行政管理制度匯編公文處理管理規(guī)定頁

1、武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司W(wǎng)uha n Kaidi Gree n En ergy Developme nt & Operati on公文處理管理規(guī)定（試行版）KY-GL-G-02-A版次A/O分發(fā)號持有人狀態(tài)受控 非受控 作廢口密級秘密 機(jī)密口 絕密口編制/日期審核/日期批準(zhǔn)/日期錯誤!未定義書簽 錯誤!未定義書簽 錯誤!未定義書簽 錯誤!未定義書簽 錯誤!未定義書簽 錯誤!未定義書簽 錯誤!未定義書簽 錯誤!未定義書簽 錯誤!未定義書簽 錯誤!未定義書簽 錯誤!未定義書簽 錯誤!未定義書簽 錯誤!未定義書簽 錯誤!未定義書簽1目的2范圍3定義4職責(zé)5程序公文的種類公文格式行文規(guī)

2、則發(fā)文處理收文處理文件發(fā)放管理公文的歸檔及管理6相關(guān)文件7記錄1 目的為使公司的行政公文處理工作進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化，保證公文處理的準(zhǔn)確性和及 時(shí)性，滿足公司的實(shí)際需求，特制訂本規(guī)定。2 范圍本規(guī)定適用于公司公文的發(fā)文、行文及分發(fā)處理全過程的管理工作。3 定義公文是指管理過程中所形成的具有法定效力的規(guī)范體式的公務(wù)文書， 以及經(jīng)營更新 過程中的大部分記錄資料。公文是傳達(dá)貫徹公司領(lǐng)導(dǎo)層的相關(guān)方針、政策以及相關(guān)指示 的重要工具，并且還是報(bào)告工作、交流經(jīng)驗(yàn)的重要渠道。公文處理是指公文的收發(fā)、傳閱、呈送、請辦、承辦等一系列相關(guān)聯(lián)、銜接有序的 工作。4 職責(zé)總經(jīng)理工作部是公司公文的處理管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)公司公

3、文的統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳 遞、用印、立卷、歸檔和銷毀工作，負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司各部門的公文處理工作。公司各職能部門負(fù)責(zé)本部門主導(dǎo)發(fā)行的公文處理，并安排專人負(fù)責(zé)部門公文的發(fā) 放、傳遞、立卷并定期歸檔到總經(jīng)理工作部。5 程序公文的種類a) 決定 ：適用于對重大事項(xiàng)或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)部門及人員、變更或 者撤消下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。b) 通知 ：適用于發(fā)布規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位公文，要求辦理和需要各部門周知 或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用干部。c) 通報(bào) ：適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況。d）報(bào)告 ：適用于向上級單位匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級單 位的詢問。e）請示 ：

4、適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。f）批復(fù) ：適用于答復(fù)所隸屬單位請求事項(xiàng)。g）函：適用于不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間相互商洽工作、詢問和答 復(fù)問題，向其他業(yè)務(wù)主管部門請求批準(zhǔn)等。h）會議紀(jì)要 ：適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。公文格式公文格式由文頭、正文、文尾三部分組成。5.2.1 文頭部分 包括文頭名稱、發(fā)文字號等項(xiàng)，若是密級文件和緊急公文，則還應(yīng)該包括密級、保 密期限和緊急程度。5.2.1.1 文頭名稱a）在經(jīng)營活動中以公司名義對內(nèi)、對外發(fā)布的文件，使用“武漢凱迪綠色能源開 發(fā)運(yùn)營有限公司”的紅色文頭發(fā)文。 （格式見附表）b）請示、報(bào)告 以公司名義向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告、請示時(shí)，使用上

5、行紅色文頭發(fā)文。 （格式見附表）c）以部門名義對公司內(nèi)部發(fā)布的事務(wù)性文件及公司內(nèi)部辦理例行公事與應(yīng)急公文 等，使用普通文頭發(fā)文。 （格式見附表）d）傳真 公司及各部門對外發(fā)傳真以“武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司傳真”的普通文 頭發(fā)文。（格式見附表）e）會議紀(jì)要公司會議紀(jì)要分為兩類： “會議紀(jì)要”、“專題會會議紀(jì)要”。由公司總經(jīng)理或其授權(quán) 委托人主持召開的會議稱為辦公會，并形成辦公會會議紀(jì)要，發(fā)文名稱為“武漢凱迪綠 色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司會議紀(jì)要” （格式見附表），由公司總經(jīng)理或其授權(quán)委托人簽發(fā)； 由公司總經(jīng)理或部門負(fù)責(zé)人主持召開的專題工作會議稱為專題會， 并形成專題會會議紀(jì) 要，發(fā)文名稱為“

