培訓(xùn)教案會議組織保障程序

1、培訓(xùn)教案會議組織保障程序Page 2目目錄錄什么是會議什么是會議 第一部分第一部分 第二部分第二部分第三部分第三部分 會議要求會議要求 第四部分第四部分 會議組織保障的規(guī)范流程會議組織保障的規(guī)范流程 q會議準(zhǔn)備會議準(zhǔn)備q會務(wù)保障會務(wù)保障q會議評估會議評估近期會議組織中存在的問題近期會議組織中存在的問題第一部分第一部分 什么是會議什么是會議p 會議是一種組織管理行為會議是一種組織管理行為 是組織進(jìn)行信息傳遞、溝通的載體 是組織統(tǒng)一思想、協(xié)調(diào)步驟的重要組織管理手段和形式 是一個集思廣益的渠道 是處理具體業(yè)務(wù)事項的一種方式 會議質(zhì)量在一定程度上反映了公司人員的素質(zhì)和管理水平Page 3Page 4目

2、目錄錄什么是會議什么是會議 第一部分第一部分 第二部分第二部分第三部分第三部分 會議要求會議要求 第四部分第四部分 會議組織保障的規(guī)范流程會議組織保障的規(guī)范流程 q會議準(zhǔn)備會議準(zhǔn)備q會務(wù)保障會務(wù)保障會議組織中易存在的問題會議組織中易存在的問題會議組織保障流程會議確定會議準(zhǔn)備會場預(yù)訂人員確認(rèn)設(shè)備準(zhǔn)備會場布置會務(wù)保障會議評估會議記錄現(xiàn)場監(jiān)控會后安排上報總結(jié)性文件跟蹤督辦布置工作Page 5材料準(zhǔn)備會議通知通報情況議題收集Page 6 會議確定會議確定p 各部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司會議制度規(guī)定，提前確定本部門組織召開會議各部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司會議制度規(guī)定，提前確定本部門組織召開會議安排，列入工作計劃安排，列

3、入工作計劃p 要結(jié)合公司領(lǐng)導(dǎo)行程安排，確定會議具體的召開時間、地點、議題、要結(jié)合公司領(lǐng)導(dǎo)行程安排，確定會議具體的召開時間、地點、議題、與會人員、主持人及議程與會人員、主持人及議程一、會議準(zhǔn)備一、會議準(zhǔn)備嚴(yán)格執(zhí)行公司會議制度，提前確定會議安排嚴(yán)格執(zhí)行公司會議制度，提前確定會議安排p 根據(jù)確定的會議安排，草擬會議通知并完成審批。根據(jù)確定的會議安排，草擬會議通知并完成審批。 至少提前四個工至少提前四個工作日下發(fā)會議通知，會議通知要素包括：作日下發(fā)會議通知，會議通知要素包括： 會議通知會議通知一、會議準(zhǔn)備一、會議準(zhǔn)備Page 7會議時間、地點及議題會議主持人及參會人員范圍會議議程會議請假程序會議聯(lián)系人

4、反饋截止時間會議著裝要求會議形式會議材料責(zé)任單位會議材料上報截止時間 會場預(yù)訂會場預(yù)訂Page 8p 根據(jù)參會人數(shù)確定會場，提前一個工作日預(yù)訂會場根據(jù)參會人數(shù)確定會場，提前一個工作日預(yù)訂會場p 列出檢查單，詳細(xì)了解會場設(shè)備、設(shè)施情況，并向會議室管理員提列出檢查單，詳細(xì)了解會場設(shè)備、設(shè)施情況，并向會議室管理員提出相關(guān)要求：出相關(guān)要求：一、會議準(zhǔn)備一、會議準(zhǔn)備序號項目要 求1投影儀確認(rèn)是否有這些設(shè)備，如無需自行在會議召開前一個工作日準(zhǔn)備2投影幕布3插座4茶水、礦泉水等飲料根據(jù)參會人數(shù)和會議時長準(zhǔn)備5橫幅告知橫幅內(nèi)容，至少提前半天懸掛6音響至少提前半天到位并完成調(diào)試p 會議召開前一天電話提醒參會人員

5、會議召開前一天電話提醒參會人員p 確認(rèn)并統(tǒng)計參會及請假人員名單確認(rèn)并統(tǒng)計參會及請假人員名單 人員確認(rèn)人員確認(rèn)一、會議準(zhǔn)備一、會議準(zhǔn)備Page 9提前確認(rèn)參會人員是確保會議質(zhì)量和效果的重要環(huán)節(jié)之一提前確認(rèn)參會人員是確保會議質(zhì)量和效果的重要環(huán)節(jié)之一p 提前一個工作日通知參會部門考慮是否有需要提請會議協(xié)調(diào)解決的事項提前一個工作日通知參會部門考慮是否有需要提請會議協(xié)調(diào)解決的事項p 要求各部門提前反饋給組織單位要求各部門提前反饋給組織單位p 匯總議題提前完成報批工作，由公司領(lǐng)導(dǎo)確定上會討論議題匯總議題提前完成報批工作，由公司領(lǐng)導(dǎo)確定上會討論議題p 要求議題涉及單位必須在會前進(jìn)行思考和溝通要求議題涉及單位

