論檔案管理信息化建設(shè)

1、目錄目錄 (1論文提綱 (3內(nèi)容摘要 (5關(guān)鍵字 (5內(nèi)容摘要英文 (6關(guān)鍵字英文 (6一、檔案信息化建設(shè)的意義 (7(一對(duì)管理人員的意義 (7(二對(duì)于職能部門的意義 (8(三對(duì)公司的意義 (10二、檔案信息化建設(shè)中存在突出問(wèn)題 (11(一領(lǐng)導(dǎo)重視不夠,檔案信息化意識(shí)不強(qiáng) (11(二沒(méi)有統(tǒng)一信息化管理平臺(tái)和管理標(biāo)準(zhǔn) (11(三綜合素質(zhì)強(qiáng)的檔案人才缺乏 (11(四檔案信息化存在不容忽視的安全問(wèn)題 (12三、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策和建議 (13(一、領(lǐng)導(dǎo)重視群眾參與是檔案室信息化建設(shè)的根本保證 (13(二統(tǒng)一檔案管理平臺(tái)和標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理信息化的必要條件 (13(三高素質(zhì)的檔案工作者是檔案室信息化

2、的基礎(chǔ) (14(四積極充分運(yùn)用現(xiàn)有信息化資源是手段 (15(五加強(qiáng)檔案信息化的安全管理 (17參考文獻(xiàn) (17論文提綱一、檔案信息化建設(shè)的意義(一對(duì)管理人員的意義(二對(duì)于職能部門的意義(三對(duì)公司的意義二、檔案信息化建設(shè)中存在突出問(wèn)題(一領(lǐng)導(dǎo)重視不夠,檔案信息化意識(shí)不強(qiáng)(二沒(méi)有統(tǒng)一信息化管理平臺(tái)和管理標(biāo)準(zhǔn)(三綜合素質(zhì)強(qiáng)的檔案人才缺乏(三檔案信息化存在不容忽視的安全問(wèn)題三、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策和建議(一、領(lǐng)導(dǎo)重視群眾參與是檔案室信息化建設(shè)的根本保證(二統(tǒng)一檔案管理平臺(tái)和標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理信息化的必要條件(三高素質(zhì)的檔案工作者是檔案室信息化的基礎(chǔ)(四積極充分運(yùn)用現(xiàn)有信息化資源是手段(五檔案信息化不容

3、忽視安全性問(wèn)題【內(nèi)容摘要】:檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄,是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案,我們能夠較好地了解過(guò)去,把握現(xiàn)在,預(yù)見(jiàn)未來(lái);借助檔案,促進(jìn)各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。檔案工作的發(fā)展歷史表明,檔案工作因社會(huì)需要而產(chǎn)生,并隨社會(huì)的發(fā)展而深化的。檔案管理也是企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要組成部分,如今社會(huì)已進(jìn)入了信息時(shí)代,隨著社會(huì)需要的日益深化和復(fù)雜化,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化,一要領(lǐng)導(dǎo)重視、群眾參與;二要建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)和制度;三要配備綜合素質(zhì)高的檔案管理人才;四要加快開(kāi)發(fā)和利用現(xiàn)有信息化資源;五要加強(qiáng)檔案信息化的安全管理?！娟P(guān)鍵詞】:信息化

4、技術(shù)檔案管理【Summary】: File is a true record of human activity, is that people understand and grasp the important basis for objective laws. With the file, we can better understand the past, grasp the present, foresee the future; with files, and make all works smoothly. History has shown that the developme

5、nt of archives, archives of work produced by social needs, and with the deepening development of the society. Enterprise-based management of file management is also an important part, and now society has entered the information age, with the needs of society are deepening and complex to achieve reco

6、rds management information is the archives of work to adapt to the inevitable development of social information requirements. Achieve the file management information, one to lead the attention to the people involved; two files to create a unified platform and database development; third, with a high

7、 overall quality of the file management personnel; Fourth, we must accelerate the development and use of existing information technology resources; 5 to archives of information technology to enhance security management.【Keywords】: Information technology File Management論檔案管理信息化建設(shè)檔案管理工作對(duì)各項(xiàng)工作的開(kāi)展具有十分重要的

