公司辦事處管理辦法

1、中國3000萬經理人首選培訓網站公司辦事處管理辦法一、為貫徹本公司的營銷計劃，進一步開拓市場，使辦事處的各項管理規(guī)范化和合理化，以保證公司各項業(yè)務規(guī)范而有序地進行，特制定本辦法。二、辦事處的工作職能1、負責當地市場的開拓、客戶資源的開發(fā)和管理；2、承擔公司下達的銷售任務；3、代表公司與當地客戶進行業(yè)務上的聯絡與協調；4、負責收集、整理、反饋當地市場信息及同類競爭產品的動態(tài)；5、根據公司的有關規(guī)定，執(zhí)行和負責應收貨款的催收和費用結算工作，防止客戶拖欠貨款，每月按時完成與客戶合作的往來帳目核對工作；6、嚴格執(zhí)行公司有關財務制度，如實填寫各項報表，嚴禁弄虛作假，嚴禁做有損公司利益的事。7、積極與公司

2、溝通匯報，提出有利于開拓市場的建議和意見；8、合理計劃、開支辦事處的各項費用；9、負責辦事處各項財產的管理和保護，確保公司財產安全。三、辦事處與公司間的協調1、辦事處人員要與公司各部門密切配合，確保工作的順利開展。2、辦事處協助公司對貨物的移送進行監(jiān)督和保管。四、辦事處的業(yè)務管理及產品價格規(guī)定1、辦事處對外的產品價格及相關價格政策應參照公司相關規(guī)定執(zhí)行。2、產品以低于公司規(guī)定價格出售的，由辦事處提出申請，報公司審批，未經審批程序，不得以任何形式變相降低產品價格。五、客戶管理1、客戶選擇：辦事處應選擇資信狀況優(yōu)良的客戶。2、資信調查：（1）辦事處對于新客戶，在供貨或簽訂合同前，應進行必要時的資信

3、調查，審查的內容主要包括：公司名稱、注冊地點、注冊資本、經營范圍、法人代表、經營責任人、經營歷史和現狀。（2）對新客戶進行審查時，應要求對方提供下列復印件并出示原件：營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、法人代碼證、經營責任人身份證等。3、實地調查：對新客戶的注冊地點（辦公或經營場所）進行實地調查，確?？蛻籼峁┑馁Y信真實可靠。4、建立客戶檔案：（1）當新客戶資信經審查合格并計劃建立業(yè)務關系，業(yè)務員按公司要求建立客戶檔案，辦事處、公司各留一份備案。公司指定專人管理客戶檔案。（2）客戶檔案要根據客戶情況變化和公司業(yè)務人員變化進行更新。（3）客戶名稱變更的，按客戶資信審查標準要求客戶提供名稱變更后的資料。由該客戶對

4、名稱變更前的債務承擔證明，交公司財務部作調整應收帳款依據。六、購銷合同的管理1、各項業(yè)務原則上都必須事先簽署購銷合同；2、簽訂合同，必須以維護公司合法權益和提高經濟效益為宗旨，嚴禁借簽訂銷售合同假公濟私、損公肥私。3、簽訂合同時必須備齊如下相關資料：合作方的營業(yè)執(zhí)照副本復印件；合作方的稅務登記證復印件；公司擬好的合同一式兩份。4、駐辦事處業(yè)務人員簽訂合同須經公司業(yè)務部審核，報業(yè)務部審批，補充協議或在購銷協議上增加條款，必須由公司業(yè)務部經理簽字蓋章，方才有效。任何人員不得超越權限，違反規(guī)定者將承擔相應的經濟責任。5、簽訂合同的業(yè)務人員對合同的履行、款項的回收承擔責任，負責到底。業(yè)務人員必須完整地

5、收集合同執(zhí)行過程中產生的全部書面憑證，并妥善保管。6、如合同履行過程中出現困難或問題，需要變更、補充或解除的，一律采用書面形式（包括雙方往來的函電等）。7、如合同履行過程中，出現糾紛的，經雙方協商達成一致意見的，簽訂書面協議，由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專用章。經協商仍無法解決的，提交有管轄權的人民法院處理。8、經濟合同專用章應嚴格在授權范圍內使用，不準濫用、代用或借用，嚴禁在空白合同上蓋章。經濟合同專用章應由專人妥善保管，若有遺失，應立即登報聲明作廢，并追究相關責任人的經濟責任。9、辦事處業(yè)務人員應將已經生效的購銷合同的原件寄回公司業(yè)務部存檔，辦事處可保留合同復印件，但需專人管理。10、合

6、同作為公司對外經濟活動的重要依據和憑證，有關人員應保守合同秘密，嚴禁有意或無意向外界泄露合同信息，合同檔案和臺帳應嚴格保密，未經允許，無關人員不得查閱。七、客戶信用管理單個客戶的最高信用額（進貨可欠款總額）和信用期（每筆進貨的欠款期限）由財務部、業(yè)務部核定。八、客戶訂單處理程序1、接受訂單：辦事處在接到所在區(qū)域客戶的訂單后，立即對訂單進行全面審核，確保訂單上的價格、付款條件與已簽訂的購銷合同相符，然后由辦事處業(yè)務人員簽名后傳至公司業(yè)務部。2、訂單確認：辦事處業(yè)務人員根據存貨或公司的貨源計劃，以及以書面形式向客戶確認訂單。3、訂單檔案：辦事處由專人管理訂單。訂單一經確認，立即按訂單編號建立檔案，