6、必須在會前進(jìn)行思考和溝通一、會議準(zhǔn)備一、會議準(zhǔn)備 議題收集議題收集嚴(yán)禁未經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門提前溝通協(xié)調(diào)的議題上會討論嚴(yán)禁未經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門提前溝通協(xié)調(diào)的議題上會討論p 匯總會議材料：議程所需相關(guān)報告、議程以外需上會討論的議題匯總會議材料：議程所需相關(guān)報告、議程以外需上會討論的議題 會議通知下發(fā)后立即通知責(zé)任單位制作相關(guān)材料，并根據(jù)需要將材料制會議通知下發(fā)后立即通知責(zé)任單位制作相關(guān)材料，并根據(jù)需要將材料制作成作成PPT演示稿演示稿 要求責(zé)任單位提前二個工作日向組織單位報送會議材料要求責(zé)任單位提前二個工作日向組織單位報送會議材料 組織單位提前一個工作日完成全部會議材料的匯總報批工作組織單位提前一個工作日

7、完成全部會議材料的匯總報批工作p 為參會主要領(lǐng)導(dǎo)人在會議現(xiàn)場各備份會議材料一份為參會主要領(lǐng)導(dǎo)人在會議現(xiàn)場各備份會議材料一份 材料準(zhǔn)備材料準(zhǔn)備一、會議準(zhǔn)備一、會議準(zhǔn)備Page 11會議信息表會議信息表會議名稱會議名稱會議時間會議時間地點地點主持人主持人會議議程會議議程參加人員參加人員（總?cè)藬?shù)）（總?cè)藬?shù)）具體人員名單及其單位材料清單材料清單備注備注請假情況一、會議準(zhǔn)備一、會議準(zhǔn)備Page 12 通報會議準(zhǔn)備情況通報會議準(zhǔn)備情況p 匯總會議相關(guān)信息，填寫會議信息表匯總會議相關(guān)信息，填寫會議信息表p 專題會議根據(jù)參會主要領(lǐng)導(dǎo)名單，用統(tǒng)一、規(guī)范的桌牌紙按標(biāo)準(zhǔn)模板專題會議根據(jù)參會主要領(lǐng)導(dǎo)名單，用統(tǒng)一、規(guī)范

8、的桌牌紙按標(biāo)準(zhǔn)模板打印桌牌打印桌牌p 準(zhǔn)備桌牌架和部分空白桌牌準(zhǔn)備桌牌架和部分空白桌牌p 準(zhǔn)備筆記本電腦、準(zhǔn)備筆記本電腦、U盤，并將會議材料拷入筆記本電腦和盤，并將會議材料拷入筆記本電腦和U盤盤p 準(zhǔn)備攝影機、攝像機、投影儀、錄音筆、激光筆及備用電池準(zhǔn)備攝影機、攝像機、投影儀、錄音筆、激光筆及備用電池p 準(zhǔn)備網(wǎng)線（如有需要）準(zhǔn)備網(wǎng)線（如有需要） 設(shè)備準(zhǔn)備設(shè)備準(zhǔn)備Page 13一、會議準(zhǔn)備一、會議準(zhǔn)備Page 14 會場布置會場布置p 出發(fā)前往會議室前通知會議室管理員打開會議室出發(fā)前往會議室前通知會議室管理員打開會議室p 會議保障人員提前會議保障人員提前1 1小時到達(dá)會議現(xiàn)場小時到達(dá)會議現(xiàn)場p

9、根據(jù)實際天氣情況打開現(xiàn)場燈光、空調(diào)等設(shè)備根據(jù)實際天氣情況打開現(xiàn)場燈光、空調(diào)等設(shè)備p 提醒會議室管理員按其固有程序開始會務(wù)服務(wù)工作提醒會議室管理員按其固有程序開始會務(wù)服務(wù)工作一、會議準(zhǔn)備一、會議準(zhǔn)備p 擺放桌牌擺放桌牌 確定主位，將參會職別最高領(lǐng)導(dǎo)桌牌放置主位桌前 根據(jù)左大右小的順序，從最靠近主位的左側(cè)開始，按照參會領(lǐng)導(dǎo)職別大小依次擺放桌牌 會場布置會場布置一、會議準(zhǔn)備一、會議準(zhǔn)備主位第一副位投影幕布第二副位客方主位（居中面對會議室門口）主方主位（居中背對會議室門口）主方第一副位主方第二副位客方第二副位客方第一副位一般公司內(nèi)部會議座次安排示意圖談判、座談等對外會議座次安排示意圖Page 15p

