Excel使用技巧

1、Excel 2000 使用技巧1.如何顯示多行文本一般情況下，在單元格中輸入的文本是不換行的，這樣看起來會很別扭。如果要在同一單元格中顯示多行文本，可以這樣做：選中要換行的單元格，單擊“格式”菜單，選擇“單元格”命令，然后選擇“對齊”選項卡，選中“文本控制”標(biāo)題下的“自動換行”復(fù)選框。 這時界面就變成了下面的樣子。 如果單元格中還有段落，就要在里面輸入硬回車，這時Enter鍵的功能不是在單元格內(nèi)換行，而是在單元格間移動。這時我們可以在編輯欄（或正編輯的單元格）中要換行的地方單擊鼠標(biāo)，按 ALT+ENTER 鍵來換行。換行后的效果如下圖，在編輯區(qū)文字是換行的。2.記憶式鍵入法的妙用 我們可以利用

2、記憶式鍵入功能在同一數(shù)據(jù)列中快速填寫重復(fù)錄入項。如果在單元格中鍵入的起始字符與該列已有的錄入項相符，Microsoft Excel 可以自動填寫其余的字符。比如這一列中，我們已經(jīng)輸入過“張同國”這個名字，在表中同一列的不同行中再輸入“張”字，單元格中就會自動顯示出“張同國”字樣。如果按 下ENTER 鍵，這個名字就輸入到單元格中了。這一功能我們就稱為記憶式鍵入法。注意：此記憶式鍵入法只能“記憶”文字或文字與數(shù)字的混合項。所記憶的內(nèi)容與已有錄入項的大小寫格式是一致的。如果不想采用自動提供的字符，可以繼續(xù)鍵入。如果要刪除自動提供的字符，可以按 BACKSPACE 鍵。我們還可以從當(dāng)前數(shù)據(jù)列錄入項列

3、表中選擇所需錄入項。在錄入時，按 ALT+ 鍵即顯示已有錄入項列表。也可以用右鍵單擊相應(yīng)的單元格，再單擊快捷菜單中的“選擇列表”命令，并從列表中選擇相應(yīng)的條目。3. 怎樣同時改變多行行高？我們知道，通過拖動行或列間的分界線可以改變行高或列寬，但怎樣同時改變向行或幾列的高度或?qū)挾饶兀?我們以改變行高為例，先選中要改變行高的列，按下Shift鍵再單擊行標(biāo)題頭，可以選定連續(xù)的多行（如果要選中多個不連續(xù)行，可以按下Ctrl鍵）。選中多列后，拖動任意一個被選中的行標(biāo)題間的分界線，到適當(dāng)高度釋放鼠標(biāo)，所有被選中的行高都改變了。 我們也可以精確地改變行高：選中多行后，單擊“格式”菜單，選擇“行”中的“行高”

4、命令，設(shè)置行高為20，單擊“確定”，行高都被設(shè)置為20了。 同樣道理，我們可以通過拖動或精確設(shè)置的方法改變多列的列寬。4. 如何改變回車鍵的功能？一般情況下，我們在一個單元格中輸入資料后，按下回車鍵后活動單元格會轉(zhuǎn)入下一行的同列單元格中。 如果要轉(zhuǎn)到右邊的單元格，能不能實現(xiàn)呢？ 打開“工具”菜單，選擇“選項”命令，單擊“編輯”選項卡，多后從“方向”下拉列表框中選擇“向右”，單擊“確定”。這時再按下回車鍵，活動單元格就轉(zhuǎn)到右邊了。 同樣，我們可以將回車鍵設(shè)置為其它跳轉(zhuǎn)方向，也可以取消回車鍵的單元格跳轉(zhuǎn)功能。 注意：按Tab 鍵也可以實現(xiàn)活動單元格向右跳轉(zhuǎn)。5. 如何給單元格加斜線？在制

5、作表格過程中，經(jīng)常要給表頭加上斜線，如下圖所示。 制作方法如下：先在A1單元格上單擊鼠標(biāo)，先輸入右上端文本“科目”，按Alt+Enter鍵（參見相關(guān)技巧），再輸入左下端文本“姓名”，按回車鍵結(jié)束文字的輸入。當(dāng)前行自動改變尺寸以容納兩行文本。 將此單元格文本左對齊，然后在第一行文字中加適當(dāng)空格使其右對齊。在此單元格上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置單元格格式”命令。在“單元格格式”對話框中，單擊“邊框”選項卡，選取所需要的斜線方式，如下圖所示，單擊“確定”按鈕，完成表頭斜線的添加。6. 如何快速了解函數(shù)的用法Excel中提供了上百種工作表函數(shù)，我們可以根據(jù)需要選用。 如果知道所要作用函數(shù)的名字，但又記不