6、武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司專題會會議紀(jì)要” （格式見附表）,由公司總經(jīng)理或其授權(quán)委托人簽發(fā)521.2 發(fā)文字號a）發(fā)文字號由部門代字、年號、順序號組成，年號應(yīng)該寫全b）公司部門規(guī)范簡稱、公司文代號見下表：名稱簡稱公司文代字武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司凱迪運(yùn)營凱迪運(yùn)營字總經(jīng)理工作部總經(jīng)部凱迪運(yùn)營總經(jīng)字人力資源部人資部凱迪運(yùn)營人字財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部凱迪運(yùn)營財(cái)字經(jīng)營計(jì)劃部經(jīng)營部凱迪運(yùn)營經(jīng)字采購部采購部凱迪運(yùn)營米字燃料管理部燃料部凱迪運(yùn)營燃字安環(huán)質(zhì)保部安環(huán)質(zhì)保部凱迪運(yùn)營安環(huán)字審計(jì)部審計(jì)部凱迪運(yùn)營審字新材料事業(yè)部新材料事業(yè)部凱迪運(yùn)營材字生產(chǎn)技術(shù)部生技部凱迪運(yùn)營生技字c）傳真發(fā)文字號以公司名義發(fā)傳真，

7、發(fā)文代字為“凱迪運(yùn)營傳字”，須由公司總經(jīng)理簽發(fā)。以部門 名義發(fā)傳真，如人力資源部發(fā)傳真發(fā)文代字為“人資傳字”，須由部門負(fù)責(zé)人簽字。d）部門或個(gè)人就某一個(gè)具體工作內(nèi)容、步驟、程序進(jìn)行協(xié)商、布置及請示時(shí)用三 單制，即工作聯(lián)系單、任務(wù)通知單和請示報(bào)告單。5.2.1.3 密級、緊急程度a）密級公文應(yīng)分別注明“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”等級，還應(yīng)有份數(shù)編號。b）緊急公文應(yīng)分別根據(jù)緊急程度，分別注明“急件”、“特急”字樣?！凹奔币?提前辦，“特急”要求立即辦。c）密級、緊急程度寫于文頭右上角，密級與緊急程度同時(shí)使用時(shí)，密級置上，緊 急程度置下，上下對齊。行文部分行文部分：包括公文標(biāo)題、主送單位、正文、

8、附件、落款、日期等項(xiàng)。5.2.2.1 公文標(biāo)題一般包括發(fā)文單位、事由、文種三部分；或只寫事由、文種。a) 發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦單位排列在前。b) 公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，除規(guī)范文件外，一般不使用 標(biāo)點(diǎn)符號。c) 下發(fā)公司行政規(guī)章制度的公文用“頒發(fā)” ，其他屬公司產(chǎn)生的公文用“印發(fā)” ，下 發(fā)上級、同級或不相隸屬公文用“轉(zhuǎn)發(fā)” 。轉(zhuǎn)發(fā)公文，要將事由寫清楚，原標(biāo)題不必照 抄，但不能用原發(fā)文字號代替。5.2.2.2 主送單位a) 上行公文的主送單位一般只寫一個(gè)，而請示則只能是一個(gè)；對請示予以回復(fù)時(shí)， 主送單位也只能是上行請示的那一個(gè)單位。 如需同時(shí)

