如何控制采購合同的法律風(fēng)險(xiǎn)

1、如何控制采購合同的法律風(fēng)險(xiǎn)幾乎所有的企業(yè)都需要簽訂采購合同。采購合同又稱購銷合同、銷售合同、 在?合 同法?上屬買賣合同，但是企業(yè)在簽訂、履行合同過程中往往不注意防范 和控制合同風(fēng) 險(xiǎn)， 由此引發(fā)諸多的合同糾紛， 蒙受重大經(jīng)濟(jì)損失。 為了提示企業(yè) 防范和控制采購合 同風(fēng)險(xiǎn)， 本文將分階段對于采購合同簽訂前、 簽訂中及簽訂后 的合同履行、 變更等環(huán) 節(jié)介紹了防范合同風(fēng)險(xiǎn)的措施和途徑， 以幫助企業(yè)采購人 員有效控制采購合同的法律風(fēng) 險(xiǎn)。一、采購合同簽訂之前的風(fēng)險(xiǎn)控制一主體資格審查 簽訂合同前，應(yīng)對供貨商的資格進(jìn)行認(rèn)真審查。供貨商作為采購合同 的一 方當(dāng)事人，對其資格進(jìn)行審查是防范合同風(fēng)險(xiǎn)的第一道防

2、線。 要想保證交易平安， 首先應(yīng)當(dāng)了解 “交易對手 。通過主體資格審查，判斷對方當(dāng)事人是否具有訂立合 同的 相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力。主體資格審查主要可分為自然人，法人兩類。對自然人而言，要查驗(yàn)其身份 證，確 認(rèn)其具有完全民事行為能力即年滿 18 周歲，否那么該自然人不具有簽 約資格。一般而 言， 除非即時(shí)清潔的采購合同， 筆者不建議與自然人簽訂采購合 同。采購合同的供貨方大局部是公司法人。 審查公司法人的主體資格， 一般查驗(yàn) 對方 的營業(yè)執(zhí)照，特別專注其根本信息，如法人代表，地址，年檢狀況。營業(yè)執(zhí) 照不方便查驗(yàn) 的， 也可以到工商局查詢其根本狀況。 在了解上述情況過程中如果 發(fā)現(xiàn)異常

3、，如未通過 年檢，采購方要適時(shí)調(diào)整合同條款或者不再與之簽約。二履約能力調(diào)查通過履約能力調(diào)查， 查明對方當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)實(shí)力、 信用情況和不良行為記錄， 為 防止合同風(fēng)險(xiǎn)提供有力保障。 據(jù)筆者業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，履約能力調(diào)查是通過公共信息、 特別渠 道信息和對方提供的情況進(jìn)行綜合分析判斷。 公共信息主要是通過網(wǎng)絡(luò)收 集對方的銷售 規(guī)模、 市場聲譽(yù)等相關(guān)信息。 特別渠道信息主要是業(yè)務(wù)人員通過自 身資源了解對方的具 體情況。對方提供的情況也是判斷其履約能力的重要依據(jù)。 例如，功過公共信息的掌握， 可以判斷對方提供的相關(guān)情況是否真實(shí)， 從而判斷 其誠信程度。二、采購合同簽訂過程中的風(fēng)險(xiǎn)控制采購合同的簽訂過程實(shí)際是合

4、同雙方確定并填寫合同條款的過程。 簡要梳 理如下：1、合同的主體采購合同的主體指買受人和出賣人， 亦稱需方和供方或買方和賣方， 是合同 的當(dāng) 事人，是合同權(quán)利、 義務(wù)的具體承當(dāng)者。 當(dāng)事人的名稱或姓名和住址 定要 清楚。企 業(yè)或單位應(yīng)當(dāng)使用全稱， 保證與營業(yè)執(zhí)照上的名稱 致，可以將營業(yè)執(zhí) 照作為合同附 件。 如果是自然人， 姓名應(yīng)當(dāng)與其身份證上的姓名一致， 同時(shí)寫上 身份證號碼。2、買賣的標(biāo)的物 雙方一定要明確約定買賣產(chǎn)品名稱、品牌、規(guī)格、型號、等級，生產(chǎn)廠 家， 數(shù)量等詳細(xì)內(nèi)容， 盡可能把產(chǎn)品的各項(xiàng)標(biāo)示都作為標(biāo)的內(nèi)容寫進(jìn)合同。 同時(shí)，要 求供貨方對產(chǎn)品的所有權(quán)及處分權(quán)作出保證或承諾，防止其產(chǎn)

