設(shè)計(jì)院檔案管理制度制度.docx

1、設(shè)計(jì)院檔案管理制度技術(shù)檔案管理制度一、技術(shù)檔案的歸檔范圍(一江程設(shè)計(jì)項(xiàng)目凡委托我院設(shè)計(jì)的新建，改建，擴(kuò)建，加固等工程全部基礎(chǔ)資料，階段設(shè)計(jì)成果文件，設(shè)計(jì)修改文件以及與工程有關(guān)的同建設(shè)單位，施工單位發(fā)生的各類協(xié)議，合同，函件， 公文和竣工驗(yàn)收，調(diào)試，工程總結(jié)等文件，均應(yīng)歸入技術(shù)檔案.1.初步設(shè)計(jì)階段初步設(shè)計(jì)的文件一般不歸檔，但我院只做到初步設(shè)計(jì)而由其它院完成施工圖設(shè)計(jì) 的項(xiàng)目要存資料室及歸檔，歸檔文件包括以下內(nèi)容：(1)初步設(shè)計(jì)最終成果(2)設(shè)計(jì)總概算書或綜合概算書底稿及打印件；(3)各專業(yè)有關(guān)的計(jì)算書底稿及電算資料；(4)設(shè)計(jì)方案審定記錄單，設(shè)計(jì)文件校審記錄單.2 施工圖設(shè)計(jì)施工圖設(shè)計(jì)文件歸檔

2、包括以下內(nèi)容：(1)各子項(xiàng)各專業(yè)設(shè)計(jì)底圖；(2)各專業(yè)設(shè)計(jì)計(jì)算書及電算資料；(3)設(shè)計(jì)文件校審記錄單；(4)修正概算書及打印件；(5)設(shè)計(jì)修改通知單以及因修改形成的計(jì)算書 ；(6)程序文件規(guī)定要?dú)w檔的資料.3.工程建設(shè)各階段形成的文件資料(1)建設(shè)單位提供的全部設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料，原始資料(含建設(shè)單位上級(jí)主管部門批準(zhǔn)的設(shè) 計(jì)任務(wù)書或計(jì)劃任務(wù)書(復(fù)印件);征地文件(復(fù)印件);規(guī)劃部門批準(zhǔn)的建筑紅線圖；地 形圖；選址報(bào)告及批件(復(fù)印件);工程地質(zhì)及水文勘察資料;風(fēng)洞試驗(yàn)報(bào)告；工藝布置圖和技術(shù)要求資料以及我院向協(xié)作單位提供的技術(shù)資料底稿；公用工程協(xié)議 (供水，排水，供電，供熱，人防，消防，環(huán)境保護(hù)等復(fù)印件

3、)；設(shè)計(jì)合同及協(xié)議書；方 案或初步設(shè)計(jì)批準(zhǔn)文件等).(2)工程設(shè)計(jì)，施工過程中與建設(shè)單位各種聯(lián)系中形成的有關(guān)文件，圖紙，資料，來往公 文，函電，設(shè)計(jì)過程中的交底會(huì)審紀(jì)要，與工程有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要.(3)工程竣工驗(yàn)收，調(diào)試過程中形成的文件，圖紙，資料(含竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，調(diào)試，試用 期間，使用期間發(fā)現(xiàn)的問題，修改，補(bǔ)充核定有關(guān)圖紙和文件）等；（4）工程事故與設(shè)計(jì)有關(guān)的結(jié)論分析報(bào)告等.（二）技術(shù)咨詢服務(wù)項(xiàng)目技術(shù)服務(wù)和咨詢項(xiàng)目歸檔包括以下內(nèi)容：1 .委托單位提供的全部文件資料（1）委托任務(wù)書；（2）委托單位交來的全部有關(guān)原始資料；（3）代委托單位收集的原始資料，調(diào)研資料等.2 .成果底稿（包括鑒定書，咨詢報(bào)