6、清它的所有格式，這時我們可以用鍵盤快捷鍵把參數(shù)粘貼到編輯欄內(nèi)。具體方法是：在編輯欄中輸入一個等號，然后錄入一個函數(shù)，再按下Ctrl+A鍵，彈出公式選項板，里面顯示了選定函數(shù)的名稱及其每個參數(shù)。在打開的對話框中添入所需參數(shù)，當(dāng)我們選取任何一個參數(shù)時，在對話框中會看到它的解釋。 當(dāng)使用易于記憶的名字且具有很長一串參數(shù)的函數(shù)時，這個方法非常有用。 如果你不知道EXCEL提供了那些函數(shù)，或是記不起函數(shù)是怎么寫的，可以用下面的方法查看。單擊工具欄上的“粘貼函數(shù)”按鈕，彈出“粘貼函數(shù)”對話框。我們可以在左側(cè)列表框中選擇函數(shù)分類，在右側(cè)列表框中選擇函數(shù)名稱，對話框的下面就會出現(xiàn)一行小字，提示此函數(shù)的作用和功

7、能。7.如何將姓與名分開？有這樣一個問題，一個數(shù)據(jù)表中，A列是由姓和名組成了，如何將姓和名分開呢？一個簡單的方法是應(yīng)用Left函數(shù)，此函數(shù)可以返回文本串中的第一個或前幾個字符。 Left函數(shù)的語法形式為： LEFT(text,num_chars)其中：Text：是包含要提取字符的文本串。 Num_chars：要提取的字符數(shù)量，這個值必須大于或等于 0；如果 num_chars 大于文本長度，則返回所有文本；如果忽略 num_chars，則假定其值為 1。 下面我們看一下這個例子，要將姓分開，且例子中都是單姓的，所以我們可以在B1中添入“=left(A1)”，然后利用自動填充功能，完成下面單元格

8、公式的復(fù)制。我們再看一個例子，某些會計程序在顯示負(fù)數(shù)時會在數(shù)值的右邊添加負(fù)號 ()。如果導(dǎo)入的文件是在按此方法保存負(fù)數(shù)的程序中創(chuàng)建的，則 Microsoft Excel 會將這些數(shù)值作為文本導(dǎo)入。要將此文本串轉(zhuǎn)換為數(shù)值，必須返回除最右邊字符（即負(fù)號）以外的所有文本串字符，然后乘以 1。對于 num_chars 參數(shù)，可使用 LEN函數(shù)計算文本串中字符的個數(shù)，然后減去 1。例如，如果單元格 A1 中的值為“234”，我們可以在B1中輸入“LEFT(A1,LEN(A1)1)*1”。按回車后B1中就顯示為“234”。同樣，我們可以利用自動填充的功能完成其余數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。 好，Left函數(shù)的功能就講這些

9、，與之相對的還有個“right”函數(shù)，可以返回文本串中后一個或幾個字符，你可以放手一用了！8.分列功能的妙用上一個例子中，我們用left函數(shù)將姓名中的姓和名分開了，說實話，這個方法比較笨，因為EXCEL中提供了分列功能。我們可以看下面這個例子，原始數(shù)據(jù)中含有編號，而且隨著行數(shù)的增加，編號位數(shù)也在增加，這時就不能用Left函數(shù)來解決問題了。 我們可以分列功能將編號和文本分開。選中此列，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“分列”命令，彈出“文本分列向?qū)А睂υ捒颉?在對話框中提供了兩類數(shù)據(jù)分割方法，一是按固定寬度，一是按分隔符號。將姓與名分開的問題就可以通過選擇“固定寬度”項來解決，當(dāng)前這個例子可以選擇“分隔符號

