辦公用品管理規(guī)定HR2

1、文件類別IS09000體系文件人事與行政管理文件修改說明：新發(fā)行修改內(nèi)容：修改理由：編制人：楊澤英編制部門：人力資源部編制日期：2017-11-15批準文件控制印章部門職位簽名日期生效日期：2018-總經(jīng)辦董事長常務副總市場運營中心副總總助財務部總監(jiān)主管文件修改記錄NO 版次修改章節(jié)修改人修改日期1A新發(fā)行23456789101112131415161718192021222324 125辦公用品及采購管理制度一、目的為規(guī)范公司辦公用品的申請、米購、領(lǐng)用、維護、報廢等管理，特制定本辦法。二、適用范圍原則上適用于長沙綠之韻低碳環(huán)?？萍加邢薰居邢薰?。三、職責3.1行政部是公司辦公用品及會議物資

2、管理的歸口部門，負責審批及監(jiān)控各部門辦公用品及 會議物資的申購及使用情況，負責辦公用品及會議物資的驗收、發(fā)放和管理，負責統(tǒng)計 各部門全年辦公費用，負責建立物資、耐用品、電腦設備的臺帳等工作。運營部是公司市場產(chǎn)品與維修配件管理的歸口部門，負責審批及監(jiān)控公司銷售產(chǎn)品及配 件的申購及使用發(fā)放情況，與廠家對接負責產(chǎn)品與配件的驗收、物流統(tǒng)計與出入庫管理。3.2財務部門負責辦公用品、產(chǎn)品、配件及物流費用的監(jiān)管，負責監(jiān)控耐用品、電腦設備的 使用、轉(zhuǎn)移及報廢，負責對公司銷售產(chǎn)品、售后配件、辦公耐用品、電腦設備組織盤點， 根據(jù)辦公室建立的臺帳，負責折舊價格或報廢資產(chǎn)的確認。3.3使用部門及個人負責各自辦公用品的

3、日常保養(yǎng)、維護及管理。四、辦公用品的分類4.1耐用品辦公家俱類：各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、電腦桌、培訓桌（椅）、 講臺、白板、投影布、保險箱及室內(nèi)非電器類較大型的辦公家俱等；辦公設備類：電話機、傳真機、復印機、碎紙機、電視機、攝像機、幻燈機、計算器、 （數(shù)碼）照相機、（落地式、臺式）電風扇、（柜式、掛式）空調(diào)、干手機、飲水機、 臺燈、音響器材及相應配件（機器設備配件）等。4.2低值易耗品辦公文具類：打印紙、鉛筆、膠水、單（雙）面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便 箋、簽字筆、白板筆、螢光筆、涂改液、剪刀、釘書釘、復寫紙、大頭針、白板筆、印 臺、紙類印刷品等。文件夾、剪刀、

4、美工刀、釘書機、計算器等用品必須以舊換新。辦公生活用品類：面巾紙、紙球、毛巾、茶具、煙灰缸、香水、洗滌劑、電池、茶葉、 曠泉水等。4.3 電腦及耗材電腦設備：（臺式、筆記本）電腦、打印機、掃描儀、條碼機、服務器、繪圖儀、U盤等。電腦耗材：打印紙、油墨、曬鼓、磁盤、U盤等。五、大宗物資與常規(guī)物資集中采購5.1實行定點采購，做到貨比三家。由行政牽頭，運營與財務參與協(xié)商確定定點單位。5.2與協(xié)作單位簽訂合作協(xié)議，確定具體細節(jié)。六、米購規(guī)定（以下米購部指公司實施米購的任何部門都要遵循此規(guī)定）6.1新供應商引進基本原則：新供應商的引進符合公司總體戰(zhàn)略目標和要求；新供應商的資格符合引進要求；新供應商的引進

