管理信息的收集與處理(名、簡、論)

1、管理信息的收集與處理名 詞企業(yè)信息，主要是與本企業(yè)相關(guān)的經(jīng)濟(jì)信息、科技信息、政治信息、社會(huì)信息和生活信息等。 企業(yè)信息工作，則是為企業(yè)的經(jīng)營、戰(zhàn)略、管理、生產(chǎn)等服務(wù)而進(jìn)行的有關(guān)信息的收集、加工、處理、傳遞、存儲(chǔ)、交換、檢索、利用、反饋等活動(dòng)的總稱。信息收集是信息收集者根據(jù)工作需要，通過不同的渠道和方式收集獲取信息的過程。信息整理是對收集來的大量原始信息進(jìn)行分類、篩選、校核，通過加工整理，變原始信息為系統(tǒng)化信息，變低層次信息為高層次信息。信息存儲(chǔ)就是用科學(xué)的管理方法，將有保存價(jià)值的信息按照分類標(biāo)準(zhǔn)有序存放的過程。信息傳遞就是將加工整理后的信息通過媒介或載體，把信息從信息發(fā)生源傳遞到信息接收源的過

2、程 信息反饋：是指控制系統(tǒng)把輸出的信息與其作用的結(jié)果相比較后再返回回來，并對信息的再輸出發(fā)生影響的過程信息開發(fā)和利用就是通過各種方式方法，將收集、整理、存儲(chǔ)的信息資源經(jīng)過開發(fā)，以一定的形式提供給利用者，發(fā)揮信息的效用，使信息的價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)。信息意識：就是信息工作人員對事物的敏感度、洞察力，是信息工作人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、政策水平、學(xué)識水平和分析能力、思維能力、理解能力、反應(yīng)能力、決斷能力等多種知識和能力的綜合反映。半衰期：即指某學(xué)科目前尚在利用的全部文獻(xiàn)的-半是在近期內(nèi)多長的一段時(shí)間內(nèi)發(fā)表的。信息開發(fā)是指對信息材料進(jìn)行技術(shù)化處理，使信息更好地為各級領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和推動(dòng)工作落實(shí)服務(wù)。檔案收集，就

3、是通過接收、征集、寄存等方式，把分散在機(jī)關(guān)、個(gè)人手中以及散失在其他地方的檔案集中到檔案館（室）。各機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位在工作活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的文件材料，處理完畢由文書或業(yè)務(wù)部門整理立卷后，定期移交給檔案室，通常稱為歸檔?！百~外”文件：指的是未經(jīng)收發(fā)登記的機(jī)關(guān)內(nèi)部文件或外部文件。檔案鑒定就是對收集到的檔案進(jìn)行甄別并判斷其價(jià)值，挑出有價(jià)值的檔案交給檔案部門保管，剔除無價(jià)值的檔案予以銷毀。檔案保管期限表：就是用表冊形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種標(biāo)準(zhǔn)性、指導(dǎo)性文件，它是鑒定檔案保存價(jià)值和確定檔案管理期限的依據(jù)。檔案的銷毀，是指對沒有保存價(jià)值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的

4、檔案進(jìn)行銷毀處理全宗：是一個(gè)機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在執(zhí)行職責(zé)活動(dòng)中形成全部檔案的總和組織機(jī)構(gòu)分類法是按照立檔單位的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)設(shè)置對檔案進(jìn)行分類，每一個(gè)具體的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)就是一個(gè)具體的類別。年度分類法，就是根據(jù)形成和處理的年度對歸檔文件進(jìn)行分類。檔案檢索就是對檔案信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)以及根據(jù)需要進(jìn)行查找。檔案著錄是指在編制檔案檢索工具時(shí)，對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。檔案標(biāo)引是在檔案著錄過程中，對檔案的內(nèi)容特征進(jìn)行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標(biāo)識的過程。分類標(biāo)引就是分析檔案的主題，根據(jù)主題賦予檔案分類號的過程。檔案檢索工具是記錄、報(bào)道檔案內(nèi)容和查找利用檔案資源的工具。全宗指南是

5、揭示檔案館（室）內(nèi)某一全宗檔案情況的檢索工具，一般采用書本形式，又稱全宗介紹大事記：是按照時(shí)間順序，簡要地記載一個(gè)單位在一定歷史時(shí)期內(nèi)發(fā)生的大事和要事的一種二次加工檔案編研成果。組織機(jī)構(gòu)沿革是記載一個(gè)單位機(jī)構(gòu)設(shè)置（包括內(nèi)部機(jī)構(gòu)）、職能配置、人員編制和體制變更等方面情況的一種二次加工檔案編研成果。會(huì)議簡介就是用文章敘述等形式對會(huì)議作簡明扼要的介紹，記述和反映某個(gè)會(huì)議基本情況的一種參考資料。全宗卷是檔案室在管理所在公司檔案全宗的過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專門案卷。電子文件：指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處

