收發(fā)文管理制度

1、為進一步做好我公司的收發(fā)文處理工作，確保文件能夠及時上承下達，發(fā)揮承上啟下的樞紐工作，提高工作效率，規(guī)范收發(fā)文工作，就收發(fā)文作如下規(guī)定。一、 收文處理程序 收文處理的程序：收文、登記、擬簽、閱批、分流、承辦、歸檔。1、收文登記。凡是從外部送達本公司的文件，包括上級來文、公司內部來文、其它來文（傳真、信函和其它文字材料），一律由公司前臺文員負責簽收，根據(jù)文件內容對其進行整理登記（附件一）外來文件登記表，并填寫文件傳閱卡（附件二）報行政部負責人擬簽分流。2、文件擬簽行政部負責人對前臺文員報送的文件提出處理意見后，及時交呈閱領導。3、文件閱批來文經(jīng)行政部負責人擬簽后，承辦文員應按來文的擬簽意見及時呈

2、送領導及相關部門閱批，閱批的文件應在3日內簽批并退回行政部，緊急文件應于當日批后退回。4、文件承辦行政部綜合文員按照領導閱批指示，及時向其他領導或有關部門轉交。文件需轉交的部門在行政部文件傳閱卡上簽字后給本部門留復印件一份，接收部門需按照領導閱示意見辦理。承辦：政府機關要求辦理、領導批示辦理及其它需要辦理的公文由有關部門承辦。屬部門職責范圍內的事項由該部門辦理。各有關部門收到公文后按規(guī)定期限及時辦理。涉及兩個以上部門承辦的公文應由主辦部門與相關部門協(xié)商辦理。需報請上級領導批準的事項，由承辦部門提出辦理意見并代擬文稿，交行政部負責人簽發(fā)上報。5、文件歸檔所有文件統(tǒng)一歸檔行政部綜合文員。二、收文、

3、傳閱工作要求1、對所有的文件、資料，行政部要責成專人負責登記和保管。要注重收文工作的時效性，做到規(guī)范化、制度化。2、傳遞文件資料須遵循先領導后部門、先行政部后主辦部門原則。3、對領導批示急辦的文件，有關部門要及時辦理，并將處理結果呈報相關領導。對于需要承辦的急件，前臺文員須在收文當日完成登記、擬簽、閱批、轉交承辦部門的程序。4、文件在轉遞時要辦理交接手續(xù)，移交人和接受人均要在各自的收文簿上簽字登記，以分清責任。5、各部門所承辦的文件、資料要妥善保管，不得丟失，年終歸檔。6、所有收文均應在行政部登記編號（詳見附件三），個人不得保存文件正本。外出開會帶回的文件，匯報或傳達工作后應及時交行政部登記編

4、號傳閱，不得滯存。7、要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，所有的重要文件和資料不得隨意放置，不得私自帶到公共場所。 三、發(fā)文處理程序公司所發(fā)出的一切文件材料，統(tǒng)稱發(fā)文。發(fā)文處理包括:擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)、打印、校對、用印、登記、分發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)。1、擬稿就是草擬文件的初稿。這是發(fā)文處理的第一道程序，是關系到文件質量的基礎工作，必須十分認真細致。公司公文、日常業(yè)務和事務性的文件由行政部綜合文員負責擬稿；各部門負責人以公司名義起草的文件, 一律交公司行政部綜合文員按正式文件的格式填寫發(fā)文審批卡(祥見附件四)，經(jīng)行政部負責人審閱核稿后交公司領導審批, 根據(jù)文件的急緩程度統(tǒng)一安排打印, 打印后的文件校對由

5、公司行政部負責把關,力求不出差錯或少出差錯。文件起草要字跡清楚,不得涂改。2、核稿即對文件草稿進行審核。由行政部負責在草稿未送主管審批之前，依據(jù)公文的基本要求，對草稿的體式、內容等進行全面的審核。3、簽發(fā)各職能部門需以公司名義發(fā)文時，部門負責人在發(fā)文審批卡“擬稿部門”欄簽字；凡涉及到其他有關部門事宜，要事先與有關部門會簽，核稿或會簽后送行政部。4、會簽簽發(fā)是公司領導對文稿的最后審批，文件草稿經(jīng)領導簽發(fā)后，即成為最后定稿，文件據(jù)此生效。5、編號(祥見附件三)文稿經(jīng)公司領導簽發(fā)后，要進行編號登記，防止發(fā)文混亂。編號應按公文格式規(guī)定的方法編排，一般包括發(fā)文代字、發(fā)文年號和該年度發(fā)文序號三部分組成。6

6、、校對校對是文件制發(fā)過程中的一個重要環(huán)節(jié)，也是行政部的一項重要工作職責。要堅持三校制度。一校由起草者進行。二校由核稿人員進行，三校最好由部門負責人進行。校對時要以文件定稿為基準，進行認真仔細地校對，連標點符號也不能放過，把住文件制發(fā)的最后一關。7、打印即對經(jīng)簽發(fā)后的文稿進行印制，在印制過程中，必須做到：1）必須以經(jīng)簽發(fā)后的定稿為依據(jù)，忠于原稿，不得隨意改動，確需改動的要報經(jīng)簽發(fā)人批準。 2）注意排版藝術，版面的安排要美觀大方、賞心悅目。3）注意保密，文印人員不得讓別人隨便翻閱文稿。對印制的底板、清祥、廢頁也要管理好，防止泄密。8、蓋章即在制成的公文上加蓋機關印章，這是公文生效取信的憑證。用印要做到端正、清晰、位置恰當。9、分發(fā)發(fā)放文件時，必須建立發(fā)文登記簿（詳見附件五），嚴格履行收文人簽字手續(xù)，保證文件發(fā)放不出差錯。10、歸檔。這是發(fā)文處理工作最后一道工序，即將制成的文件連同草稿、發(fā)文審批卡、傳閱卡一起收集起來，按檔案管理的要求，整理歸檔。收文流程圖上級來文其它來文公司內部來文前臺文員簽收、登記行政部負責人擬辦意見行政部分流領導閱批承辦部門辦理文件存檔發(fā)文流程圖各責任部門草擬公文部門負責人初審文稿如審核不合格或不需要發(fā)文，退回擬稿部門并說明理由如有異議，由行政部退