4、告，設(shè)計(jì)底圖，藍(lán)圖，說明書，計(jì)算書，電算資料，估算 概算書底稿等）.3 .送交委托單位的正式咨詢報(bào)告及圖紙.（三）科研試驗(yàn)項(xiàng)目科研試驗(yàn)項(xiàng)目歸檔文件包括以下內(nèi)容：1 .科研規(guī)劃，科研項(xiàng)目任務(wù)書，課題擬定報(bào)告及經(jīng)院認(rèn)可的批文；2 .科研會(huì)議紀(jì)要及有關(guān)重要文件；3 .與主辦單位或協(xié)作單位簽訂的合同（協(xié)議）書文件副本，有關(guān)技術(shù)責(zé)任的各種來往 函件；4 .階段成果報(bào)告，如說明書，計(jì)算書底稿和打印件，底圖，藍(lán)圖（一份），照片，底片；5 .和科研試驗(yàn)項(xiàng)目有關(guān)的學(xué)術(shù)報(bào)告及會(huì)議交流文件原稿，鑒定書等資料.二、技術(shù)檔案的歸檔辦法（一）工程設(shè)計(jì)工程設(shè)計(jì)各階段成果均先歸檔，后復(fù)制對(duì)外發(fā)行.每個(gè)工程項(xiàng)目均應(yīng)有一份歸檔登

5、記表.每次歸檔均應(yīng)登記.1 .設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料建設(shè)單位提供的全部設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料，原始資料（含建設(shè)單位上級(jí)主管部門批準(zhǔn)的設(shè) 計(jì)任務(wù)書和藹計(jì)劃任務(wù)書（復(fù)印件）;征地文件（復(fù)印件）;規(guī)劃部門批準(zhǔn)的建筑紅 線圖；地形圖；選址報(bào)告及批件（復(fù)印件）;工程地質(zhì)及水文勘察資料；風(fēng)洞試驗(yàn)報(bào)告； 工藝布置圖和技術(shù)要求資料以及我院協(xié)作單位提供的技術(shù)資料底稿；公用工程協(xié)議（供水，排水，供電，供熱，人防，消防，環(huán)境保護(hù)等復(fù)印件）；設(shè)計(jì)合同及協(xié)議書；方案 或初步設(shè)計(jì)批準(zhǔn)文件等J均必須在拿到該資料后立即復(fù)印，復(fù)印件作為設(shè)計(jì)資料， 原件立即歸檔;對(duì)于內(nèi)容較多的基礎(chǔ)資料（如工程地質(zhì)及水文勘察資料，風(fēng)洞試驗(yàn)報(bào)告 等），要求建設(shè)單位提供

6、二份（在合同中注明），一份歸檔，一份作為設(shè)計(jì)資料.2 .設(shè)計(jì)成果（圖紙）（1）初步設(shè)計(jì)我院完成初步設(shè)計(jì)，由其它院完成施工圖的項(xiàng)目，在將初步設(shè)計(jì)全部移交后，所有應(yīng)歸 檔的資料一次歸檔；由我院繼續(xù)完成施工圖的項(xiàng)目，初步設(shè)計(jì)階段的成果不歸 檔.（2）施工圖設(shè)計(jì)施工圖一般按子項(xiàng)一次出圖，一次歸檔,對(duì)需分批出圖的項(xiàng)目，可按”分批出圖計(jì)劃 表”的內(nèi)容分批出圖，分批歸檔.分批出圖的項(xiàng)目，每次出圖歸檔必須有一份臨時(shí)圖紙目錄臨時(shí)歸檔 ，全部圖紙歸檔 后，專業(yè)負(fù)責(zé)人必須根據(jù)以前的臨時(shí)圖紙目錄整理出最終圖紙目錄歸檔.施工圖的歸檔程序?yàn)椋篴）由專業(yè)負(fù)責(zé)人檢查確認(rèn)底圖簽名完整，交設(shè)計(jì)總負(fù)責(zé)人b）由設(shè)計(jì)總負(fù)責(zé)人填寫“圖紙

7、歸檔通知單”，并在設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人一欄簽字，同時(shí)要在備注 欄中注明本次出圖的圖紙編號(hào)，將”圖紙歸檔通知單”及底圖送計(jì)劃組.c）計(jì)劃組應(yīng)再次檢查確認(rèn)底圖簽名完整，并檢查本次出圖的圖紙編號(hào)與實(shí)際底圖是否 相符，并簽署意見（是否出圖，是否歸檔），簽名；將“圖紙歸檔通知單”及底圖送圖檔組.d）圖檔員應(yīng)檢查本次出圖的圖紙編號(hào)與實(shí)際底圖是否相符，并簽收，將底圖和“圖紙歸 檔通知單”和底圖一并歸檔.e）由圖檔組通知曬圖組到圖檔組借底圖曬圖 .3 .內(nèi)部作業(yè)文件內(nèi)部作業(yè)文件為各專業(yè)的計(jì)算書，互提資料記錄，設(shè)計(jì)文件，校審記錄單，以及程序文 件中規(guī)定要?dú)w檔的資料,這些資料在全部設(shè)計(jì)完成后一個(gè)月內(nèi)，由專業(yè)負(fù)責(zé)人整 理后交