6、理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。邏輯歸檔：指文件形成部門將歸檔電子文件的邏輯地址通知檔案部門，從而使檔案部門實(shí)施在網(wǎng)絡(luò)上接收、控制與管理電子文件的歸檔方式。物理歸檔：是將計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程?！半p套制”歸檔是指采取物理歸檔或邏輯歸檔的電子文件，同時(shí)制成紙質(zhì)文件予以歸檔的方式。磁記錄檔案：指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)及科學(xué)實(shí)踐中直接形成的有保存價(jià)值的、以磁介質(zhì)為信息載體的一種特殊載體的專門檔案。簡 答企業(yè)信息工作的作用：企業(yè)管理的基礎(chǔ)開發(fā)利用新產(chǎn)品、新技術(shù)、新工藝的前提生產(chǎn)過程控制的手段企業(yè)走向市場的關(guān)鍵提高企業(yè)員工素質(zhì)的階

7、梯樹立企業(yè)良好形象的途徑秘書的信息工作主要包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：信息收集 信息整理 信息存儲(chǔ)信息傳遞 信息反饋 信息開發(fā)和利用作為秘書人員來說，信息的敏感性并不是天生的，可以通過平時(shí)的刻苦訓(xùn)練逐步提升：一要多看，這是形成敏銳的信息洞察力的基礎(chǔ)。二要多思，這樣才能培養(yǎng)靈活的信息收集和捕捉能力。三要多練，即培養(yǎng)信息工作人員準(zhǔn)確的篩選、整理信息的能力。-信息收集的原則：準(zhǔn)確 及時(shí) 完整適用 選優(yōu)信息收集的渠道：大眾傳播媒介渠道 圖書、檔案資料供應(yīng)商和客戶貿(mào)易交 渠道信息機(jī)構(gòu)渠道 關(guān)系渠道調(diào)查渠道獲取信息的方法及優(yōu)缺點(diǎn)： （簡答、案例）一、觀察法。觀察法指人們直接用感官或借助其他工具認(rèn)識客觀事物，獲取所需

8、信息的方法。觀察法簡單、靈活，能獲得較為客觀的信息，但得的信息量有限，不易收集到深層次的信息。二、閱讀法。閱讀法指通過閱讀書籍、報(bào)紙、雜志、資料而從中獲取信息的方法。閱讀法是收集信息的基本方法。是最普遍的信息載體，具有信息量大、信息周轉(zhuǎn)快、閱讀比較方便的特點(diǎn)。但報(bào)紙、書籍、雜志上的信息可能失真，要注意判斷信息的真實(shí)性。三、詢問法。詢問法是通過提問請對方回答以獲取信息的方法。詢問的形式包括人員詢問、電話詢問和書面詢問。詢問法靈活、實(shí)用，雙方直接溝通，能獲得語言信息和非語言信息。但詢問法時(shí)間較長、費(fèi)用較高、范圍較小。四、問卷法。問卷法是秘書運(yùn)用調(diào)查問卷向被調(diào)查者了解情況、收集信息的一種方法。問卷法

9、的最大優(yōu)點(diǎn)是在大范圍內(nèi)對眾多對象進(jìn)行調(diào)查；節(jié)省人力、費(fèi)用和時(shí)間；便于定量處理和分析。但問卷法的缺點(diǎn)是只能獲得書面信息，不能與調(diào)查對象直接溝通，問卷的真實(shí)性受到一定影響，問卷回復(fù)率難以保證。五、網(wǎng)絡(luò)法。網(wǎng)絡(luò)法是利用因特網(wǎng)獲取信息的方法。不受時(shí)間、地域的限制，能收集文字、圖表及聲像信息。但用網(wǎng)絡(luò)法收集的信息有大量是未經(jīng)核實(shí)的，所以需要對收集的信息、的真?zhèn)芜M(jìn)行鑒別。六、交換法。信息管理網(wǎng)絡(luò)法收集信息迅速、及時(shí)，將自己擁有的信息資料與其他單位的信息資料交換即為交換法。交換法能實(shí)現(xiàn)彼此間的信息共享，獲得的信息及時(shí)、適用、針對性強(qiáng)，能節(jié)省時(shí)間。但交換法需建立在自愿的基礎(chǔ)上，交換的信息內(nèi)容范圍較窄，要注意信