7、并在發(fā)貨后進行相應注銷。每月底，向公司報送“客戶訂單處理情況統計表”。九、應收帳款處理程序1、月底對帳：每月底，辦事處與客戶進行對帳，并將相關數據限期交回公司財務部，確保公司的應收帳款與相應客戶的帳面記錄一致。2、回收帳款：所有客戶的付款，統一通過銀行結算，由客戶直接匯到公司。3、應收帳款的責任（1）辦事處業(yè)務人員對所在區(qū)域內全部應收帳款負責。（2）公司業(yè)務部和財務部負責監(jiān)督管理貨款的收回。十、辦事處人員管理規(guī)定1、駐辦事處業(yè)務人員必須應本著“團結協作、實事求是”的態(tài)度，積極拓展業(yè)務，努力進取。2、自覺遵守公司的各項規(guī)章制度，維護公司利益和形象，規(guī)范操作，不得有違法亂紀的行為 。3、按要求建立

8、客戶檔案，保持良好的客情關系。定期檢查和整理文件和資料，確保公司資料、文件的完整和有序性，保證資料查詢的快捷、方便、及時和準確，并對文件資料進行分類管理。4、駐外辦事處的財產列入辦事處財產登記表，傳真至公司存檔。辦事處人員對公司財產負有保管和愛護的義務。5、駐外辦事處的業(yè)務人員應保持良好的精神狀態(tài)、得體的言談舉止。辦公人員在上班時間內，要衣冠整齊、儀表端莊，不能穿拖鞋、睡衣或接待與工作無關的人等。6、辦事處辦公區(qū)域要突出，要有明顯的辦公氣氛，工作場所應保持整潔。7、駐外辦事處人員手機號碼或駐外機構電話號碼更換時必須提前向企業(yè)本部申請，未獲得批準而更改電話號碼導致公司無法聯系者，要予以重罰。駐外

9、辦事處更換地址必須事先得到公司相關部門審核，未獲批準不準私自搬遷等。8、辦事處人員所負責的業(yè)務，在管理期間內出現呆帳、壞帳的，辦事處業(yè)務人員有責任和義務進行清理，或由公司協調解決。業(yè)務人員不能正確陳述理由的，界定責任后，按實際情況由責任人承擔相應責任。9、嚴禁駐辦事處人員私自直接向客戶結款或借支現金。十一、辦事處人員工資及其獎勵、補助標準職 務基本工資 (月)浮動工資效益提成各 項 補 助備注試用期錄職后考核獎金(月)提成率 %通訊補助(月)市內交通補助(月)基本工資：1、基本工資： 2、相關獎勵：辦事處業(yè)務人員：每月發(fā)放回款提成的 %，余 %在年底根據投入產出比控制情況發(fā)放。月度考核獎勵：1

10、、考核獎金計算辦法： 辦事處經理：所負責區(qū)域月度回款/月度目標*考核獎金，如目標達成率不夠70%，取消考核獎2、相關補助市內交通補助：指市內公共交通費用補助，但如去周邊地區(qū)乘車單程票價超過5元，公司可適當考慮報銷（出租車費除外），報銷時需提供電腦發(fā)票，如非電腦車票的其它形式有效財務發(fā)票，還需在票面注明起止地點和時間；并且應當將票據按時間順序張貼好，附旅程工作表。通訊補助：出差補助：指在公司業(yè)務部的授權下因業(yè)務出差需離開辦事處所在地，且當晚無法返回需住酒店而給予的補助，該補助以每晚為單位；出差前需寫出差申請表和旅程工作、時間安排；申報出差補助時需提供本次出差的工作總結報告和注明住宿時間、單價、姓

11、名的酒店發(fā)票，并在范圍內實報實銷；另如辦事處經理出差的目的城市已租有住房，則不計出差補助。十二、相關費用的報結制度（一）辦事處人員有關費用單據必須按月在月末匯總寄回公司財務部，財務部負責辦理核報手續(xù)，并將報銷款項匯款給辦事處具體費用報銷人，并取得相應的付款憑證。（二）公司所有人員，符合公司費用報銷標準的費用開支單據，均應及時按財務規(guī)定程序辦理好財務報銷手續(xù)，當月發(fā)生的費用開支單據，均應在當月報銷結清。對于在月底發(fā)生的費用單據，允許在次月五日內按財務規(guī)定程序辦理好報銷手續(xù)。超期未報銷結算的費用單據，財務部有權不再予以報銷。1、報銷費用項目（1）長途車、船費注意事項：必須是在出差前填寫出差申請表，

12、詳細說明出差路線、出差事由，并經過業(yè)務部經理或總經理的簽名同意的費用。必須是財務有效發(fā)票，有電腦發(fā)票的必須用電腦發(fā)票，并在每張票據背后簡單注明事由，非電腦發(fā)票必須在每張票據背后注明時間、起止地點、事由等。票據必須按時間、途徑順序整理張貼好，不得將時間和起止地點遮住。報結時應附有本次出差的工作說明。報銷原則：返回即予報銷，長駐外地人員必須在次月5日前將當月費用寄到公司業(yè)務部，每愈一天，扣報5%，跨月費用不再批報。（2）各項補助：辦事處租房費用：固話費用：辦公費用（復印、特快專遞、印刷名片等）：注意事項：注明費用內容；提供有效財務發(fā)票。報銷時間：必須在次月5日前將當月的費用寄到公司，每愈一天，扣報5%，跨月不再批報。（三）對于借有?？罨騻溆媒鸬馁M用開支費