8、圖檔組存檔.4 .施工過程中形成的文件施工過程中形成的文件，包括圖紙會(huì)審紀(jì)要，與工程有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要，往來的公文，函 電，工程聯(lián)系單，修改設(shè)計(jì)通知單，竣工驗(yàn)收資料等，由設(shè)計(jì)總負(fù)責(zé)人（與多專業(yè)有 關(guān)的）或?qū)I(yè)負(fù)責(zé)人（與本專業(yè)有關(guān)的）保存.工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月之內(nèi)一次交圖 檔組歸檔，也可根據(jù)具體情況分批歸檔，但必須在工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月之內(nèi)全部 歸檔.5 .設(shè)計(jì)修改設(shè)計(jì)完成后的設(shè)計(jì)修改圖，按施工圖的歸檔辦法歸檔.修改圖的每次出圖歸檔，必須有一份臨時(shí)修改圖紙目錄臨時(shí)歸檔.全部工程竣工后，專業(yè)負(fù)責(zé)人必須根據(jù)以前的臨時(shí)修改圖紙目錄整理出最終修改圖紙目錄歸檔 （二）技術(shù)及咨詢服務(wù)項(xiàng)目技術(shù)及咨詢服務(wù)項(xiàng)目完成后

9、，由設(shè)計(jì)總負(fù)責(zé)人將全部資料整理交圖檔組歸檔.（三）科研目，由 人分段向檔自接受任到各段成果交院止 檔段檔.三、技術(shù)檔案的分類編目（一）號(hào)各各段號(hào)如下：段 建筑構(gòu) 排水 通空氣 劃 方案 建方1,建方2方1水方1方1方1 方1初步建初1,建初2初1水初1初1初1 初1 施工建施1,建施2施1水施1施1施1 施1，如建施A-1,建施B-1,建施注:若一個(gè)子分A,B,C等區(qū)，可在 號(hào)前加A-,B-,C C-1.修改施工的號(hào)，按不同情況號(hào)（以建施例）:如果修改 要配合原使用，號(hào)如下：建施1修1（建施1第一次修改）建施1修2（建施1第二次修改） 如果修改代替原，原作，號(hào)如下：建施1代1（第一次修改，替代

10、建施1）建施1代2（第二次修改，替代建施1代1）如果修改內(nèi)容同多 有關(guān) ，而且必配合原使用，號(hào)如下：建施修1建施修2（-）目 一目一律用 A3幅面（三）檔案號(hào)工程檔案大代號(hào)1 .工程號(hào)工程號(hào)的號(hào)模式年+序號(hào)+年不省略的公元年號(hào)序號(hào)- 1,2,3-A ：-工程（院管）;B :二工程（室管）;例：2000-08A2 .工程檔案號(hào)模式工程檔案號(hào)模式：工程檔案大代號(hào)“C”+工程號(hào)例:C200008A3 .工程 文件材料檔案號(hào)模式工程文件材料檔案號(hào)模式：工程檔案大代號(hào)“C”+工程號(hào)+文件材料號(hào)“W”+案卷號(hào)例:C2000-08A-1四、技術(shù)檔案的借閱管理（一）凡我院工因工程，科研和技管理工作需要都可直接

11、向檔借所需 檔案料.將 要 的新工程目，要借原始料，需持 任通知，方可借原始料復(fù)印件。（二）工程底一律不外借.明，概算底稿及算只能 摘，不外借.不得涂改.否，按情重.（三）借技檔案，必 真理借手.借技檔案，雙方必當(dāng)面點(diǎn)清，借檔案要看借者在 借 和去向卡上名.，借者要看檔案在借 和去向卡上注，以便分清任.在檔內(nèi) 的， 完后及，不得出檔.科研檔案的，外必 工室批準(zhǔn)，如需向外提供復(fù)制件，需主管 院批準(zhǔn).（四）借人必 技檔案材料，妥善保管，不得，涂改，亂作符號(hào).否 -出，按情 重 予.借人失技檔案 ，必及通知檔，一般工程 檔案 ，由失人寫告，所在室主任字后方能注.由檔 曬.曬 用由失人支付.如系失 明