10、息的保密性七、購買法。是通過購買報(bào)刊、圖書、文獻(xiàn)資料、音像制品等信息載體收集信息的一種方法。購買法能獲取大量系統(tǒng)化、專業(yè)化的信息，信息來源廣；但費(fèi)用高，耗費(fèi)時(shí)間和人力。秘書在工作中收集的信息大致有這樣幾大類：名片資料 賀卡資料 廣告資料圖書期刊資料 音像資料 因需要而收集、自行收集的資料信息篩選的方法通常有以下幾種： 查重法 時(shí)序法 類比法專家評估法 老化規(guī)律法存儲(chǔ)時(shí)注意：存儲(chǔ)信息要選擇質(zhì)量好的存儲(chǔ)載體。加強(qiáng)存儲(chǔ)載體的日常保管。注意調(diào)節(jié)存儲(chǔ)場所的溫度與濕度。防塵、防磁場，勿折、勿摸磁表面。定期檢查、復(fù)制。計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)應(yīng)采取必要的保護(hù)措施：制作備份；重要信息應(yīng)制作書面?zhèn)浞?；?yīng)將磁盤存放在磁盤盒中；

11、不使用外來的磁盤，以防帶來病毒。-利用各種方式方法傳遞信息： （簡答、案例）一、語言傳遞語言傳遞是將信息轉(zhuǎn)化為語言傳遞給信息接受者，如對話、座談、會(huì)議、提出請求、聽取匯報(bào)、演說等是使用語言、姿態(tài)、傾聽來傳遞信息的。語言傳遞簡潔、直接、快速，信息反饋及時(shí)，較少受地點(diǎn)、場合的限制，但獲得的信息凌亂，對信息接收者來說較難儲(chǔ)存。二、文字傳遞文字傳遞是將信息轉(zhuǎn)換成文字、符號、圖像傳遞給信息接受者，它的特點(diǎn)是避免信息變形失真，可以進(jìn)行遠(yuǎn)距離的多次傳遞，而且便于利用和儲(chǔ)存。文字傳遞的表現(xiàn)形式是文本、表格、圖表等。文本是大多數(shù)信息傳遞的形式，人們可用文字處理技巧增加文本的影響力和清晰度。表格用于對特定的、標(biāo)準(zhǔn)

12、的信息進(jìn)行展示，要有標(biāo)題，信息應(yīng)簡明，應(yīng)表明信息來源。三、電信傳遞這是先進(jìn)的信息傳遞方式，目前已有電話（包括手機(jī)和固定電話）、傳真、通信衛(wèi)星、計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)等多種方式。由于各個(gè)單位的規(guī)模和秘書人員素質(zhì)不同，通信設(shè)備的配備和使用程度有著較大的差距。四、可視化輔助物傳遞可視化輔助物傳遞可通過影像、投影、展示架、布告欄等形式進(jìn)行，可以用來幫助理解工作任務(wù)和信息，如可用于消防、安全布告及出口標(biāo)志等。信息反饋的具體措施：建立健全信息反饋系統(tǒng)簡化信息反饋程序建立一套科學(xué)的工作制度-信息開發(fā)的工作程序：確定主題：角度要選準(zhǔn)。 分析信息材料：題材要挖深選擇信息開發(fā)方法 選擇開發(fā)信息的形式形成信息產(chǎn)品開發(fā)的信息編寫

13、的類型：動(dòng)態(tài)型信息。反映某項(xiàng)工作、活動(dòng)或事件的發(fā)生、發(fā)展、變化的客觀情況。建議型信息。反映問題并提出解決問題的措施。經(jīng)驗(yàn)型信息。反映地區(qū)、單位、部門某方面經(jīng)驗(yàn)的信息。問題型信息。即負(fù)面信息。預(yù)測型信息。預(yù)測社會(huì)動(dòng)態(tài)、經(jīng)濟(jì)動(dòng)態(tài)、市場前景、工作情況等的信息。調(diào)查報(bào)告寫作中應(yīng)注意的問題：提煉報(bào)告主題。精選基本素材。合理謀劃布局。講究語言的運(yùn)用。如何做好信息利用工作： （簡答、論述）明確標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行規(guī)范化管理完善職責(zé) 規(guī)范業(yè)務(wù) 強(qiáng)化考核設(shè)定流程，打造精品信息 把好選稿源頭關(guān) 把好信息質(zhì)量關(guān)把好過程控制關(guān) 把好文稿審校關(guān)管控源頭，夯實(shí)信息工作基礎(chǔ)提升信息員隊(duì)伍的戰(zhàn)斗力 提升報(bào)送信息的質(zhì)量提升信息網(wǎng)絡(luò)的覆蓋