5、品上存在權(quán)利限 制，如產(chǎn)品 被出租、抵押、涉嫌侵犯他人的知識產(chǎn)權(quán)等影響到標(biāo)的物的交付。3、價(jià)款及支付方式 采購合同的主要義務(wù)是一方給物，一方給錢。因此，價(jià)款是采購合同 的最為 重要的內(nèi)容之一。 采購單一貨物，價(jià)格固定，價(jià)款比擬清楚， 一般不會產(chǎn)生爭 議。 如果采購多種貨物或進(jìn)行長時(shí)間的貨物買賣， 價(jià)款較為復(fù)雜， 一旦約定不明， 那么 極易產(chǎn)生爭議。因此，合同中應(yīng)明確產(chǎn)品單價(jià)、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、產(chǎn)品附件等， 對于涉外 合同，還應(yīng)當(dāng)明確貨幣種類及外匯結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)，防止出現(xiàn)分歧。 另外，支付方式也應(yīng)當(dāng)約定 明確，價(jià)款支付是現(xiàn)金支付，還是用支票支付；如果 采用匯款，匯費(fèi)由誰負(fù)擔(dān)等細(xì)節(jié)應(yīng)當(dāng) 明確。4、標(biāo)的物交

6、付 標(biāo)的物的交付即所謂的收貨、送貨，是采購合同中至關(guān)重要的內(nèi)容，其涉 及 到貨物風(fēng)險(xiǎn)的承當(dāng)、 所有權(quán)的轉(zhuǎn)移等諸多問題， 所以，應(yīng)在采購合同中對交貨方 式，運(yùn)輸方式，交貨地點(diǎn)、時(shí)間及運(yùn)輸費(fèi)用的承當(dāng)?shù)仁马?xiàng)約定明確。5 、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 在這個(gè)問題，很多采購人員存在誤區(qū)：如果存在國家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)，那么應(yīng)當(dāng) 符合國家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)，不必寫；如果沒有國家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)，沒什么可寫。結(jié)果導(dǎo) 致采購合 同中并無質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的具體內(nèi)容， 這對采購方非常不利。 實(shí)際上， 商品缺 少國家強(qiáng)制性 標(biāo)準(zhǔn)的情況非常普遍。 筆者建議，采購合同一定要寫上具體的質(zhì)量 標(biāo)準(zhǔn)，防止發(fā)生質(zhì)量 糾紛時(shí) “沒有規(guī)矩 ；在供方為外商的情況下，更應(yīng)該明確約

7、定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)槲覈鴩?家的強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)如果有僅約束國內(nèi)企業(yè)，對外商并 無直接約束力。 在這種情況寫上 適用國家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)， 將無法確定是哪個(gè)國家的 標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致此約定不明，等于沒有 約定。6、違約責(zé)任違約責(zé)任是促使采購合同當(dāng)事人履行合同義務(wù)， 使對方免受或少受損失的法 律措 施，也是保證合同履行的主要條款，應(yīng)在采購合同中作出較為詳盡的規(guī)定， 如約定定金、 違約金以及賠償金的計(jì)算方法等。 大量的采購合同中只是概括地約 定了違約責(zé)任， 如任 何一方違約， 那么應(yīng)當(dāng)賠償因此給守給方造成的經(jīng)濟(jì)損失， 這 種約定等同于沒有約定， 沒有實(shí)質(zhì)意義。 違約責(zé)任條款應(yīng)當(dāng)明確約定一方不履行 合同具體條款或者不在