9、報(bào)送其他單位， 應(yīng)采用抄送的形式。b) 公司普發(fā)性的公文，主送單位按慣例排列，即“公司各部門” 。c) 保密性公文和針對性公文，主送單位由簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)確定，以“公司相關(guān)各部門” 行文。5.2.2.3 正文a) 正文開頭應(yīng)提出要點(diǎn)，接著要通過敘事、說理、表明目的。正文的結(jié)尾，要簡 單樸素。對上行文，不要求答復(fù)的工作報(bào)告，結(jié)束語可用“以上報(bào)告，請審查” 。要求 上級批準(zhǔn)、批復(fù)的，可用“以上請示，請批復(fù)” 。要求上級轉(zhuǎn)批的，可用“如無不妥， 請轉(zhuǎn)批”等語。平行文的結(jié)尾一般用“特此函達(dá)、特此函復(fù)”等語，下行文的結(jié)尾，一 般用“此復(fù)”、“以上各點(diǎn)，望認(rèn)真貫徹執(zhí)行”等語。b) 正文中用數(shù)字表示多層次結(jié)構(gòu)時(shí)，標(biāo)

10、識方法為：第一級用一、二、三、第二級用(一)、(二)、(三)、第三級用1、2、3第四級用(1)、(2)、(3)、c) 公文正文內(nèi)容從左至右橫寫、橫排；用紙應(yīng)按國際標(biāo)準(zhǔn)為A4,左側(cè)裝訂。標(biāo)題用小 2號小標(biāo)宋體字，正文用 3號仿宋體字。d) 公文中各組成部分的標(biāo)示規(guī)則,參照國家行政機(jī)關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。5.2.2.4 附件 公文如有附件,應(yīng)在正文之后,落款之前注明附件名稱和順序,附件名稱、順序要 與正文所列的名稱、順序一致。若附件的名稱已作為公文標(biāo)題的主要內(nèi)容，在正文則不 必再作標(biāo)注。附件內(nèi)容應(yīng)當(dāng)在用印頁之后另起一頁 , 并盡可能與正文裝訂在一起。如附 件篇幅較長，制作復(fù)雜，可分別裝訂，并在附

11、件首頁的左上角注明發(fā)文字號。5.2.2.5 落款a）落款應(yīng)在正文之后偏右的位置。當(dāng)頁有足夠頁面的落款應(yīng)隨當(dāng)頁。頁面不夠順 轉(zhuǎn)下頁空白的，應(yīng)落在空頁的適當(dāng)位置，并在落款之前的空白的地方用括號注明“此頁 無正文”字樣。b）落款用發(fā)文單位的全稱，不得用簡稱。聯(lián)合行文，落款主辦單位列在首，其它 依序排列。c）凡以紅頭印發(fā)的公文，必須落款。5.2.2.6 印章 公司級公文一律加蓋印章下發(fā)。會議紀(jì)要由公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，以紅頭形式下發(fā)，不 需加蓋印章。以部門名義發(fā)文、發(fā)傳真等由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。5.2.2.7 文件日期 文件日期要用漢字，不能略寫。會議紀(jì)要不落款，也不署成文日期。5.2.3 文尾部分文尾部分，包括

12、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期等項(xiàng)。5.2.3.1 文尾部分應(yīng)置于行文部分結(jié)束之頁面的末端，頁面不夠就轉(zhuǎn)下頁，置空白 頁的末端。5.2.3.2 文尾部分各項(xiàng)按主題詞（下劃一長橫線） 、抄送單位（下劃一長橫線） 、印 發(fā)單位和印發(fā)日期（下劃一長橫線）為序排列。5.2.3.3 主題詞一般不超過三個(gè)，統(tǒng)一由總經(jīng)部根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定編寫。5.2.3.4 抄送單位：對須周知或需協(xié)助辦理的非主辦部門，用“抄送”署以抄送單 位規(guī)范化的簡稱。5.2.3.5 印發(fā)單位和印發(fā)日期同行。左側(cè)頂格署“武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司”右側(cè)頂格署“ x年x月x日”印發(fā)日期以打印日期為準(zhǔn)。行文規(guī)則a）行文應(yīng)當(dāng)確有必要