8、作用,特別是現(xiàn)代企業(yè)檔案是“記述和反映一個(gè)單位的基本建設(shè)、生產(chǎn)技術(shù)和自然科學(xué)研究等活動(dòng),具有保存價(jià)值,并且按照一定的歸檔制度作為真實(shí)的歷史記錄集中保存起來(lái)的技術(shù)文件材料(包括圖紙、照片、報(bào)表、文字材料等,它不僅在生產(chǎn)、建設(shè)和科學(xué)研究工作中具有參考使用的價(jià)值,而且具有積累經(jīng)驗(yàn)、保存歷史面貌和參考憑證等作用”,是工礦企業(yè)生產(chǎn)、基建、科研活動(dòng)的真實(shí)的歷史記錄,是企業(yè)擴(kuò)建和改造的重要的依據(jù),現(xiàn)代社會(huì)已進(jìn)入信息的高速公路時(shí)代,電腦、多媒體逐漸走進(jìn)各行各業(yè),成為各項(xiàng)工作中不可缺少的好助手,檔案工作的信息化管理已是必然趨勢(shì)。一、檔案管理信息化建設(shè)的意義檔案工作是一項(xiàng)管理性工作,基本內(nèi)容包括檔案收集、整理、鑒

9、定、保管、統(tǒng)計(jì)、銷毀、提供利用,每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要檔案人員精心、繁雜、辛苦地工作、隨著企業(yè)發(fā)展壯大和建企時(shí)間增長(zhǎng),許多單位檔案存在數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、檔案人員工作量大,針對(duì)這些問(wèn)題檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化可以給檔案管理、管理人員、職能部門及公司帶來(lái)顯而易現(xiàn)的效果和收益。(一對(duì)于管理人員的意義1、檔案管理科學(xué)、方便、快捷檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用,工作量大,效率很低,費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案信息化管理更多的是體現(xiàn)在自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用:數(shù)據(jù)無(wú)論從文書(shū)管理錄入、還是從檔案管理錄入,只需錄入一次,即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享,提高了工作效率。同時(shí)

10、,各種報(bào)表還可以自動(dòng)打印。2、檢索查詢更為方便傳統(tǒng)的檢索方式為:檔案管理人員從一本一本的目錄中,找出所需的檔案來(lái),然后根據(jù)上面的記錄到庫(kù)房中查找,費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后,檔案的檢索與查詢可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢,無(wú)論在時(shí)間還是空間上都顯得更為方便簡(jiǎn)潔。由于網(wǎng)絡(luò)查詢可提供多種手段,管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式,在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息。同時(shí),公司內(nèi)部的工作人員可以根據(jù)檔案管理權(quán)限從網(wǎng)上自行查詢檔案信息,極大地減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。3、檔案的查借閱工作更加可控傳統(tǒng)的檔案查借閱多以手工為主,費(fèi)時(shí)費(fèi)力且容易出錯(cuò)。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后,檔案的查借閱采用計(jì)

11、算機(jī)管理,操作方便,同時(shí)可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄,對(duì)過(guò)期不按時(shí)歸還的借閱者進(jìn)行有效的催還。(二對(duì)于職能部門的意義1、提高整個(gè)部門的工作效率實(shí)施檔案管理信息化,部門管理員工便可從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái),不再是目錄的打字員和檔案的保管員,可以更好地從事檔案的收集工作和檔案的編研工作,極大提高職能部門的工作效率。2、提高整個(gè)部門的技術(shù)水平企業(yè)的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是發(fā)展的大方向,每個(gè)部門都在這方面投入很多的精力。只有實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化,才能和公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展相協(xié)調(diào),適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境。3、有效進(jìn)行檔案的收集工作檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動(dòng),檔案的分類、整編同樣需要付出辛苦的勞動(dòng),如果沒(méi)有

