企業(yè)財務通則對存貨采購與付款的管理

1、    企業(yè)財務通則對存貨采購與付款的管理    一般來講，存貨在企業(yè)流動資產(chǎn)中所占的比重較大，其本身的營運效率直接影響到企業(yè)流動資產(chǎn)的整體效率。根據(jù)新通則的規(guī)定，企業(yè)需要建立健全存貨管理制度，目的在于規(guī)范存貨的采購審批、采購執(zhí)行程序，并根據(jù)合同和內(nèi)部審批制度付款。由此可見，新通則特別注重的是存貨采購環(huán)節(jié)和付款環(huán)節(jié)的管理控制，這是根據(jù)當前市場經(jīng)濟環(huán)境所提出的有一定針對性的管理要求。為了減少篇幅，我們只對企業(yè)存貨的采購與付款制度加以介紹，其他的與新通則創(chuàng)新內(nèi)容沒有直接聯(lián)系的存貨管理理論和方法不予介紹。為了能夠涉及存貨

2、采購與付款業(yè)務中的具體操作內(nèi)容，在這里以一家國有獨資企業(yè)為范本，詳細介紹這家企業(yè)所制定的存貨采購與付款制度：（一）采購、付款業(yè)務管理要求1.存貨的采購與生產(chǎn)、銷售業(yè)務的要求保持一致。2.貨幣資金的支付或負債的增加必須以獲得品質(zhì)優(yōu)良的存貨為前提，保持貨款支付或負債增加的真實性與合理性。3.加強采購環(huán)節(jié)的監(jiān)督與控制，防止舞弊行為的發(fā)生。4.保證采購業(yè)務在內(nèi)、外部各環(huán)節(jié)的運行通暢和高效率。5.及時、準確提供物資采購的各項信息。（二）采購業(yè)務的組織機構(gòu)與崗位職責1.采購與付款管理工作由企業(yè)董事會授權(quán)的機構(gòu)負責。在董事會內(nèi)，一般涉及規(guī)劃委員會、物資采購領(lǐng)導小組等；在企業(yè)職能部門，涉及總經(jīng)理室、企劃部、采

3、購部、儲運部、質(zhì)量保證部、生產(chǎn)設(shè)備部、財務部等相關(guān)部門，上述部門分別承擔相應的責任，以合理地組織采購與付款管理工作。2.規(guī)劃委員會是采購與付款計劃的決策機構(gòu)，負責年度采購計劃、年度物資儲運計劃及季（月）度采購計劃、季（月）度物資儲運計劃的審批工作。3.企劃部是采購與付款管理計劃的審核部門，負責對年度采購計劃、年度物資儲運計劃及季（月）度采購計劃、季（月）度物資儲運計劃的審核工作，審核后負責上報規(guī)劃委員會。經(jīng)規(guī)劃委員會授權(quán)，總經(jīng)理可負責季（月）度物資儲運計劃、季 （月）度采購計劃的審批。4.財務部為采購與付款的會計核算及價值管理部門。負責對采購與付款活動引起的價值增減變動情況進行記錄、控制和管理

4、。5.儲運部是物資的儲存部門，負責編制年度物資儲運計劃及季 （月）度物資儲運計劃，實施物資倉儲管理。儲運部同時是采購物資的驗收部門之一，負責對采購物資的數(shù)量進行驗收。6.質(zhì)量保證部負責對采購材料的質(zhì)量進行驗收。7.生產(chǎn)設(shè)備部負責對固定資產(chǎn)和相關(guān)零部件進行驗收。8.物資采購領(lǐng)導小組是重大采購事項的執(zhí)行決策機構(gòu)，其主要職責是：（1）確定常規(guī)倉儲物資的范圍、集中采購及自行采購物資的范圍；（2）確定大宗物資采購、普通物資采購及零星物資采購的劃分標準以及可采用的采購方式；（3）負責大宗物資采購的供應商選擇、采購價格、合同條款等事項的審批。9.采購部負責具體物資采購工作，其主要職責是：（1）掌握市場信息，

5、開拓新貨源，優(yōu)化進貨渠道，降低采購費用；（2）會同儲運部、財務部確定合理物資采購量，及時了解存貨存量情況，進行合理采購；（3）根據(jù)本企業(yè)實際情況，擬定集中采購及自行采購物資的范圍，上報物資采購領(lǐng)導小組批準；（4）擬定大宗物資采購、普通物資采購及零星物資采購的劃分標準以及可采用的采購方式，上報物資采購領(lǐng)導小組批準；（5）編制年度采購計劃、季（月）度采購計劃；（6）選擇、評審、管理供應商，建立供應商檔案；（7）組織供貨合同評審，簽訂供貨合同，實施采購活動；（8）編制合同履行情況登記簿，對合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督；（9）進行市場詢價，采購所需物資；（10）采購過程中的退、換貨工作；（11）按周編制主要采

6、購合同執(zhí)行情況周報表；（12）采購部合同、供應商檔案、各種表單的保管與定期歸檔工作。10.采購部崗位設(shè)置：（1）采購部部長。其具體職責為：對采購工作進行統(tǒng)籌策劃，合理控制采購成本；審簽各部門請購單，審批采購計劃和采購資金計劃；組織詢價、招標、比價及供應商選點、評審及供貨控制；審批訂購單及采購合同，參與重要采購合同評審、簽訂；審批支付供應商貨款；進行退、換貨管理；組織開拓新貨源，優(yōu)化進貨渠道；定期監(jiān)督、檢查、處理采購部工作程序、規(guī)章制度、實施細則的執(zhí)行情況；按工作程序做好與相關(guān)部門的橫向聯(lián)系，并及時對部門間的爭議提出界定要求。（2）計劃員。其具體職責為：負責市場信息收集、管理；參與供應商信用評定