8、約定的時(shí) 間內(nèi)履行的， 對方應(yīng)承當(dāng)多少違約金或約定 定 的違約金計(jì)算方式，例如，每遲延一 天，支付總價(jià)款萬分之一的違約金；貨物質(zhì) 量不符合約定的， 買方有權(quán)退貨， 賣方支付 多少違金， 如果買方因?yàn)槭褂觅|(zhì)量不 合格的產(chǎn)品造成的其他財(cái)產(chǎn)、人身損害還應(yīng)當(dāng)予以 賠償。這樣，一旦一方違約， 違約的責(zé)任將比擬容易確定，要追究一方的違約責(zé)任也比擬 容易。 7、爭議解決條款的約定爭議解決條款涉及的是當(dāng)事人在履行采購合同過程中一旦產(chǎn)生糾紛， 經(jīng)協(xié)商 不成時(shí) 可以選擇的解決方法。糾紛解決方式主要有兩種仲裁和訴訟。 訴訟和仲裁各有利弊。 訴 訟是最常見的糾紛解決方式， 即任何一方向有管轄權(quán)的 人民法院提起訴訟。合

9、同沒有爭 議解決條款，自動適用訴訟方式解決。根據(jù)?中 華人民共和國民事訴訟法?第 25 條的規(guī) 定，合同當(dāng)事人可以在書面合同中協(xié)議 選擇被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、原告 住所地、標(biāo)的物所在地人民法 院管轄合同糾紛。 合同爭議由不同的法院管轄， 直接影響 當(dāng)事人的訴訟本錢， 影 響當(dāng)事人的人力、財(cái)力，物力支出。因此，采購方可以根據(jù)上述 法律規(guī)定，選擇 對自己有利的法院管轄合同爭議。一般來說，選擇當(dāng)?shù)胤ㄔ狠^為有利。如果要約定仲裁，仲裁條款應(yīng)包括以下內(nèi)容：請求仲裁的意思表示，仲裁事 項(xiàng)，選 定的仲裁委員會。 合同中必須明確約定由哪 個(gè)仲裁機(jī)構(gòu)仲裁， 仲裁機(jī)構(gòu) 名稱一個(gè)字 都不能寫錯。例如北京

10、仲裁委員會仲裁寫成了 “北京市仲裁委員會 ， 將無法提交仲裁 機(jī)構(gòu)仲裁，只能向法院起訴。在簽訂采購合同過程中，應(yīng)當(dāng)在當(dāng)事人主體，買賣標(biāo)的，價(jià)款及支付方式、 交付方 式、 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收、 違約責(zé)任等方面盡量進(jìn)行詳細(xì)的明確的約定， 以使 雙方順利地 依約履行， 減少履行過程中發(fā)生歧義的機(jī)率。 一旦發(fā)生爭議， 能夠依 據(jù)合同約定進(jìn)行處理，如果一方違約也可以依據(jù)合同約定追究對方責(zé)任。三、采購合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)控制企業(yè)能夠重視簽訂合同，但對合同簽訂后的履行過程中的問題往往重視不 夠，由此 導(dǎo)致合同簽訂與合同執(zhí)行脫節(jié)， 增加了合同產(chǎn)生糾紛的時(shí)機(jī)， 給企業(yè)造 成不必要的經(jīng)濟(jì) 損失。合同簽訂后即具有了法律

11、效力， 對合同雙方當(dāng)事人都具有約束力。 企業(yè) 必須 要重視采購合同的履行及其風(fēng)險(xiǎn)控制。 在采購合同履行過程中， 采購人員應(yīng) 該密切關(guān)注 合同標(biāo)的物的交付時(shí)間及權(quán)利過戶的時(shí)間， 敦促出賣方按時(shí)交付標(biāo)的 物；注意對合同標(biāo) 的物的質(zhì)量檢查， 如遇到標(biāo)的物不符合合同約定的質(zhì)量要求的， 應(yīng)及時(shí)進(jìn)行退、 換貨處 理； 合同履行完畢后對供貨商進(jìn)行評價(jià)， 為下次確定供貨 商積累材料等。 如果采購合 同存在保密條款， 應(yīng)注意通知合同履行人員， 注意保 護(hù)商業(yè)秘密。為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，企 業(yè)必須加強(qiáng)對采購合同的管理。1、建立采購合同管理的機(jī)構(gòu)與制度企業(yè)應(yīng)配備管理采購合同的專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T負(fù)責(zé)管理合同， 并制定 采購