12、，算， 概算以及建位提供的原始料和有關(guān)的重要文件等，則由圖檔組和院領(lǐng)導(dǎo)共同研究，根據(jù)情節(jié)處理.（五）外單位查閱技術(shù)檔案材料，一律憑單位介紹信通過總工室接洽.屬密級(jí)的檔案需由 總工室批準(zhǔn)后在閱覽室查閱；屬科研成果的檔案，須經(jīng)主管副院長批準(zhǔn)后查閱且不外 借.查閱圖紙資料應(yīng)收取信息費(fèi),本院職工一律不準(zhǔn)為外單位代借技術(shù)檔案.如發(fā)現(xiàn)代 借情況，檔案組須報(bào)告院領(lǐng)導(dǎo)給予紀(jì)律處分.（六）兄弟設(shè)計(jì)單位需要加曬或復(fù)印我院工程圖紙，一律憑單位介紹信接洽，并按有關(guān)規(guī) 定辦理,建設(shè)單位加曬工程藍(lán)圖，需經(jīng)計(jì)劃組簽注意見；其他單位需要加曬或復(fù)印工程 藍(lán)圖，由計(jì)劃組簽注意見，屬密級(jí)的工程圖紙需建設(shè)單位簽章或公文證明，總工室主

13、任 批準(zhǔn)后方能曬給，并按規(guī)定收費(fèi).（七）職工因工作外調(diào)，借調(diào)或因公外出超過三個(gè)月者 ，都必須先還清所借之技術(shù)檔 案.否則，在其他同志急需時(shí)，將重新曬圖歸檔，曬圖費(fèi)由借原該檔案資料者負(fù)責(zé)支付, 另外，超過期限按天計(jì)算罰款.屬外調(diào)人員，應(yīng)還清所借技術(shù)檔案，檔案組負(fù)責(zé)人才能 在人事處所發(fā)調(diào)離單上簽字.五、技術(shù)檔案的保管要求（一）有關(guān)人員特別是檔案保管人員，要倍加珍惜設(shè)計(jì)科研技術(shù)檔案的安全完整，盡量減 少磨損污染以延長使用壽命.（二）每月最后一天為檔案庫存的盤點(diǎn)清理和統(tǒng)計(jì)時(shí)間，對(duì)破損和變質(zhì)的技術(shù)檔案及 時(shí)采取措施，認(rèn)真進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制.（三）工程底圖入庫上架要平放保管，并做到按順序號(hào)整理輕拿輕放，防止破

14、損.（四）嚴(yán)格借閱制度和登記手續(xù)，定期催還，不得造成檔案的錯(cuò)亂和散失.（五）預(yù)防突然事件發(fā)生.機(jī)，絕密技術(shù)檔案應(yīng)與一般檔案分開，并設(shè)專人保管，以保證在 非常情況下能及時(shí)準(zhǔn)確地先轉(zhuǎn)移機(jī)，絕密檔案.（六）要保持檔案庫房一定的濕度和溫度，在現(xiàn)有條件下要經(jīng)常開啟門窗通風(fēng)，保持庫房 衛(wèi)生清潔.在可能的條件下增加有關(guān)設(shè)備和技術(shù)保護(hù)措施.（七）時(shí)刻注意檔案庫房的安全，保管人員一定要嚴(yán)守崗位,離開庫房時(shí)要仔細(xì)檢查，關(guān) 好門窗，切斷所有電源.（八）庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙.無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房.六、科技檔案的鑒定和銷毀（一）根據(jù)技術(shù)檔案的鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，確定技術(shù)檔案的科學(xué)歷史和現(xiàn)實(shí)的價(jià)值，把失去 保存價(jià)值的檔案，經(jīng)過一定的審批手續(xù)，揀出銷毀或全部轉(zhuǎn)交建設(shè)單位處理.（二）由院領(lǐng)導(dǎo)，總工程師，圖檔組負(fù)責(zé)人以及有關(guān)科技檔案人員組成檔案鑒定小組，負(fù) 責(zé)開展檔案鑒定銷毀工作.（三）檔案的保管期限分為永久，長期（十五年至五十年），短期（十五年以下）三種，鑒定 小組對(duì)檔案應(yīng)確定保管期限.（四）對(duì)到期的科技檔案由圖檔組清理登記，提出報(bào)告由檔案鑒定小組批準(zhǔn)予以銷毀 或移交.（五）對(duì)作廢工程由計(jì)劃組開出作廢通知單交圖檔組調(diào)銷有關(guān)作廢檔案.設(shè)計(jì)回訪管理規(guī)定 工程竣工后，設(shè)計(jì)總負(fù)責(zé)人應(yīng)組織有關(guān)人員參加竣工驗(yàn)收，鑒