12、一個(gè)好的管理平臺(tái)(管理工具,檔案的收集和整編只能是零星的和不完整的。4、有效地為科研服務(wù)檔案管理信息化,將使檔案能在網(wǎng)絡(luò)上共享,專業(yè)技術(shù)人員可以在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料,提高了工作效率。同時(shí),檔案資料的電子化更便于技術(shù)人員的二次利用和開(kāi)發(fā),提高了企業(yè)整體研究工作的效率和競(jìng)爭(zhēng)力。5、有效地為決策服務(wù)科技檔案是企業(yè)最寶貴的無(wú)形資產(chǎn),是企業(yè)投入大量資金、經(jīng)過(guò)技術(shù)人員辛勤勞動(dòng),由檔案管理人員分類、編目,最終成為企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力,是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)。而文書(shū)檔案通常是由領(lǐng)導(dǎo)親自起草,親自下發(fā)的,是領(lǐng)導(dǎo)決策的具體體現(xiàn)。所以檔案的信息化可以更好地對(duì)檔案進(jìn)行利用,為決策提供依據(jù)。6、部門職能變保管為服務(wù)檔案管

13、理信息化以后,公司的無(wú)形資產(chǎn)(企業(yè)檔案,包括文書(shū)檔案、科技檔案等可以在網(wǎng)絡(luò)上方便瀏覽(有相關(guān)的權(quán)限控制,為公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門,而是公司內(nèi)部信息的信息中心。(三對(duì)于企業(yè)的意義1、更好地收集和管理檔案檔案是一個(gè)立檔單位為適應(yīng)職能活動(dòng)需要而直接產(chǎn)生的依法歸檔的具有保存價(jià)值的文件與材料。檔案是一種歷史活動(dòng)的原始記錄。大型企、事業(yè)單位每年都要產(chǎn)生很多檔案資料,內(nèi)容涉及文檔、科技、合同等各種重要信息,這些信息忠實(shí)記錄了立檔單位的發(fā)展歷史,并對(duì)立檔單位的發(fā)展提供有利的借鑒。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理后,必將能夠更好地收集和管理這種信息資源。2、方便二次利用、提高利

14、用率一般單位形成檔案總是要隔一年才整理完畢,但事實(shí)上本年的檔案在二次利用的要求上是最多的,這在一定程度上影響了檔案的利用效率;同時(shí)既已形成的檔案利用起來(lái)也是相當(dāng)麻煩,首先要登記,然后要在浩如煙海的檔案紙堆中查找,這個(gè)過(guò)程中不可避免的要造成損壞,而且同一份檔案在同一時(shí)期只能由一個(gè)人借閱,別人只能在他借閱完畢后才能再續(xù)借。而檔案的信息化建設(shè)成功之后,檔案信息可以在內(nèi)部網(wǎng)上共享,有控制地進(jìn)行利用。3、可以解決檔案損壞、丟失的問(wèn)題完全依靠手工方式來(lái)收集檔案、借閱實(shí)體檔案不可避免的會(huì)造成許多重要檔案的丟失和損壞。計(jì)算機(jī)的管理可以避免重要檔案在這個(gè)過(guò)程中的損壞及丟失。4、形成完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)紙質(zhì)的實(shí)體不

15、能形成信息網(wǎng)絡(luò),對(duì)于檔案管理、統(tǒng)計(jì)、對(duì)外交流會(huì)產(chǎn)生很大的不便,大大降低了工作效率。檔案信息化的建立可以使立檔單位形成一個(gè)完整的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)。5、提高員工的工作效率檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后,檔案的查閱、借閱、瀏覽可以在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上完成,減少不必要的事務(wù)工作,提高員工的工作效率。二、檔案管理信息化建設(shè)中存在的突出問(wèn)題(一領(lǐng)導(dǎo)重視不夠,檔案信息化意識(shí)不強(qiáng)長(zhǎng)期以來(lái),人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)處于可有可無(wú),對(duì)檔案產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳,檔案信息化就更受不到人們的重視。很多企業(yè)沒(méi)有把它作為一項(xiàng)重要的工作來(lái)抓,重“藏”輕“用”,人們對(duì)檔案利用產(chǎn)生的效益缺乏經(jīng)驗(yàn)和意識(shí),利用的也只有一些專業(yè)技術(shù)人員,他們也只