5、能夠豐富、完善、壯大、提升的商品分類結(jié)構(gòu)；新供應商的商品具有性能優(yōu)勢、價格優(yōu)勢、品牌優(yōu)勢、形象優(yōu)勢；新供應商的商品能增強競爭優(yōu)勢；新供應商能夠、愿意與公司共同成長、發(fā)展；新供應商的引進能夠為帶來利潤；新供應商的引進能達到制約同類商品供應商的目的；6.2新供應商引進基本要求：供應商資格：622是中國境內(nèi)的合法經(jīng)營者，已取得國家工商行政管理局或指定機構(gòu)頒發(fā)的營業(yè)執(zhí)照和納 稅證件；供應商的注冊資金在50萬以上，有增值稅發(fā)票；（這是公司發(fā)展的要求目標，采購的引 進計劃逐漸向此標準靠近。）屬于生產(chǎn)商、國內(nèi)/區(qū)域性一級代理商、國內(nèi)/區(qū)域性一級批發(fā)商、國內(nèi)/區(qū)域性貿(mào)易商;所供商品能夠達到分類毛利標準且售價不

6、高于市場或競爭者售價；6.3供應商開發(fā)步驟如圖：2、填寫供應商基本信6、供應商調(diào)查評審,息表初步篩選供應商會簽并提交評審結(jié)果定，必要時到生產(chǎn)現(xiàn)場進行調(diào)查6.4采購實施工作流程：由采購依據(jù)成本降低計劃、質(zhì)量改善計劃和新產(chǎn)品開發(fā)計劃，及業(yè)務發(fā)展需要，收集 市場資料，尋找潛在供應商：采購對新供應商信息的米集的途徑：各種采購指南。新聞傳播媒體，如網(wǎng)絡、電視、廣播、報紙等。各種產(chǎn)品發(fā)表會。各類產(chǎn)品展示（銷）會。6.425行業(yè)協(xié)會。行業(yè)或政府的統(tǒng)計調(diào)查報告或刊物。同行或供應商介紹。公開征詢。供應商主動聯(lián)絡。其他途徑。采購部門通過對供應商信息的采集與分析，主要調(diào)查供應商以下七個方面的內(nèi)容：財務能力調(diào)查。生產(chǎn)

7、設施調(diào)查。生產(chǎn)能力調(diào)查。成本調(diào)查與分析。管理能力調(diào)查。質(zhì)量體系調(diào)查。態(tài)度調(diào)查。6.5采購部門開始與初步篩選后的供應商進行接洽，詳細的了解供應商的實際情況，如質(zhì)量、 服務、交貨期、價格等，并索取初始樣品。6.6樣品遞交和確認：首次采購的直接原材料和包裝材料，按設計圖紙或樣品要求，需要供應商提供樣品和 制作樣品承認書；其他物料，根據(jù)需要，要求供應商提供樣品，由使用部門確認；需求部門提 供的規(guī)格沒有要求具體的品牌時，優(yōu)先選擇知名品牌知名度高、質(zhì)量更可靠的產(chǎn)品。新的原材料的樣品確認由技研和品質(zhì)進行。 采購接到供應商的有關(guān)樣品后，應填寫樣 品確認單，連同樣品和樣品確認單一起交給技研和品質(zhì)確認； 已經(jīng)用過

8、的物料，需要轉(zhuǎn)到其 他供應商米購時，樣品由品質(zhì)確認。技研應對材料樣品按相應產(chǎn)品的設計要求和規(guī)格進行確認，并將確認結(jié)果記錄于樣 品確認單上。如果樣品確認不合格，則由采購通知供應商重新送樣確認，或重新選擇供應商。如果采購的是需檢疫的物料或環(huán)保物料，供應商在提供樣品的同時，需要附檢測報告 和相關(guān)證明，由品質(zhì)進行有關(guān)的確認，并將確認結(jié)果填寫到樣品確認單中。如果樣品確認合格，樣品確認單和樣品一份保留在品質(zhì)，作為IQC檢驗依據(jù)，IQC貼樣 品卡對它進行統(tǒng)一管理；采購保留相應的樣品確認單，可以進行批量采購。6.7供應商評審：采購組織建立供應商評審小組，對初步帥選后的供應商及初始樣品進行評 審，小組成員包括品

9、質(zhì)、技研、生產(chǎn)等相關(guān)部門人員。根據(jù)所采購物資對公司產(chǎn)品的影響程度，公司將采購的物資可分為關(guān)鍵、重要、普通 三個級別，不同級別的物資實行不同的控制等級。對于提供關(guān)鍵與重要材料的供應商，在采購與供應商協(xié)商溝通后，供應商評審小組應 到供應商生產(chǎn)工廠進行實地考察，判斷其是否符合我公司的采購需求， 并由采購填寫供應商 現(xiàn)場評價表，品質(zhì)、技研、等簽署意見，供應商現(xiàn)場評審的合格分數(shù)需達到70分及以上。對于普通物資的供應商，無需進行實地考察。6.8物資比價：對供應商能力調(diào)查和現(xiàn)場考察評估后，采購要求供應商對供應的產(chǎn)品進行報 價；采購通過與同類材料目前的市場價格作比較，填寫物資采購貨比三家審批表必要時要 求供應