13、，注重效用，盡量少發(fā)公文。b) 各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向上級分管領(lǐng)導(dǎo)行文，除以部門文、傳真 的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題外，一般不得對外用紅頭文件。c) “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只有一個(gè)主送人(或部門)，需要同時(shí)送其他人(或 單位)的應(yīng)當(dāng)用抄送形式。d) “報(bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)。e) 公司內(nèi)部如進(jìn)行簡單、迅速的工作聯(lián)系和行政指令可以通過“請示報(bào)告單、工 作聯(lián)系單、任務(wù)通知單” 。發(fā)文處理公文管理主要流程見公文管理流程圖5.4.1 公司的發(fā)文分為對內(nèi)發(fā)文和對外發(fā)文。 對內(nèi)發(fā)文的對象為公司各部門和下屬 各生物質(zhì)電廠，對外發(fā)文的對象包括凱迪系列公司、客戶、合作伙伴等。5.4.2 發(fā)文

14、處理一般包括擬稿、會簽、審核、簽發(fā)、印發(fā)等程序。5.4.2.1 擬稿 公司發(fā)文由發(fā)文部門按照“公司行文格式”要求草擬好送審稿，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字 后，由總經(jīng)理工作部統(tǒng)一編號、填寫送審會簽單。部門發(fā)文由發(fā)文部門按照公司“部門文格式”要求草擬好文稿，并由各部門文員統(tǒng) 一登記、編號，送部門負(fù)責(zé)人審核后，經(jīng)分管副總簽發(fā)。發(fā)文部門草擬公文時(shí)應(yīng)做到：a) 公文內(nèi)容不得與國家法律、法規(guī)、政策和公司的制度、規(guī)定相抵觸。b) 情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力 求簡短。c) 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。日期應(yīng)寫具體的年月日。若引用公文應(yīng)先引 標(biāo)題，后引發(fā)文字號，并加括號。使用簡稱時(shí)

15、，一般先用全稱，并注明英文縮寫。d) 必須使用國家法定計(jì)量單位。e) 公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部門結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略 語等必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。5.4.2.2 會簽公司發(fā)文會簽由總經(jīng)理工作部組織并填寫公文送審會簽單， 部門發(fā)文會簽由主辦部門組織。發(fā)文凡涉及多個(gè)部門的應(yīng)由相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人會簽5.4.2.3 核稿 公司發(fā)文在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，必須經(jīng)總經(jīng)理工作部核稿。對不符合行文要求的文稿 應(yīng)及時(shí)退回修改及重辦。核稿時(shí)應(yīng)在原稿上保留修改筆跡，以備存檔備查。核稿的重點(diǎn)是：a) 是否需要行文；b) 有關(guān)部門是否已經(jīng)協(xié)商、會簽；c) 提出的要求、辦法和措施是否明確具體、切實(shí)可

16、行；d) 公文內(nèi)容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定；5.4.2.4 簽發(fā)a) 公司對外發(fā)文由總經(jīng)理工作部部長審核后， 送公司總經(jīng)理或其授權(quán)委托人簽發(fā)。b) 部門發(fā)文由分管副總簽發(fā)。5.4.2.5 印發(fā) 經(jīng)公司總經(jīng)理簽發(fā)后的公司級公文由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)印發(fā)。文稿印刷前，擬稿人 應(yīng)對稿樣進(jìn)行校對并簽字，總經(jīng)理工作部應(yīng)對審批、簽發(fā)手續(xù)及附件材料等進(jìn)行復(fù)核， 印刷完畢后文件由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)發(fā)送。經(jīng)分管副總簽發(fā)后的部門公文由發(fā)文部門自行負(fù)責(zé)印發(fā)，存檔。收文處理5.5.1 收文處理指對收到的公文的辦理過程，一般包括簽收、審核、登記、批辦、 承辦、催辦、回復(fù)、傳閱等程序。a) 簽收

17、、審核、登記。公文統(tǒng)一由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)簽收、分類、審核、登記。 其他各部門收到的公文若需公司總經(jīng)理批閱的必須統(tǒng)一轉(zhuǎn)至總經(jīng)理工作部簽收， 各部門 不得自行呈報(bào)。b) 批辦。公司總經(jīng)理或其授權(quán)委托人在批示公文時(shí)，應(yīng)明確批示主辦部門和協(xié)辦 部門。對具體請示、報(bào)告的批復(fù)應(yīng)簽署明確意見。需公司其他領(lǐng)導(dǎo)閱知的，可進(jìn)一步批 轉(zhuǎn)至其他領(lǐng)導(dǎo)。c) 承辦。主辦部門收到交辦的公文后應(yīng)及時(shí)處理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng) 當(dāng)按時(shí)限要求及時(shí)辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明。協(xié)辦部門應(yīng)積極協(xié)助、配合 主辦部門完成公文辦理任務(wù)。d) 催辦?？偨?jīng)理工作部負(fù)責(zé)對公文進(jìn)行催辦，并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)反饋催辦結(jié)果。公司催辦原則為：緊