16、是在查閱一些圖紙,而大多數(shù)職工對(duì)檔案資料利用效益知之甚少,更談不上檔案管理信息化建設(shè)。由于重視程度不夠,檔案的基礎(chǔ)設(shè)施的硬件配備不到位,信息化基礎(chǔ)檔案的保護(hù)和信息資源開(kāi)發(fā)不足,檔案利用率不高,因此檔案也就發(fā)揮不出它應(yīng)用的效能。(二沒(méi)有統(tǒng)一信息化管理平臺(tái)和管理標(biāo)準(zhǔn)隨著企業(yè)檔案數(shù)量逐年的增加,庫(kù)房負(fù)荷日益加重、檔案人員工作量不斷加大、檔案自然老化和人為損害已經(jīng)成為檔案部門面臨著種種難題,沒(méi)有建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和信息化管理平臺(tái)就不能更好地解決這些難題。(三綜合素質(zhì)強(qiáng)的檔案人才缺乏再高的技術(shù)設(shè)備和軟件也得由人來(lái)管理和操作,大部分檔案員只能做一些文件歸檔等基礎(chǔ)性工作。隨著檔案信息事業(yè)的快速發(fā)展,檔案

17、工作由過(guò)去的以管為主正向著管用并舉和信息開(kāi)發(fā)為主的方向發(fā)展,其形式和內(nèi)容都發(fā)生了巨大的變化。過(guò)去那種“一套卡,一本帳”的粗放的工作方式已無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前工作的要求,僅靠一點(diǎn)粗淺的檔案管理知識(shí)也無(wú)法勝任現(xiàn)代的檔案信息工作。在業(yè)務(wù)素質(zhì)方面,檔案管理信息化要求檔案人員應(yīng)掌握檔案和信息專業(yè)知識(shí),熟練地運(yùn)用外語(yǔ),具備計(jì)算機(jī)基本知識(shí)和操作技能、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)和上網(wǎng)操作技能以及必要的科技專業(yè)知識(shí),并應(yīng)具有科學(xué)合理的群體素質(zhì)結(jié)構(gòu)。然而,目前企業(yè)的檔案專業(yè)人員隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)比較貧乏,理論水平、文化程度等方面參差不齊,與時(shí)代發(fā)展的要求懸殊較大,能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的人才更是匱缺,表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少,知

18、識(shí)結(jié)構(gòu)不合理,有專業(yè)技術(shù)的檔案專業(yè)人才更少,且具有較高信息化多媒體應(yīng)用技術(shù)人員則少則又少,這樣就很大程度上遏制了檔案信息化的應(yīng)用和發(fā)展。(四檔案信息化存在不容忽視的安全問(wèn)題一方面,在檔案管理信息化過(guò)程中,往往重視信息化中檔案信息的流轉(zhuǎn)和溝通,只留心檔案信息對(duì)工作的參考和借鑒作用而忽視檔案的根本作用憑證作用。檔案實(shí)體是檔案發(fā)揮憑證作用的基礎(chǔ)。這種情況下,檔案實(shí)體就會(huì)被忽視,其安全性就不能保證。另一方面,在檔案信息化中,管理者往往只重視檔案信息的使用,而忽視了檔案信息在使用過(guò)程中存在著安全問(wèn)題。企業(yè)檔案信息化過(guò)程中的檔案信息安全包括檔案信息存儲(chǔ)實(shí)體的安全和檔案信息流轉(zhuǎn)中的安全,這要求管理者重視檔案

19、管理系統(tǒng)和設(shè)備的穩(wěn)定性和安全性,確保萬(wàn)無(wú)一失。電子檔案對(duì)設(shè)備的依賴性、信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享性等特性決定了電子檔案長(zhǎng)期保存的困難。在整理和開(kāi)發(fā)利用中的嚴(yán)重不安全性必須要求采取切實(shí)有效的措施來(lái)保證其安全。三、加強(qiáng)檔案管理信息建設(shè)的對(duì)策建議(一領(lǐng)導(dǎo)重視群眾參與是檔案管理信息化建設(shè)的根本保證要讓領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)檔案信息化的重要性,認(rèn)識(shí)到檔案信息化對(duì)企業(yè)各項(xiàng)事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的重要性,切實(shí)把檔案信息化提高到企業(yè)發(fā)展與改革的高度來(lái)對(duì)待,把檔案工作落實(shí)到實(shí)處,著力做到“三納入”、“四保證”?！叭{入”即把檔案工作納入主要領(lǐng)導(dǎo)的議事日程,納入部門的考核,納入檔案人員的職責(zé)范圍?！八谋ＷC”即