10、”項，單擊“下一步”。 這里要選擇分隔符號，因為例子中的編號和文本中間都有“.”，所以我們可以選擇“其他”復(fù)選框，并在后面的文本框中輸入“.”，再單擊“下一步”。 單擊“完成”按鈕，編號和文本就被分開了。 9.巧用轉(zhuǎn)置功能粘貼數(shù)據(jù)我們手頭有這樣一個數(shù)據(jù)表，行表示學(xué)生姓名，列表示學(xué)生的各科成績。 如果我們想得到一個以行表示各科成績，以列表示學(xué)生姓名的數(shù)據(jù)表，應(yīng)該怎樣做呢？其實很簡單，EXCEL為我們提供了轉(zhuǎn)置功能。 先選中要進(jìn)行轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)區(qū)A1：D10，按下Ctrl+C將其復(fù)制，再將光標(biāo)定位在另一個工作表的A1單元格中，然后選擇“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令。 在“選擇性粘貼”對話框中，選中

11、“轉(zhuǎn)置”復(fù)選框，單擊“確定”?？矗瑪?shù)據(jù)已經(jīng)符合我們的要求了。  10.快速輸入技巧在Excel 2000的工作表中，如果在多個單元個中輸入同一個公式，多次填寫某一個字符或某一個有規(guī)律數(shù)字，一個一個輸入是很麻煩的，掌握一些技巧是可以快速輸入的。1、用組合鍵Ctrl+Enter在多個單元格中輸入同一個公式選定要在多個單元格中輸入同一個公式的這一區(qū)域，在某一單元格中輸入公式后安組合鍵Ctrl+Enter，那么所選區(qū)域那的所有單元格中就都輸入了同一公式。2、用REPT工作表函數(shù)在某一單元格中多次填寫某一字符REPT工作表函數(shù)的語法為：REPT(text,number_timers)。其中，t

12、ext為需要重復(fù)顯示的字符串，不能多能多于255個字符；number_timers為指定文本進(jìn)行重復(fù)的次數(shù)，為正數(shù)，否則將截尾取整數(shù)。例如，要在某一單元格中重復(fù)顯示“”30次，則輸入REPT("",10)，回車即可。 另外，用REPT工作表函數(shù)還可以清楚的告訴您在此單元格中次字符的總數(shù)。如圖一。 圖一 3、用填充柄自動填充工作表在Excel 2000工作表中，如果需要在一行或一列單元格中填入安順序排列的項目序號，用Excel 2000的自動填充功能可以幫助您快速輸入這些數(shù)據(jù)序列，而且還不容易出錯。你不會不知道什么是控制柄吧？選中一個表格，其右下角有一個實心的小方塊，它就是控

13、制柄，當(dāng)鼠標(biāo)放上去的時候便會變成實心的“”。其方法：在第一單元格那輸入其實數(shù)據(jù)，在下一個單元格那輸入第二個數(shù)據(jù)，選定這兩個單元格，將光標(biāo)指向單元格右下方的填充柄，沿著要填充的方向拖動填充柄，托過的單元格中會自動的按Excel 2000內(nèi)部規(guī)定的序列進(jìn)行填充。如（下圖二）， 在B3中輸入“第1名”，然后拖動控制柄往下拉，松開鼠標(biāo)時所拉過的區(qū)域就自動填充了“第2名、第3名”。在拖動控制柄的過程中我們也可以在鼠標(biāo)的右邊小說明中看到所填充的內(nèi)容。 圖二 如果使用鼠標(biāo)右鍵拖動單元格填充柄，也可以實現(xiàn)自動填充。其方法是：在某單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)，按住鼠標(biāo)右鍵，沿著要填充的方向拖動填充柄，此

14、時就會彈出包含下列各項的快捷菜單(如圖三)：復(fù)制單元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充、以天數(shù)填充、以工作日填充、以年填充、等差序列、等比序列。此時，您可以根據(jù)需要進(jìn)行選擇填充方式。顯然，這種方法更有靈活性。圖三 另外，雙擊填充柄自動填充工作表也是一個不錯的方法自動填充數(shù)字序列和文本序列也可以不拖動填充柄通過單元格區(qū)域，而采用雙擊填充柄的方法實現(xiàn)：對于數(shù)字序列的填充，要選定包含初始值單元格在內(nèi)的兩個單元格，然后雙擊填充柄。而對于文本序列的填充，只需選定初始值單元格，仍然后雙擊填充柄。例如：要想在 B2:B11 中輸入數(shù)字序列“1、2、3.10”， 只須在B2中輸入“1”，選定B2:B11，雙擊填充柄即可。如果需要在“C2:C7”中輸入文本序列“