18、急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。具體參 見行政事務(wù)管理規(guī)定 。e) 回復(fù)。主辦部門完成辦文后應(yīng)及時(shí)將辦文結(jié)果回復(fù)總經(jīng)理工作部。f) 傳閱。凡屬公司領(lǐng)導(dǎo)閱示的公文，由總經(jīng)理工作部組織傳閱，有關(guān)部門均不得 積壓，也不得自行橫傳。5.5.2 對收到的傳真公文，按照以上收文程序辦理。 公文傳真文件除會議通知等一般告知、周知性文件外，應(yīng)向發(fā)文單位索取正式件， 以便存檔備查。5.5.3 收到的屬于密級文件范圍的公文處理，執(zhí)行密級文件管理規(guī)定 。文件發(fā)放管理5.6.1 文件簽批后，公司級文件由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)發(fā)放，保證文件信息的內(nèi)部傳 遞。部門文件由各部門自行發(fā)放。5.6.2 各部門指定

19、專人負(fù)責(zé)管理文件，在收到文件后及時(shí)將文件送達(dá)部門負(fù)責(zé)人， 部門負(fù)責(zé)文件的公布、傳閱，保證文件的及時(shí)傳達(dá)。公文的歸檔及管理公司文件在結(jié)辦后 3 天內(nèi)，交總經(jīng)理工作部歸存。5.7.2 公司個(gè)人不得保存公司公文，凡參加會議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交總經(jīng)理工作 部登記保管，調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。5.7.3 任何個(gè)人不準(zhǔn)擅自銷毀文件，或以廢紙出售。不需立卷的文件材料逐件登記 報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀。5.7.4 銷毀秘密級以上文件要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不遺漏。5.7.5 每年年初總經(jīng)理工作部將上年度公文立卷完畢后移交檔案室歸檔。公文處理流程圖6 相關(guān)文件a) 行政事務(wù)管理規(guī)定b) 密

20、級文件管理規(guī)定7記錄公司上行公文格式(KY-GL-G-02-A-01)公司公文格式(KY-GL-G-02-A-02)公司會議紀(jì)要格式(KY-GL-G-02-A-03)公司專題會議紀(jì)要格式(KY-GL-G-02-A-04)公司便函格式(KY-GL-G-02-A-05)公司傳真格式(KY-GL-G-02-A-06)公司收文處理單格式(KY-GL-G-02-A-07)公司發(fā)文送審會簽單格式(KY-GL-G-02-A-08)公司發(fā)文登記表格式(KY-GL-G-02-A-09)武漢凱迪綠色能源開凱迪XX字【 】 號標(biāo)題(2號小標(biāo)宋體字)正文(3號仿宋體)，倍行距。(公司上行公文格式-> 凱迪控股)

21、主題詞：黑體小三抄報(bào)：抄送：武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司年 月 日印發(fā)武漢凱迪綠色能源開凱迪XX字【 】 號 標(biāo)題（2號小標(biāo)宋體字） 正文（三號仿宋字，間距 30磅）（公司公文格式）X年X月X日主題詞：黑體小三 抄報(bào)：抄送：武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司年 月 日印發(fā)武漢凱迪綠色能源開發(fā)年第【 】號會議時(shí)間： 會議地點(diǎn)： 參加人員： 會議名稱： 主送：抄送：武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司年 月 日印發(fā)武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營年第【 】號會議時(shí)間：會議地點(diǎn)：參加人員：會議名稱:主送：抄送：武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司年 月 日印發(fā)秘密 機(jī)密 絕密 正文（宋體小四號字，倍行距）平急 加急 特急 武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司W(wǎng)uha n Kaidi gree n en ergy developme nt &am