重要事項或重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更 或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。A2通告（下行）適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項。A3請示（上行）適用于向上級單位請求指示和批準。A4報告（上行）適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級 單位的詢問。A5通報（下行）適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或事項。A6批復(fù)（下行）適用于答復(fù)下級單位請示事項。A7通知（平行、下行）適用于發(fā)布規(guī)章；批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的 公

12、文；要求辦理和需要有關(guān)單位周知或共同執(zhí)行的事項及任免人員。 A8意見（上行、下行、平行）適用于對重要問題提出見解和處理辦法；答復(fù)對方征求對某項工作的 意見。A9函（上行、下行、平行）適用于平行的或不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向其他業(yè)務(wù)主管部門請求批準和答復(fù)審批事項等。 辦理例行公事與應(yīng)急公務(wù)等，用“便函” 。A10會議紀要（平行、下行）適用于記載、傳達會議情況和議定事項。附錄 B公文格式使用標準B1 公文一般由秘密等級和保密期限、 發(fā)文單位標識、 發(fā)文字號、 簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、單位印章、成文時間、抄送單位、主題 詞、印發(fā)單位、印發(fā)日期等部

13、分組成。B2 涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標明密級和保密期限，密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”，其中，“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)標明份數(shù)序號。B3 發(fā)文單位標識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主 辦單位排列在前。B4 緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標明“特急” ，“急件”。B5 發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號；聯(lián)合行文，只標明主辦單 位發(fā)文字號。B6 上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名。在橫線上方左側(cè)標注發(fā)文字號，右側(cè)注 明簽發(fā)人，其中，“請示”應(yīng)在成文日期之下空 1 行左空 2 格的位置向后 標識聯(lián)系人和聯(lián)系電話，并括號括起來。請示不能抄送下級單位。B7 公文標題應(yīng)準確、 簡要地概括公文的主要內(nèi)

14、容， 并準確標明公文種類。除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標題中一般不用書名號和其他標點符號。轉(zhuǎn)發(fā)文件的標題，除轉(zhuǎn)發(fā)的文種為“通知”時省略外，其它文種可 保留一級。如“轉(zhuǎn)發(fā) XX 報告的通知”；轉(zhuǎn)發(fā)的文種是通知時，為“轉(zhuǎn)發(fā) XX的通知”。B8 首頁必須顯示正文。B9 公文如有附件，應(yīng)在正文之后空 1 行，左空 2 格，用 3 號仿宋體字標 識附件說明。附件說明如有序號，應(yīng)使用阿位伯?dāng)?shù)碼 （ 如“附件： 1 XXXXXX” ） ，附件名稱后不加標點符號。BIO 公文除會議紀要 （以會議紀要名稱為文頭的 ）外，一律加蓋印章。 聯(lián)合 下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文的蓋章順序，應(yīng) 與文頭單位排列順序相同。B11成文日