7、，據(jù)實提出供應商信用評定的意見，建立健全供應商檔案；匯總各部門采購申請，編制采購計劃和采購資金計劃；編制合同履行情況登記簿，對合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督；按周編制主要采購合同執(zhí)行情況周報表；審核購貨發(fā)票；復核支付供應商貨款申請；負責文件、合同、訂單等資料的保管和定期歸檔工作。（3）采購員。其具體職責為：對物資需求部門提出的采購申請進行詢價；適時填報供應商調(diào)查表；根據(jù)批準的請購單和詢價結(jié)果實施采購，并負責索取所購物資的相關(guān)資料；參加商務談判和擬定合同條款；填制訂購單并辦理要貨；及時向供應商反饋原材料質(zhì)量信息；催收購貨發(fā)票；提出支付供應商貨款申請；具體辦理采購環(huán)節(jié)退貨；采購部部長交辦的其他工作。（三）采

8、購計劃管理1.采購部根據(jù)年度經(jīng)營計劃、年度生產(chǎn)計劃、年度固定資產(chǎn)投資計劃、年度固定資產(chǎn)日常修理維護和大修理計劃、年度費用支出計劃、年度物資儲運計劃及本企業(yè)月度生產(chǎn)計劃、月度固定資產(chǎn)日常常規(guī)修理維護和大修理計劃、月度費用支出計劃、季（月）度物資儲運計劃，編制年度采購計劃、季（月）度采購計劃。2.年度采購計劃、季（月）度采購計劃經(jīng)企劃部審核后，需報經(jīng)規(guī)劃委員會或其授權(quán)人批準后執(zhí)行。3.經(jīng)批準的年度采購計劃、季（月）度采購計劃應分送總經(jīng)理、副總經(jīng)理、儲運部、財務部、生產(chǎn)設(shè)備部。（四）請購流程1.根據(jù)月度物資倉儲計劃，儲運部材料調(diào)撥員填制請購單一式三聯(lián)，經(jīng)本單位負責人簽字同意后，第一聯(lián)自存，將請購單第

9、二聯(lián)、第三聯(lián)分別交給采購部計劃員、財務部材料會計。財務部材料會計根據(jù)請購單第三聯(lián)登記采購備查登記簿。采購部計劃員將請購單第二聯(lián)與月度采購計劃核對無誤后，辦理采購。2.如果實際生產(chǎn)安排與月度生產(chǎn)計劃相比發(fā)生較大變化，應及時調(diào)整生產(chǎn)計劃，并報企劃部審核后，報規(guī)劃委員會或其授權(quán)人批準實施。調(diào)整后的生產(chǎn)計劃應及時分送儲運部、采購部及財務部。儲運部相應調(diào)整月度物資儲運計劃，并報企劃部審核后，報規(guī)劃委員會或其授權(quán)人批準實施。調(diào)整后的月度物資儲運計劃應及時分送采購部、財務部。根據(jù)調(diào)整后的月度生產(chǎn)計劃及月度物資儲運計劃，采購部相應調(diào)整月度采購計劃。（五）采購方式與程序1.采購方式分為：招標采購、比價采購、零星

10、采購、緊急采購等。2.具備招標條件的大宗原材料、燃料、包裝物的采購；基建或技改項目主要物資的采購；大型設(shè)備、儀器的采購以及其他金額較大的物資采購，實行招標采購。3.不具備招標條件和金額較小的物資采購實行比價采購。4.訂購物資數(shù)量較少、金額較低的零星采購，可以由廠家報產(chǎn)品目錄或由采購員電話詢價后記錄下來，代替供應商報價。5.計劃外緊急采購，應依據(jù)計劃外采購請購單辦理，審批程序及權(quán)限與計劃外采購相同，應考慮“需料時間”對采購方式、程序的影響。6.招標采購、比價采購、零星采購、緊急采購都需要嚴格按照規(guī)定的程序進行。（六）采購合同管理1.物資采購合同必須依據(jù)物資采購計劃進行，嚴禁無計劃簽訂采購合同。2

11、.物資采購合同必須按規(guī)定進行逐級審批。填制合同審批單。3.簽訂合同，必須嚴格依照合同法有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，做到合同內(nèi)容合法、條款齊全、用詞嚴密，技術(shù)要求、質(zhì)量標準清楚，審查手續(xù)齊備。4.重大采購合同須經(jīng)律師審核和工商部門鑒證。5.采購合同應取得兩份，采購部計劃員保存一份，財務部材料會計保存一份，同時提供企劃部復印件一份。（七）訂貨物資驗收管理1.由采購部采購需要倉儲的物資驗收工作按倉儲管理制度要求執(zhí)行。2.由采購部采購不需要倉儲的物資由物資使用部門組織驗收工作。3.由物資使用部門自行采購的物資，應自行組織驗收工作，不需要另行填制驗收單據(jù)，采購完成后各項采購單據(jù)與請購單一并報財務部。（八）付款管理1.采購貨款的支付應根據(jù)經(jīng)批準的采購合同和季（月）度采購計劃執(zhí)行。2.付款程序為：采購部采購員根據(jù)采購合同提出付款申請，填制款項支付申請單，由采購部計劃員根據(jù)季（月）采購計劃及采購合同履行情況進行復核，分別經(jīng)采購部部長、總