10、將會議信息表和表中所列材料整齊擺放在參會主要領(lǐng)導(dǎo)桌前將會議信息表和表中所列材料整齊擺放在參會主要領(lǐng)導(dǎo)桌前p 調(diào)試麥克風(fēng)、音響等擴(kuò)音設(shè)備調(diào)試麥克風(fēng)、音響等擴(kuò)音設(shè)備p 打開筆記本電腦打開筆記本電腦p 安放投影儀，與筆記本電腦聯(lián)接，調(diào)試會議材料投影效果安放投影儀，與筆記本電腦聯(lián)接，調(diào)試會議材料投影效果 會場布置會場布置Page 16一、會議準(zhǔn)備一、會議準(zhǔn)備所有會場布置工作必須在會議開始前半個小時完成所有會場布置工作必須在會議開始前半個小時完成Page 17二、會議保障二、會議保障p 檢查測試錄音筆并隨身攜帶檢查測試錄音筆并隨身攜帶p 在領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)會議室前一分鐘將錄音筆調(diào)至錄音模式，放至主位領(lǐng)導(dǎo)桌在領(lǐng)導(dǎo)

11、到達(dá)會議室前一分鐘將錄音筆調(diào)至錄音模式，放至主位領(lǐng)導(dǎo)桌前前p 立刻回到記錄臺，配合會議議程播放投影儀，并進(jìn)行文字記錄立刻回到記錄臺，配合會議議程播放投影儀，并進(jìn)行文字記錄 會議記錄會議記錄p 現(xiàn)場攝影、攝像現(xiàn)場攝影、攝像p 會務(wù)服務(wù)會務(wù)服務(wù)p 密切注意會場動態(tài)，及時處理現(xiàn)場突發(fā)事件密切注意會場動態(tài)，及時處理現(xiàn)場突發(fā)事件二、會議保障二、會議保障 現(xiàn)場監(jiān)控現(xiàn)場監(jiān)控p 會議結(jié)束后，收拾會議現(xiàn)場，包括攝影機、攝像機、錄音筆、會議結(jié)束后，收拾會議現(xiàn)場，包括攝影機、攝像機、錄音筆、投影儀、筆記本電腦、會議材料等投影儀、筆記本電腦、會議材料等p 集中銷毀保密會議材料集中銷毀保密會議材料 會后安排會后安排Pa

12、ge 18Page 19三、會議評估三、會議評估p 會后總結(jié)性文件類別會后總結(jié)性文件類別 會議紀(jì)要會議紀(jì)要 工作簡報工作簡報 情況通報情況通報p 會后總結(jié)性文件在會后一個工作日內(nèi)上報會后總結(jié)性文件在會后一個工作日內(nèi)上報p 嚴(yán)格按照會議制度規(guī)定報批會后總結(jié)性文件嚴(yán)格按照會議制度規(guī)定報批會后總結(jié)性文件p 公司級會議的會后總結(jié)性在報批結(jié)束后將定稿郵件發(fā)檔案室統(tǒng)一發(fā)出公司級會議的會后總結(jié)性在報批結(jié)束后將定稿郵件發(fā)檔案室統(tǒng)一發(fā)出 上報會議總結(jié)性文件上報會議總結(jié)性文件 跟蹤督辦會議布置工作，定期收集更新工作進(jìn)展情況跟蹤督辦會議布置工作，定期收集更新工作進(jìn)展情況Page 20目目錄錄什么是會議什么是會議 第

13、一部分第一部分 第二部分第二部分第三部分第三部分 會議要求會議要求 第四部分第四部分 會議組織保障的規(guī)范流程會議組織保障的規(guī)范流程 q會議準(zhǔn)備會議準(zhǔn)備q會務(wù)保障會務(wù)保障會議組織中易存在的問題會議組織中易存在的問題p 會議紀(jì)律要求會議紀(jì)律要求 部分會議未按要求定期、準(zhǔn)時召開 少數(shù)人員在未履行請假手續(xù)的情況下缺席會議p 會議未嚴(yán)格執(zhí)行會議制度會議未嚴(yán)格執(zhí)行會議制度 材料未提前發(fā)送 參會人員會前準(zhǔn)備不充分p 會議組織保障水平有待提升會議組織保障水平有待提升 人員通知不到位 桌牌待會議開始才擺放 會議紀(jì)要沒有及時上報 會議效果評估不及時第四部分第四部分 近期會議組織中存在的問題近期會議組織中存在的問題Page 21Page 22目目錄錄什么是會議什么是會議 第一部分第一部分 第二部分第二部分第三部分第三部分 會議要求會議要求 第四部分第四部分 會議組織保障的規(guī)范流程會議組織保障的規(guī)范流程 q會議準(zhǔn)備會議準(zhǔn)備q會務(wù)保障會務(wù)保障q會議評估會議評估近期會議組織中存在的問題近期會議組織中存在的問題第四部分第四部分 會議要求會議要求p 嚴(yán)格按照會議組織保障規(guī)范流程操作，提升會議組織保障水平嚴(yán)格按照會議組織保障規(guī)范流程操作，提升會議組織保障水平p 深刻認(rèn)識會議召開的目的和意義，認(rèn)真學(xué)習(xí)會議制度及管理辦法深刻認(rèn)識會議召開的目的和意義，認(rèn)真學(xué)習(xí)會議制度及管理