14、面 提升信息報(bào)送的針對性質(zhì)量過硬的好信息必須符合以下價(jià)值判斷標(biāo)準(zhǔn)： 導(dǎo)向正確，過得了政治關(guān)； 參謀到位，過得了決策關(guān)； 體察民情，過得了群眾關(guān)；言簡意賅，過得了文字關(guān)。-檔案收集的要求：加強(qiáng)檔案館（室）外的調(diào)查與引導(dǎo)工作保證歸檔檔案的齊全完整積極推行入館（室）檔案的標(biāo)準(zhǔn)化維護(hù)全宗和全宗群的完整性歸檔的質(zhì)量要求：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系區(qū)分不同的價(jià)值便于保管和利用收集檔案可采用以下幾個(gè)措施：嚴(yán)格執(zhí)行文件的收發(fā)文登記制度和歸檔制度加強(qiáng)對零散文件和”賬外”文件的收集重視對專門文件的收集檔案保管期限表的作用：第一，以檔案保管期限表為依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，容易統(tǒng)一認(rèn)識，可以避免個(gè)人認(rèn)識的局限

15、性、片面性，以及由此造成的判定檔案價(jià)值過寬或過嚴(yán)的偏向，確保檔案價(jià)值鑒定的準(zhǔn)確性，提高工作質(zhì)量。同時(shí)，又可避免由于鑒定工作人員思想不一致而造成的爭論不休、猶豫不決的現(xiàn)象，加快工作進(jìn)度，提高效率。第二，檔案保管期限表上具體規(guī)定何種檔案必須保存，何種檔案應(yīng)該銷毀，標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確，界限清楚，再加上有嚴(yán)格的銷毀檔案的批準(zhǔn)、監(jiān)銷、注銷制度，就能有效防止有意或無意地錯(cuò)誤銷毀檔案，維護(hù)檔案的完整與安全。第三，在立卷時(shí)，一般要求適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，將具有不同保存價(jià)值的文件組成不同的案卷，一個(gè)案卷內(nèi)只能有一種而不能有兩種或兩種以上的保管期限檔案鑒定的要求：制定本部門切實(shí)可行的歸檔范圍選擇本單位形成的文件材料作為歸

16、檔重點(diǎn)，即”以我為主”充分考慮社會(huì)需求對文件價(jià)值的影響，即”效益為先”要克服”多多益善”的思想，保存確有永久保存價(jià)值的檔案。檔案銷毀的程序如下所述：編制銷毀清冊嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，履行批準(zhǔn)手續(xù)銷毀的方法銷毀完畢后必須在相應(yīng)的案卷目錄、檔案總登記簿和案卷目錄登記簿上注明”已銷毀”注意：為慎重起見，對已經(jīng)確定銷毀的檔案，可保存一段時(shí)間后再執(zhí)行銷毀，避免因檔案的潛在作用尚未被發(fā)現(xiàn)而造成無法挽回的損失。-檔案整理工作的基本原則：按照檔案形成的特點(diǎn)，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，充分利用原來的整理基礎(chǔ)，便于檔案的保管和利用。在整理檔案時(shí)要考慮到如下的因素：檔案是由文件轉(zhuǎn)化來的，文件形成時(shí)的特點(diǎn)，也會(huì)很自然的成為

17、檔案形成的特點(diǎn)。檔案具有鮮明的時(shí)間特點(diǎn)。應(yīng)該保持檔案之間的歷史聯(lián)系。應(yīng)該對于檔案原來整理的基礎(chǔ)給予充分重視，檔案不能輕易打亂重整。檔案的整理應(yīng)該達(dá)到便于保管和利用的目的。歸檔整理的步驟和要求：一、檔案整理改革二、確定“件”三、檔案裝訂四、按分類方案進(jìn)行歸檔文件的排列五、加蓋歸檔章六、填寫案盒事項(xiàng)-檔案編研的作用：提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益促進(jìn)企業(yè)技術(shù)進(jìn)步保護(hù)企業(yè)檔案原件選材標(biāo)準(zhǔn)有：內(nèi)容可靠、問題典型、素材適用、形式多樣、材料齊全。還要注意知識產(chǎn)權(quán)問題和保密問題。大事記的編寫要求：大事記述范圍掌握要準(zhǔn)確，做到大事突出、要事不漏、小事不收，突出大事、要事、新事。大事發(fā)生時(shí)間要保持唯一性，不能模糊。大事內(nèi)容