10、商提供材料成本明細，評估其價格方面的競爭力。6 .9合格供應商的批準和管理：經(jīng)相關(guān)部門現(xiàn)場評估或經(jīng)產(chǎn)品評估合格的供應商，由采購人員走“新增供應商資格審 批”相應的工作流，經(jīng)采購負責人、總經(jīng)理審批，最終轉(zhuǎn)到采購。（工作流中需將相關(guān)表格供 應商現(xiàn)場評價表、樣品確認單和物資采購貨比三家審批表等表格以附件的形式關(guān)聯(lián) 上去。）經(jīng)批準的合格供應商名單作為采購下單的依據(jù)；同時分發(fā)到品質(zhì)、財務各一份。每一種材料需要兩家或兩家以上的合格供應商，以供采購部進行采購時選擇。對于惟一供應商或者獨占市場的供應商，可直接列入“合格供應商名單”。6.10供應商績效評價采購部門負責協(xié)同運營，每季度對各供應商進行一次綜合評價。

11、定期綜合評價的項目如下：來料合格率（品質(zhì)負責）交貨準時性（采購負責）市場投訴（品質(zhì)負責）成本（米購負責）交貨周期（采購負責）服務（米購/倉儲負責）七、辦公用品的費用控制及申請、采購、領(lǐng)用流程7.1辦公用品的費用控制各部門本著實事求是，節(jié)約成本的原則，于每月底 25日前填寫辦公用品請購單，按 申請、采購、領(lǐng)用流程辦理。7.2辦公用品的申請、采購、領(lǐng)用流程721申購：使用部門填寫辦公用品請購單部門主管審核 卜行政專員匯總卜總裁助理審批財務核實行政專員實施采購到貨驗收：供應商到貨行政專員驗貨（申購部門協(xié)同）合格清點通知入庫不合格拒收或通知相關(guān)部門協(xié)商處理。領(lǐng)用：行政管理辦公用品領(lǐng)用人在辦公用品領(lǐng)用登

12、記單登記上簽字$ 門行政管理發(fā)放倉庫管理非銷售物資三門領(lǐng)用部門填寫領(lǐng)料單三訂主管審批三4倉庫發(fā)貨出庫八、合同管理8.1實施訂單合約采購的印刷品、集中采購辦公用品、設備設施維修等都要簽訂合作合同（協(xié) 議），合同一式三份，合作方一份、行政留存一份、財務一份作為結(jié)算依據(jù)。8.2前期洽談首次簽約要公司三人參與溝通協(xié)商達成統(tǒng)一。非續(xù)約的嚴禁單方面私自與合作方?jīng)Q定簽約。九、附件辦公用品請購單、辦公用品匯總請購單、辦公用品領(lǐng)用登記單、個人資產(chǎn)登記表 樣品試用確認單物資采購貨比三家審批表供應商現(xiàn)場評價表合格供應商名單九、實施與修訂此規(guī)定由人力資源部制定，從 2018年 月 日起執(zhí)行。辦公用品請購單附件請購部門

13、：請購人：預算總費用：序號名稱數(shù)量單位規(guī)格預算價格備注行政審核/日期：批準/日期：財務審核/日期：辦公用品請購單附件請購部門：請購人：預算總費用：序號名稱數(shù)量單位規(guī)格預算價格備注行政審核/日期：主管審批/日期：財務審核/日期：()月份辦公用品匯總請購單附件請購人行政專員請購內(nèi)容耐 用 品序號名稱數(shù)量單位金 額備注12345678910電 腦 耗 材1112131415161718192019常 用 辦 公 用 品21222324252627282930合計：元行政審核審批辦公用品領(lǐng)用登記單附件三領(lǐng)用日期品名規(guī)格 及型號單 位數(shù) 量用途領(lǐng)用 部門領(lǐng)用人 簽名備注SA個人資產(chǎn)登記卡附件四部門：姓名