12、合 同管理的制度，建立健全采購合同登記、匯報(bào)檢查制度，統(tǒng)一保管合同、 統(tǒng)一監(jiān)督和檢查 合同的執(zhí)行情況。利用 ERP管理軟件等電子技術(shù)手段管理合同，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。2、 合同核對采購合同簽訂后，法律上是否存在錯誤或疏漏，合同管理人員應(yīng)認(rèn)真審核合同，如有，要及時(shí)告知企業(yè)負(fù)責(zé)人，一方面是審查合同文 本在以免造成損失； 一方面要檢查合同文本是否存在文字、措辭方面的錯誤或筆誤， 告知企業(yè)負(fù)責(zé)人， 與合同另一方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商，重新修訂合同文本，消除筆誤。3、 合同整理有些采購合同文本并不是由單一的一張紙或完整的合同文本，而是由合同雙方當(dāng)事人之間協(xié)商往來

13、的各種函電、 郵件等構(gòu)成， 合同管理員應(yīng)在合同審核 的根底上，進(jìn)一 步對合同進(jìn)行整理，按照合同的業(yè)務(wù)種類和履行期限進(jìn)行歸檔，登記入冊，開列出“合同履行的備忘錄。4、 合同履約臺賬管理負(fù)責(zé)采購的部門應(yīng)建立合同履約的管理臺賬，對雙方的履約進(jìn)程逐次、 詳細(xì)地 進(jìn)行書面登記，并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。 四、采購合同的變更與發(fā)生糾紛的補(bǔ)救一采購合同的變更采購合同的變更是指采購合同成立以后、 履行完畢之前由合同雙方當(dāng)事人依 法對原合同內(nèi)容所進(jìn)行的修改。 采購合同在實(shí)際履行過程中，由于各種影響合同 履行情況的發(fā)生， 如因天氣原因影響運(yùn)輸導(dǎo)致貨物交付時(shí)間延后， 貨物價(jià)格變化等情況，很難做到完全遵照合

14、同的約定履行，原材料價(jià)格突 然大幅度提高，造成 一方當(dāng)事人總是會在情況發(fā)生后，與對方當(dāng)事人協(xié)商變更合同局部條款。1、采購合同變更的方式采購合同變更的方式包括兩種： 一種是雙方當(dāng)事人協(xié)商變更； 另一種是申請 法院 或仲裁機(jī)構(gòu)裁決變更。合同法?第 77 條規(guī)定： “當(dāng)事人協(xié)商一致，可以變更合同。當(dāng)事人協(xié)商變 更合同是最常見的合同變更方式。 當(dāng)事人就變更合同內(nèi)容達(dá)成一致的，應(yīng)當(dāng)簽訂 補(bǔ)充協(xié)議，由雙方當(dāng)事人簽字蓋章后生效。根據(jù)?合同法?第 54 條規(guī)定，因重大誤解，顯示公平，被欺詐、脅迫或乘 人之危 簽訂合同的， 受損害的一方當(dāng)事人有權(quán)請求人民法院或者仲裁機(jī)構(gòu)變更或 者撤銷。采購 合同如果出現(xiàn)法律規(guī)定

15、的違背當(dāng)事人意思表示的情形的， 應(yīng)當(dāng)依法 向人民法院起訴或申 請仲裁機(jī)構(gòu)裁決變更相應(yīng)合同內(nèi)容。2、采購合同變更的內(nèi)容必須明確?合同法?第 78 條規(guī)定： “當(dāng)事人對合同變更的內(nèi)容約定不明確的，推定為 未變 更。采購合同內(nèi)容的變更主要集中在如下幾個(gè)方面：標(biāo)的物數(shù)量的增減；標(biāo)的物品質(zhì)的改變；價(jià)款的增減；履行期限、地點(diǎn)的改變；結(jié)算方式的改變；違約金的變更等。上述內(nèi)容變更應(yīng)當(dāng)具體明確。合同變更的目的是通過對原合同的修改， 保障合同更好地履行以實(shí)現(xiàn)合同目 的。采 購合同的變更是合同進(jìn)一步履行的依據(jù)， 最好都采用書面形式簽訂補(bǔ)充協(xié) 議，以防止出 現(xiàn)合同爭議。二采購合同糾紛的處理 合同在履行過程中，很難保證不出現(xiàn)糾紛，當(dāng)企業(yè)的采購合同 發(fā)生糾紛時(shí)， 首先由雙方當(dāng)事人可以協(xié)商解決。 協(xié)商不成時(shí)，雙方當(dāng)事人可以按照雙方 合同的 約定選擇訴訟或者仲裁的方式解決合同糾紛