18、包括事故、起因、發(fā)展過程、結(jié)果等要素必須完枯、概括和確切會(huì)議簡介的體例： （簡答、案例）會(huì)議簡介有列表式、提要式和敘述式三種體例。（1）列表式。其優(yōu)點(diǎn)是歷次會(huì)議概況歷歷在目，便于進(jìn)行比較研究和利用；缺點(diǎn)是內(nèi)容較少，不能滿足某些利用者的需要。（2）提要式。提要式的內(nèi)容比列表式詳細(xì)，信息量更大，易編寫，便于閱讀和利用。（3）敘述式。即用文章的形式簡明扼要地介紹會(huì)議的基本情況，是常用的一種會(huì)議簡介形式，適用于有重大意義的會(huì)議和需要會(huì)議上發(fā)表主要觀點(diǎn)的學(xué)術(shù)性會(huì)議的介紹。-檔案室在庫房的建造上應(yīng)該注意的幾個(gè)問題： 庫房必須專用，不能與辦公室合用，也不能同時(shí)存放其他物品，以防外人進(jìn)入，丟失檔案。檔案庫房必

19、須堅(jiān)固至少應(yīng)是正規(guī)的建筑物，不能是臨時(shí)建筑物。庫房應(yīng)遠(yuǎn)離火源、水源和污染源并符合防火、防水、防潮、防光等基本要求。全木質(zhì)結(jié)構(gòu)房屋不宜作檔案庫房使用，一般的地下室也不能作檔案庫房使用。庫房門窗應(yīng)有較好的封閉性。進(jìn)出庫制度的主要內(nèi)容：（1）一般情況下，庫房只允許檔案工作人員在工作時(shí)間進(jìn)入。（2）非檔案工作人員原則上不允許進(jìn)人庫房，如工作需要（如維修庫房及其設(shè)備等）必須進(jìn)入時(shí)也應(yīng)有檔案工作人員陪同并始終相伴。（3）檔案工作人員在庫房內(nèi)不允許從事與庫房管理工作無關(guān)的活動(dòng)，更不允許在庫房內(nèi)吸煙、喝水、吃東西。（4）庫房中無人時(shí)必須關(guān)燈、關(guān)窗、斷電、庫房門上鎖。檔案使用過程中的維護(hù)與保護(hù)工作比檔案庫房管理

20、工作具有明顯的動(dòng)態(tài)性、復(fù)雜性、綜合性，所用的方法及所需注意的問題頭緒很多。做好這一工作有兩條基本途徑。 （論述）1 建立嚴(yán)格的管理制度并在工作中嚴(yán)格執(zhí)行落實(shí)（1）檔案使用的登記與交接制度。（2）檔案使用行為的管理與限制制度。2 采用各種合理有效的管理方法，認(rèn)真細(xì)致地做好維護(hù)與保護(hù)工作（1）量與順序的控制。（2）對利用行為的現(xiàn)場監(jiān)督與檢查。（3）利用方式及利用場所的限制。（4）對重要檔案的保護(hù)性措施。對重要的珍貴檔案應(yīng)實(shí)施重點(diǎn)保護(hù)：一是要嚴(yán)格限制利用；二是即便提供利用，一般也不提供原件，只提供縮微品或復(fù)印件；三是利用中要格外注意監(jiān)護(hù)問題必要時(shí)可責(zé)成專人始終陪伴進(jìn)行利用。對重要檔案的復(fù)制也應(yīng)比一般檔案有更嚴(yán)格的限制和保護(hù)性措施。直接利用工作是檔案提供利用工作的主要途徑，它的方法很多，常見的有以下幾種： （案例） 一、閱覽服務(wù)閱覽服務(wù)的優(yōu)點(diǎn)很多：第一，由于檔案材料只能在閱覽室周轉(zhuǎn)，用后能及時(shí)收回，有利于提高檔案利用率，充分發(fā)揮檔案的作用；第二，檔案工作人員可以在現(xiàn)場進(jìn)行宣傳和控制減少檔案原件在利用中的損耗；第三，閱覽室提供的各種設(shè)施，如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、多媒體設(shè)備、縮微閱讀設(shè)備等，能為利用者查閱檔案提供便利。