20、領(lǐng)導(dǎo)保證、人員保證、時(shí)間保證、經(jīng)費(fèi)保證。這是加快企業(yè)檔案信息化的關(guān)鍵,也是檔案事業(yè)生存與發(fā)展的根本保證,通過(guò)各種形式廣泛宣傳,強(qiáng)化人們檔案的信息意識(shí)和信息觀念,變靜態(tài)檔案信息為動(dòng)態(tài)信息,才能搞好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用,促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。(二統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)和標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理信息化的必要條件1、統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)。針對(duì)企業(yè)檔案數(shù)量的增加,檔案部門面臨著沉重的庫(kù)房壓力,檔案人員工作量加大以及檔案自然老化和人為損害的難題,這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體和依靠網(wǎng)絡(luò)共享檔案資源。利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤存儲(chǔ)系統(tǒng),特別是光盤存儲(chǔ)系統(tǒng),可以解決檔案信息存儲(chǔ)難的問(wèn)題。采用高容量的存儲(chǔ)載體不但可減輕

21、管理人員的工作量,而且能提高檔案工作效率。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)還可實(shí)現(xiàn):檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引,以及文檔一體化管理等,大大減輕了工作量,提高了工作效率。因此,只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋,采用高容量的存儲(chǔ)載體才能為檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。2、統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理部門切合實(shí)際,在本行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上制定出檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括:檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等,它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn),檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立;如果各單位

22、檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做,各搞一套,自成體系,那么企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通,資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。(三高素質(zhì)的檔案工作者是檔案室信息化的基礎(chǔ)要加強(qiáng)電子檔案管理,人才建設(shè)是不可或缺的一條。檔案管理信息化對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)是一個(gè)全新的領(lǐng)域,需要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù),需要學(xué)習(xí)檔案管理信息化規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn),需要和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理人員溝通,并參與到管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用中去。只有業(yè)務(wù)素質(zhì)高的檔案管理隊(duì)伍才能保證企業(yè)檔案管理信息化的順利推進(jìn)。根據(jù)檔案管理信息化進(jìn)程的需要,要通過(guò)培養(yǎng)人才、引進(jìn)一些素質(zhì)高、熱愛(ài)檔案事業(yè)、專業(yè)技術(shù)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的人才來(lái)從事檔案事業(yè),做好收集和分析檔

23、案利用效果的信息工作,為了解社會(huì)和生產(chǎn)部門對(duì)檔案的需求的走向,分析掌握檔案利用動(dòng)態(tài),不斷改進(jìn)和加強(qiáng)自身工作奠定基礎(chǔ),同時(shí)也是提高服務(wù)質(zhì)量的一條重要途徑。當(dāng)然提高檔案人員的素質(zhì)要通過(guò)堅(jiān)持與懈,與時(shí)俱進(jìn)的培訓(xùn)使檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用,不斷提高他們的工作技能。(四積極充分利用好現(xiàn)有信息化資源是重要的過(guò)渡要利用現(xiàn)有信息化資源,克服“等”的思想。不能因?yàn)闄n案管理高科技的信息化設(shè)備不到位便將現(xiàn)在的所有檔案材料藏于“死庫(kù)”,利用現(xiàn)有計(jì)算機(jī)設(shè)備已可以把現(xiàn)有的檔案資料從“零”開(kāi)始,把檔案資源逐步推廣信息化,如通過(guò)普通的OFFICE軟件也可以實(shí)現(xiàn)按類儲(chǔ)存、實(shí)現(xiàn)方便的查詢、提高

24、案卷的質(zhì)量、建立檔案目錄數(shù)據(jù)文件管理等工作。1、借助現(xiàn)有計(jì)算機(jī),可以提高案卷的質(zhì)量檔案的質(zhì)量至關(guān)重要。檔案要體現(xiàn)出它最大價(jià)值,發(fā)揮出它最大的、所擁有的作用,質(zhì)量是關(guān)鍵。利用office軟件功能就可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案進(jìn)行收集、修飾、整理以此提高檔案的質(zhì)量。手寫(xiě)體文件內(nèi)容的字體、筆的色跡不統(tǒng)一;格式也會(huì)有差別,而且當(dāng)手寫(xiě)錯(cuò)誤時(shí),就會(huì)重新再謄寫(xiě)一遍,在手寫(xiě)完文件后還要手工編寫(xiě)頁(yè)碼,工作非常繁瑣,紙張雖能保證統(tǒng)一,但不能保證所有字體、色跡統(tǒng)一、規(guī)整。利用多媒體技術(shù)可實(shí)現(xiàn)歸檔資料格式統(tǒng)一、紙張統(tǒng)一、字體統(tǒng)一;而且統(tǒng)一打印的檔案資料字跡清晰、規(guī)整,便于借閱,給人有賞心悅目之感,而且還可做到電腦備份,以免丟失或破壞

25、后無(wú)法復(fù)原等功效。根據(jù)卷皮題目?jī)?nèi)容、起止年月、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)及案卷號(hào)等所在卷皮的位置,進(jìn)行細(xì)致的調(diào)整,使打印的內(nèi)容正好是所在卷皮的位置,這樣卷皮上沒(méi)有手寫(xiě)字,為整個(gè)案卷又增添了色彩,當(dāng)然把制作好的卷皮保存到電腦文件夾內(nèi),為今后的工作打下了基礎(chǔ),減輕了手寫(xiě)的重復(fù)勞動(dòng),實(shí)現(xiàn)一格多用,只要把內(nèi)容更改可以了,這樣保證了所有卷皮的格式統(tǒng)一。2、利用專業(yè)軟件功能,實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案無(wú)紙化現(xiàn)代許多繪圖功能的軟件,其功能全面,使用靈活,可以幫助工程技術(shù)人員經(jīng)濟(jì)高效地利用數(shù)字化樣機(jī)工作流,在更短時(shí)間內(nèi)設(shè)計(jì)并構(gòu)建更出色的技術(shù)資料?，F(xiàn)以AutoCAD繪圖軟件和人力制圖在零件圖的制作中為例比較說(shuō)明這兩種方法的差異。在

26、零件圖中,許多標(biāo)注的尺寸人工很難直接測(cè)量,有時(shí)甚至無(wú)法測(cè)量.這時(shí)通常要利用現(xiàn)有設(shè)計(jì)尺寸得到可測(cè)量處的尺寸,以此來(lái)檢驗(yàn)工件加工是否合格,但往往是換算過(guò)程非常繁瑣.但利用AutoCAD繪圖軟件的自動(dòng)標(biāo)注尺寸功能能方便快捷地完成這項(xiàng)工作.利用CAD軟件在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行零件設(shè)計(jì),產(chǎn)品的裝配;產(chǎn)品的制作過(guò)程幾乎與真實(shí)的產(chǎn)品制造沒(méi)有差別,計(jì)算機(jī)屏幕上的產(chǎn)品就是未來(lái)制造出的產(chǎn)品。并能在設(shè)計(jì)過(guò)程中, 利用CAD技術(shù)完成工程師手工難以完成和低效率的工作,設(shè)計(jì)師的工程圖設(shè)計(jì)工作量大部分由CAD軟件自動(dòng)完成,在工人讀圖時(shí)由于完整的三維圖變得非常的容易。而且更重要的是，當(dāng)修改零件設(shè)計(jì)時(shí),借助 三維軟件技術(shù)，二維工程圖會(huì)自動(dòng)更新；做到了優(yōu)化設(shè)計(jì)、可行性設(shè) 計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新設(shè)計(jì)。避免人工的制圖的繁瑣、不精確、 不易修改、不易保存等缺陷，再借助網(wǎng)絡(luò)的功能就可實(shí)現(xiàn)技術(shù)資料的 共享、傳輸，使一圖多用，實(shí)現(xiàn)技術(shù)無(wú)紙化網(wǎng)上辦公。 3、利用計(jì)算機(jī)檢索的功能使提供利用更加高效快捷 檔案人員只需把收集整理好的歸檔檔案和資料進(jìn)行分類， 如文書(shū) 檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)